《秘书资格证考试教材》提纲.docx
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《秘书资格证考试教材》提纲
《秘书资格证考试教材》提纲
第一章文书基础
第一节应用文书的概念与制发程序
一、应用文书的含义与分类
1、含义:
是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
2、分类:
(1)行政公文。
13种行政公文:
命令、决定、公告、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
(2)事务公文。
传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信(贺电)、感谢信、启事、简报、会议纪录、计划、总结、述职报告、讲话稿等。
(3)商务公文。
意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。
二、通用公文的制发程序
1、草拟
(1)主要要求:
符合国家的法律、法规及其他有关规定;
情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短;人名、地名、数字、引文准确;
结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1、”,第四层为“
(1)”;
应当使用国家法定计量单位;
公文使用简称,应当先用全称,并注明简称;
公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和字词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
2、审核
(1)由办公厅(室)进行审核;
(2)审核重点:
行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合《办法》的规定等。
3、签发
以机关的名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本机关名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
4、复核
复核重点:
审核签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
复核是发文过程中的最后一道把关环节。
三、事务文书、商务文书的制发程序
草拟、审核、定稿、公布、操作
第二节应用文书的格式
一、通用文书的格式
1、通用公文用纸和印装规格
公文用纸采用国际标准A4型纸,其幅面尺寸为210mmx297mm.
公文页边与版心尺寸:
公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm;版心尺寸为156mmx225mm(不含页码)。
文字符号从左至右横写、横排。
一般每面排22行,每行排28个字。
公文左侧骑马订或平定,不掉页;后背平整、不空。
2、通用公文中各要素标识规则
(1)眉首
包括要素:
①公文分数序号:
用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
应根据公文的份数来决定编几位数字,但至少应不低于两位,即“1”编为“01”。
②秘密等级和保密期限:
分为“绝密”“机密”“秘密”三级。
③紧急程度:
分为“特急”和“急件”两种。
④发文机关标识:
由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。
⑤发文字号:
由发文机关代字、年份和序号组成。
⑥签发人(会签人):
上报的公文需标识签发人。
⑦红色反线。
★上报的公文需标识签发人。
(05年11月份三级)
(1)主体
包括要素:
①公文标题:
标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不使用标点符号。
②主送机关:
上行文(如请示、报告)、特指性下行文(如批复、通知)、平行文(如函),只写一个主送机关;普发性下行文写数个主送机关;普发性下行文(如决定、通知、通报、意见)写数个主送机关;周知性公文(如公告、通告等)可以不写主送机关。
③正文
④附件
⑤成文日期:
掌握原则:
机关领导人或秘书长、办公厅(室)主任签发的,以签发日期为准。
联合行文时,以最后一个机关签字日期为准。
须经会议讨论通过的,以通过日期为准。
须经上级机关或立法机关批准的,以批准日期为准。
⑥印章:
公文除“会议纪要”以外均应加盖印章。
(05年11月三级)
单一机关制发的公文在正文右下方落款处不署发文机关名称,只标识成文日期,成文日期右空4字。
加盖印章应上距正文2mm~4mm。
如印章下弧无文字时,仅以下弧压在成文日期上;若印章下弧有文字时,印章中心线压在成文日期上。
两个机关联合行文时,落款处也不署发文机关名称,应将成文日期拉开,左右各空7字,主办机关印章在前,两印章均压成文日期。
(06年11月四级)
⑦附注
(2)版记
包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等要素。
★公文版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等要素。
(05年11月三级)
3、通用公文的特定格式
(1)信函式格式
发文机关全称下4mm处为一条横线(称武文线),线长170mm。
距下边20mm处为一条横线(称文武线),线长亦为170mm。
发文机关名称及双线均印红色。
(2)会议纪要式格式
国家标准中的会议纪要格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。
(06年11月三级)
至于用作公文种类的会议纪要,可用“文件式”或“信函式”公文形式来发,并在标题中显示。
(3)事务文书、商务文书的格式
灵活性、多样性
第三节、应用文书的要素
一、材料
1、占有:
时间部分古今;性质不分正反;类别不分点面。
途径:
亲身经历所得调查阅读所获
2、鉴别
3、选择:
原则:
(1)围绕主题选择材料;
(2)选择典型材料;(3)选择真实准确的材料(4)选择生动新颖的材料。
4、使用
(1)恰当安排材料的先后顺序;
(2)确定材料的详略程度;
根据主题的需要确定材料的详略;根据文体的特点确定材料的详略。
二、主题
1、概念:
作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时,通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。
2、确立主题的依据:
(1)以写作目的为立意依据;
(2)以材料本身的意义为立意依据。
3、对主题的要求:
正确、深刻、新颖、集中
三、结构
1、结构的内容:
(1)标题:
公文标题:
发文机关+事由+文种(06年11月四级)
一般文章标题:
单标题双标题(由正标题和副标题组成)
(2)开头开头方式:
概述式、目的式、开门见山式、引用来文式
(3)层次:
总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式
(4)段落:
提行式、条款式、篇段合一式
(5)过渡:
过渡词、过渡句、过渡段
(6)照应:
首尾照应、文题照应、行文前后照应
(7)结尾:
强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾(没有结尾)
2、对结构的要求:
严谨、自然、完整、统一
四、语言
1、运用语言的标准:
准确、简洁、平实
2、应用文书专用语言开头用语:
为、为了、根据、按照、遵照、依照、鉴于、关于、由于、目前、当前、兹、兹介绍
承启用语:
根据……决定,根据……特通告如下,拟采取以下措施
引述用语:
悉、收悉、文悉
批转用语:
批示、阅批、审批、批转
称谓用语:
我(部)、贵(局)、你(省)
经办用语:
经、业经、兹经、拟、施行、审定(2005年11月三级)
表态用语:
不同意、同意、不可、可办、批准
结尾用语:
用于请示:
当否、请批示、妥否,请批复
用于函:
请研究函复、盼复、望协助办理
用于报告:
请指正、请审阅
用于批复、函复:
此复、特函复
用于知照性公文:
特此公告(通告、通知、通报)
第四节应用文书的表达方式
一、叙述
1、概念:
把人物的经历、行为或事物发展变化的过程表述出来的方式。
六要素:
时间、地点、人物、事件、原因、结果
2、叙述的人称:
(1)第一人称
(2)第三人称
3、叙述的方式:
顺叙,倒叙
二、议论
1、概念
三要素:
论点、论据、论证
2、类型:
(1)立论:
从正面阐述自己观点的正确性,从而把论点建立起来。
(2)反驳:
设法证明对方论点是错误的,从而驳倒对方、树立起自己论点的说理方法。
3、论证的方法:
(1)例证法
(2)分析法(3)引证法(4)对比法(5)因果法
三、说明
1、概念
2、方法:
(1)定义和表述
(2)分类和比较(3)数字和图表
第二章办公自动化基础
第一节计算机基础知识
CPU
内存储器
一、计算机的硬件系统存储器
外存储器
输入设备
输出设备
二、计算机的软件系统:
1、系统软件2、应用软件
三、计算机的日常使用与维护
1、启动与关机
(1)开关机的顺序:
打开显示器、打印机等外部设备的电源,最后打开主机电源。
(2)启动:
1)冷启动:
在没有接通电源的情况下进行启动。
2)热启动:
按住“Ctrl+Alt+Del”键,另一种是按主机箱板上的“Reset”键。
(3)关闭:
按操作系统规定的规范的关机步骤。
2、“死机”的处理:
进行热启动。
3、常规硬件维护:
常规清理灰尘。
4、软件系统的维护
(1)清理磁盘:
在开始菜单中选择“所有程序”、“附件”、“系统工具”、“磁盘清理”。
(2)整理碎片:
在开始菜单中选择“所有程序”、“附件”、“系统工具”、“磁盘碎片整理程序”。
(3)检查磁盘:
在“我的电脑”窗口中选定要检查的驱动器,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“属性”,出现磁盘属性对话框,单击“工具”选项卡,再单击“开始检查”按钮。
(2006年11月三级)
5、计算机病毒
(1)计算机病毒的特征:
传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性。
(2)计算机病毒的防治:
不滥用磁盘,尽量做到专机专用、专盘专用。
不要用来路不明的软件。
安装防毒软件,运行病毒防火墙,实时监视病毒的入侵和感染。
不要打开来路不明的邮件。
对重要的数据进行备份。
第二节WindowsXP操作系统使用基础
一、WindowsXP的工作界面
1、WindowsXP桌面布局:
(1)快捷图标
(2)背景画面(3)任务栏
2、Windows窗口
(1)Windows窗口基本组成元素
标题栏、菜单栏、工具栏、边框、滚动条、状态栏、工作区。
(2)Windows窗口基本操作:
移动窗口;改变窗大小;滚动窗口的内容;切换窗口;
排列窗口
3、Windows对话框:
标题栏、文本框、数值框、列表框、下拉式列表框、单选按钮、复选框、滑块、命令按钮。
4、Windows菜单
(1)菜单的种类:
开始菜单控制菜单快捷菜单下拉菜单级联菜单
(2)菜单的约定
二、文件管理
1、创建文件或文档
2、选取文件或文档
3、复制、移动文件或文件夹
(1)用鼠标直接拖动的方法复制或移动对象(2005年11月三级)
(2)使用“剪贴板”复制或移动对象
4、删除文件或文件夹
(1)将删除对象移入回收站
(2)不再保留的删除
5、重命名文件或文件夹:
可选定对象并单击其名称,出现闪烁光标后,输入新名称,并按回车键,也可以使用快捷菜单重新命名。
6、查找文件或文件夹
7、查看文件或文件属性;
(1)存档属性
(2)隐藏属性(3)只读属性
8、Windows资源管理器的使用
(1)资源管理器的启动:
开始按钮“所有程序”“附件”“Windows资源管理器”使用快捷菜单启动资源管理器。
(2)资源管理器的窗口布局:
采用双窗格显示结构,其窗口分为两个区域。
(3)基本使用方法
三、程序管理1、启动程序2、切换程序3、安装与卸载应用程序
(1)安装程序
(2)卸载程序4、创建和使用快捷方式
四、WindowsXP的其他常用操作1、修改系统日期和时间2、使用屏幕保护程序
3、使用联机帮助功能
第三节Word2003的应用基础
一、文档的输入与保存1、Word2003的启动2、文件的新建与打开3、文件的存盘4、关闭与退出
二、文本编辑1、选择中文输入法2、移动插入点3、选取文本(2006年11月三级)4、复制、移动、删除文本5、撤消与恢复操作6、插入与改写文本7、查找和替换
三、表格处理1、创建表格2、编辑表格3、3、修改表格
(1)选定单元格
(2)合并与拆分单元格(3)插入或删除行(列)(06年11月四级)(4)插入或删除单元格
4、排版表格
(1)改变行高或列宽
(2)表格文字的格式化(3)设置表格边框
(4)设置表格的自动套用格式
四、格式设置1、设置字符格式2、设置段落格式3、设置页面格式
五、打印输出1、打印预览2、打印输出
第四节Excel2003应用基础
一、建立和编辑工作表
1、工作簿的创建
2、单元格的选定
3、数据的输入
4、数据的编辑
(1)修改单元格中的数据
(2)删除单元格中的数据(3)移动、复制单元格数据(4)追加数据(5)设定数据有效性
5、工作表的操作
(1)改变工作表的名字(06年11月四级)
(2)选定工作表(3)插入、删除工作表(4)移动、复制工作表
6、工作簿的保存与关闭
二、工作表的格式化
1、数据格式的设置
(1)设置文字格式
(2)设置数字格式(3)单元格中文字的折行(4)单元格的合并与取消合并(5)处理标题
2、对齐方式的设置
3、行高和列宽的设置
4、边框和底纹的设置
5、条件格式化
三、图表的制作:
图表的创建;图表的编辑
四、公式与函数
1、公式的创建
(1)输入公式
(2)单元格地址(06年11月三级)(3)移动和复制公式
2、自动求和
3、函数的使用
五、数据管理
1、记录单的使用
(1)添加记录
(2)编辑记录(3)删除记录(4)查找记录
2、数据排序
(1)使用“排序对话框”进行排序
(2)使用工具按钮进行排序
3、筛选数据
4、分类汇总
(1)自动分类汇总
(2)分级显示符号(3)删除自动分类汇总
第五节PowerPoint2003应用基础
一、创建演示文稿
1、创建一个空白演示文稿
2、幻灯片文字的处理:
输入标题文字;;输入项目文本;编辑幻灯片文字
3、添加幻灯片
4、更改幻灯片版式
5、视图方式
(1)普通视图
(2)幻灯片浏览视图(3)幻灯片放映视图
6、页面设置与打印
二、修饰幻灯片
1、应用设计模板
2、文本格式的设置
(1)设置字体
(2)设置文本对齐方式(3)改变字符的颜色
3、占位符格式的设置
(1)设置填充颜色和边框线条
(2)设置占位符的尺寸和位置
4、段落格式的设置
(1)设置行距和段间距
(2)设置段落对齐方式
5、幻灯片背景的修改
(1)更改幻灯片背景颜色
(2)设置幻灯片的填充效果
三、插入各种对象
1、插入表格
(1)制作新的表格幻灯片
(2)在已有的幻灯片中添加表格
2、插入图表
(1)制作新的图标幻灯片
(2)在已有幻灯片中添加图表
3、插入剪贴画
(1)制作新的剪贴画幻灯片
(2)在已有的幻灯片中插入剪贴画
(3)在幻灯片中添加用户自己的图片文件
4、插入多媒体文件
(1)插入影片文件
(2)在幻灯片中插入音乐或声音
四、幻灯片的设计和放映
1、动画效果的设置:
设置整张幻灯片的动画效果:
设置一张幻灯片中各个对象的动画效果
2、切换效果的设置
3、放映的时间间隔设置
4、启动幻灯片放映
5、控制幻灯片放映
第六节计算机网络基础
一、网络基础知识
1、计算机网络概述
(1)通信子网
(2)资源子网(3)协议
2、计算机网络的物理设备
(1)局域网的构成
(2)网络传输介质(3)广域网互联设备
3、计算机网络的分类
4、因特网基础知识
(1)因特网的主要功能
(2)因特网的常用术语(3)因特网地址和域名(4)我国的四大网络
二、IE6浏览器的使用
1、基本浏览操作
2、网页信息的保存
3、收藏夹的使用:
(1)使网址添加到收藏夹
(2)整理收藏夹(3)脱机收藏夹
三、网络信息的查询
1、信息查找方法
(1)使用关键字检索
(2)按内容分类逐级检索
2、浏览检索结果
四、电子邮件
1、电子邮件概述:
功能地址服务器(06年11月三级)
2、电子邮件的收发
沟通基础
**沟通的职业特点:
非权力支配性非职责限定性认同疏导性.
沟通的类型:
**1通的对象不同:
人与人之间的沟通人的自我沟通人与机器的沟通组织之间的沟通
2沟通的手段不同:
**书面沟通的优点在于方便信息的储存和查询,但反馈的时间会相对延长直接的语言沟通使沟通的效率大为提高,但对于秘书的语言能力,交流技巧提出了更高的要求借助表情,肢体的动作影响来强化信息交流沟通的手段(不同的文化背景不一样)
3沟通领域的不同:
1网络沟通(**网络沟通则更加注重效率和人机控制中的有效性)2团队沟通3跨文化沟通(《多涉及涉外录像》言语沟通障碍,非言语沟通障碍,信仰与行为障碍)
*解决跨文化沟通障碍的办法:
1注重不同空间位置在不同文化中的作用2重视保存,保持沟通中的个人空间3了解不同的时间概念在交往中的作用4了解对实现,建立友谊的不同习惯5学习了解不同文化中对于承诺,协议的含义和差异6把不同的伦理道德与其历史文化联系加以理解7了解,适应不同的饮食习惯和饮食文化要求8努力了解不同文化背景中的礼仪与馈赠方式
*网络沟通的主题:
1信息时代的管理者同时也是信息资源的提供主体,也是信息的贡献者2员工既是知识的拥有者,沟通中的节点,也是沟通的参与者3网络沟通中的技术载体环境(硬件环境)和企业文化环境(软件环境)
**网络沟通的优势:
1极大降低沟通成本,提高了沟通的效率2实现了沟通的即时性和平等要求3在防火墙技术支持下提高了即时信息的安全感
**网络沟通的制约性:
1技术有限个体的信息容纳会出现超负荷状态2口头沟通语言与网络语言的差异使语言规范使用要求受到挑战;横向沟通扩张性发展,纵向沟通相对弱化
**影响团队沟通的主要因素:
1团队成员的角色分担2团队内成文或不成文的规范和惯例3团队领导者得个人风格4团队作出决策的模式
**团队沟通的策略:
1根据工作需要调整队员构成,增加积极角色,减少或剔除消极角色2强调团队内的规范,惯例对团队来说非常重要,它们有助于减少不确定性3团队的领导者要及时诊断,把消极作用降到最低程度
**沟通的前提:
尊重(一视同仁)理解
**构建良好的倾听环境:
1以环形座位,并行座位,面对面的座位形成有平等感,有信任感的交流环境2不受外界干扰的安全空间(一米的隔离,相对封闭的小客厅,相对安静的接待区域,有隔离屏风的谈话区等)3光线条件要好4足够的双方沟通表达的时间5避免先入为主的猜测和未加思索的结论干扰自己
**有效沟通的目标:
1说明事物2表达情感3建立联系4和谐工作环境
**区别对待客户:
1区分首次来访还是多次到访的客户;区分同行客户还是跨行客户;区分长期客户还是临时客户;区分老客户还是新客户。
2区分为内客户,外部客户。
秘书应该把单位中每个需要自己服务的人,部门看成是自己的客户,这会使得尊重和平等服务贯穿始终,使“润滑剂”的作用充分发挥
*书面沟通的技巧:
把50%的时间花在写作的准备上;极信息最好放在文章中间。
认真的文稿校审是秘书书面沟通至关重要的环节
*说服的技巧应遵循4个相互联系的步骤:
1进行说服前要仔细揣摩对方的需要和目的2提出并帮助对方选择解决的办法3为需要说服者构建一个实施方案4帮助对方反复衡量每个环节的付出,利益
**横行沟通在组织中采取的形式:
部门会议,协调会议,员工面谈(平行沟通)行,平行,下行)
**横向沟通中的障碍:
1本位主义,从自己部门的利益要求出发,无视协调的存在2员工短视象的存在3对组织结构人认识中存在贵贱,等级偏见4员工性格差异,知识水平的差异5对某些政策的认识存在猜忌,恐惧,感到威胁存在
**横向沟通的策略:
1建立针对性的沟通方式,员工参加的部门会议2树立内部客户的观念3耐心倾听4换位思考
*书常常扮演两者沟通的枢纽与中介(上级与下级)向下沟通一直是管理沟通的主体
**下行沟通的载体形式:
备忘录,指令,政策,命令,布告,面试,会议和演示(可上可行)等
**上行沟通的作用:
提供员工参与管理的机会;减少员工因不能理解下达的信息而造成的误失;营造民主式管理文化,提高企业创新能力;缓解工作压力。
**上行沟通的策略:
建立信任(建议管理者投入时间,自愿建立持续信任,维护领导形象和权威的教育);适时采用走动管理,安排非正式的上行沟通(喝茶。
进餐,参加晚会,交友,进行文体活动);维护领导层的内部一致性,请示,汇报工作严格按照职责分工进行。
**判断不同风格领导沟通策略:
城府,分析型(注意细节,量化的信息尽量准确,直接进入主题);温和型(尽量保持微笑与迎合,宜用提问的方法征询意见);直接表达性(直截了当,在最短时间里说明问题,事后提交备忘录);支配命令型(不要有太多的寒暄占去时间,直接切入主题,表达简明扼要,保持目光的交流,以显示自己的信心)**秘书对上司沟通的要领:
尊重但不要吹捧:
请示但不过分依赖;主动但不能越权。
**危机沟通的策略:
依据危机影响确认沟通的重点:
重点实施沟通的方法(1对企业员工:
适度运用影响力,引导服从;争取内部一致,共渡难关2对危急中的受害者:
妥善处理其在心里,生理,财务上的损失,体现公众利益第一的原则;3对新闻媒体,提供准确可靠的第一手信息,及时反馈处理情况,以获得社会公众的支持和理解)
第四章速记基础
第一节速记概述
一、什么是速记
速记就是快速记录的意思。
是运用简单符号和略写方法快速记录语言和思维的一种高效应用技术。
(06年11月三级)
二、我们推行的主要速记方式是手写速记计算机速记
三、速记在秘书工作中的作用1、记录有声语言2、记录无声语言
**会议记录的主要方法:
完全记录法(一字不差);精详记录法(精详);精要记录法(主要内容,重点或典型事例)
第二节手写速记知识
一、手写速记基本原理汉字速记是汉字草书的快写
二、手写速记略写方法185页
第三节计算机速记知识
一、计算机速记的定义、分类和发展
1、计算机速记的定义和特点
计算机速记是使用计算机及相关设备,实现语音信息实时文字录入的技术,是语文应用工具和中文信息处理现代化的重要手段。
**特点:
速度快强度低效率高
2、计算机速记的分类
分类:
专用键盘速录机速录、计算机自动语音识别速记和手写速记的计算机联机识别。
2、专用键盘速录机的特点:
**
速度快250字每分
既能“听打”,又能“看打”和“想打”。
通过专用软件系统直接转换成电子文本,能做到“会议毕、文稿出”。
第五章企业管理基础
第一节企业管理常识
一、企业创办程序详见286公司法
1、企业登记申请程序X:
申请设立登记程序;申请变更登记程序;申请注销登记程序
2、注册成立个人独资企业、合伙企业程序:
X
(1)咨询后领取并填写《名称预先核准申请书》、《指定(委托)书》,同时准备相关材料。
(2)递交名称登记材料,领取《名称登记受理通知书》,等待名称核准结果。
(3)按《名称登记受理通知书》确定的日期领取《企业名称预先核准通知书》,同时领取《企业设立登记申请书》,经营范围涉及前置审批的,办理相关审批手续。
(4)递交申请材料,材料齐全后领取《受理通知书》。
(5)按《受理通知书》确定的日期交纳登记费并领取执照。
二、现代企业制度的基本内容和基本特征
1、基本内容*
(1)现代企业法人制度
(2)现代企业组织制度(3)现代企业管理制度
2、**基本特征
(1)产权清晰(形式**:
法权;财产的营运权利)
(2)权责明确(3)政企分开(4)管理科学
二、企业融资常识
1、企业融资方式
(1)股权融资
**特点:
长期性(永久性,无到期日,无需归还)、不可逆性(无须还本)、无负担性(没有固定的股利负担)
(2)债务融资
**特点:
短期性、可逆性、负担性
**内部融资是企业首选的融资方式
**企业融资的成本包括:
会计成本机会成本机会成本是构成企业决策行为的主要依据
**2、企业要承担一部分社会责任:
安置下岗,离退人员,养老
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