制度体系管理制度JDJY.docx
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制度体系管理制度JDJY
编号:
JD–JY-001版本:
A/1
上海金盾特种车辆装备有限公司
制度体系管理制度
发布日期:
2016年7月1日
生效日期:
2016年7月1日
审批记录
部门
签名
日期
编制
总经办
校对
总经办
会签
副总经理
副总经理
生产总监
采购总监
军品事业部
财务部
人力行政部
审核
总经理特别助理
批准
执行总经理
修订记录
版本
修订说明
1.目的
为了加强公司各类制度的管理,规范制度的提案、起草、会签、审核、批准、发布、实施、修订、废止和执行监督流程,提高制度运行的有效性,形成规范化、系统化、科学化的制度体系,特制定本大纲。
2.适用范围
本制度范围包括:
公司各类管理制度、办法、规定、细则、流程等文件,不包括体系文件、技术文件。
3.原则
3.1合规原则:
必须符合国家法律法规、行业标准及公司获得认证标准的要求;
3.2规范原则:
管理制度体系应起到规范企业经营运作的作用,对涉及企业经营管理的各种行为做出明确规范,有章可循,有法可依。
格式应统一规范,并由总经办统一编号;
3.3系统全面原则:
结合公司战略规划和经营现状,制定制度体系建设年度计划,适时修订,定期梳理,形成系统化的制度体系,确保能满足企业发展需要,制度体系既要全面覆盖企业经营管理的范围,又要注意制度间的配套关联性、协调性和融合性,避免各项制度之间重叠、交叉、冲突或遗漏;
3.4可操作原则:
具有操作的相关流程、表单记录等,明确相关工作的责任部门和责任人。
4.管理职责
4.1总经办:
制度体系归口管理部门
4.1.1负责制度体系的规划和统筹管理,拟定制度建设(新编、修订、清理)的年度计划并组织实施;
4.1.2根据公司发展需要,下达制度编制临时任务,并督促、检查、协助各部门起草制度草案;
4.1.3负责制度的规范性、合规性、操作性、职责权限及与其它制度间的关联协调性等进行审查;
4.1.4组织制度草案征求意见、评审(必要时)、修改、定稿、报批、发布等工作;
4.1.5负责监督已发布制度的执行情况,收集制度执行中存在的问题,提出完善、修改和废止有关制度的建议;
4.1.6负责规章制度编号、保管、存档、废止、销毁等管理工作。
4.2各部门:
负责本部门职责范围内制度的编制与修订。
4.4各分管领导:
负责本条线/中心管理制度的审核。
4.5执行总经理:
负责管理制度的批准。
5.制度体系架构
5.1职能类别分为19大类,其职能类别及代码见表1,如下:
表1:
职能类别及代码
序号
职能类别
职能类别代码
序号
职能类别
职能类别代码
1
市场营销
SC
11
财务管理
CW
2
售后服务
SH
12
人力资源行政
RL
3
技术开发
JK
13
信息化管理
XX
4
工艺管理
GY
14
环境安全管理
HA
5
技术管理
JG
15
通用经营管理
JY
6
计划物控管理
JH
16
军品技术开发
JP(JK)
7
仓储物流管理
CC
17
军品市场营销
JP(SC)
8
采购管理
CG
18
军品综合管理
JP(ZG)
9
生产制造
SC
19
其它
QT
10
质量管理
ZG
-
-
-
5.2文件类别
公司制定的制度文件一般分为公司制度、规定、办法、细则(表格、流程是细则的一种形式或操作记录)。
5.2.1管理制度:
公司层面对公司某一类经营管理活动的总体规定和基本要求,是公司某一类工作的原则或准则,保证生产经营管理秩序的管理文件,其特点是根本性、通用性和广泛性;
5.2.2规定:
为维护劳动纪律和公共利益而制定的要求大家遵守的关于工作原则、方法和手续等的条规,其特点是约束性和强制性;
5.2.3办法:
对有关工作、有关事项的具体办理、实施提出切实可行的措施的文件,其特点是操作性和指导性;
5.2.4细则:
是规定(办法)类文件指导下的针对某一项工作原则、具体某一件工作的细化、说明、图解,包括操作流程图、表单、管理细则等,其特点是具体性和操作性。
5.3规章制度编号规则
a)管理制度/规定/办法编号:
公司名称缩写+职能类别代码+流水号,如下:
JD-RL-001
流水号
职能类别代码
公司名称缩写
b)流程图编号:
制度/规定/办法编号+L+流程图流水号,如下:
JD-RL-001–L1
流程图流水号
流程图缩写
流水号
职能类别代码
公司名称缩写
c)表格编号:
制度/规定/办法编号+B+表格流水号,如下:
JD-RL-001–B1
表格流水号
表格缩写
流水号
职能类别代码
公司名称缩写
d)制度、办法、规定等文件附件之外的流程图、表格编号:
公司名称缩写+职能类别编号+X+流水号),如下:
JD-RL-X001
流水号
文件附件之外的流程图/表格代码
职能类别代码
公司名称缩写
6.内容和格式
6.1制度一般应包括目的、适用范围、职责、名词释义、管理原则、管理内容、附则、附件(流程、表格、单据等),见表2,如下:
表2:
制度文件内容一览表
内容
说明(要求)
封面
统一格式(详见本制度封面)
文件审批页
统一格式(详见本制度第二页)。
“会签栏”内需会签部门依据文件涉及部门确定
文件修改履历表
统一格式(详见本制度第二页)。
记录文件修订履历
1.目的
阐述文件编制、形成的目的
2.适用范围
阐述文件管理的范围
3.名词解释
阐述文件中重要名词的分析解释
4.原则
阐述制度的基本原则、指导思想
5.管理职责
阐述主办与协办部门及岗位的职责
6.管理内容
阐述管理活动的主要内容和要求(可根据实际内容分成不同部分)
7.引用/关联文件
阐述引用或相关联的文件
8.附则
阐述文件的生效日期、解释权等附属说明
9.附件
本制度相关的支持性文件、及各种流程、记录、表格、单据等
6.2管理文件的字体,详细要求见表3,如下:
表3:
管理文件的字体
序号
名称
内容
字体
字体大小
1
封面
公司标志
公司名称
宋体
二号
文件名称
宋体加粗
一号
受控状态/发放号码/发布日/生效日
宋体
小三
2
文件审批页
编制栏/校对栏/会签栏/审核栏/批准栏
宋体
小四
3
正文
1目的/2范围/3名词解释及定义/4管理职责/5管理内容/6引用文件/7附则
宋体
小四
4
表单
文件涉及表单
/
/
5
文件修改
文件修改履历表
宋体
小四
6.3管理文件的格式、间距具体要求如下:
①所有规章制度均以“上海金盾特种车辆装备有限公司”标题出现;
②文件段落行距1.5;
③文件需留装订线0.5;页边距:
左2.0,右2.0,上2.5,下2.5;
④从正文开始在页面底端插入页码,居中,格式:
*/*;
⑤文件版本由A………Y,新编制管理文件版本为A;制度文件版本号为版本+斜杠(/)+版次号(1,2………),如A/1;试行或暂行制度文件版本为Z,制度文件版本号为版本+斜杠(/)+版次号(1,2………),如Z/1。
7.制度发布流程
7.1立案
7.1.1计划性规章制度需求立案
总经办应根据公司的战略规划、年度目标结合当前的重点工作和中心工作,对制度需求进行需求调研、评估、立项,编制《年度制度体系建设计划》,主要包含以下内容:
①规章制度立项编制时间安排;
②具体修订的内容、形式和要求;
③规章制度编写的责任部门和相关事项。
7.1.2即时性制度需求立项
①总经办针对管理中存在职责不明、流程不清,管理混乱或存在漏洞的,提出制度建设要求,下达给相关承办部门后立项;
②部门主动提出需求,现有制度文件不能满足管理要求,经与总经办确认后立项。
7.2起草
制度立项后由主办部门开始收集资料,掌握有关法律、法规以公司获得认证的体系要求,参考借鉴其他企业的相关规定,深入调查研究,根据公司实际情况,起草文件,形成草案后征求相关部门及领导的意见,根据意见修订后提交总经办校对审查。
对于业务、职责交叉的规章制度,应由主办部门牵头组织关联部门联合起草或征求意见后起草,总经办负责协调。
7.3校对审查
7.3.1总经办负责组织规章制度校对审查,主要内容包括:
①制定、修改和发布规章制度的主体,是否符合本部门的职能,是否超越权限;
②规章制度是否符合有关法律、法规,与公司其它规章制度、体系文件规定是否统一、协调;
③规章制度内容、格式规范是否符合要求,文法是否通顺、正确。
④规章制度内容所涉及的管理措施是否合理、有效,是否有明确的程序和要求,是否具备可操作性。
7.3.2总经办在校对审查时,如发现上述内容存在问题,认为有必要进行修改的,发回起草部门进行修改。
7.4征求意见和讨论评审(必要时)
7.4.1校对审查通过后,由总经办通过OA对制度涉及的相关部门及人员进行征求意见,并进行收集汇总,根据意见和实际情况会同起草部门进行协调、修改和反馈;
7.4.2如制度草案征求意见时,出现意见分歧较多且不可调解时,由总经办会同起草部门召集相关部门及领导组织召开评审会,集中讨论确定。
7.5会签、审核、批准
起草部门根据总经办校对审查意见、评审意见完成修订,形成制度送审稿后,总经办组织关联部门会签、分管领导审核、执行总经理批准,形成规章制度正式稿。
7.6发布
7.6.1OA发布(OA或纸质文件发布一种即可)
由总经办起草《制度颁布令》(见附件1)经执行总经理审批、执行部门签署意见后,附制度内容,在OA公告栏发布公司全体成员。
7.6.2纸质版发放要求
总经办发放纸质制度文件需遵循以下规定:
①确定管理文件的发放范围;
②制度原件总经办存档,发布其它部门及人员一律使用复印件;
③在管理文件的每页加盖受控章;
④编制《文件发放回收登记表》实施发放。
7.7执行检查、修订
7.7.1发布后检查、修订
制度实施后,应由总经办根据执行情况3个月内组织检查和评估。
评价规章制度实施过程中,在适用范围、合理性和可操作性等方面的情况,查找并确定规章制度在实施范围、具体措施以及实施效果等方面存在的问题。
监督检查方式:
①各部门和员工个人可通过填写《规章制度意见、建议跟踪反馈表》(附表1),向总经办或起草部门反馈有关意见或建议;
②总经办采取不定期检查方式,对规章制度管理情况进行监督检查,详见附表《制度执行检查表》。
总经办根据检查结果和反馈意见,会同起草部门进行修订,形成新版本后经会签、审核、批准后重新发布。
7.7.2定期检查、修订
①具体负责制度制定和执行的部门,应当根据工作的实际运行情况,定期(一年)对本部门职能范围内的规章制度及时进行修改,进一步理顺各项工作程序,确保实施效果;
②总经办根据各部门反馈,每年末编制下年度的规章制度编制、修订计划,定期对规章制度进行经常性修订、清理,确保规章制度内容合理、数量适当、合法有效。
7.8解释
制度在实行过程中,存在不明确、存在歧义或执行与制度本意存在差异的,总经办或者制度制定部门须同执行部门沟通并作出书面解释。
7.9废止
总经办应当时刻关注国家法律、行政法规、及公司其他相关规章制度的最新动态,发现与新发布的国家法律、行政法规、及公司其他相关规章制度不一致或者相抵触的,不适用目前管理方式的制度文件,应及时书面或OA通知相关部门废止。
7.10制度使用
总经办负责将制度汇编成册,并上传至OA或者共享文件夹,以方便各部门和员工查阅。
8.附则
8.1本办法由总经办负责解释。
8.2本办法发布后执行。
9.附件
9.1附件1:
《制度颁布令》
9.2附件3:
《管理制度意见、建议跟踪反馈表》
9.3附件2:
《制度执行情况检查表》
附件1:
金盾特〔2016〕1号
签发人:
周象義
制度颁布令
各中心、部门:
为规范新产品开发评审流程,确保设计开发质量,减少新产品开发试制过程中的失误,技术管理部编制了《新产品开发评审管理办法》,征求相关部门意见,已通过会签、审核、批准,现予以发布。
编号:
JD-YF-001,版本:
A/1,自2015年9月1日起生效,请各部门严格执行本制度内容。
特此通知。
附件:
《新产品开发评审管理办法》
执行部门负责人签署意见:
兹收到《新产品开发评审管理办法》,并明白制度的详细内容,并保证在本部门严格贯彻执行。
签名:
二○一五年八月六日
主题词:
关于发布新产品评审管理办法通知
抄送:
董事长执行总经理副总经理总工程师
二○一五年八月六日印发
附件2:
管理制度意见、建议跟踪反馈表
文件名称:
建议人:
条款
条款内容
存在问题
意见建议
备注
附件3:
制度执行情况检查表
制度名称:
检查人:
检查日:
检查类型:
□自查□抽查复核人:
复核日:
条款号
条款内容
是否执行
检查记录
被检查人签字
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