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精品文档XX单位公文制发及发文办理业务详解
XX单位公文制发及发文办理业务详解
一、常用文种拟写注意事项
《党政机关公文处理工作条例》公文种类(15个):
决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要
集团公司在规定的公文种类中,最常用的主要有以下9个文种:
请示、报告、通知、批复、通报、决定、意见、函、纪要
按照行文方向,可分为:
上行文:
请示、报告、(意见)
平行文:
函
下行文:
通知、批复、通报、决定、纪要、(意见)
•
(一)请示
请示的适用范围:
1.超出本部门、本单位批准权限,请求上级单位批准、审定的事项;
2.下级单位、部门在工作中遇到新情况、新问题,请求上级单位解决或协助解决困难;
3.对上级政策、规定中不明确或工作中遇到的难以把握、拿不准的问题,请求上级指示、需上级明确答复的。
请示基本结构:
1.引语
简要概括请示什么问题,即提出请示的原因或根据,写明请示什么问题,为什么请示,力求简洁凝炼。
然后用“现将有关情况及请示事项报告如下”、“请示如下”等承启下文,其后多用冒号。
2.主体
(1)为什么请示(基本情况、原因、依据、理由、可行性、必要性)。
(2)请求批准的具体事项。
即要求批准、答复或具体解决的问题和事情。
3.结束语
一般用“妥否,请批示。
”作结束语。
拟写请示应注意的事项:
1.不得越级“请示”和“报告”。
2.“请示”、“报告”等上行文件,原则上主送一个上级机关,不得多头主送,也不得抄送下级单位。
3.不得以本机关名义向上级机关负责人报送“请示”或“报告”等公文。
如因上级机关负责人直接交办、确需主送上级机关负责人的,以便函形式报送,文件落款处由单位负责人亲笔签字,不加盖单位印章。
4.请示的事项要具体明确,同时还要提出本单位的处理意见,表明本单位对请示事项的倾向性,请上级单位批复时参考。
5.陈述请示的原因和理由时,理由应充分,应尽可能联系全局说明请示事项的迫切性、重要性和必要性。
6.应准确把握请示的行文语气,做到语气委婉、言辞恳切。
7.应规范请示的结束语。
请示的规范结束语为“妥否,请批示。
”等。
注意“否”后不用“?
”号,“示”后不用“!
”号。
(二)报告
报告的适用范围:
1.按照上级单位部署或工作计划,完成每一项任务,一般要向上级单位报告;
2.向上级单位反映工作中的情况;
3.回答上级单位的询问;
4.按照上级单位要求报送有关文字材料。
报告的基本结构:
1.引语。
报告的缘由和目的,即为什么写,是为了让上级掌握情况,还是为了答复上级机关提出的问题。
要直截了当,集中概括,并用“现将有关情况报告如下”之类的话承启下文。
2.主体:
即报告的具体内容。
注意要以反映情况为主,要注意层次。
3.结束语:
一般用“特此报告”作结束语。
拟写报告应注意的事项:
1.“报告”与“请示”不可混用。
2.不得在“报告”等非请示性公文中夹带请示事项。
报告中若涉及请示事项,应另行用请示行文,与报告严格分开。
3.应规范报告的结束语。
报告的规范结束语为“特此报告。
”不使用“特此报告,请批示(指示、批复)。
”
(三)通知
通知的适用范围:
1.传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;
2.印发规章制度、指导意见、方案等内容的通知;
3.转发上级机关和不相隶属机关的公文;
4.任免干部。
一般性通知(部署工作、管理措施、制订政策)结构:
1.“通知缘由”+“根据”+“目的”,现就…问题通知如下:
2.部署的工作、加强管理的措施、下达的政策逐项列出;
3.提出进一步要求。
一般性通知拟写注意事项:
1.提出的工作要求,必须切实可行,具有操作性,且属下级单位能力及权限范围内的,忌要求大而空。
2.报送材料及其他有时限要求的任务,需要写具体日期及联系人、联系方式。
3.一般事项性的通知,使用函件或便函即可;重大事项的通知使用公司或部门文件形式印发。
会议通知的写作的要素一般有:
1.引语:
召开会议的原因、目的及会议名称、召开单位,然后“现将有关事项通知如下:
”过渡到通知事项;
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