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办公用品管理制度
办公用品管理制度
为了确保公司办公用品的正常使用,规范办公用品管理、严格控制成本、合理节约开支减少浪费,从而使工作系统化,提高工作效率,特制定本制度。
第一章办公用品管理范围
根据办公用品的性能及功能,办公用品包括以下两大类:
1.1耐用品:
1.1.1办公家具,如:
各类办公桌、空调、微波炉、电视机、椅子、档案柜、沙发、茶几、保险柜等;
1.1.2办公设备,如:
电话、电脑、传真机、复印机、碎纸机、摄像机、投影仪、数码照相机、音响器材、移动硬盘、U盘等。
1.2易耗品:
1.2.1文具类办公用品,如:
打印纸、笔、胶水、单(双)面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、剪刀、订书钉、插线板、大头针、报纸、杂志等。
1.3生活类办公用品,如:
饮用水、卫生纸、洗手液、纸杯、垃圾桶、抹布、卫生清扫物品等。
1.4招待用品,如:
烟、酒、茶、礼品等。
第二章办公用品采购
2.1申请范围:
办公用品申请以部门为最小单位,各部门按需每月25日提交采购申请计划到综合办,综合办根据申请计划统一安排采购;
2.2审核及审批:
由申请部门填写《办公用品申请单》报综合办核实后,提交总经理批准后方可购买。
2.3采购安排:
(1)各部门所需办公用品,需经综合办统一购买,其它部门不得擅自购买。
(2)采购分为定期采购和临时应急采购。
综合办根据批示意见,在规定时间内完成采购。
(3)距离公司较远项目部,可根据批准的申请单在当地购买办公用品和设备,同时需要向综合办存根备案。
第三章办公用品入库
3.1入库登记
办公用品采购到位后,由综合办核对、入库,办理入库后,建立办公用品台账,对年度办公用品采购情况进行整体统计。
3.2入库物品明细单
每次采购入库后,需制作入库明细单,综合办负责人签字确认,明细单备案存档。
第四章办公用品领用
4.1耐用品由综合办一次性发放各部门申请的物品。
部门办公用品由部门指定人员签字领用。
4.2易耗品于每月1至5日领用,除特殊情况,其他时间不发放或领用办公用品。
4.3生活类办公用品由综合办统一调控使用。
4.4招待用品由部门负责人按需领用。
4.5耐用品的领用、管理实行部门负责制。
耐用品由部门负责人指定专人或使用人领取,部门负责人需签字确认,综合办存根备案。
4.6员工工作变动或者离职,应及时到综合办办理领取物品的归还手续。
项目部物品归还手续交由项目部经理负责。
第五章办公用品日常管理
5.1易耗品统一由综合办负责申请、采购、发放。
综合办定期进行盘点(半年一次)、整理、成本核算,做出后期调整计划。
5.2耐用品的管理,主要是指办公用品/设备的维护:
(1)耐用品的维修对象为员工个人使用电脑及电脑外部设备、网络设备、通讯设备等,报修人应详细描述并登记故障现象,综合办联系维修人员排查并解决问题,故障解决后填写《设备报修记录单》并由报修申请人签字确认后综合办归档保存,作为日后保养维修费用结算的凭据,此费用纳入办公物品耗损维修保养费内。
(项目部耐用品维保由项目部自行处理,费用纳入项目成本)
(2)各部门耐用办公用品的保养,主要由使用人进行维保事项。
公共设施或设备,由综合办统一管理维保。
(3)其他办公设备(办公桌、沙发)等出现故障,各部门应及时与综合办联系,由综合办负责协调是否维修或更换。
5.3办公用品领用必须认真履行手续,应填写《办公用品领用单》后领用和发放,严禁先借后领的行为。
5.4各类办公用品应爱惜使用、节约能源,打印或复印资料时,如非正式或非对外文件可使用背面打印;回形针、大头针不得随意丢弃。
5.5商务往来办公用品的购买、管理与赠送(或发放)同易耗品,由综合办统一办理。
5.6办公用品管理工作流程图
第七章办公用品费用成本控制
7.1各部门需做出年度预算,并且分解个人指标配额。
7.2综合办需严格控制办公用品的申请、领用、使用过程等。
7.3办公文具实行限额管理办法。
各部门每人每年办公文具按个人计划指标配发,特殊情况超过限额的,需写书面报告说明情况,并报上级领导审批。
除办公文具以外的办公用品采购按规定时间和流程提交采购申请,经上级领导审批后,综合办安排采购。
7.4各部门电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等办公设备的耗材及维修费用,由综合办统一管理,年终计入各部门办公用品总费用当中。
7.7凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时,应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。
有缺失的应照价赔偿,否则不予办理有关手续。
7.8公司办公用品应做公用,私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣除。
员工应自觉爱护各类办公用品,如因不正当或不合理使用而损坏物品应照价赔付。
第十章附则
1、本制度由综合办负责修订并解释。
2、本制度自颁布之日起执行。
附件一:
办公用品申请计划单
附件二:
办公用品入库登记表
附件三:
办公用品领用登记表(易耗品)(耐用品)
附件四:
办公用品交接清单
附件五:
办公设备报修登记表
附件一:
办公用品申请计划单
部门:
时间:
年月日
序号
名称
规格
需求
数量
单位
预估单价(元)
预估总价(元)
说明
1
2
3
4
5
6
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8
9
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12
13
14
15
申请部门(人员)
部门负责人意见
综合办核实意见
总经理审批意见
备注:
1.一般情况下实际价格不可超于预估价格;
2.采购申请由部门提出,由公司统一采购后,由申请人领用;
附件二:
办公用品入库登记表
序号
物品名称
规格
单位
数量
单价
金额
入库日期
入库人员
部门
备注
1
2
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9
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登记人签字确认
附件三:
办公用品领用登记表(易耗品)
序号
物品名称
规格型号
数量
领用部门
领用人签名
领用时间
备注
1
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3
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22
1、办公用品领用时,请把低值易耗品和耐用设备分开登记,便于清还查账和管理。
1、物品领用一律要登记,物品名称和规格型号一定要写清楚,行政部负责存档保管。
办公用品领用登记表(耐用品)
序号
物品名称
规格型号
数量
领用部门
领用人签名
领用时间
部门经理签字
备注
1
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21
22
1、耐用品领用,部门负责人必须签字确认,便于清还查账和管理。
2、物品领用一律要登记,物品名称和规格型号一定要写清楚,综合办负责存档保管。
附件四:
办公用品交接清单
办理
日期
移交
部门
物品名称
规格及
说明
数量
单位
交接人
签字
接管人
签字
部门经理签字
备
注
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