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冷库仓储管理系统解决方案
冷库仓储管理系统解决方案
冷库仓储管理系统解决方案
第一章系统概述
高商冷库仓储管理系统是根据冷库行业的经营特点、管理模式进行研发的,该系统是集客户资料管理、仓储管理、出入库管理、应收账款和报表中心为一体的企业管理软件。
本系统具有自主知识产权,适合各种大中小型冷库使用,支持百万吨级别数据处理能力,同时可以满足用户特殊需求进行个性化的功能模块定制,让您在管理企业上更轻松、更方便。
第二章系统特色
先进性:
具有同行业的先进水平,可满足各种普通大中小型冷库的需求。
可靠性:
具有良好的安全措施,保证系统和数据安全。
灵活型:
具有灵活的功能设置,可根据不同的企业要求量体裁衣。
易操作性:
具有直观的界面,简洁的信息说明。
扩展性:
具有良好的扩展性,以适应将来系统功能的增加和升级。
可维性:
具有良好的可维护性,方便的进行现场不停机维护。
第三章系统框架
第四章冷库运作标准业务流程
一、正常入库流程
1、实际操作中,仓库需提供货物凭证给客户,即《入库单》,入库单可由软件生成再打印,本系统只需选择要打印的《入库单》直接打印即可;《入库单》一般需要仓库操作员签名、客户签名、仓库主管签名这三方确认;入库单正常有一式三份,客户、仓库、财务各一份;
2、为了保证仓库管理质量和数据准确性,运货入库前须对货物抽检或全检,核对客户运货单中的数量与重量是否与实物吻合;
3、系统为用户提供了仓库平面图,主要是方便仓库操作人员快速又合理安排客户货物的摆放;
4、系统提供了多类报表,仓库管理人员或操作人员可以从报表中得出客户货物存放情况、各类摆放信息、可从不同条件查找出所需的信息。
5、财务人员可以从【统计帐】中的各种报表得到应收款项,如《应收款报表》中可以得知某客户的各项费用应收情况;
注:
《入库单》的内容必须确保选择的客户名称、选择要入库的产品、输入包装类型、重量、数量、选择仓库和仓位无误;另外建议费用输入部分同时由仓库操作人员输入,操作员在费用部分只需输入各项费用的单价,其他由系统自动计算。
二、正常出库流程
出库程序相对入库程序来讲是比较简单,但这个也要根据公司制度流程去操作;如下图的流程图,是仓库操作员根据软件流程进行输出库手续;
客户出库时,仓库必须核对客户委托人的信息和提供的资料准确无误方可办理出库;建议客户在办理出库时先由财务部审核再由仓库主管签名客户才可拉走货物,因为财务部要核对客户欠费情况,如欠费多时间久的客户要做出相对应的措施。
注:
如果入库信息是准确的,在《出库单》中操作员选择客户名称,在产品选择时系统自动筛选出该客户的产品,选择需要办理出库的产品,最后操作员只需在数量或重量里面进行做调整即可;根据打印出来的《出库单》的仓库和仓位信息叉货即可。
三、收费流程
不同企业不同收费项,但基本都是由这两大部分组成:
计量收费和直接收费;
计量收费:
计量收费随时间增加而增加的费用,如冷藏费;由结算当日收取;
直接收费:
即一次性可计算出的费用;一般直接收费由入库当天收取;
实际费用收费还得根据与客户所签定合同来决定,如有的费用是当天结、月结、季结或年结等;
第五章解决方案
一、系统管理
系统管理是系统平台管理设置中心,用户根据企业管理要求对系统进行组织架构、职务职位体系、人员角色权限、系统管理流程等进行设置及定义,严格限定系统用户的操作流程及功能,保证企业数据信息的规范性和数据的安全性。
由组织规划、用户管理、权限管理、系统基本设置等组成。
如下图所示:
二、基础资料
基础数据录入,包括包装类型、物料管理、客户资料、仓库仓位设计等。
完整的基础数据录入为后面日常业务操作提供资料,更便于去进行系统操作和查询。
1)包装类型
包装类型定义,系统管理员可以根据冷库实际需求自定义包装类型,可对已有的包装类型进行修改和删除,如下图所示:
2)物料管理
冷库中物料的分类与定义,可新增物料分类和物料,可对已有的产品分类进行修改和删除,可对已有的产品进行修改和删除。
可以进行三级分类管理,如下图所示:
3)客户管理
客户资源是企业的重要战略资源。
此功能菜单主要是管理货主信息,包括客户名称,客户地址,联系电话,电子邮箱等信息管理,方便管理者对客户各方面情况的掌握与分析,比如客户的的库存货物的各种信息和客户应交纳的各种费用等。
也可对客户信息进行模糊查找。
如下图所示:
4)仓库管理
对仓库进行分组与编号,可任意建立多种仓库组、仓库以及仓位,对冷库仓库进行合理规划,分级关系如下图所示:
仓库组管理,设置仓库时首先设置仓库组。
仓库组一般理解是,如仓库可分为半成品组和成品组,如下图:
定义仓库组后,可定义仓库,可对仓库管理和各种信息详细录入,比如仓库名称、电话,选择所属仓库组、管理员等。
仓位的管理,可对仓位存货重量和体积的上限进行设置,如下图所示:
三、单据操作
对仓库中涉及的单据进行统一管理,包括入库单、出库单、库内转让单、直接出库单、内部调整单、盘点入库单、租赁调整单、移堆单等,如下图所示:
1)入库单
仓库操作员对货物检验后,再根据系统提供的仓库平面图,可做入库单,入库单记录了每批货物的详细信息,比如货主姓名、产品、产品规格、包装、重量、冷藏费、处置费、装卸费、仓库、仓位、制单人、审核人、审核状态、监磅人等信息。
可对未审核的入库单进行修改和删除,已审核的入库单需要修改须对该单进行反审核才可操作,如下图所示:
2)出库单
货主需要提货时,做出库单,出库单详细记录了客户、货物、操作员、仓库信息、审核等各方面的信息,确保仓库库存信息的准确性和一致性。
出库单的操作非常方便,只须选择客户名称,在产品选择时系统自动筛选出该客户的产品,选择需要办理出库的产品,最后操作员只需在数量或重量里面进行做调整即可。
出库单管理,可以对未审核的出库单进行修改和删除,已审核的出库单需要修改,必须先反审核该单才可操作。
比如下图,可以直接新增出库单。
3)库内转
客户之间货物在仓库内的调整,比如A客户的某产品直接转到B客户帐上,A客户承担从开始到转当天的冷藏费,B客户承担的冷藏费从转让当天开始计算;如果B客户需要对商品进行调位或调库,须另外移置费等其他费用。
在这里可对未审核的库内转单进行修改和删除,可对未审核的库内转单进行审核,对已审核的库内转单进行反审核,同时也可新增库内转单。
4)直接出库
直接出库,即是商品不经过入库程序直接在库外装卸,可称为车对车,或称为直接交易,贵公司负责给他们装车,一般只收取装卸费、包装费等。
在这里可以对已有的《直接出库单》进行修改、删除、审核和反审核操作,已审核的直接出库单需要反审核后才可对其修改和删除。
5)内部调整
当库存的数量与实际库存不对应时,要进行内部调整,可进行冲销与对冲的操作。
冲销:
即是当库存的数量已经为0,但是库存中的重量不为0,可能为正数也可能负数时,经过确认实际库存也是为0,这时可以使用冲销处理,选择要冲销的产品,点〖冲销〗,这时数量与重量都会冲销为零;冲销状态下不能对譔单做任何操作,只有再次〖反冲销〗才可还原。
对冲:
与冲销类似,对冲指的是同一客户的商品,A商品和B商品,一个数量为正数另一个为负数,这两个数加起来刚好为0时,这个时候可以选择对冲;为什么要对冲?
如A产品实际库存数量为0,但帐上数量为10件,B商品实际数量为0,帐上数量为-10件,这个时候可以使用对冲来平衡帐上的数量。
如下图中描述的四张单,其实他们的实际数量都已经为0,但帐上不是正数就是负数,再个时候可以选择对冲。
6)盘点入库单
什么情况下才做《盘点入库单》?
商品还没经过入库,就先做了出库的情况下,没经过入库,就预先做出库一般都是因为库存商品还没盘点时,帐上帐户为0的情况下,但实际库存有商品,这样情况出库就造成库存帐户为负数,盘点入库单即是为了平衡这个负责。
如下图表,可以根据新增入库单的方法来操作。
7)租赁调整单
租赁调整:
由原来的库存转为零库存。
可对新增的租赁调整单进行〖修改〗〖删除〗〖审核〗〖反审核〗,已审核的调整单不能进行修改和删除,需要修改和删除时必须将已审核的单做反审核。
8)移堆单
仓库中摆放不合理的货物进行调整,调整信息及时更新系统,保证库存信息的准确性和一致性。
移堆单主要包括货物信息,出库仓位、入库仓位、审核状态等信息。
可对新增的移堆单进行〖修改〗〖删除〗〖审核〗〖反审核〗,已审核的移堆单不能进行修改和删除,需要修改和删除时必须将已审核的单做反审核。
四、仓库管理
1)仓库信息
可查看到各个仓库、仓库中的各个仓位存货信息。
系统为用户提供了仓库平面图,采用不同颜色显示仓位中货物存放情况,方便仓库操作人员快速又合理安排客户货物的摆放。
如下图,仓位显示为红色,表示该仓位已超出承重。
2)即时库存
即时库存即为仓库台帐,其包括了所有客户的货物基本信息、货物的摆放情况、货物即时出入库的情况,可从不同角度去查询货物信息。
比如从客户名称、产品名称、单据编号、货物规格、仓库或库位等查找出所需的客户货物的存货信息,查找方便简单。
如图,可在红框地方其中一处输入要查询的信息,系统支持模糊查询,如在产品名称中输入“冻蟹”,系统将自动搜索出带有冻蟹这两个字的所有商品。
3)冷库日报表
可根据自定义需要统计的时间,对冷库各方面数据进行统计,比如对本日入库量、出库量、库存量等信息进行统计。
如下图所示:
4)仓库租借
提供冷库与货主协商的仓库租借合同,可选择多种方式的租借合同,比如包月、包年或者包吨数,如图所示:
5)库存统计
库存情况统计,可查询任意客户的库存情况,可查看全部仓库库存情况,包括仓库状态的所有信息,比如货物、数量、重量、所属客户、所在仓库、仓位等具体货物存放信息。
五、统计账
1)冷藏统计表
查看冷藏保管卡片以及相关的收费,该报表对应某一客户进行查询,可查询出该客户在何时入库或出库、入库或出库商品是什么、入库或出库的件数和总重量是多少,系统还可以直接计算出当天的冷藏费,即每天库存有变更时系统都会自动主要统计一块冷藏费。
对应单个客户,系统还计算出他的所有处置费、装卸费、冷藏费等。
系统查询统计功能还提供了一个更加方便的查询,如下图红色标识的地方为查询条件,可以从多少方向去查询您想要的结果,如产品分类查询,系统自动分析出该客户的所有产品分类,像这里,该客户的产品只有冻品一类,即默认查询所有冻品;产品中系统统计出鸭脖、鸭掌、鸭锁骨、鸭头,您可以选择其中一项或多项去查询;包装中有圣德隆箱、圣泽箱、鑫得箱、益客箱、正方箱、众诚箱等,您可以选择你需要查询的一项或多项,其他的选项选择一样。
这里可以查看到您所查询的客户的所有冷藏费、处置费、装卸费、总付费、库存商品总重量等信息。
2)应收款报表
应收款报表主要是统计出客户在那一时间段的各项收费的明细。
可查看各种费用产生的详细情况,比如应收的冷藏费,是由库存量、库存时间、冷藏费单价等信息产生的。
如下图:
3)应收款统计
对整个冷库的收款项进行统计,可根据月份或年份进行应收款统计,比如可以统计每个月份的入库量、出库量、库存量、所产生的各种冷藏费、处置费等费用。
如下图:
选择需要统计哪一年的每一个月的情况
查询结果,统计出每月的收款情况
4)应收款明细
可查询某个客户某个时间段的应收款情况,对每个客户的收款情况进行详细的统计,比如可查询某一客户的哪月份的各种费用信息,包括冷藏费、处置费、杂费等。
如下图:
5)冷藏费明细表
此功能菜单可根据用户自定义查看冷藏费用明细表。
比如可根据用户的设定查看客户对仓库使用情况进行统计,比如入库量,出库量,库存量,所产生的冷藏费、处置费、杂费等。
如下图所示:
六、财务
主要功能是收费管理,冷库的收费分为两大部分:
计量收费和直接收费。
计量收费:
计量收费随时间增加而增加的费用,如冷藏费,由结算当日收取。
直接收费:
即一次性可计算出的费用,一般直接收费由入库当天收取。
实际费用收费还可以根据与客户所签定合同来决定,如有的费用是当天结、月结、季结或年结等。
如下图:
收款单项
七、库存分析表
通过各种图表把冷库库存信息直观地反映出来,可按月份、年度、货物、客户、库存量等进行统计。
1)总库存分析图
按月份统计库存信息,包括入库量、出库量。
如图,为2012年总库存量分析图
2)年度总库存量
按年度统计总库存量,如下图:
3)下图为产值分析图
按年度对冷库总产值进行统计,如下图:
4)库存统计分析图
对指定客户的库存量按月份进行统计,如下图:
单位:
万吨
5)产品库存统计分析图
对指定的货物的库存量按年度进行统计,如下图:
单位:
万吨
6)库存统计
对指定仓库的库存信息按年度或月份进行统计,如下图:
年度分析
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