浪潮myGSpSeries财务软件讲义.docx

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浪潮myGSpSeries财务软件讲义

PS财务软件讲义

总体介绍：

本讲义的模块主要包括

帐套管理：

完成财务数据库的建立、维护、删除。

环境配置：

完成财务软件的运行环境的设置（数据库的连接信息）。

维护工具：

完成授权信息维护，操作人员的注册注销，操作人员的权限分配，日常数据的

备份和恢复，历史数据的备份、恢复、清除，操作日志的管理。

帐务处理：

完成帐务初始建帐和日常业务处理（凭证制作、复核、汇总、帐务资料查询）。

辅助管理：

为帐务的各种核算提供的增强功能，包括部门核算、专项核算、单位往来、个

人往来、台帐，这些功能是根据各个单位的实际需要来选择使用。

工资管理：

完成工资初始设置、工资数据录入、工资发放、各种工资报表查询、个人所得

税申报、工资业务生成帐务上的记帐凭证。

固定资产：

完成固定资产卡片的管理，各种日常业务处理：

资产增加、减少、原值重置、

评估业务等，自动计提折旧，折旧分摊，同时形成帐务上的记帐凭证。

财务分析：

提供了各种指标的分析，如对比分析、理想比率分析，杜邦体系分析等等。

单机运行环境

硬件：

5/100以上的机器、16M内存、1G硬盘、光驱

建议配置：

奔腾266以上CPU、32M内存、硬盘>=2G、光驱

软件配置：

操作系统：

windows3.x、windows95/98、winnt、server/workstation

数据库：

sybaseSQLanywhere5.5.03以上的版本

会计软件：

浪潮财务软件PS

第一章系统维护

一、帐套管理

主要功能

可实现在多种数据库平台上完成财务软件数据库的创建、维护、删除。

1、如何新建一套帐

首先介绍数据库安装过程中的各种信息和含义：

设置数据库信息：

仅仅输入帐套名称，其他信息可以默认。

设置帐套管理员信息：

9999的姓名和口令。

注意：

9999是本帐套最高权限的所有者，该口令千万不能忘记。

其目的保证数据的安全性和可靠性。

该口令以后可在维护工具子系统中修改。

选择安装的子系统

设置会计期间和单位名称

会计期间的作用：

通过会计期间得划分，据以结算账目，编制会计报表，从而及时提供反映经营成果和财务状况及其变动情况的会计信息，满足经营决策需要。

可以自定义核算的会计期间的起始和终止日期。

可以定义会计期间多于12个。

该设置决定所有核算模块的会计期间。

注意：

会计期间只能设置一次，一旦建立数据库后不能再修改。

单位名称：

不能为空，凭证、帐页、报表打印时的单位名称取自该处。

设置行业和本位币

行业决定转入哪个行业的科目和报表。

帐务处理的启用期间、预置科目：

启用期间：

开始进行业务处理的时期，如选择1999年第7期间，则录入第七期间的期初余额。

固定资产启用期间：

开始在软件中进行计提折旧的时期。

注意：

启用期间只能设置一次，一旦建立数据库后，除非重建系统，否则不能再修改。

预置的科目、报表在安装完数据库后可在帐务处理、报表管理系统再次修改。

选择完毕，系统自动创建数据库。

2、如何使用“维护”功能

维护功能的主要作用：

⑴、可以用来新增子系统。

⑵、可重建已安装的子系统，一旦重建，该系统中的原有数据全部丢失。

（3）、可用于修改帐套名称、管理员姓名、单位名称。

3、如何删除帐套

若该帐套确实不用，在此删除即可。

注意：

该删除是物理的删除了数据，不可恢复。

二、系统环境配置

功能

配置财务帐套的联结信息

进行帐套的配置，指明该帐套联接哪个数据库，并指明数据库名和数据库存放的物理路径。

在运行时，根据该信息进入各个帐套。

用户需要知道的选项如下：

数据库系统：

选择ODBCSQLANYSTANDALONE

数据库文件：

输入或选择数据库的路径和名称。

其他选项用户不必了解。

三、维护工具子系统

主要功能

新增操作人员。

为操作人员分配操作的功能权限、数据权限和时间权限。

进行日常的数据备份和恢复。

进行历史数据的备份、恢复、清除。

完成日志的管理。

1、进入维护工具

注意：

必须以帐套管理员编号“9999”进入，系统默认只有9999可以使用该系统。

也就是说，仅仅有9999才能够做以上介绍的工作。

２、用户注册注销

在这里注册本套帐的所有操作人员并给他们分配相应权限。

权限包括以下几种：

功能权限：

分配该操作人员可以做哪些工作，也就是可以操作各系统中的哪些菜单项。

数据权限：

分配该操作人员可以对哪些数据进行操作，如：

可以使用哪些科目做凭证

等。

时间权限：

分配该操作人员在一周的哪几天可以进入系统，在一天的哪些时间进入系

统。

分配权限的目的：

应对操作人员进行分工，以分清业务范围，明确岗位职责，避免其他无关人员的操作，

保证财务数据的安全和保密性。

操作步骤：

（1）、用户编号：

四位的数字或字母，若输入不足四位，系统自动以加“0”补齐；

口令必须输入，必须是以字母开头的字符串，字符串长度至少6位。

（2）、功能权限分配：

可以一次选择所有系统的所有权限，也可以一次选中某一个系统的权限。

蓝色代

表具有该功能权限，浅灰色代表没有该功能权限。

（3）、数据权限：

　未建科目帐时，某些数据权限无法设置，可以建完帐后，再进行设置。

工资系统、报表系统的数据权限可以等到初始化完成后再来设置。

３、用户组管理

将分工相同的操作人员进行分组管理，对组分配权限，即直接将功能权限和数据权限

分配给用户组，再将分工相同的操作人员分别加入到相应的组中，这样这些操作人员

就继承了所属组的所有权限，省去了再针对一个个用户单独分配权限的麻烦，简化了

管理员的工作。

若本单位操作人员较少，可以不定义组，直接将权限分配每一个操作员。

4、数据处理：

备份当前年度的财务数据，恢复当前年度的数据。

备份历史年度数据，清除历史年度数据，恢复历史年度数据。

数据锁管理，清除因意外退出而遗留在数据库中的数据锁。

5、日志管理：

操作员的操作日志查询、日志备份、日志清除、日志恢复。

第二章帐务初始设置

简介

初始建帐主要完成两个工作：

将手工帐录入到计算机中。

针对软件提供的功能和本单位的需求对原来科目结构进行调整，达到您所要求的结果。

建帐流程

建帐的流程主要经过以下步骤：

第一步系统环境设定

第二步外币核算的定义

第三步建立会计科目

第四步部门核算建帐

第五步个人往来建帐

第六步单位往来建帐

第七步专项核算建帐

第八步余额初始

第九步出纳初始，包括结算方式和库存现金限额设定

第十步凭证类型选定

第一步系统设置

设置财务软件环境。

凭证选项

凭证日期序时

选择该项后，同一类凭证实行序时编号，同日期者先编者为先。

即凭证编号较大者的

凭证日期必须大于或等于凭证编号较小的凭证日期。

凭证必须完整

选择此项，在制作（输入）凭证时，只有当凭证的各项内容都填写完整时，才允许保

存当前凭证，选择退出或继续做下一张凭证。

不选择该项，用户做不完凭证时也可以

存盘退出。

这特别适用于在制作分录较多的分页凭证时，临时中断制作的情况。

建议

用户慎用该项选择。

货币资金赤字警告

选择此项，当货币资金出现赤字的时候，即贷方发生数大于借方的当前余额时，系统

会给用户发出警告。

凭证套打

凭证套打，指在已经印刷好的凭证表格上，在指定位置打印凭证的各项数据，不打印

表格线。

科目结构

设置本单位使用的每一级科目的编码位数，该位数决定每一级科目可用的个数。

注意

在制单过程中用过的科目级数，不能再对其结构进行设置，但可以增加科目级数。

如果科目已经用于制单，则不能再增加下级科目。

会计期间

显示在“帐套管理”中创建帐套时设置的会计期间，在此处不能修改。

辅助核算

设置制作凭证时辅助信息的一些可选项。

凭证制单录入辅助原始凭证：

指在制单的同时，输入与之相关的原始凭证。

选中该项后，该笔经济业务所涉及的原

始凭证的数据信息，在制单的时候必须输入；否则，在制单时可以不输相应的辅助信

息，以后在辅助管理中再录入。

往来单位快速查找方式：

制单时按右键弹出帮助，当往来单位很多时，选择按哪种归类方式弹出往来信息。

其他

根据本单位的实际情况，进行设置。

财务主管：

输入本单位财务主管的姓名，在制作凭证打印格式时，可进行设置，使其

自动填入制证指定位置。

本位币：

设置本位币的编号、名称及符号。

运算精度：

指软件中金额、数量、外币、单价、汇率等保留几位小数。

第二步外币核算的定义

本软件针对外币的核算可以完成如下功能：

（１）、进行多币种和单币种的核算。

（２）、币种汇率方式有浮动汇率和固定汇率。

（３）、外币折算方式可以采取直接标价法和间接标价法。

（４）、可以自动生成调汇凭证。

（５）、可以进行外币金额帐，外币数量帐等各种帐页的查询打印。

若需要使用外币核算，按如下步骤定义外币：

外币币种定义

选项解释：

外币最大误差：

根据外币和汇率计算出的金额与输入金额之间的差别。

折算方式：

直接标价法、间接标价法。

一般“美元”使用直接标价法，其他币种按间

接标价法。

汇率方式：

浮动汇率、固定汇率。

浮动汇率按每日汇率结算；固定汇率按每月的一个汇率值结算，月末要进行期末调汇。

外币汇率定义

根据定义的币种所选择的汇率，在此录入每月或每日的调汇汇率和记帐汇率。

第三步科目设置

1、录入各个选项介绍

在此输入本单位用到的所有科目，可按不同的帐户类别，分别输入。

科目编号：

会计科目的编号，一级科目必须按照财政部规定的编号设置，明细科目编

号可直接使用软件自动形成的编号。

注意：

科目编号必须唯一，且只能用数字0-9表示。

科目名称：

按照正确的科目名称输入。

科目名称可以为汉字或英文字母。

科目属性：

即帐户类别。

确定科目是属于资产类、负债类、所有者权益类、成本费用

类还是损益类。

助记码：

给科目自定义的代码，首位必须是字母，做凭证时可直接录入科目的助记码，

借此弹出相应的科目，简化录入。

。

科目性质：

该选项是对于明细科目而言的，有三个选择项可供选择：

普通科目、借方

栏目和贷方栏目。

栏目（借方栏目或贷方栏目）的作用：

便于成本类或损益类科目的结转。

设置成栏目

的明细科目，登记明细帐时不记余额，只记发生额，而将余额记在其上级科目。

结转

时就只需在栏目的上级科目处转走即可，这样可以避免将每一个明细科目都进行结转

的繁琐情况。

注意：

栏目与部门核算、专项核算、单位往来、个人往来不能同时使用。

帐页格式：

有四种格式：

金额帐、数量金额帐、外币金额帐、数量外币金额帐。

只有设置为核算数量、核算外币、核算数量外币的科目才能分别设置为数量金额帐、

外币金额帐、数量外币金额帐

余额方向：

帐户余额的方向，如资产类科目其余额方向一般在借方。

现金科目：

现金科目设置有三个作用：

（1）在此处必须将现金科目、银行存款科目设置为现金或银行存款，否则不能查询出

纳的有关帐页。

（2）确定编制现金流量表中的现金或现金等价物科目，否则不能得到现金流量的相关

数据。

（3）用于货币资金赤字告警，通过该选项确定货币资金科目。

台帐类别：

辅助核算中定义的台帐类别。

只有在辅助核算中设置了台帐类别后，才可

以在这里选择。

外币核算：

在此可定义该科目是否核算外币，及采用何种币种。

若科目仅仅核算一种外币，则选择“单币种”，若核算多于一种以上的外币，则选择多

币种。

日记帐：

选择该项是为了可以每日结帐、计算余额。

如现金和银行存款科目一般可设

置为日记帐。

银行帐：

银行存款科目选择该项，其它科目一般不选择该项。

注意：

设置了总帐科目，还需要设置明细科目，取消总帐科目，不自动取消明细科

目。

若该科目设置成了现金科目或银行存款科目，系统自动将该科目设置为

日记帐科目。

期末结平检查：

成本损益类、费用类科目可进行设置。

在进行月末结帐时，系统自动

检查是否结平，若有未结平科目，则提示。

核算数量：

确定是否核算数量，金额帐格式也可以选择该项，只是数量信息不在帐页

上显示。

辅助核算：

一些进行辅助核算的科目首先要在此设置，与辅助管理子系统配合使用。

在辅助核算中详细介绍有关功能。

该科目有余额或用于制单后就不允许再设置辅助核算。

设置顺序：

在科目设置中，先选中相应的辅助核算，再到辅助管理系统中进行相应的

辅助核算设置。

2、操作方法

键盘操作：

录入一项打回车，进入下一项。

录入完毕一个科目，打回车默认进入下一

个科目录入。

最好结合快捷键使用，加快录入速度。

鼠标操作：

也可以用鼠标和键盘，配合使用，录入完一项，点击鼠标在录入下一项。

3、软件提供的一些简便功能

如何复制科目

移到目的地。

根据弹出的菜单选择，应逐一介绍。

如何将科目导入、导出

导出：

可以将该帐套的科目转出成一文本文件。

集团制单位可利用此功能下发设置好的标准科目给下级单位。

导入：

可以将导出形成的文本文件转入到其他帐套。

下级单位可利用此功能将上级单位的标准科目转入本单位帐套中。

第四步部门核算建帐

若您单位需要使用，按如下步骤；若不使用，可以直接跳过这一步。

从手工帐的角度介绍软件功能，可以比较出这样使用的特点：

科目结构简化。

新增科目、部门方便。

录入凭证方便。

查询灵活多样。

初始设置步骤

（1）、在帐务处理的“科目设置”窗口中，将需要进行部门核算的科目选择上“部门核

算”选项。

（2）、辅助管理的“系统——系统设置”中设置部门结构。

（3）、辅助管理的“部门目录设置”窗口，录入部门明细。

注意：

部门目录录入的部门存放在公共部门中，以后在其他子系统或功能中都可以再次

使用这些部门。

所有子系统中使用的部门都是统一编号的，不能冲突。

若该科目已经录入余额或用于制单或已经设置为个人往来，不能够再设置为部门

核算。

提醒用户部门核算是不分类别，在部门核算中不要设置多种核算类别，若有该需

求，在专项核算中完成。

第五步专项核算建帐

用手工帐建科目与在专项核算中进行设置，比较其优缺点：

在手工帐中，若在建工程科目需要这样核算：

核算各个在建工程的各项费用，若需要直接查询各个工程的费用，一般按如下设置。

一级科目名称

二级科目名称

三级科目名称

在建工程

办公楼

材料费

人工费

利息

宿舍楼

材料费

人工费

利息

在专项核算中则将科目分为两部分，在科目中设置为：

一级科目名称

二级科目名称

在建工程

材料费

人工费

利息

在专项核算中设置为：

核算类别

核算项目

工程项目

办公楼

宿舍楼

……

通过在科目设置中将需要专项核算的科目设置为“专项核算”，将专项核算和科目建立起联系。

通过比较可以看出在专项核算中设置有如下的优点：

（1）、简化了科目结构，特别是核算项目有多级时。

（2）、增加核算项目方便。

如例子所举，在科目中增加一个工程，同时增加3个明细

科目，在专项核算中只需要增加一个核算项目。

（3）、可以自定义核算项目的级数，如工程分级核算、部门分级核算等。

（4）、自定义核算项目结构，如工程核算，需要了解各个工程的承包人、工程总造价

等，可以自定义项目记录这些信息等。

缺点是：

这样设置对计算机基础比较薄弱的人员来说，看起来不直观，使用步骤较多。

因而建

议根据企业的实际情况选择使用。

如果您的企业属于以下情况，建议您直接在科目中

建立明细科目来完成核算，这样比较直观，更便于使用。

（1）、核算项目比较单一、项目个数较少，如核算工程，一个工程没有下一级明细工

程，不必分明细级。

（2）、核算的明细科目个数较少，级数较少,一般不超过三级。

操作步骤

1、在帐务处理的“科目设置”窗口中，将需要进行专项核算的科目选择上“专项核算”

选项。

2、辅助管理的“系统——系统设置”中设置核算项目的级数。

3、辅助管理的“专项核算”的“核算项目设置”中设置核算类别，该类别对应的核

算项目、对应的核算科目。

注意：

项目结构：

一般不必定义，如果需要核算其他内容，如工程总造价、承包人等内容，

可以通过该步骤进行定义，否则直接跳过。

4、结转累计：

若有跨年度的项目需要查询跨年度数据，需要将该核算类别选上“结转

累计”选项。

在项目完成后，在“项目完工处理”中打上“完工处理”标志。

第六步单位往来建帐

使用单位往来功能，是将往来单位从科目帐中独立出来，将明细的各个往来单位建在单位往来功能中，在科目帐中只核算到一级科目。

这样便于往来单位的增、减变化，对往来帐进行核销，分析往来帐龄。

若本单位核算的往来单位较少，不进行往来帐的核销，建议直接将往来单位设置成应收应付的明细科目。

操作步骤

1、在帐务处理的“科目设置”窗口中，将需要进行单位往来核算的科目选择上“单位

往来”选项。

2、辅助管理的“系统——系统设置”中设置地区和单位类别的级数。

3、辅助管理的“单位往来”的“往来初始”中设置地区、单位类别，输入本单位所有

往来单位名称。

注意：

单位类别将往来单位从另外一种角度进行分类，在实际中，可以根据本单位的核算

的需要进行分类，如按分销商、代理商、直接用户等，或按信誉度来分类。

在往来帐核销中，可以依据该类别进行单位分类。

第七步个人往来建帐

个人往来与单位往来功能类似，可以不进行讲解，由用户自己练习完成。

第八步台帐建帐

台帐管理是国强财务软件提供的一项增强功能，利用该功能，可使企业的一笔财务数

据自动登记到两本不同的帐册中，从而满足企业对辅助帐的需求。

台帐的特点是：

台帐是一本辅助帐，主要用来参与财务数据的统计，一般情况下不需

要生成帐页。

我们往往给某一帐户增设一本台帐，但此帐户中的明细科目与对应台帐中的明细项目没有直接意义上的联系。

由于台帐只登记台帐项目的本月发生额及累计发生额，不反映当前余额，所以往往只对成本类或损益类科目进行台帐的设置。

台帐设置步骤

1、在辅助管理的“台帐”中设置台帐的类别、该类别对应的台帐项目。

2、在帐务处理的“科目设置”中设置台帐类别对应的核算科目。

注意：

台帐是一本辅助帐，可以随时取消、随时增加。

辅助核算综述

1、个人往来不能和专项核算、单位往来、部门核算同时使用，但专项核算、单位往

来、部门核算之间可以任意组合使用。

2、可以将一个总帐科目下的部分明细科目设成辅助核算。

3、对于有下级的总帐科目，虽然可以随时候将将其设置为辅助核算或取消设置，但这

是没有任何]实际意义的。

第九步余额初始

将所建科目的余额、发生额录入财务软件，并使之平衡。

操作步骤

1、对于有明细科目的科目，应从最明细科目录入其财务数据，系统自动汇总到最上级。

2、对于进行了辅助核算的科目如部门核算、专项核算、单位往来、个人往来等，首先

选择该科目的最明细科目，点击“辅助初始”，录入有关辅助核算的数据，系统自

动汇总到科目的最上级。

（台帐不需要录入初始数据）

3、对于核算外币的科目，从黄色光条中录入外币数据，在相应的光条中录入本位币数

据。

4、对于核算数量的科目，从绿色光条中录入数量数据，在相应的光条中录入金额数据。

5、对于下级科目设置为栏目的科目，如果下级设置为借方栏目，则贷方合计数只能在

该科目的贷方录入，不能在该科目下级科目的贷方录入。

反之，亦然。

6、录入完毕，点击“文件”菜单中的平衡检查，检查其是否平衡。

第十步在开始录入凭证前的一些设置工作

1、凭证类型

针对手工使用的凭证处理方式，设置本单位使用的凭证类型。

类型：

输入凭证类型名称，如“收款凭证”。

输出格式：

选择该类凭证打印的样式。

限制科目、限制性质：

该类凭证适用于哪些科目。

如收款凭证，限制科目为101、

102，限制性质为“借方必有”。

2、输出格式

制定相应凭证类型打印时的样式。

可以先转入软件提供的标准凭证格式（存放在

c:

\genersoft\lscw\pzgs\下），在标准格式基础上再修改为本单位合适的格式。

3、出纳管理中的结算方式

针对银行帐，设置其结算方式。

在凭证录入时可以录入其结算方式和结算号。

第三章帐务日常业务处理

一、制单

录入发生的凭证业务，可同时录入多月（至下一年12月）凭证。

录入可利用键盘录入，也可以同时使用鼠标和键盘进行录入。

录入时需要注意以下方面

1、日记帐和银行帐有多笔，需要录入多笔分录。

2、银行帐若需要管理结算方式和结算号，需要录入。

若使用银行对帐功能，建议录入

该信息。

3、若该科目对应台帐，在台帐项目中选择该科目对应的台帐要素。

4、若进行了其他辅助核算，辅助核算信息在屏幕的下方辅助信息区录入。

还可以自定义原始凭证，制单时原始凭证内容也是在辅助信息区录入。

5、在录入凭证状态中，对凭证分录的操作通过“分录”菜单完成。

如：

上移、下移、

增加、删除、方向、清除等，对辅助信息区内容的修改通过“辅助”菜单来完成。

6、若需要录入其他会计区间的凭证，可以通过修改财务日期，再次进入制单窗口。

同V55一样，用户可以录入到下一年12月份的凭证，而且V60中还可以将这些录

入的各月凭证审核、记帐。

为了加快录入速度，减少录入量，软件提供了一些简便方法

常用摘要

将常用摘要存放起来，再次使用时直接选择，减少摘要录入量。

复制

若业务相同，仅仅是发生金额等信息不同，可以从已经录入的凭证中复制，再对

复制后凭证进行修改。

对冲

如有需要红字冲销的凭证可以使用对冲功能，系统根据原凭证自动形成一张金额

相反的凭证。

模版

经常发生的业务可以将该凭证保存为模版，以后录入到类似业务凭证时，可以从

模版中复制形成一张新的记帐凭证，生成后的凭证可以修改或删除。

也可以直接在“初始”→“凭证”→“凭证模板”增加常用业务的凭证模板。

二、复核

复核：

主要检查凭证与原始凭证是否相符，使用科目是否存在，至于凭证是否是符合

经济业务，需要人为判断。

可单张复核，也可成批复核。

制单人与复核人不能是同一人。

取消复核：

复核过的凭证若发现错误，可通过该功能取消复核，然后进行修改。

谁复

核过的凭证谁取消复核。

注意：

复核过的凭证不能修改、删除；未复核的凭证不能记帐。

三、记帐

记帐：

对复核过的记帐凭证登记明细帐。

取消记帐：

若取消记帐，则取消了登记明细帐。

注意：

若需要对已经记帐的凭证修改，必须首先取消记帐再取消复核。

系统对记帐人、取消记帐人没有什么限制，可以由具有权限的任意操作员来完成。

四、凭证作废

系统提供了作废功能，可以作废一张做错或不想要的凭证。

1、只能作废未审核记帐过的凭证，作废可以由任何具有功能权限的操作员来完成。

2、作废后的凭证还能再恢复。

3、系统审核时不审核作废过的凭证，这样作废凭证就不会登记相关的明细帐页。

4、一张作废凭证仍然占用一个凭证编号。

5、利用作废凭证功能可以在保持作废凭证后面的凭证的凭证号不变的情况下，正确的

登记明细帐。

五、凭证查询

查询:

以流水记录的方式显示的凭证信息，查询日期可