会计档案管理制度.docx
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会计档案管理制度.docx
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会计档案管理制度
会计档案管理制度
总则
为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本公司实际情况,制定本办法。
1.会计档案管理部门
1.1公司行政部和财务部共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。
会计档案的具体管理工作由财务部门负责,由财务部指定专人负责在专门地点保管。
保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。
1.2财务部必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
2.会计档案归档的范围
2.1会计凭证。
包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表,涉及对外对私改造资料,银行存款(借款)对账单及余额调节表等。
年度终了都必须按照规定归档。
2.2会计账簿。
包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。
2.3财务报告。
包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报,月、季、年度会计报表,报表附注及财务情况说明书。
上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。
2.4其它会计核算资料。
凡与会计核算紧密相关的,由财务部负责办理的有参考价值的数据资料。
2.5增值税专用发票和普通发票。
3会计档案的整理
会计年度终了后,应将装订成册的会计档案进行整理立卷。
各种会计档案应按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,将各卷按顺序编号。
3.1会计凭证。
3.1.1按月立卷:
每月末装订成册的凭证,统一登记案卷目录,每月立卷一份。
3.1.2分散装订:
根据凭证的多少,分散装订,做到整齐、牢固、美观,逐项填妥有关内容。
3.1.3装订封面的所有内容要填写齐全,包括:
凭证种类、单位名称、年度、月份、起止日期、号码、会计主管人员和装订人签章等。
3.2会计账簿。
3.2.1各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其它均需整理妥善保管。
3.2.2会计账簿在办理完年度结账后,只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样,不填其它内容。
3.2.3会计账簿在装订前,应按账簿启用表的使用页数,核对各个账户账面是否齐全,是否按顺序排列。
3.2.4活页账簿去空白页后,将本账面数项填写齐全,撤去账尺,用坚固耐磨的纸张做封面、封底,装订成册。
不同规格的活页账不得装订在一起。
3.2.5在归档前,经整理后加上牛皮纸封面,并贴上写明帐册名称、所属年月、记帐员姓名以及帐册起迄页数的标签。
3.2.6会计账簿的装订顺序:
会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。
3.2.7装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角,掉页现象。
3.2.8账簿装订的封口处,应加盖装订人印章。
3.2.9装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号。
3.2.10会计账簿的编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。
3.3会计报表。
3.3.1会计报表编制完成并按时报送后,留存报表均应按月装订成册,年度终了统一归档保管。
4会计档案的移交归档保管
4.1当年的会计档案在会计年度终了后,可暂由财务部自行保管l—3年,期满后(一般在二季度),由财务部负责一式二份编造移交清单,一次性向档案室移交。
档案室经清点无误后方能接收,并在移交清单上签注后,与财务部各执一份,存入档案并由专人保管。
4.2会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。
4.3机构变动或档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原管理人员编制会计档案移交清册,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接收。
4.4移交档案室保管的会计档案,必须符合会计档案立卷、装订要求,否则档案室有权拒收。
需重新整理直至符合要求后才可接收归档。
4.5档案室接收保管的会计档案,原则上应保持原卷册的封装,个别需要拆封重新整理的,应同原办人员共同拆封整理,以分清责任。
5会计档案的借阅使用
5.1财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。
5.2凡需查阅会计档案、借会计档案的本公司人员,需持所在部门领导签证,并经财务总监批准后,方可办理调阅手续,外单位查阅会计档案,需持单位介绍信,并注明查阅内容和利用目的,经财务总监批准。
5.3借阅会计档案人员,应切实负责所借档案材料安全,不得损坏、不得在案卷中标画、涂改,不得拆散原卷册,更不得抽换。
5.4借阅会计档案人员,不得将会计档案携带出外,特殊情况,须经财务总监批准。
5.5查阅档案只限在阅档室进行。
会计档案原件不外借,确因工作需要复制,须经财务总监批准后方可复制。
。
5.6案卷借阅和归还时,必须严格履行登记手续,当面点交清楚。
归还时应检查案卷有否损坏、遗缺情况,并在登记簿上签收注销。
5.7公司或外单位人员需查阅会计档案材料,对三年内由财务部保管的档案,由兼职档案员负责接待和查阅。
对已归档案室的档案,则由档案室会计档案员负责接待和查阅。
6.各种会计档案保管期限
6.1会计档案的保管期限,根据其特点,分为永久、定期二种。
6.1.1会计凭证保管15年。
6.1.2会计账簿保存15年,其中现金和银行存款日记账保存25年。
6.1.3会计报表保存10年,其中年度决算表永久保存。
6.1.4发货票保管5年。
6.1.5各种会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
涉及到落实政策的凭证,其保管期限应从处理结束后的第一天算起,到期按规定销毁。
7.会计档案的销毁
7.1会会计档案保管期满,需要销毁时由档案部门提出销毁清单,汇同财务部共同鉴定后,编制会计档案销毁清册,报经主管经理和上级主管部门批准后,方可销毁。
对其中未了结的债权、债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权、债务时为止。
7.2按规定销毁会计档案时,应由档案部门和财会部、审计部共同派人监销,监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章,并将监销情况以书面形式报告有关领导。
8.附则
8.1本制度自颁布之日起实施,未涉及情况按国家有关规定处理。
8.2附表:
《会计档案保管期限表》﹙见下表﹚。
会计档案保管期限表
序号
档案名称
保管期限
备注
一
会计凭证类
1
原始凭证
15年
2
记账凭证
15年
3
汇总凭证
15年
二
会计账簿类
1
总账
15
包括日记账
2
明细账
15
3
日记账
15年
现金和银行存款日记账保管25年
4
固定资产卡片
固定资产报废清理后保管5年
5
辅助账簿
15年
三
财务报告类
包括各级主管部门汇总财务报告
1
月、季度财务报告
3年
包括文字分析
2
年度财务报告(决算)
永久
包括文字分析
四
其他类
1
会计移交清册
15年
2
会计档案保管清册
永久
3
会计档案销毁清册
永久
4
银行余额调节表
5年
5
银行对账单
5年
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