会议组织与服务试卷(案).doc
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会议组织与服务试卷(案).doc
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一、单项选择题(在每小题的四个备选答案中,选出一个正确答案,并将正确)
1.举办会议既要确保会议质量,又应遵循( )的原则。
A、扩大企业影响力B、勤俭节约C、服务社会D、提高企业竞争力
5.会议用品包括会议的特殊用品和()
A、一般用品B、生活用品C、会议须知D、统计报表
6.会议的特点是真实性和( )。
A典型性 B资料性 C科学性 D交流性
7.选择会议地点的步骤不包括()。
A、确定会议形态B、考虑与会者的期望C、选择何种会议地点与设备D、确定邀请的嘉宾
9.会议构成的基本要素可不包括( )。
A主持者 B秘书机构 C时间 D议程
13.如果公司内部会议需使用投影仪,而公司又没有足够设备经费,秘书的解决方法不包括( )。
A购买 B借用 C调拨 D租用
14.秘书初萌负责发送一份给各大报社的会议邀请函,她认真完整地填写了信封,保证了邀请函及时准确地寄到了各大报社。
但领导认为她的这项任务还缺少落实的关键环节。
你认为缺少的关键环节是( )。
A没有认真登记 B发寄前没有请领导核准
C没有进行加密处理 D没有进行回复确认
16.天地公司秘书初萌负责公司人力资源开发与利用研讨会前工作,可是很多与会者反映他们没有能够找到会议接站处。
你认为做接站工作无关的有( )。
A制作醒目的接待处牌子 B编制与会人员抵达的时间表
C接站人员人手一份接站的时间和路线表
D在通知上标明报到的具体位置
17.天地公司召开年终总结大会,与会人员近600人,入场时比较混乱,作为公司秘书,下列解决措施中( )是无效的。
A在会场门口张贴座次图表 B将会场按部门划分出若干区域
C提前到岗,在入口处热情主动迎接与会者D提前发票,让单、双号分不同的门入场 89、中大型会议采用大小方形和半圆形的会场布局,是为了突出(A)。
(A)会议的发言人(B)会议主席团(C)会议的绝对中心(D)会议民主平等的气氛
18.在发放会议文件资料时,为避免与会者丢失材料,在发放文件时应做到( )。
A准备好每人一个文件袋 B适时适量
C给会议文件编号 D附上文件目录清单
BADDBADDCAACDDDCCAAB
BD、ABCD、ABCD、ABC、AD、AB、BCD、ABC、AD、CADBE
二、多项选择题【得分:
】本大题共10小题,每小题2分,共20分)
6.大型茶话会、团拜会、宴会可采用(),此形式比较稳定,易形成轻松和缓气氛。
A.星点式B.众星拱月式C.方形D.圆形
7.正确的会议准备程序(排出顺序)应是()。
A.明确议事日程B.通知与会者C.明确会议目的D.明确与会者E.开会
8.参加会议签到方法主要有()。
A.秘书人员代签B.证卡签到C.簿式签到D.座次表签到E.计算机签到
11.会议通知的内容项目内包括()。
A.会议日程B.会议名称C.会议议题D.会议方式
14.会议名称一般由()组成。
A.主办单位名称B.主题C.类型D.时间
2.会议接待组工作的重点应放在()。
A.会议生活服务
B.收费结算
C.宣传娱乐
D.医疗交通
【答案】AD
【解析】大中型会议的筹备和服务工作,不可能靠一两个人完成,这就需要组建会议筹备机构,一般来讲,会务筹备机构包括会务组、秘书组、接待组、宣传组、财务组、保卫组,各组分工明确,互相协调。
接待组负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作
本文章来自www.edu- //www.edu-'target='_blank'>湖北招生考试网原文链接: http: //www.edu- 1.会议记录要求做到()。 A、生动B、准确C、完整D、概括 9.会议策划方案一般包括会议为( )。 (A)议程 (B)筹备方案 (C)预算方案 (D)日程 1、天地公司秘书钟苗在编制会议议程表时,应考虑的因素有(BD、)。 (A)与会人员的要求(B)将同类问题集中排列 (C)将保密性强的议题安排在前面(D)公司章程对会议议程的规定 3、选择适当的会议地点应考虑(ABCD)。 (A)离上司和与会者均较近的地方(B)有充足停车位的地方 (C)设备齐全的地方(D)租借成本合理的地方 5、秘书钟苗在座会议记录时,必须做好的工作是(ABCD)。 (A)准备好记录用的笔和纸(B)准备好与会人员的座次表 (C)准备好会议文件(D)准备好磁带 106.会议信息的收集要力求(ABC )。 (A)全面(B)真实(C)及时(D)重点突出 1、确定会场大小需考虑的主要因素是会议的(AD)。 (A)规模(B)主题(C)级别(D)时间 78、会议名称应当根据会议的(AB)来确定。 (A)主题(B)类型(C)规模(D)费用 79、会议记录应(BCD、)。 (A)将会议内容一字不漏地记录下来 (B)长期保存(C)由专人负责保管(D)统一编号 80、秘书编发会议信息用于新闻报道应注意(ABC)。 (A)准确(B)保密(C)内外有别(D)灵活 三、简答题(每题10分,共30分) (一)怎样确定会议主题与议题 会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。 确定主题的主要方法: 一是要有切实的依据;二是必须要结合本单位的实际;三是要有明确的目的。 议题是对会议主题的细化。 (二)怎样确定会议名称? 会议名称要拟得妥当,名实相符。 会名不宜太长,但也不能乱简化。 会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成,如“中国共产党第十五次全国代表大会”,其中“中国共产党”即组织名称,也可称单位;“第十五次全国代表大会”即会议内容。 有的会议名称由单位、年度、内容构成,如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。 有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。 如“2002年 1.2010年广东省高职类文秘专业协作委员会年会将于12月召开,请你思考在年会选择会议地点时应考虑哪些因素? 第一、应根据不同的会议类型来选地点。 如: 国际性或全国性会议,要考虑政治、经济、文化等大因素,一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。 专业性会议,应选择富有专业特征的城乡地区召开,以便结合现场考察。 假如,棉花种植会议到深圳去开,钢铁生产会议到青岛去开,就不可理喻了。 小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。 会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方,以免受到干扰。 第二、应考虑交通便利 会场位置必须让领导和与会者方便前往。 一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。 第三、会场的大小应与会议规模相符。 一般来说,每人平均应有2~3平方米的活动空间比较适宜。 同时应考虑会议时间的长短,时间长的会议,场地不妨大些。 第四、场地要有良好的设备配置。 桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。 同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备,如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。 第五、场地应不受外界干扰。 应尽量避开闹市区。 同时,“外界干扰”还包括室外的各种噪音,打进会场的电话,以及来访和参观等。 因此在场外应挂起“会议正在进行中,谢绝参观”的牌子,并要求关闭所有的手机。 会场内部也应具有良好的隔音设备,以保证会议能在安静的环境中顺利进行。 第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。 第七、场地租借的费用必须合理。 案例一: “时装秀”方案 某服装集团为了开拓夏季服装市场,拟召开一个服装展示会,推出一批夏季新款时装。 秘书小李拟了一个方案,内容如下: 1.会议名称: “2002XX服装集团夏季时装秀”。 2.参加会议人员: 上级主管部门领导2人;行业协会代表3人;全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人;主办方领导及工作人员20名。 另请模特公司服装表演队若干人。 3.会议主持人: XX集团公司负责销售工作的副总经理。 4.会议时间: 2002年5月18日上午9点30至11点。 5.会议程序: 来宾签到,发调查表。 展示会开幕、上级领导讲话。 时装表演。 展示活动闭幕、收调查表,发纪念品。 6.会议文件: 会议通知、邀请函、请柬。 签到表、产品意见调查表。 服装集团产品介绍资料。 订货意向书、购销合同 7.会址: 服装集团小礼堂。 8.会场布置: 蓝色背景帷幕,中心挂服装品牌标识,上方挂展示会标题横幅。 搭设T型服装表演台,安排来宾围绕就座。 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。 9.会议用品: 纸、笔等文具。 饮料。 照明灯、音响设备、背景音乐资料。 足够的椅子。 纪念品(每人发XX服装集团生产的T恤衫1件) 10.会务工作: 安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。 安排交通车接送来宾。 展示会后安排工作午餐。 分析: 从秘书小李拟制的这份方案,可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。 一个好的会议方案,应该是科学、详尽、可行的。 会议方案的制定要求高,需要秘书人员不断积累经验,认真细致地做好。 小李的方案还有一些需要改进的地方: 1.会议名称不能使用口语,应该用正规的书面语。 “时装秀”应改为“时装展示会”。 2.展示会的目的是打响品牌、开拓市场,应请新闻媒体记者到会报道,以扩大影响。 3.会议地点不应设在xx服装集团内部,这既不方便来宾,也起不到扩大影响的效果。 应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。 4.会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。 二、便条(20分) 钟苗: 我们将在8月15日召开客户咨询联谊会,请你列出发送会议通知应注意的问题,并拟写一份带回执的会议通知。 参考答案及评分标准: 发会议通知应注意: 1、检查所有的通知中是否已附上了会议日程,然后再封口。 2、检查寄送通知的信封上地址、姓名、邮编是否齐全,有无错寄、漏寄。 3、如某些客户不熟悉燕丰宾馆的确切地点,应附上一张简明的交通路线图。 会议通知邀请函 尊敬的客户: 为了进一步加强与贵公司的协作关系,听取客户对我公司产品和服务的意见,我公司拟于2005年8月15日上午9点至下午5点在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。 敬请回复并光临。 附: 会议日程及路线图 天地公司(印章) X年X月X日 回执 请于7月30日以前将回执寄至: 北京市朝阳区天地公司大厦行政部钟苗。 邮编(略)、电话(略)。 口我公司参加此次会议,参加人数: 口我公司不能参加此次会议。 姓名: 公司: 评分
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