ISO全套制度及业务流程之合同管理制度.docx

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ISO全套制度及业务流程之合同管理制度

16．合同管理制度

第一章　总则

　　第一条　为规范合同管理工作，避免和减少因合同管理不当造成的损失，根据国家有关法律、法规，结合**/**（**）房地产有限公司（以下简称为公司）实际情况，特制订本办法。

　　第二条　本办法所称合同是指公司与其他法人、其他组织、个人之间签订的经济合同、技术合同。

　　劳动合同另行规定。

　　第三条　本办法适用于公司及所属子公司。

　　第四条　合同管理实行分级管理原则和归口管理原则，并实行承办人制度、审核会签制度和重大合同专题会审制度。

　　第二章　合同管理部门及职责

　　第五条　公司的合同归口管理部门为总经理室；公司所属职能部门负责本部门分工范围內的合同管理工作。

　　合同归口管理部门对合同管理工作进行规范、指导、监督、检查。

　　第六条　合同管理工作的主要內容包括：

　　1．建立健全公司合同管理制度；

　　2．保管公司的《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》；

　　3．监督公司的合同依法、依程序签订；

　　4．建立合同档案，对合同进行登录、统计、保管及例行报表；

　　5．监督检查合同的履行；

　　6．其他合同管理工作。

　　第七条　每件合同须由公司总经理或公司所属职能部门确定一主要承办人（以下称为承办人）。

　　承办人可以是业务人员或法律工作人员，但不得是社会临时性借、聘人员。

　　承办人须依法律、法规及本办法进行工作。

　　承办人应对自签约起至合同履行完毕全过程负责，期间出现的任何与合同有关的问题须及时与有关部门进行协商，并以承办人为主进行解决。

　　第三章　合同的审查与签订

　　第八条　在合同签订前，承办人应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查：

　　1．主体资格合法：

具有经年检的营业执照，其核载的內容与实际相符；

　　2．欲签合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书；

　　3．由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；

　　4．具有相应的履约能力：

具有支付能力或生产能力或运输能力等。

必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；

　　5．具有履约信用：

过去三年重合同、守信用，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。

　　合同承办人应根据审查结果在请示单上注明自己的审查意见。

　　合同对方当事人履约能力或资信状况有问题的，不应与其签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。

其中，以保证形式作出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适用前款规定进行审查。

　　上述所列各种文件为合同不可缺少的组成附件，其文本为复印本时，须加注“与原件核对无误”字样，并由核对人签字。

　　第九条　凡公司所属职能部门认为重要的或标的额较大的合同谈判，应有公司法律顾问和经济技术等专业人员参加。

　　第十条　合同除即时清结者外，一律采用书面形式。

凡国家、行业或公司有标准或示范文本的，应当适用。

　　当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。

　　计划单、调拨单、任务单、预算单等一类文件可以作为合同的组成部分，但不得以其替代合同。

　　第十一条　合同的起草应由己方或以己方为主承担，语言应严谨、简练、准确。

　　合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。

　　合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数。

　　公司常用的合同，由公司法律顾问拟订示范合同文本，公司各职能部门据此起草合同。

凡合同标的在人民币壹佰万元以上的重大合同，力争由己方起草。

第十二条　合同应当包括以下內容：

　　1．合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话，法定代表人姓名、职务，代理人姓名、职务、联系方式；

　　2．签约的目的和依据；

　　3．标的；

　　4．数量和质量，包括检测标准和方式

　　5．价款或酬金，包括支付方式；

　　6．履行的地点、期限和方式；

　　7．争议解决方式；

　　8．违约責任；

　　9．变更或解除条件；

　　10．根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；

　　11．正副本份数、存放地点；

　　12．生效的时间和条件；

　　13．约定的联系方式；

　　14．附件名称；

　　15．签约的地点、日期；

　　16．签约各方开户银行及账号；

17．签约各方公章或合同专用章；

18．法定代表人或代理人签章。

　　涉外合同的內容按照有关法律规定确立。

　　第十三条　法定代表人授权委托代理人签订合同时，必须签署授权委托书。

　　授权委托书必须明确委托许可权和期限，禁止使用“全权代理”一类的文字。

　　涉及下列合同時，须每次单独一次性特別授权：

　　1．担保合同；

　　2．资产抵押、租赁、转让、出售、收购合同；

　　3．投资合同、股东协议、出资协议；

　　4．企业合并、兼并、联营合同；

　　5．需要授权的其他合同；

　　第十四条　合同签订之前，承办人应将请示单、合同草案及与合同有关的证明材料提請业务部门签署意见后，报总经理室审核。

　　总经理室在审核合同草案时，可根据需要，在请示单上要求有关业务部门、审计部门、财务部门出具审核意见，或要求承办人提供与合同有关的补充证明材料。

　　总经理室以及总经理室在请示单上要求出具审核意见的各部门应在请示单上对合同出具审核意见。

意见必须有有关审核部门负责人及具体审核人员的签章。

对不具备各审核部门审核意见的合同草案，总经理可拒绝签署。

　　审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为对合同草案的否定。

　　第十五条　业务部门、财务部门对合同审核的內容宜包括：

　　1．合同的经济性：

（1）市场需求情况属实；

（2）市场需求预测可靠、合理；

　　（3）投入产出核算经济、准确。

　　2．合同的技术性：

（1）工程技术依据真实、可靠；

（2）技术措施完备、可行；

　　（3）技术标准和参数科学、真实、可行。

　　3．合同的可行性：

（1）整本专案技术具有可靠性；

（2）经济效益或社会效益具有真实性；

　　（3）资产、资金使用效果的财务可行性；

　　（4）具有可操作性。

　　4．合同的安全性：

（1）涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施；

（2）无损本公司商誉、商业秘密及其他利益。

　　5．业务部门、财务部门认为必须审核的其他內容。

　　第十六条　审计部门、财务部门对合同的审核內容宜包括：

　　1．资金、资产的合法性：

（1）资金來源合法，资产的所有权明确、合法；

（2）资金使用和资产动用的审批手续合法；

　　（3）资金、资产的用途及使用方式合法。

　　2．价款、酬金和结算的合理、合法性：

（1）价款、酬金的确定正确合理、合法；

（2）资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法；

（3）与资金、资产等有关的其他事項。

　　3．索赔条款的合法性。

　　4．审计部门、财务部门认为需审核的其他內容。

　　第十七条　总经理室对合同的审核內容宜包括：

　　1．合法性：

（1）主体合法，签约各方具有签约的权利能力和行为能力；

（2）內容合法，签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规，无显失公平內容；

　　（3）形式合法；

　　（4）签约程序合法。

　　2．严密性：

（1）条款齐备、完整；

（2）文字清楚准确；

　　（3）设定的权利和义务具体、确切；

　　（4）相应手续完备；

　　（5）相关附件完备；

　　（6）附加条件适当、合法。

　　3．可行性：

（1）资信可靠，有履约能力；

（2）担保方式切实、可靠。

　　4．合同承办形式审核：

（1）承办人无误；

（2）符合规定程序；

（3）各审核部门审核意见齐备；

　（4）合同文本文字无误，正副本及附件份数齐备。

　　5．总经理室认为需审核的其他內容。

　　第十八条　公司实行重大合同专题会审制度

凡合同标的在人民币壹仟万元以上的合同，承办人应提请总经理室牵头召开专题会议，各审核部门参加，在专题会议上各审核部门充分深入地阐述各自对该合同的审核意见。

第十九条　总经理室根据其职责范围对合同签订程序、履行情况及履行结果进行监督。

　　第二十条　承办人向总经理室提交合同草案时，应预留2—7个（含本数）完整工作日供其审核。

　　总经理室要求有关业务部门、审计部门、财务部门在限定时限内出具审核意见的，或要求承办人在限定时限内提供与合同有关的补充证明材料的，各审核部门和承办人应按时完成。

如遇特殊情况需延长审核时间时，总经理室应向承办人申明理由并征得同意，且审核时间最长不得超过15个（含本数）完整工作日。

　　第二十一条　各审核部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见中予以明确并提出修改意見。

总经理室认为需要退改时，应连同全部文件退还承办人。

　　承办人修改之后应重新申请审核，审核期限重新計算。

　　第二十二条总经理室结束审核后，负责将各部门审核意见汇总修改成合同修订稿，并将请示单和合同修订稿退还承办人，由承办人将合同修订稿送合同对方当事人。

合同对方当事人对合同修订稿认可后，承办人将请示单和合同修订稿送总经理室，并由总经理室转呈公司分管副总、总经理。

第二十三条　总经理根据各审核部门及总经理室的审核意见，决定是否签约。

决定签约时，应在全部文本上以同一形式签字；决定不予签约時，应以书面形式明示意見。

　　第二十四条　公司总经理批准签约后，由总经理室根据经批准的合同修订稿制作正式合同。

留存壹份正式合同的复印件后，由总经理室将正式合同原件盖公司骑缝章后返回承办人，由承办人交合同对方当事人；

合同对方当事人正式签章后，承办人持请示单及盖有公司骑缝章的合同至总经理室盖公司公章。

合同正式签订后，由承办业务部门的资料员负责将合同文稿分发到公司相关部门及对方当事人。

第二十五条　签约原则上不得使用转委托方式，必须使用的，应事先征得委托人同意，并由本公司总经理室审查复代理人資格。

　　第二十六条　公司的各职能部门不得以自己的名义对外签订合同。

　　第二十七条　承办人应对其提供的材料的真实性负责。

　　第二十八条　任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。

　　第四章　合同的履行

　　第二十九条　合同正式生效前，不得实际履行合同。

（附“关于合同管理中若干问题的特别规定”）

　　合同生效后，必须全面、及时、实际履行合同，除法律另有明文规定或合同约定外，不准不全面、不适当履行或转让、转卖合同。

　　第三十条　任何人发现对方不履行或不全面、不适当履行合同時，应立即通告承办人，承办人应在法定或约定期限內以法定或约定方式向对方提出异议。

　　异议文件须经公司法律顾问审核，并报总经理室备案。

　　收到对方履行异议时，承办人亦应在法定或约定期限內以法定或约定方式予以答复。

　　第五章　合同的变更和解除

　　第三十一条　变更或解除合同，须符合法定或约定的形式及程序。

　　第三十二条　变更或解除合同的通知或答复须在法定或约定期限內作出。

　　第三十三条　变更或解除合同未达成书面协议前，原合同有效。

　　第三十四条　合同变更或解除的程序与合同签订程序相同。

　　第六章　合同纠纷的处理

　　第三十五条　合同发生纠纷时，应首先采用协商、调解方式解决。

协商或调解能够达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。

　　协商或調解不能达成协议时，可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。

　　第三十六条　合同发生纠纷时，承办人应及时通知有关部门和人员，并报总经理室备案，同時应迅速收集下列有关证据：

　　1．合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听材料等；

　　2．有关的票据、票证；

　　3．质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；

　　4．证人证言；

　　5．其他有关材料。

　　第三十七条　合同发生纠纷后，承办人须及时将纠纷及处理情况报总经理室备案。

　　第三十八条　仲裁或诉讼解决纠纷时，承办人应商总经理室确定代理人、诉讼方案等，并向总经理报告。

　　第三十九条　合同纠纷处理的有关调解书、协议书、裁决书、判决书应由总经理室归档，副本或复印本可交承办人、有关部门或人员使用。

　　第四十条　总经理室和各职能部门应在各自管理许可权內对合同建立档案并对文本妥善保管（正式合同原件保存的优先权顺序为：

财务部门、承办业务部门、总经理室）。

　　合同档案內容包括：

　　1．合同文本及份数、各文本存置记录：

　　2．承办人登記；

　　3．合同附件、审查意见及其他有关文件；

　　4．履行情况记载；

　　5．纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。

　　第四十一条　对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决時，承办人应及时商总经理室并经总经理同意，向人民法院申请强制执行。

　　第七章　检查与奖惩

　　第四十二条　公司总经理室对公司所属职能部门的合同管理工作实施监督与指导。

　　各职能部门应自觉检查合同的订立、履行、管理工作，发现问题及时纠正。

　　第四十三条　公司对在合同管理工作中作出成绩者及避免或挽回经济损失者予以表彰和奖励。

　　第四十四条　有下列情形之一，情节严重造成重大经济损失或扩大经济损失的，对责任人予以通报批评或经济处罚；构成犯罪的由司法机关追究刑事责任。

　　1．签订有重大缺陷或无效合同的；

　　2．审核人员无正当理由延误审核的；

　　3．因审核人员疏忽未审出合同缺陷的；

　　4．未依法律和本办法规定变更或解除合同的；

　　5．丟失合同文本及相关文件的；

　　6．提供虛假资料的；

　　7．超越授权或滥用授权签约的；

　　8．未按规定进行授权或转委托的；

　　9．发生纠纷后，隐瞒或不及时向有关部门汇报或不及时采取措施的；

　　10．有关法律性文件未经审核的；

　　11．应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的；

　　12．在合同签订或履行当中，与对方或第三人恶意串通或收受賄賂的。

　　13．泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的；

　　14．使用非法手段签订合同的。

　　第八章　附则

　　第四十五条　本办法自发布之日起生效，此前有关文件与本办法相抵触者自行失效。

　　第四十六条　公司所属职能部门可根据本办法，结合本部门情况，制定具体管理办法，并向公司备案。

　　第四十七条　公司的下属子公司（独立法人）依据本办法向公司呈报合同草案时，应向公司总经理室呈报，再由总经理室按本章规定的程序进行审核。

审核通过并经总经理签字同意后，由公司总经理室退交呈报单位，由该子公司总经理签署合同。

第四十八条　本办法由公司总经理室负责应用解释，自发布之日起施行。

关于合同管理中若干问题的特别规定

《**/**（**）房地产有限公司合同管理办法》（以下简称《合同管理办法》）第二十九条规定“合同正式生效前，不得实际履行合同”。

为了在强化规范化管理的同时又能根据紧急情况适当灵活处置，特作出如下例外规定：

一、遇紧急情况，来不及按《合同管理办法》的规定程序报批合同的，在兼具以下两种条件时，可先实际履行合同，后补签合同：

1、合同的基本内容（另一方当事人的名称、合同标的、金额、履约时间）应在实际履行前书面向公司总经理室备案；

2、公司总经理在备案单上签字批准。

（备案单使用请示单的形式,内容必须包括另一方当事人的名称、合同标的、金额、履约时间）

二、鉴于所有的大型工程项目，公司与项目总承包商之间都签有总包合同，各种零星项目原则上都应由总承包商进行。

只有那些总承包商明确表示无法涵括在总包合同中的项目或总承包商明确表示无法及时处理的项目，项目部才能申请与其他符合公司要求的单位另行签订零星合同。

此类零星合同必须在大型工程项目竣工验收通过之日起一个月内由项目部排出计划（计划中应明确另一方当事人的名称、合同标的、金额、履约时间、能否从总承包商款项中予以扣除等内容），报总经理批准。

只有在报批计划中获得总经理批准的零星项目才可与对方签订合同。

三、第一条、第二条所涉及到的情况在补签合同时，仍应按《合同管理办法》有关规定执行。