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苏农院字60号
苏农院字〔2008〕60号
关于印发《江苏省农业科学院外事工作
管理办法》的通知
各单位、各部门:
为了进一步加强国际学术交流,提高科研和管理水平,规范外事管理工作,根据国家有关规定并结合我院实际情况,研究制定了《江苏省农业科学院外事工作管理办法》,现印发给你们,请遵照执行。
二〇〇八年八月二十一日
主题词:
外事工作管理办法通知
抄送:
省外事办公室。
江苏省农科院办公室2008年9月17日印发
共印55份
江苏省农业科学院外事工作管理办法
第一章总则
第一条为进一步加强我院外事工作管理,促进外事管理工作规范、有序、高效开展,发挥外事工作对科研事业发展的推动作用,根据国家、省外事工作方针、政策和有关规定,结合院实际情况,制定本办法。
第二条本办法所指的外事工作是指邀请国(境)外人员来院访问和合作研究、院内人员出国(境)访问和合作研究、国际合作项目管理及其它业务性涉外事务。
第三条外事工作实行统一领导、归口管理、分级负责、相关部门协调配合的管理体制。
院外事办公室是院外事工作的归口管理部门,负责指导、协调、管理、组织院外事工作。
院人事处负责我院职工非受院委派的因私出访,外事办公室协助管理。
院内各单位指定一位负责同志分管外事工作。
院成立外事协调小组,负责院重要外事工作的会审。
外事协调小组固定成员由院领导以及外事办公室、人事处和科研处有关人员组成,同时,根据会审事项,邀请相应单位的分管外事人员参与会审。
各单位在工作中涉及对外方针政策、重要涉外事项和涉外案件等重要问题时,应当与外事办公室共同研究处理。
第二章国(境)外人员的邀请与接待
第四条院鼓励各单位结合工作需要邀请国(境)外人员来院开展考察访问、学术交流、合作研究等活动。
邀请国(境)外人员来访,要做到有礼有节,内外有别,并遵守国家相关规定。
第五条各单位邀请国(境)外人员来访从事公务活动,应书面向外事办公室提交国(境)外人员的个人资料、双方合作背景、接待计划以及相应的费用支出概算及来源等材料。
外事办公室应当按照有关规定,根据来访人员身份和管理权限,审查同意或报上级外事主管部门审批签发后,由院统一安排对外发邀请信。
外事办公室协助邀请单位做好相应的接待工作。
第六条各单位接待院外单位商请接待的国(境)外人员,应向外事办公室提交院外邀请单位的商请接待函,或院外邀请单位的接待计划。
接待其他的临时顺访人员,接待人员应事先口头或书面向外事办公室报告。
第七条接待单位应在国(境)外人员结束访问后一周内填写《江苏省农业科学院来访外宾接待记录表》,连同签定的协议或达成的意向等有关材料一并交外事办公室存档。
第八条国(境)外记者来院采访由院对外宣传主管部门和外事办公室负责安排接待。
第三章短期出访
第九条短期出访是指出访期限(以批件为准)在一个月以内(含一个月,以出访所在月的自然日数为准)的考察访问、合作研究、学习进修和参加国际会议等业务性出访。
被派出者出访期间院内收入待遇不变。
第十条短期出访的申请人应在出国前三个月凭国外对口业务单位的本土邀请信向外事办公室提出申请。
邀请信中应注明出访的目的、时间、期限以及费用的承担办法,邀请人签字应清晰可辨认。
同时,填写《江苏省农业科学院出国(境)人员审批表》,提交在外工作计划、行程安排以及费用支出具体来源。
第十一条院外事协调小组对出访申请每月会审两次,向分管领导提出派出与否的建议或建议应提交院长办公会议讨论决定的个案。
第十二条申请出国(境)参加国际学术会议的,会议主办、承办单位应是相应领域内的学术性组织,并具有详细的会议日程。
申请人应当具有基本的外语交流能力,其作为第一作者或通讯作者的学术论文被会议正式录用。
外事协调小组认为需要时可以就申请人参会的必要性、提交论文的学术水平等邀请相关专家论证,同时,根据需要可对申请人的外语交流能力作必要的测试。
第十三条申请参加外单位组织的双跨团组公派出访的,申请人应要求组团单位给我院发征求意见函,经院同意后才能办理报名手续。
外事办公室在收到组团单位当地上级主管部门出国任务批件和出国任务通知书后,再按有关程序申报获取上级主管部门出国任务确认件。
属于考察性质的出访,适用第十四条的规定。
第十四条院组织的考察访问,按国家和省的有关规定执行。
每次出访前应制定详细的考察计划,包括考察目的、访问内容、考察对象、行程安排。
第十五条由院派出执行业务性短期出访任务的,应使用公务护照并通过外事办公室统一办理签证。
如使用普通护照的,外事办公室不办理相关事务,也不签报相关出访费用。
第十六条短期业务性出访的国际机票应向省财政厅定点单位采购。
出访所需的外汇,应按标准统一向省财政厅申请。
国际航空旅费、住宿费、城市间交通费应凭单据经省财政厅核销后方可报销,伙食费、公杂费采取包干制,不得再用单据报销。
随外单位组团出访,且组团单位代办外汇手续的,其相应的人民币出访费用应经外事办公室审核后再报销。
第十七条出访期限严格按照批件或院批准的时间为准,短期出访者不得延长在国(境)外期限,也不得改变出访任务,逾期或改变出访任务的按国家和院有关规定处理。
第十八条出访人员回院后,一周内应向外事办公室归还公务护照,三周内应向外事办公室提交出访报告及国(境)外交流的其他图文资料。
外事办公室应对出访工作作出评价,作为下次该出访人员出访申请获得许可与否的参考。
第四章中长期出访
第十九条中长期出访是指出访期限在一个月以上(不含一个月)的合作研究、学习进修等业务性出访,院鼓励一年以内的中长期出访。
中长期出访由外事办公室和人事处共同负责管理。
第二十条申请中长期出访的,应在出国前三个月填写《江苏省农业科学院出国(境)人员审批表》,并提供已获资助证明等材料。
审批程序同本办法第十条。
第二十一条申请中长期出访的,应在我院连续工作三年以上(含三年),在职研究生的学习时间不计算在内,如申请人来院工作时另有约定的,按约定执行。
第二十二条申请中长期出访的,应提出具体的在外研究、学习计划,其研究和学习的主要内容应与申请人现有研究密切相关、或与所在研究所拟发展方向密切相关。
同时,应根据需要提供相关的外语水平资质证明材料。
外事协调小组认为需要时可就申请材料邀请相关专家进行论证。
第二十三条中长期出访者出国(境)前,除与资助部门签署相关协议、履行相关责任外,还应就本办法规定的相关内容与院签署相关协议、履行相关责任。
第二十四条出访者如确因工作需要延期的,应凭国外导师邀请信和资助证明,通过院内派出单位(部门)提前三个月向外事办公室提出书面申请,但只能申请一次,最长不得超过六个月。
第二十五条出访者在国(境)外期间院内薪酬待遇规定如下:
(1)由国家留学基金资助,或由国内其他资助、且资助额度未超过国家留学基金资助标准的,在国(境)外期间享受目前国家工资政策明确的基本工资待遇,享受时间最长不超过12个月,之后不再享受;
(2)由国(境)外政府或由国(境)外其他机构资助、且资助额度高于国家留学基金资助标准1.5倍(含)的,则在国(境)外期间不享受院职工的薪酬待遇;如低于1.5倍的,则院在其基本工资额度范围内补足到国家留学基金资助标准的1.5倍,但补助额度最多不超过其基本工资的额度,补助时间最长不超过12个月;
(3)即使获准延期,延长期间不享受院职工的薪酬待遇;
(4)作为与国(境)外研究机构合作项目的一部分派出的,按派出时的书面约定执行;
(5)执行国家有关项目或派出任务的,按国家有关规定执行;
(6)享受院职工薪酬待遇的,在出访者按期(含经批准的延期)回国六个月后一次性付给,逾期则取消以上待遇。
第二十六条出访者在批准的出访期间(含经批准的延期),院将出访人员视同在职人员进行管理,办理年度考核、档案工资调整、失业保险、公费医疗、住房公积金等相关手续。
第二十七条出访者逾期(包括申请延期未获批准)一个月未归,视为自动放弃院职工身份,院不再为其保留职工身份。
第二十八条中长期出访者在国(境)外期间应经常与院内保持联系,每年至少二次向派出单位(部门)报告在外的研究、学习进展和其它相关信息。
第二十九条中长期出访者回院后,应履行为院服务一定期限,服务时间为在国(境)外时间的三倍,但最短不得少于一年,最长不超过五年,期满后方可再次申请中长期出访。
如果确因参加国家重大课题、中外合作项目,必须再次中长期出访的,经批准后可再次出访,但未满的服务时间累计计算,累计计算的服务时间不受五年的限制。
第五章国际合作项目管理
第三十条国际合作项目是指国(境)外政府和机构资助、我国与国(境)外政府或机构联合资助、我国政府和其他机构(包括本院)资助的各类国际合作项目。
第三十一条与国(境)外单位共同申报国(境)外机构资助的科研项目,或单独申报国(境)外机构资助的科研项目,需统一以我院名义申报。
合作内容按国家有关制度执行。
第三十二条国际合作等涉外项目的申报、经费预算、执行检查、验收总结等根据主管部门的要求和院有关管理规定执行。
第六章因私出访
第三十三条在职职工的因私出访参照事假处理。
在职职工因私出访,应填写《江苏省农业科学院因私出国(境)人员审批表》,报院人事处。
第三十四条登记备案人员申请因私出访,按省、市有关部门的规定执行。
因私出访的登记备案人员,应在回国(境)后10天内,将所持出国(境)证照交人事处集中保管,对违反规定者按国家相关政策处理。
第三十五条处级以上领导干部申请因私出访,在办妥出国(境)证照后,应及时填写《领导干部因私出国(境)护照或往来港澳通行证登记表》交人事处备案。
第七章知识产权与保密
第三十六条在国际合作与交流活动中,要严格遵守国家、省有关规定和院知识产权管理办法,保护和维护我院的合法权益。
第三十七条国际合作项目的申请与执行应根据国家有关规定,做到既维护国家秘密安全,又利于保障和促进对外合作与交流的顺利进行。
申请书需经院保密委员会审查。
第三十八条对参与国家秘密项目研究的科技人员,因涉密而错过出国机会的,解密后应优先安排其参与国际合作与交流。
其论文因涉密而不能在国(境)外公开刊物上发表的,院组织相关专家对其论文的实际水平给予评价。
第三十九条出访人员出访前应到外事办公室接受行前安全、保密和外事纪律培训。
第八章附则
第四十条如无特别需要,离、退休人员(含回聘人员)不再由院派出承担业务性出访任务。
第四十一条院投资企业中院在编职工的出访事宜,由院实业总公司审核并签署意见后报外事办公室或人事处办理相关手续。
第四十二条各单位第一负责人出访时应先向院办公室提出书面报告,征得院领导同意后外事办公室始受理并审核出访材料、办理相关手续。
第四十三条本办法自发布之日起实施,由外事办公室和人事处负责解释。
附件:
1.《江苏省农业科学院来访外宾接待记录表》
2.《江苏省农业科学院出国(境)人员审批表》
3.《江苏省农业科学院因私出国(境)人员审批表》
4.《领导干部因私出国(境)护照或往来港澳通行证登记表》
附件1
江苏省农业科学院年来访外宾接待记录
外宾团组名称
人数
来院日期
年月日至月日
主持单位和联系人
外宾情况和来院目的
团长姓名
性别
证件号码
单位名称和地址
电话
传真
何处来
访问结束后到何处去
来院目的:
互赠礼品资料
参观游览
项目
全陪
翻译
姓名及其职务
我院
接待
人员
接待情况
接待费用
支出金额
国际机票
国内交通
宴请
住宿
其他
接待登记人
备注
附件2
江苏省农业科学院出国(境)人员审批表
姓名
性别
职务
职称
政治
面貌
出生年月日
参加工作
时间
外语能力
出生地点
最高学历的毕业时间和校名
上次出访
情况说明
时间
目的地
出访任务
现从事工
作和取得
成绩说明
电子邮箱
手机号码
此次出访起止日期
目的地
主要
任务
预期
成果
邀请人
情况
姓名
电邮地址
单位名称和地址
单位网址
费用承
担来源
类别
往返国际旅费
国外生活费
其它
承担方
项目组或企业派出理由(申请人工作基础,派出的必要性,预期的效果等),可另附纸说明
签名:
年月日
研究
所或
实业
总公
司派
出目
的
签名:
单位盖章:
年月日
受理
材料
审查
意见
签名:
年月日
外事协调小组会审意见:
签名:
年月日
院领导
意见
签名:
年月日
签名:
年月日
签名:
年月日
申请时请同时提供下列材料:
1.提交邀请信/有关通知原件、译文及复印件各一份。
2.出访所涉及项目的任务书、通知书或合同等。
3.参加学术会议者还需提交论文和论文录取通知书。
4.申请中长期出访还需提供详细的计划。
附件3
江苏省农业科学院因私出国(境)人员审批表
姓名
性别
婚否
出生地
职务职称
联系电话
出生年月日
出境理由
目的地
起讫时间
年 月 日至 年 月 日
国外亲友情况
姓 名
关系
工作单位及职务(或居住地址)
政治表现
(由单位填写)
所在单位意见
(请明确出国境期间的工资和假期处理意见):
(单位公章)
负责人(签名):
年月日
人事处意见
(盖章)
负责人(签名):
年月日
院领导审批意见
(盖章)
签名:
年月日
附件4
领导干部因私出国(境)
护照或往来港澳通行证登记表
项目
内 容
护 照
往来港澳通行证
发证机关
发证日期
有效期限
证件号码
备 注
说 明
1.领导干部因私出国(境),在办妥因私出国护照或往来港澳通行证后,应及时填写本表;
2.本表一式两份。
一份送所在单位备案,一份按干部管理权限分别报省或市委组织部和主管厅局党组(党委)备案。
姓名:
职务:
填表时间:
单位(盖章)
年 月 日
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