广东省化妆品生产许可审核指导原则试行.docx

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广东省化妆品生产许可审核指导原则试行

广东省化妆品生产许可审核指导原则

（试行）

为规范全省化妆品生产许可审核工作，按照国家总局《关于化妆品生产许可有关事项的公告》（2015年第265号）、《关于做好化妆品生产许可有关工作的通知》（食药监药化监[2015]265号）和我局《关于化妆品生产许可有关事项的通告》（粤食药监局妆〔2016〕15号）、《关于做好化妆品生产许可有关工作的通知》（粤食药监办妆〔2016〕28号）相关要求，制定本指导原则。

第一部分资料审核指导原则

为规范全省化妆品生产许可资料审核工作，制定本指导原则。

一、审核依据

《化妆品生产许可工作规范》（简称《工作规范》）、《化妆品生产许可检查要点》（简称《检查要点》）。

二、审核内容

《工作规范》第三条规定的企业申请材料，以及《检查要点》中适用于资料审核的检查项目（见附件1）。

三、缺陷分类

资料审核时，发现不符合要求的项目统称为“缺陷项目”，缺陷项目分为“严重缺陷”和“一般缺陷”。

严重缺陷：

是指关键项目不符合要求现象。

一般缺陷：

是指一般项目不符合要求现象。

四、审核判定方法

项目

结果

严重缺陷项

缺陷项（严重缺陷+一般缺陷）

＜5

＜20

资料审核通过

≥5

——

资料审核不通过

——

≥20

五、资料审核程序

（一）任务分派

许可机关审核部门负责人对已受理的网上申报资料进行任务分派，指定资料审核员和复审员。

（二）资料审核员审核

资料审核员对已分派任务，根据工作规范、检查要点及相关指导原则进行资料审核，填写《广东省化妆品生产许可审核报告表》（见附件2），并做出“审核通过”或“审核不通过”的结论，提交复审员审核。

（三）资料复审员审核

资料复审员对已分派任务，根据《工作规范》、《检查要点》及相关指导原则进行资料复审，并结合资料审核意见填写复审意见，提交审核部门负责人审核。

（四）审核部门负责人审核

许可机关审核部门负责人对资料复审意见及结论进行审核。

六、审核结果处理

（一）完成资料审核后，转入现场审核程序；

新办企业资料审核完成后，按照《广东省化妆品生产许可现场审核指导原则》中的审核类型“A类”进行现场审核。

换证企业资料审核通过的，可按照《广东省化妆品生产许可现场审核指导原则》中的审核类型“B类”进行现场审核。

换证企业资料审核不通过的，按照《广东省化妆品生产许可现场审核指导原则》中的审核类型“A类”进行现场审核。

（二）根据省局的通告和通知，符合相关情形,拟采取资料审核形式而予以换证的企业：

资料审核通过的，可转入行政审批程序，免于现场审核。

对于免于现场审核的企业，应按一定的比例抽查企业，按照《广东省化妆品生产许可现场审核指导原则》中的审核类型“C类”进行现场审核。

资料审核不通过的，可按照《广东省化妆品生产许可现场审核指导原则》中的审核类型“B类”进行现场审核。

七、异常情况处理

申报资料不真实，提供虚假资料的，审核结论直接判定为不通过，建议不予许可。

八、资料审核要求

（一）化妆品生产许可证申请表。

申请企业提交的《化妆品生产许可证申请表》应有法定代表人签字并加盖公章，所填写的内容应真实、齐全，符合相关法律法规的规定。

1.企业名称、法定代表人、住所、社会信用代码等应当与工商行政管理部门核发的营业执照中载明的相关内容一致；（《工作规范》第十二条

（二））

2.生产地址应为化妆品实际生产场所。

（《工作规范》第十二条（三））

3.同一化妆品生产场所，只允许申办一个《化妆品生产许可证》，不得重复申办。

（《工作规范》第十三条）

4.申报产品基本情况中“产品单元”、“产品类别”、“产品名称”和“产品执行标准”应符合化妆品分类及相关法律法规要求。

5.企业主要管理人员和技术人员情况表中应包括法定代表人、企业负责人、质量负责人、质量管理部门负责人、生产负责人、检验员、内审员及相关技术人员。

质量负责人、质量管理部门负责人和检验员应符合检查要点的要求。

企业质量负责人和生产负责人不得相互兼任。

（《检查要点》第2、4、5、6项）

6.应依据产品单元分别列出全部生产设备名称、规格型号、数量等内容，生产设备的设计及选型必须满足产品特性及生产规模的要求。

（《检查要点》第50项）

7.应列出全部检验仪器设备的名称、规格型号、数量、精度等级等内容，仪器设备应符合产品企业标准中出厂检验项目指标的要求。

（《检查要点》第16项）

（二）厂区总平面图（包括厂区周围30米范围内环境卫生情况）及生产车间（含各功能车间布局）、检验部门、仓库的建筑平面图。

1.厂区总平面图：

应包括厂区周围30米范围内环境卫生情况的简述，能清晰标注生产车间、仓库（原料仓、包材仓、成品仓）、检验室、留样室、行政、生活和辅助区，总体布局应合理。

（《检查要点》第35项）

2.生产车间平面图：

应有与生产规模相适应的面积和空间，应按生产工艺流程及环境控制要求设置功能间，并合理布局。

（《检查要点》第36项）

3.检验室平面图：

应与生产规模和产品类型相适应，按检验需要建立相应的功能间，应包括理化检验室和微生物检验室。

（《检查要点》第16、17项）

4.仓库平面图：

应有与生产规模相适应的面积和空间，应包括原料、包材、成品仓库，对易燃、易爆、有毒、有腐蚀性等危险品应设置专门区域。

（《检查要点》第47、48项）

（三）生产设备配置图。

应根据化妆品生产工艺需求及车间布局的要求，合理布置生产设备。

（《检查要点》第52项）

（四）工商营业执照复印件。

《工商营业执照》应在有效期内。

（五）合法使用生产场所的证明材料。

应提供生产地址的土地所有权证书、房产证书或租赁协议等。

（六）法定代表人身份证明复印件。

法定代表人的身份证明应在有效期内。

（七）委托代理人办理的，须递交申请企业法定代表人、委托代理人身份证明复印件和签订的委托书。

签订的委托书上，应有法定代表人签字和盖章。

（八）企业质量管理相关文件，至少应包括：

质量安全责任人，及相关质量管理制度，包括：

人员管理制度、文件管理制度、物料供应管理制度、检验管理制度、放行管理制度、设施设备管理制度、生产工艺管理制度、卫生管理制度、留样管理制度、内部检查制度、追溯管理制度、不合格品管理制度、投诉与召回管理制度、不良反应监测报告制度。

1.质量安全责任人:

应有质量负责人、质量管理部门负责人的任命文件（《检查要点》第2项）

2、应建立质量管理文件化体系，至少应包括：

（《检查要点》第11项）

人员管理制度：

应包括组织机构，职责、权限与要求，人员培训和考核制度，及人员档案管理要求。

（《检查要点》第1-7项）

文件管理制度:

应包括对有效版本、作废文件、外来文件清单的管理，应规定所有质量管理均应形成记录及记录的保存期限要求。

（《检查要点》第14-15项）

物料供应管理制度：

应有定期进行物料合规性评价的规定，应包括供应商筛选、评估、检查和管理制度、物料采购制度，物料索证索票制度，物料验收制度，物料和产品储存制度，物料发放与使用制度，产品运输管理的要求。

（《检查要点》第60-71、74项）

检验管理制度：

应包括建立检验标准和检验过程记录的要求以及取样管理规定，实验室仪器和设备的管理制度，试剂、试液、培养基管理规定，检验结果超标的管理制度。

（《检查要点》第16、18-23项）

放行管理制度：

应规定由质量管理部门独立行使放行权。

应规定只有经放行的物料才能用于生产，质量管理部门在成品放行前应确保检查相关的生产和质量活动记录的要求。

（《检查要点》第25项）

设施设备管理制度:

应包括设备采购、安装、确认、使用的文件和记录要求，生产设备及水处理系统清洁、消毒、维护保养制度以及仪器仪表的校验要求。

（《检查要点》第49、53、54、56、57、59项）

生产工艺管理制度：

应包括生产管理制度、工艺规程及岗位操作规程文件要求、批号管理规定，生产区域及包材清洁消毒的制度，生产过程中防止混淆、差错、污染和交叉污染的要求，过程检验制度，废水、废气、废弃物的处理制度。

（《检查要点》第38、42、76、77、78、80、83、84、86项）

卫生管理制度：

应包括人员健康卫生管理制度；人员健康档案管理要求；进入生产区的人员卫生要求及外来人员进入车间的管理规定；虫害控制管理制度。

（《检查要点》第8-10、45）

留样管理制度：

应包括留样品种、时间、数量、储存条件、标识及检验要求。

（《检查要点》第73项）

内部检查制度：

应包括内审计划、内审检查表，规定内审的频率、内审员的资质、内审报告要求及内审结果的反馈和处理。

（《检查要点》第32-34项）

追溯管理制度：

应包括从物料入库、验收、产品生产、销售等全过程的追溯管理要求。

（《检查要点》第30项）

不合格品管理制度：

应包括不合格品的处理、返工、报废等操作规定，应有原因分析、纠正及纠正措施，以及对不合格品进行分类统计的规则要求，应规定返工产品需符合质量要求，并得到批准放行。

（《检查要点》第26-29项）

投诉与召回管理制度：

应包括产品销售退换货制度；产品质量投诉管理制度；产品召回制度；以及产品销售记录的管理要求，产品销售记录应有产品名称、规格、批号、数量、发货日期、收货单位和地址。

（《检查要点》第96-98，101-105项）

不良反应监测报告制度：

应包括不良反应报告程序和调查处理的规定。

（《检查要点》第99-100项）

（九）工艺流程简述及简图。

1.不同类别的产品应分别列出工艺流程简述及简图；

工艺流程简述包括称量、配制、灌装、包装等生产工艺操作要求及关键控制点。

（《检查要点》76项）

2.工艺相同但类别不同的产品共线生产，应提供确保产品安全的管理制度和风险分析报告。

（十）施工装修说明。

应包括装修材料、通风、消毒等设施的说明。

（十一）证明生产环境条件符合需求的检测报告，至少应包括:

1.生产用水卫生质量检测报告：

检测项目至少包括生活饮用水卫生标准的常规检验项目（pH值除外）;（《检查要点》第59项）

2.车间空气细菌总数检测报告：

有半成品暴露工序的功能间（如半成品储存间，灌装间）、清洁容器储存间的空气中细菌菌落总数应不大于1000cfu/立方米;（《检查要点》第39项和2007版《化妆品生产企业卫生规范》第三十八条）

3.生产车间和检验场所工作面混合照度的检测报告：

功能间（如称量间、制作间、灌装间等）的工作面混合照度不得小于220lx，检验场所工作面混合照度不得小于450lx。

（《检查要点》第44项）

4.生产眼部用护肤类、婴儿和儿童用护肤类化妆品的，其生产车间的灌装间、清洁容器储存间空气洁净度应达到30万级要求，并提供空气净化系统竣工验收文件：

车间空气洁净度检测报告应参考《GB50457-2008医药工业洁净厂房设计规范》标准的要求，检测项目至少应包括悬浮粒子、浮游菌/沉降菌、温度、湿度、压差等。

（《检查要点》第40项）

检测报告应当是由经过国家相关部门认可的检验机构出具的1年内的报告。

（十二）企业按照《化妆品生产许可检查要点》开展自查并撰写的自查报告。

自查报告应包括以下内容：

企业按照《化妆品生产许可检查要点》开展自查情况和整改措施；自查结果；企业生产、经营情况概述；企业产品质量情况（产品召回、自行销毁、不良反应等）；委托加工情况；企业因违规生产或产品质量不合格受通报、查处情况。

化妆品生产企业承诺：

本企业已按照《化妆品生产许可检查要点》要求建立质量管理体系，通过运行（或试运行）证明了质量管理体系有效，有关质量活动已形成记录。

本企业已提供以下材料备查：

原料供应商评估和审核记录，1批次产品（注明产品批号）的生产记录、检验记录和销售记录。

第二部分现场审核指导原则

为规范全省化妆品生产许可现场审核工作，制定本指导原则。

一、审核依据

《化妆品生产许可工作规范》（简称《工作规范》）、《化妆品生产许可检查要点》（简称《检查要点》）。

二、审核类型

现场审核分为三种类型（A、B、C）：

类型

审核方式

适用企业

审核要求

A

全项目

新办企业

换证企业资料审核不通过的

共105项

B

部分项目

换证企业资料审核通过的

申请资料审核的换证企业，资料审核不通过的

全过程追溯（原料采购、生产、检验、销售）

其它关键项目

随机项目（至少10项）

C

部分项目

申请资料审核的换证企业，资料审核通过的，按不低于10%比例抽查

全过程追溯（原料采购、生产、检验、销售）

“质量管理体系”项目

三、审核内容：

（一）A类型的审核项目为：

“全项目”，是指对检查要点中全部检查项目按照评价方法进行全面检查，共105项。

（二）B类型的审核项目为：

“部分项目”，是指包括检查要点中①全过程追溯（原料采购、生产、检验、销售）：

“原料采购”的第60-66项，“生产”的第59，76-87项，“检验”的第16-29项，“销售”的第96-97项;

其他关键项目；共53项；

随机抽选其他一般项目（至少10项）。

（三）C类型的审核项目为：

“部分项目”，是指包括检查要点中①全过程追溯（原料采购、生产、检验、销售）：

“原料采购”的第60-66项，“生产”的第59，76-87项，“检验”的第16-29项，“销售”的第96-97项；

“质量管理体系”项目的第11-15项；共41项。

四、缺陷分类

现场审核时，发现不符合要求的项目统称为“缺陷项目”，缺陷项目分为“严重缺陷”和“一般缺陷”。

严重缺陷：

是指关键项目不符合要求现象。

一般缺陷：

是指一般项目不符合要求现象。

不适用项：

是指由于产品生产的要求和特点而出现的不适用检查的合理缺项。

该项目企业应当说明理由，审核组予以确认。

五、审核判定方法

项目

结果

严重缺陷项

缺陷项（严重缺陷+一般缺陷）

＜5

＜20

通过检查

≥5

——

不通过检查

——

≥20

注：

对每一项目是否符合要求的判定，应结合评价方法、检查项目规定、原则条款规定和企业质量管理体系运行情况综合评判。

六、现场审核程序

（一）审核人员确定

许可机关根据《工作规范》要求，安排2名以上工作人员进行现场审核，必要时可根据需要邀请所在地监管部门安排观察员参加。

（二）首次会议

1.审核组长：

根据审核方案，介绍审核组成员及分工、说明有关事项、确认审核范围和企业备查的记录文件，宣布审核纪律，并填写《广东省化妆品生产许可现场审核纪律》（见附件3）。

2.企业汇报情况、确定联系人等。

（三）企业联系人

企业联系人应当是被审核企业负责人或是生产、技术、质量管理等部门的负责人，熟悉生产和质量管理的环节、要求，能准确回答审核组提出的有关问题，不得隐瞒事实。

（四）现场审核

1.审核员按照《检查要点》全面检查企业情况，对检查项目逐条记录，发现问题应当认真核对，当场向企业指出并加以记录，企业可对被发现的问题进行解释、申辩和举证说明。

必要时进行取证。

2.现场审核时发现实际情况与企业申报资料不符，企业负责人应当说明原因或举证，审核员如实记录。

（五）综合评定

审核员对所负责审核的项目进行情况汇总，提出评定意见。

审核组长组织审核员对企业进行综合评定，填写《广东省化妆品生产许可审核报告表》，审核组全体成员通过并签字。

综合评定期间，被审核企业应当回避。

（六）末次会议

审核组长组织召开由审核组成员和被审核企业有关人员参加的末次会议。

通报审核情况，被审核企业负责人应当在《广东省化妆品生产许可现场审核汇总表》（附件4）上签署意见并签名。

七、异常情况处理

（一）如果被审核企业拒绝审核或者拒绝提供审核所需要的资料，隐匿、销毁资料的（包括计算机系统资料）并有弄虚作假行为，经取证，确认情节严重的，审核组长有权决定停止检查，并将结果报食品药品监督管理部门。

（二）被审核企业对所通报情况如果有异议，可以提出意见或针对问题进行说明和举证。

对于不能达成共识的问题，审核组应做好记录，经审核组全体成员和被审核企业负责人签字，将情况报食品药品监督管理部门。

八、企业备查资料

企业需提供有关资料以备现场检查（附件5）。

附件1.化妆品生产许可检查项目

2.广东省化妆品生产许可审核报告表

3.广东省化妆品生产许可现场审核纪律

4.广东省化妆品生产许可现场审核汇总表

5.企业现场需提供的备查资料清单

附件1

化妆品生产许可检查项目

注：

对每一项目是否符合要求的判定，应结合评价方法、检查项目规定、原则条款规定和企业质量管理体系运行情况综合评判。

序号

项目

检查项目

评价方法

资料审核适用

B类必查项

C类

机构与人员

第一节原则

1

*

企业应建立与生产规模和产品结构相适应的组织机构，规定各机构职责、权限。

企业应保证组织架构及职责权限的良好运行。

（1）检查组织架构图，职责权限描述是否建立。

（2）检查整体组织架构，全面评价组织的各个岗位是否履行自己的职责，从而保证整个组织架构的良好运作。

√

√

2

企业法定代表人是企业化妆品质量的主要责任人。

企业应设置质量负责人，应设立独立的质量管理部门和专职的质量管理部门负责人。

企业质量负责人和生产负责人不得相互兼任。

（1）检查过程中，通过观察、与员工交流，了解企业对于保证产品质量的资源投入。

（2）检查后综合评价，企业是否提供了足够的资源保证要点的实施。

（3）检查质量负责人授权书或其他证明文件。

（4）检查组织架构图和实际运作，质量部门是否独立。

（5）质量管理部门负责人是否专职。

（6）质量负责人是否同时兼任生产负责人。

√

3

企业应建立人员档案。

应配备满足生产要求的管理和操作人员。

所有从事与本要点相关活动的人员应具备相应的知识和技能，能正确履行自己的职责。

（1）综合评价，人员的数量是否满足企业的生产运营、品质管理等。

（2）现场抽查人员档案建立情况。

（3）抽查不同岗位的员工，观察操作或询问如何开展工作，核对相应的作业文件要求。

√

第二节人员职责与要求

4

*

企业质量负责人应具有相关专业大专以上学历或相应技术职称，具有三年以上化妆品生产相关质量管理经验。

主要职责：

本要点的组织实施；

质量管理制度体系的建立和运行；

产品质量问题的决策。

质量管理部门负责人应具有相关专业大专以上学历或相应技术职称，具有三年以上化妆品生产相关质量管理经验。

主要职责：

负责内部检查及产品召回等质量管理活动；

确保质量标准、检验方法、验证和其他质量管理规程有效实施；

确保原料、包装材料、中间产品和成品符合质量标准；

评价物料供应商；

负责产品的放行；

负责不合格品的管理；

负责其他与产品质量有关的活动。

（1）检查质量负责人的档案，是否具有相应的资历。

（2）检查是否明确规定质量负责人的职责。

（3）了解其某一职责是如何开展的。

（4）了解其履职的能力是否胜任。

（5）检查质量管理部门负责人学历证书或职称证书及档案，是否具有相应资质及经验。

（6）了解其某一职责是如何开展的。

（7）了解其履职的能力是否胜任。

√

√

5

企业生产负责人应具有相应的生产知识和经验。

企业生产负责人主要职责：

确保产品按照批准的工艺规程生产、储存；

确保生产相关人员经过必要和持续的培训；

确保生产环境、设施设备满足生产质量需求。

（1）检查生产负责人的档案，是否具有相应的资历。

（2）检查是否明确规定生产负责人的职责。

（3）了解其某一职责是如何开展的。

（4）了解其履职的能力是否胜任。

√

6

*

检验人员应具备相应的资质或经相应的专业技术培训，考核合格后上岗。

（1）检查检验人员档案，微生物检验人员的资格证或培训证明，其他检验人员的专业技术培训记录。

（2）检查是否经过考核，并通过观察访谈形式核对开展工作的能力。

√

√

第三节人员培训

7

企业应建立培训制度。

企业应建立员工培训和考核档案，包括培训计划、培训记录、考核记录等。

培训的内容应确保人员能够具备与其职责和所从事活动相适应的知识和技能。

培训效果应得到确认。

企业应对参与生产、质量有关活动的人员进行相应培训和考核。

（1）检查是否建立培训制度。

（2）按照培训制度规定，检查是否按照规定实施。

（3）现场抽查3—5个人员，培训内容是否包含上述规定，保留相应的记录。

√

（4）检查培训是否按计划进行，至少每年进行一次。

（5）检查是否定期收集员工的培训需求，更新培训计划，是否按计划落实。

（6）现场抽查3—5个与生产、质量相关人员，查是否有相应的培训和考核，保留相应的记录。

第四节人员卫生

8

企业应制定人员健康卫生管理制度。

企业从业人员应保持良好个人卫生，直接从事产品生产的人员不得佩戴饰物、手表等以及染指甲、留长指甲，不得化浓妆、喷洒香水，不得将个人生活用品、食物等带入生产车间，防止污染。

（1）检查企业是否建立人员健康卫生管理制度；

（2）检查企业是否建立人员健康档案，员工是否在入职前体检，是否在入职后每年进行一次健康检查；现场抽查3—5位直接接触生产的员工是否有有效的健康证明。

√

9

*

企业应建立人员健康档案，直接接触产品的人员上岗前应接受健康检查，以后每年进行一次健康检查。

凡患有手癣、指甲癣、手部湿疹、发生于手部的银屑病或者鳞屑、渗出性皮肤病患者、手部外伤，不得直接从事化妆品生产活动。

（1）检查是否建立人员健康档案；

（2）现场抽查3—5位直接接触生产的员工。

√

√

10

进入生产区的所有人员必须按照规定程序更衣。

外来人员不得进入生产和仓储等区域，特殊情况确实需要进入，应事先对个人卫生、更衣等事项指导。

（1）检查现场人员更衣情况是否符合要求；

（2）工作服的选材、样式及穿戴是否与所在的生产环境要求相适应。

（3）检查企业是否有外来人员进入车间的管理规定；

（4）检查外来人员进入车间的记录，进出车间有无登记。

√

质量管理

第一节原则

11

*

企业应建立与生产规模和产品结构相适应的质量管理体系，将化妆品生产和质量的要求贯彻到化妆品原料采购、生产、检验、储存和销售的全过程中，确保产品符合标准要求。

综合判断:

检查完条款所有内容后判断是否建立了文件化体系，且按照文件化体系有效运行，不断检查、改进系统。

√

√

√

12

企业应制定质量方针，质量方针应包括对满足要求和持续改进质量管理体系有效性的承诺，且得到沟通。

企业应制定符合质量管理要求的质量目标，质量目标应是可测量的，并且与质量方针保持一致，且分解到各个部门。

企业应制定评审方针并定期检讨质量目标的完成情况，保证质量目标的实现。

（1）检查企业是否制定质量方针，是否涵盖要求。

（2）检查企业是否制定质量目标，是否涵盖要求。

（3）抽查部分管理层，检查是否了解质量方针以及企业的目标。

（4）查质量方针是否定期评审。

（5）抽查1—2个目标，看是否定期检讨质量目标的完成情况。

√

第二节质量管理制度

13

*

企业应制定完善的质量管理制度，质量管理制度应至少包括：

文件管理制度；

物料供应管理制度；

检验管理制度；

放行管理制度；

设施设备管理制度；