办公室工作手册1.docx
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办公室工作手册1
办公室工作手册
目录
一、工作职责
二、2012年工作目标
三、人员编制及岗位职责
四、工资分配
五、日常管理
六、月度工作管理
七、年度目标责任状
八、档案管理
九、公司管理制度
十、附表格
一、工作职责:
1、负责公司办公室的日常管理工作。
负责制定公司各项管理制度并组织实施;负责上级文件的收发、传阅,本公司文件的制订和分发工作。
负责各部门之间的协调工作。
2、负责公司人事的管理、监督及年度考核;负责制定公司年度培训计划工作;
3、负责检查、督促领导批阅事项的落实工作;负责领导批示的转交处理、信息反馈工作;负责转交相关科室人员办理和结果反馈工作。
4、负责党政信息报送工作;负责做好党的建设、宣传教育、以及党员发展工作。
5、负责后勤保障、食堂和卫生管理工作。
6、负责公司基建、绿化、美化工作
工作职能
参谋职能:
主要围绕领导决策进行工作;
承办职能:
上级领导交付的任务,公司总经理及各分管领导交付的任务,各部门反馈的问题的解决;
行政管理职能:
文秘(拟订、收发传递、文书)管理,事务管理(会议组织、会议安排、办公用品、),做好后勤服务管理,做好公司绿化、美化、基建工作;
协调职能:
公司工作的横向和纵向沟通;
公关职能:
负责办理,外联(非业务联系)、往来客人接待工作;
工作内容
1、组织安排公司级会议或活动的组织策划工作;
2、做好会议记录,发布会议纪要,检查落实情况;
3、起草企业综合性工作计划、请示、报告、总结、规划、通知等;
4、制度、流程等文件统一下发;
5、负责文件、文档、材料的修改、打印、复印和文书档案的管理;
6、负责行政值班安排和内部检查工作;
7、负责与相关部门的外联工作;
8、负责企业员工生活后勤保障工作;
9、负责对外各种来信、来访的接待、联系;
10、负责企业办公用品的购置、调配,各类耗材的使用管理等管理工作;
11、负责公司卫生管理和日常监督工作。
12、负责公司绿化管养、美化等工作
13、负责公司内部宣传和员工培训工作
14、负责公司员工招聘、劳动纪律督查考核工
二、2012年工作目标
一、办文办会方面:
1、负责上传下达,做好事由记录
2、负责文件处理,做好公司文件起草,收文发文登记、呈报、办理记录
3、做好各类文件资料整理归档工作
4、做好各种会议通知、会前点名、会中督查以及会后落实工作
二、劳动纪律方面:
1、抽查部门劳动纪律月均1--2次
2、抽查例会记录月均1-2次
3、抽查部门考勤月均1-2次
4、抽查部门晨会执行情况月均1-2次
5、每月协调各部门做好月度工作计划上报
6、做好临时交办事项督办
三、督查、考核方面:
1、每月2--3号协助分管领导做好部门工作计划考核
2、做好中秋节、春节箱装油、天之香产品销售考核
3、协助总经理做好分管领导月度工作计划考核
4、4号前做好每月劳动纪律考核汇总报批
5、作好公司下发的各项阶段性工作考核
4、基建工作方面:
1、完成V型厂房和1848礼堂扫尾工程建设工作
2、对所有冻损道路工程进行维修改造
3、对综合楼大厅南部(包括总经理办公室)实施改造
4、根据需要,适时在洗手间西侧或其他合适地点新建200平方左右多功能会议室
一个
5、根据需要,适时将公司大门两侧草坪取消改造成简易水泥地坪
6、继续做好公司下水管道清淤疏浚工程
7、协助相关部门做好配套必须的基建工作
8、根据公司需要安排做好相关基建工作
5、绿化美化方面:
1、适时做好公司绿化苗木补植工作,增强主体绿化效果
2、做好公司绿化管养工作。
(1)、春季、夏季:
绿篱、草坪根据根据其生长情况适时在15--20天左右
修剪除草一次,秋季25--35天左右修剪一次。
(2)、春季、秋季各施肥一次,以复合肥为主。
(3)、根据需要,适时打药除虫、除病。
3、做好公司北侧文化墙喷绘管理工作,及时更换破损宣传画面
4、根据需要,适时更换彩旗、国旗、厂旗,灯笼。
5、根据公司需要,适时做好公司相关部位的美化工作
6、接待工作方面:
1、做好展厅维护保洁,适时更新画面和产品,确保来客参观接待常态化
2、做好来客接待方案制定、接待前的会场准备、参观线路、卫生清扫以及接待中
的服务和接待后的用餐安排及礼品准备
3、做好餐厅来宾接待工作,按照标准做好招待和服务,努力提高餐厅接待水平
7、宣传工作方面:
1、协助经信局做好春绿专刊制作
2、每季度出1期春绿画廊
3、加强与市、区电视台联系,全年力争电视宣传不低于4次,
4、加强与宿迁报社宿豫记者站联系,全年报道春绿稿件不低于3篇
5、更新宿迁日报春绿宣传广告画面。
8、培训工作:
1、制订一二年度培训计划并根据计划组织相关培训,
2、坚持每周六下午学习制度
(1)安排学习6S精益管理,并组织现场讲评
(2)安排学习做爱岗敬业的好员工
(3)适时邀请司法部门领导进行遵纪守法教育1--2次
(3)协助相关部门做好业务培训
(4)每季度最后一个星期六下午4:
30组织新入职员工培训
9、卫生工作方面:
1、每月组织室内卫生检查评比不少于一次
2、每月组织对厂区公共卫生区域卫生检查评比不少于1次
3、做好综合楼大厅卫生及厕所日常保洁工作
10、员工招聘使用方面:
1、制定员工录用条件及用工程序
2、全年外出招工(参加市、区劳动部门组织的招工)不少于4次
3、对已录用员工进行登记、建档,完善管理手续
4、对离职员工进行离职清算,归还相应欠款和物品
十一、其他工作方面:
1、做好公司各项工作协调、安排、督促落实
2、做好第二生产区土地挂牌、摘牌、办证及厂房产权办证工作
3、做好外联工作
4、制定公司人员调配应急预案
5、总结2011年度工作制定2012年工作计划
6、做好2011年度总结大会筹备工作
3、人员编制及岗位职责:
设负责人2名,工作人员2名
负责人岗位职责
负责办公室全面工作。
1、负责安排公司和办公室文件的处理,上传下达,信息交流,文件资料整理、归档工作
2、负责安排各种会议、会务安排,上级来客接待等工作。
3、负责安排对各部门工作的完成情况的督办、催办等工作。
4、负责安排对内及对外的协调工作
5、负责安排后勤供应,物品的采购、领用及分配计划的制定和报批等。
6、负责安排公司用工人员招聘、培训、考核以及人事资料档案建立和管理等工作。
7、负责安排做好餐厅管理,保障职工基本生活。
8、负责安排植物绿化、美化及管养工作
9、负责安排做好公司人员日常考勤以及劳动纪律执行情况的监督考核
10负责安排公司基础建设工作
11、负责党建、工会、妇联联系工作。
12、完成公司领导交办的其它工作。
副主任岗位职责:
1、做好总经理服务工作,
2、做好公司总经理车辆保养维护工作
3、做好财务服务工作
4、做好公司卫生管理工作
5、协助办公室主任做好其他工作
工作人员岗位职责
行政文员作为公司的重要工作窗口和公司行政执行、后勤的具体事务人员,必须做到仪容整洁、谈吐大方、反应机敏、处理及时、沟通协调到位等,能够在公司的日常行政工作中发挥应有的作用。
1、文员的首要职责是:
做好公司各项文件、资料及各种业务,报表的打印、复印、装订和登记、发放,各种材料、档案的管理,保管及备份、备案;
2、负责公司来电、来文、传真的转接、登记与转发,有重要事项可事先做好电话或来文的记录,然后送报至有关部门或相关负责人,不得延误;来访来宾的引座、服务与通报,饮用水、报刊的日常管理及整理;
3、做好公司员工的考勤记录与汇总,保管与备案存档;公司各部门所需办公材料的登记和按规定的发放,内部会议资料的安排布置与记录;各部门每日、每周工作汇报的督办与上报;每日结束工作后的检查门窗、灯光、饮水机是否关闭和切断电源;
4、协助做好公司的各种行政文件(通知、办法、规定、意见等)负责传达到部门或个人;
5、遵守公司制度,严守机密;对所接触的经营情况、商业信息及其它有关公司的重要资讯不得泄漏。
6、协助部门负责人做好办公室其他工作。
四、工资分配:
负责人工资:
工作人员工资:
五、日常管理
负责人每日上午上班后召开晨会并填写部门工作日志,晨会要有会议记录,如无会议记录每次罚款10元,此项由行政副总负责监察;工作日志按照有关规定发给有关领导,如不能及时发送由分管领导处罚,每缺少一次工作日志罚款10元。
晨会结束后负责人按照当日工作计划开展日常工作。
日常工作内容:
1、部门负责人填写工作日志、考勤、处罚日报表
附表:
办公室负责人工作日志
昨日工作总结
1、安排铺设地板砖
2、安排隔包装一分厂办公室北墙
3、通知鑫源彩印修补文化墙喷绘
4、编制工作手册草本
5、通知丽家装饰做好展厅图片更换工作
6、对厂区卫生不合格地方下达整改通知书
今日工作计划
1、检查厂区卫生
2、督促零星工程建设
3、编制工作手册草本
4、督促鑫源彩印更换文化墙喷绘
5、督促丽家装饰对展厅图片进行更换
6、到镇政府盖章
问题及建议
备注
公司员工每日考勤汇总表
填表日期:
2012年3月15日
姓名
迟到
赵晴朗7:
54
早退
病、事假
陆亚超1天、陈斯忠1天
旷工
出厂记录
公差
去向告知
周总去银行
李主席公事外出
袁总公事外出
备注
制表:
复核:
处罚汇总表:
部门或个人
卫生
工作
制度
其他
经办人分管领导总经理
2、负责人根据工作需要安排部门工作人员按序时工作要求开展工作。
3、负责人根据自己工作安排按序时工作要求开展工作。
4、劳动纪律抽查、例会制度抽查、卫生检查、厂区巡查、绿化巡查、督查
5、上传下达、接待、文字工作
6、外联
7、考核
8、汇报工作、办理领导交付的临时工作
办公室其他人员日常工作内容:
副主任:
1、每日晨会后做好服务总经理、财务部工作
2、编写工作日志,
3、做好公司卫生管理
4、协助办公室负责人做好其他日常工作及来客接待等服务工作
办公室工作人员日常工作内容:
1、每日晨会后做好保洁区域卫生保洁工作
2、做好公司考勤工作
3、做好服务工作
4、做好公司员工中午用餐餐劵发放工作
5、做好公司来客接待工作
6、做好展厅日常管理工作
7、协助部门负责人做好其他工作
办公室管理制度
第一条负责公司的行政管理和日常事务,协助领导搞好各部门之间的综合协调,加强对各项工作的督促和检查,建立并完善各项规章制度,促进公司各项工作的规范化管理;
第二条负责公司的公文、资料、信息和管理,沟通内外联系,保证上情下达和下情上报;
第三条负责公司来往文电的处理和文书档案的管理工作,负责对会议、文件、通知决定的事项进行催办、查办和落实;
第四条负责公司工作职责、管理制度的研讨、修订,加强对外联络、拓展公关业务,促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来,树立良好的企业形象;
第五条工作计划的设立修订及绩效统计分析;物资、总务、后勤和管理与核实;礼品及法律事务、合同文件的管理;
第六条公司教育培训的汇总与推行;公司新员工及干部级以上人员的招募、甄选、培训程序拟订;有关异常事项的检查、报告、追踪与改善;
第七条完成领导交办的其他工作。
第八条公司网络使用规定:
1.员工非工作需要不得上网及浏览跟工作无关的内容。
2.不允许从网上下载与工作无关的各种软件,包括游戏、音乐等;
3.不允许使用网上各种工具进行聊天;
4.严禁员工利用网络进行损害公司利益的任何活动,包括转移和泄露公司的各项信息、成果及商业机密。
第九条公司电脑使用规定:
1.公司的电脑不得随意拆卸,如需维修需通知相关人员;
2.任何涉及到公司保密的信息、文件不得随意拷贝;
3.不可将工作中制作的文件、文档或软件以任何形式传播到本公司以外的电脑上,不允许在公司内部电脑上运行可能会共享公司电脑任何文件的任何形式的服务器软件。
若因工作需要确实需要某种软件,必须经严格审核后才可使用;
4.需要保密的文件建议使用加密,可自己设置密码。
5、公司电脑专人专用,电脑及其外部设备实行定位安装、定位使用、定人管理。
未经批准,不得挪作他用或借给他人使用。
6、严格遵守电脑使用管理规定和安全操作规程,确保人身、设备安全。
使用者对电脑及外设负有保管和日常卫生维护的责任。
7、定期查毒,做好数据备份工作。
树立保密意识,定期检禁止安装和运行与公司工作内容无关的软件,发现隐患及时报告、及时采取措施,防止公司机密信息泄露。
已正常运转的软件不得随意修改程序或相关参数。
8、工作人员在下班或确认不再用机时,必须关闭电脑后方可离开。
多人共用一机的,除专人负责外,其他人亦负有日常卫生维护、保养责任。
9、:
发现异常情况时,应正确采取应急措施,并报告部门负责人。
遇有电脑或网络设备出现故障,应及时申报维修。
严禁擅自拆机、检修。
不得故意破坏设备,损坏者照价
员工招聘规程
1、招聘原则
公开招聘,择优录取。
2、录用条件
遵纪守法、品行端正、身体健康、勤奋好学、团结协作,且具有拟任职位所需的相关专业知识和工作经验。
3、员工招聘录用工作流程
(1)员工招聘
A.招聘途径和方式
*由公司员工或熟人介绍推荐;
*报刊、网络等媒体刊登招聘广告;
*通过人才交流中心或劳务市场招聘;
B.招聘依据
*公司发展需要;
*公司某部门根据工作需要须增加工作岗位或某岗位出现职位空缺。
C.申请方式
*用人部门/部门主管根据实际情况填写《用人要求申请表》,报办公室,最少提前10天提出,并报总经理批准。
D.招聘程序
*申请得到批准后,由办公室通知申请部门,同时,办公室拟订具体招聘方案及招聘方式后,由用工部门现场招聘;
*应聘人员应真实、详尽填写相应表格,并提供相关的证明材料,以便办公室掌握足够的初选背景资料;
(2)员工录用
A.管理层员工录用,须由总经理批准,操作层员工由分管领导、录用部门主要负责人同意后,由办公室出具公司录用员工派遣通知单报总经理批准;
B.被录用人员有关资料由办公室负责妥善保管,
5、离职:
A.由员工本人填写《员工离/辞职申请表》,并报所在部门;
B.所在部门负责人签署意见后报总经理审批;
C.总经理批准后,由其部门及本人办理离职清算。
6、离职清算
A.员工离职前,须填写《离职交接单》。
该员工最后离职日及离职薪金的核算由部门确定。
B.离职员工进行工作交接后由本人持《离职交接单》到相关部门进行财务清算,归还相应物品,以各部门负责人签字为准;
C.清算结束后,本人持该《离职交接单》交办公室备案,
D.办公室在公司内部进行通告。
员工的离职分为辞职、辞退、开除、自动离职四类。
离职前须按《离职申请表》办理各项手续。
离职分为:
辞职
1.新员工在试用期间,自认不适合其职务或志趣不合者必须提前一周以书面形式向部门主管提出申请,报经总经理批准,办理完交接手续方可离职。
2.正式员工因故不能继续工作的,要提前一个月向部门主管提出书面申请,报经总经理批准,办理完交接手续方可离职。
3.离职手续办理:
1)员工离职要填写《离职申请表》,交部门主管后,经总经理签字同意方可办理离职手续。
2)办理离职交接时必须按照《离职交接单》上的内容一一进行交接,经各个部门负责人签字确认后,交接办理完毕。
交接单由办公室进行存档。
3)办好交接手续后,任何离职员工都无权在其原工作时所使用的电脑上复制、删除任何文件,若因此给公司造成任何损失,公司有权追究其责任。
4)无论任何情况下离职,应无条件向公司转交与公司业务有关或已由公司掌握、控制的全部信息的载体。
5)离职员工薪金的发放日期与公司所有员工一样于发薪日内发放。
6)若离职员工未能按交接单的内容办妥交接或未经审核擅自离职,公司有权不予办理离职手续及扣留薪金直至全部交接完毕为止,并保留追究其赔偿责任。
辞退
1、员工有下列情形之一者,公司有权辞退,且不给予任何经济补偿:
1)在试用期间被证明不符合录用条件的;
2)严重违反劳动纪律或其它规章制度的;
3)严重失职、营私舞弊,对公司利益造成重大损害的;
4)泄漏公司经营秘密、给公司造成严重后果的;
5)员工被依法追究刑事责任的。
2、员工有下列情形之一者,公司有权与其解除劳动合同:
1)员工患病或者非因公负伤,医疗期满后不能从事原工作,也不能从事由公司另行安排的其它工作的;
2)员工不能胜任工作,经过培训或者调整工作岗位后,仍不能胜任工作的;
3)劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化,致使原劳动合同无法履行,经公司与员工协商不能就变更过去合同达成协议的;
4)公司经营困难发生经济性裁员或企业转型、经营转向,员工不适应工作要求的。
3、辞退程序:
辞退员工,由所在部门负责人提出报告,送办公室复核后报分管副总经理审批,经总经理批准后按《离职会签单》办理手续;
4、公司与员工终止或解除劳动合同后,由办公室在一天内办理离职手续。
开除
员工因触犯法律,严重违反公司规章或有严重过失者,即予革职开除,当月不计薪酬。
自动离职
凡无故旷工五天(或月累计达十天及以上者,均作自行离职论处,不予结算任何薪资、福利。
附表一、表二、表三。
员工在职管理
1、员工分类
本公司员工分为管理层员工和操作层员工。
(1)管理层员工:
A.总经理
B.副总经理
C.财务部、办公室、企管部、供应部、质检部、仓储部、包装中心、保卫部、包装食用油销售公司、客服中心、油脂总厂等各职能部门管理人员
(2)操作层员工:
公司各职能部门员工
2、员工考勤制度
(1)办公室负责公司员工日常及月度考勤。
以每月最后一天为当月考勤截止日;
(2)各部门员工月度考勤情况以各部门考勤表为准,。
(3)员工要按时上、下班,不得迟到或早退;
(4)原则上员工须先到公司,再外出办理各项业务。
如因公外出而未能到公司者,必须事前经上一级领导同意;
(5)超过上班时间30分钟内未向上一级领导请假,计迟到一次;未经部门主管同意提早30分钟离开公司计早退一次。
每迟到或早退一次,公司将从工资中扣罚人民币10元。
超过上班时间30分钟,计旷工半天扣发其相应数额工资;
(6)不办理任何请假手续、无故不上班为旷工。
每旷工一天,公司将从其当月工资中扣发三日工资。
连续旷工3天或一年内累计旷工10天者,公司即予以除名或另行处罚;
(7)所有迟到或早退者均由保卫部负责登记并标明迟到或早退者时间。
(8)员工外出须办理出门手续并注明公事或私事及离厂、回厂时间,经部门领导同意后方可离厂,保卫部负责登记。
(9)副总出门未有去向告知的视为私事,各职能部门管理人员出门未有出门手续的由办公室负责登记并交由其分管领导确认其公事、私事,如私事则按公司相关规定扣罚。
(10)各部门指定考勤负责人在上班后10分钟内将其部门异常考勤情况上报办公室,违者罚款10元。
(11)办公室不定期抽查各部门人员考勤情况,发现部门徇私舞弊的罚考勤负责人20元/人一次。
3、请假制度
A.员工请假,由请假人填写《请假申请单》。
一般员工1天及以下的请假须经部门负责人审批,员工1天以上3天以下(含3天)的请假或部门管理人员请假须经分管领导批准后方可离厂,员工3天以上的请假或部门管理人员请假须总经理批准,
B.所有批准后的请假申请及相关证明均由其部门在假期生效日之前报办公室备案后当事人方可离厂;
C.若员工因急事或病假未能依照上述手续事前请假,则应在请假当日上班时间2小时内亲自电话通知其部门主要负责人。
经批准生效后,上班后当日内补办请假手续;
D.员工因特殊情况超假应根据上述程序提前申请,续假在1天以内,经部门主要负责人同意后可续假。
超过1天以上3天以下(含3天),经分管领导批准后可续假。
超过3天以上,经总经理批准后可续假。
4、违规处罚及申诉
(1)员工违规处罚
具体参考公司《劳动纪律管理细则》相关内容处罚
(2)员工申诉
员工对处罚不满,可在接到处理意见五个工作日内向办公室提出申诉。
办公室接到该申诉后五个工作日内进行调查,并与该部门负责人进行协商,报分管领导/总经理最后裁决;
5、人员内部调整:
1、根据工作需要,总经理可以对公司各部门人员进行适当调整。
2、根据工作需要,部门内部员工岗位调整须经分管领导同意后报总经理批准。
3、根据工作需要,部门与部门之间员工岗位调整须经调整部门分管领导同意,并报经总经理批准后方可调整。
员工守则
第一条遵章守纪。
学习理解并模范遵守国家的政策法律、法规和本公司的规章制度,争当一名好公民、好市民、好职员。
第二条爱岗敬业。
爱岗如家,凡事以公司利益为重。
关心公司的经营管理和效益,学习经济及管理知识,提高工作能力,多提合理化建议,牢固树立“求真务实,开拓进取”的精神思想。
第三条听从指挥。
服从安排,不推诿,尽职尽责,处处以忠诚奉献为荣。
全面优质完成本职工作和领导交给的一切任务。
第四条严守纪律。
不迟到,不早退;工作时间不串岗,不办私事,不饮酒,不在禁烟区吸烟,不私拿或损坏公物,不做有损团结之事,光明磊落,心胸坦荡。
第五条树立全局观念,团结协作,倡导集体英雄主义。
第六条树立正确观念,工作以效率、效益、效果至上,个人所得源于自我创造所获,晋级加薪全凭自身工作业绩,最大限度为公司创造效益。
第七条强化成本意识,不铺张浪费,提倡勤俭创业,精打细算,节约=创收,最大限度为公司降低成本。
第八条提倡艰苦奋斗,勤业、敬业,遇事以工作为重,不择条件,不贪享受,不讲排场,不争风头。
第九条下级服从上级,以职级、岗位承担责任,按制度规范行为。
第十条重指挥原则,严格工作程序,不超越权限擅自处理责任事务。
第十一条注重仪容仪表。
保体现文明气质,讲究文明礼貌。
使用“您好”“欢迎您”“不客气”等礼貌用语,不以种族、信仰、服饰取人。
与领导和客人相遇,要主动相让,与领导和客人同行时,应礼让领导和客人先行,充满活力朝气。
第十二条和谐共事。
严禁员工相互之间打听个人隐私;严禁私下议论公司领导和他人;严禁员工打听公司所谓的“内幕消息”;严禁在工作争论中挟带不礼貌言辞,甚至人身攻击;员工之间相互尊敬,相互谦让,遇事豁达大度,胸怀坦荡。
第十三条忠诚老实。
识大体,顾大局,与企业兴与共,视企业利益高于一切,以谋求企业发展为己任,在企业的不断发展中创造和实现自己的人生价值。
第十四条尊敬客户,热情待客
1、接待客人时面带微笑,与宾客谈话时应站立端正,讲究礼貌,用心聆听,不抢话、插话,讲话声音适度有分寸,语气温和文雅,不大声喧哗。
2、遇到客户询问,做到有问必答,不能说“不”、“不知道”、“不会”、“不管”、“不明白”、“不行
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