外出参观考察管理制度.docx

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外出参观考察管理制度

外出参观考察管理制度

为加强公司内部员工外出参观、考察或学习管理，规范参观、考察或学习管理体系、流程及相关标准，促进员工专业水平及综合素质的提升,特制定本制度。

第一条适用范围

本制度适用于集团内各单位、各项目的员工外出参观、考察、学习、研讨及观摩等工作的组织及实施管理。

第二条管理部门和人员

各单位、项目、各部门、公司总经办、公司人资部、公司行政部、各财务部及各分管副总、总经理。

第三条管理职责

（一）各单位、项目

1、负责根据需要，提出本部门员工培训、参观、考察等外出事项申请并将其费用纳入年度预算费用；

2.负责外出事项的组织实施与活动后的监督检查。

（二）各部门

1.负责部门内外出人员的推荐工作；

2.负责督促外出人员外出费用核销工作；

3.负责部门内的外出人员离职的，外出费用承担的核定工作；

4.负责部门内人员外出期间的工作安排与落实工作；

5.负责对部门内员工《外出免责协议》的签订工作。

（三）总经办

1.负责收集、整理外出需求，拟定年度外出参观、考察等计划；

2.负责对各单位、项目、部门参观、考察、观摩、奖励外出事项的汇总申报工作；

3.负责对外出员工《外出免责协议》签订的审核工作；

4.负责员工外出活动后的成果反馈、跟踪考核及资料存档工作；

（四）行政部

负责员工外出参观考察机票、火车票、住宿酒店的预订工作；

（五）公司人力资源部

1.负责对各单位、项目及部门外出人员名单的审核确认工作

2.负责员工外出活动后的成果反馈、跟踪考核及资料存档工作；

3.负责员工外出离职后，外出费用承担的审核工作；

（六）各财务部

1.负责外出费用支付与核销审核、支付工作；

2.负责外出员工离职后外出费用的核定审核与扣款工作。

（七）各分管副总

1.负责分管单位、项目、部门外出事项及人员资格的审核确认工作；

2.负责对经总经理批准的外出事项的组织、安排、跟踪、管控工作；

3.负责分管单位、项目、部门外出活动中，安全事项的部署、组织与落实工作；

4.负责分管单位、项目、部门外出人员外出后，成果反馈、考核及监督、检查工作。

（八）总经理

负责外出事项活动与费用的批准工作。

第四条参观考察等类别但不限于

（一）公司委派员工参加各类研讨会、展览会等；

（二）公司组织的参观、考察活动等；

（三）带有福利、奖励性质的旅游、观摩、学习活动。

第五条外出参观考察资格

（一）在公司连续就职一年以上，并且有长期在公司服务的意愿；

（二）上年度绩效考核平均分在良好以上的；

（三）在上年度工作中对公司提出合理化建议被采纳并对公司做出重大贡献的；

（四）根据公司的人才储备计划被列为公司储备人才的。

第六条以下条件之一者，不允许外出参观考察

（一）在公司就职不满一年的；

（二）上一年绩效考核评分连续不合格或以下的；

（三）上年工作中出现过重大失误或被记过等处罚的；

（四）有离职意向或倾向的。

第七条外出参观考察等申请

（一）由公司董事长或总经理提出；

（二）由公司级各业务副总依据业务需要提出申请；

（三）由各单位、各项目负责人依据业务需要提出申请；

（四）由各部门负责人依据各部门业务需要提出申请；

第八条外出参观考察等审批流程

（一）公司机关各部门负责人依据业务需要提出申请的，由各部门负责人填制《外出参观考察等申请表》，报送人资部就外出人员进行确认后，上报分管业务副总审核，总经理批准方可；

（二）各单位、项目负责人依据所辖业务需要提出的，由各单位、项目负责人填制《外出参观考察等申请表》，报送人资部就外出人员进行确认后，上报公司各分管副总审核，总经理批准方可；

（三）由公司级各业务副总依据业务需要提出申请的，由各分管业务副总填制《外出参观考察等申请表》，人资部就外出人员进行确认后，上报总经理批准方可；

（四）由公司董事长或总经理提出的，由各单位、项目负责人负责依据董事长或总经理的指示批准的人员名单，报人资部确认并安排落实。

第九条外出组织实施

（一）外出参观、考察的

1.依据外出参观、考察内容及目的，由分管副总或各单位、项目负责人负责制订参观、考察活动实施方案，明确活动目的、计划及相关要求等，包括对外出人员的安全要求；

2.由分管副总负责指定参观、考察活动的领队或负责人；

3.因故未能参加的，要求事先请假并呈报具体理由，经部门分管副总核准后，报人力资源部备案，无故不到者视为旷工；

（二）外出研讨、展览的

外出研讨、展览的，由分管副总负责针对每次参加的研讨、展览的内容，对其参加人员提出参加的目的、参加后的学习心得交流及相关要求等，包括对外出人员的安全要求；

（三）福利、奖励性质外出的

由各单位、项目负责人负责制订外出活动实施方案，明确活动目的、计划及相关要求，包括对外出人员的安全要求等；并指定外出活动的领队或负责人，确保完成活动的人身安全。

（四）外出人员《外出参观考察协议》签订

外出人员要求一律签订《外出参观考察协议》，否则不予申报，《外出参观考察协议》的签订由各单位、项目或公司行政部负责，要求约定安全注意事项、禁止事项、额外承担费用事项、免责事项等。

第十条外出期间工作安排

（一）经批准的参观、考察、学习交流、奖励等性质的外出人员，外出期间，要求原则上将工作临时委托其部门内或相关部门人员代为管理；

1.已确定临时委托管理人的，要求将其名单公布大家，以方便工作沟通与延续；

2.部门经理或主管外出，本人无法安排出内部人员临时代理的，由分管副总负责直接安排落实临时代理人员，并负责告知部门人员大家，其代理管理工作。

（二）特殊情况的，各外出人员外出期间也可以通过电话、视频、网络等方式安排、落实并指导相关工作；

（三）要求各外出人员必须确保外出期间相关业务工作正常、顺利进行；

（四）要求外出人员告知部门人员离开和返回的时间；

（五）要求外出人员外出期间手机电话必须保持24小时开机状态，确保应急、突发事项的及时沟通及快速解决。

第十一条参观考察等费用

（一）外出费用预算

1.实施预算管理的各单位、项目，要求将计划外出参观考察等活动发生的相关费用编制年度经营预算中，在外出活动申请前，重新拟定外出费用预算，与《外出参观考察等申请》一同上报批复，批复后按批准费用实施；在实施过程中，要求其费用支出不得超过列支的预算费用；

2.未实施预算管理的各单位、项目及部门，要求先拟定外出参观、考察等相关费用预算并附在《外出参观考察等申请表》中，与《外出参观考察等申请》一同上报批复，批复后按批准费用实施；

（二）外出交通、住宿费用

1.外出交通、住宿费用，原则上由公司行政部依据总体活动费用预算统一进行预定或订购，并本着节约资金和节约时间的原则；

2.依据公司相关《差旅费管理制度》相关规定及标准执行：

3.如果会议安排住宿的，按照会议安排的住宿标准执行；

（三）外出费用核销

外出培训、研讨的，其培训费用由公司先行支付，交通、住宿由公司统一预定；其它费用由个人先行垫付；财务部门依据外出活动申请批复及相关费用预算批复、公司内《差旅费管理制度》中相关标准规定等给予外出活动资金申请的审核及核销办理。

第十二条以下情况之一，外出费用由个人承担

（一）参加外出参观、考察等活动后不满一年离职的员工；

（二）参加外出参观、考察等活后一年内，工作中出现过重大失误或被记过等处罚的员工；

（三）参加外出参观、考察等活动后一年内，绩效考核评分连续3个月合格或以下的；

（四）外出人员外出期间，由于自己不慎或故意行为导致自身或公司利益受损的，其发生的费用及赔偿损失由外出人员自行承担，包括电话费、交通费等；

（五）因外出人员不服从外出纪律要求，造成的安全费用支出，其发生费用全部由外出个人自行承担；

（六）外出活动中，如发生个人承担事项的，分别由所在单位、项目的人资部、行政部负责统计上报，人资部负责统计上报外出费用支出，行政部负责统计外出安全责任及相关赔偿费用支出。

第十三条外出期间责任与义务

（一）外出参观、考察人员，要求外出期间认真学习并掌握相关知识，以达到参观、考察等的目标要求，必须掌握技术要点，并认真详细的做好记录。

（二）在外出期间，要求参加人员必需服从组织领导的工作、学习、考察等的统一安排，遵守活动主办单位及公司内的各项管理规定，积极维护公司形象和利益，遵守所在国家的法律、法规；

（三）参加参观、考察人员严格执行公司保密制度，未经公司许可，不得将所得到的专业技术外泄或传播给第三者（具体技术内容另附），期间所有重要技术资料均交还公司保存。

（四）外出参观、考察人员在活动期间，应特别注意言行举止，维护公司形象，要确保人身安全。

（五）外出人员因违反外出相关规定，造成的安全责任由个人全部自行承担。

第十四条外出反馈、跟踪考核

（一）外出参观、考察等人员，要求在活动结束后一周内将教材、资料、学习总结及相关其它资料等一同上交总办存档，在公司需要时担任讲师传授有关人员；

（二）由各单位、项目组织奖励外出参观、考察学习的，回来后10日内由各单位、项目负责人负责就此次外出活动组织召开学习心得交流会，并制定每个部门工作改进与提高的实施计划，并落实时间节点，报送公司总办备案存档；

（三）由各单位、项目组织奖励外出参观、考察学习的，由外出负责人负责将大家获得的知识、经验、照片整理成册，分别报送公司总办、人资部备案存档；作为公司借鉴、学习教材，并根据需要举办讲习会，外出人员作为讲师传授有关知识给其它同事，讲习的时间和参加人员由部门负责人确定。

（四）要求总办负责将各单位、项目、部门归档的参观考察资料登记造册管理。

（五）要求公司人力资源部对并各单位、项目、部门制定外出后工作改进与提高的实施计划时间节点，进行跟踪考核。

第十五条监督、检查

（一）各部门责任人，如本部门发生外出参观、考察等事项的，就本制度中相关责任工作定期、不定期进行监督、检查管理，要求外出事项发生后的年度内不少于2次；

（二）公司人力资源部、总经办就本制度中相关责任工作定期、不定期的进行监督、检查管理，要求年度内不少于2次；

（三）各财务部负责人就本制度在执行过程中资金与核销事项，进行定期、不定期的监督、检查管理，如发生外出事项的，要求每月不少于1次，直至核销完成为止；

（四）审计部就本制度在执行过程中，对财务的资金与核销事项，进行定期、不定期的审计检查管理，要求每年不少于1次；

（五）各单位、项目负责人，如本单位、项目发生外出参观、考察等事项的，就本制度中相关责任工作定期、不定期进行监督、检查管理，要求外出事项发生后的年度内不少于2次。

第十六条处罚处理

（一）本着谁监督、审计检查，谁处理的原则；

（二）对于各部门未按本制度内外出人员资格申报或审核的，一经发现的，给予各部门责任人处以500元/人次的罚款处理，给予分管副总处以部门责任人2倍的罚款处理；

（三）对于各部门未对外出人员成果反馈、跟踪考核的，给予各部门责任人处以500元/人次的罚款处理，给予分管副总处以部门责任人2倍的罚款处理；

（四）对于各外出人员成果反馈、跟踪考核的不合格者，给予各外出人员处以500元/人次的罚款处理，给予部门责任人处以500元/人次的罚款处理，给予分管副总处以部门责任人2倍的罚款处理；

（五）对于财务、人资、总办、行政为按以上规定开展工作或未按以上规定严格审核的，一经发现，给予相关责任人处以200元/人次的罚款处理。

（六）对于外出期间工作安排不利，影响其工作正常进行的，一经发现，给予责任人500元的罚款处理，给予分管副总处以责任人2倍的罚款处理；如造成经济损失的，给予损失额度10-50%罚款处理，给予分管副总处以责任人2倍的罚款处理。

第十七条附则

（一）本制度由行政部负责制订、修订、完善并解释；

（二）本制度自2015年10月1日起执行。

（三）附.

1.《外出培训协议书》

2.《外出申请表》