营销办事处管理手册.docx
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营销办事处管理手册
营销办事处管理手册
办
事
处
管
理
手
册
分名目
第一部分:
办事处设置及岗位责任体系………………………………2
第一章 办事处机构定位…………………………………………2
一、办事处机构性质…………………………………………2
二、办事处机构职能…………………………………………2
三、治理总则…………………………………………………2
四、岗位差不多原则……………………………………………2
五、办事处组织结构设置……………………………………2
第二章 办事处岗位责任制度……………………………………3
一、办事处经理岗位职责……………………………………3
二、业务经理岗位职责………………………………………4
三、内务主管岗位职责………………………………………4
四、统计员岗位职责…………………………………………5
五、开单导购员岗位职责……………………………………5
六、仓管员员岗位职责………………………………………6
七、储运员岗位职责…………………………………………6
八、司机岗位职责……………………………………………6
第二部分:
办事处治理体系……………………………………………8
第一章 办事处系统治理制度……………………………………8
一、例会制度…………………………………………………8
二、考勤制度…………………………………………………9
三、办事处工作制度…………………………………………10
四、办事处办公设备使用制度………………………………11
五、办事处车辆治理制度……………………………………11
六、办事处保密制度…………………………………………12
第二章 办事处销售目标打算治理………………………………12
一、月度销售打算的编制依据………………………………12
二、销售打算编制、修改和确认……………………………12
三、销售打算执行情形的考核………………………………13
四、销售目标打算治理流程…………………………………13
第三章 办事处物流仓储治理……………………………………14
一、仓库治理制度……………………………………………14
二、订货发货治理制度………………………………………15
三、办事处调货治理制度……………………………………17
第四章 人事治理制度……………………………………………18
第五章 财务治理制度……………………………………………19
***公司营销中心
办事处治理手册
第一部分:
办事处设置及岗位责任体系
第一章 办事处机构定位
一、办事处机构性质
营销办事处是***营销中心的二级操作平台。
严格遵守公司各项治理制度,同意公司销售打算部直截了当领导,完成公司下达的综合市场营销目标;作为销售收入中心和费用中心,承担相应的经营风险责任。
二、办事处机构职能
在公司营销政策和规定的指导下,依照本区域市场的具体特点,制定适用的市场策略和治理方式;对营销中心下达的销售目标进行分解,完成销售任务,并对其运作费用进行有效操纵;规划、建立并优化完善销售网络和服务体系;建立客户档案,负责爱护目标区域市场,并做好售后服务;完善前端的市场信息平台功能。
三、治理总则
办事处治理应纳入营销中心治理系统,职员的思想和行为必须符合公司和营销中心的要求和规范;明确分工、职责与权限,实行鼓舞考核制度,逐步形成一套治理严密、运作科学、务实高效的治理体系。
四、岗位差不多原则
各岗位人员当接到上级主管命令执行任务时,不管任务完成与否都要在4小时之内进行复命。
在规定时刻内完成任务,从完成任务时计4小时之内必须通知上级主管已完成任务。
在执行任务过程中,发觉此任务确实有不可克服的困难,无法按时完成任务,需在4小时之内通知上级主管;刚同意任务,有突发事件发生或某些困难未考虑到,认定此任务无法完成,需在4小时之内通知上级主管。
五、办事处组织结构设置
(注:
在不设办事处的区域内,即直属区域经理所辖不含虚线内岗位)
第二章办事处岗位责任制度
一、办事处经理(直属区域经理)岗位职责
任用原则:
由营销中心派出
直截了当上级:
销售打算部经理
1、传达、分解、落实销售打算部下达的公司政策与任务。
2、对本办事处的各项工作的成果和经营业绩承担全部责任。
3、主持每月销售目标的制定,报批销售打算部后分降落实,并督导实施;签发每批次的订单与退换货申请,主持拟订下月、下周分品种要货打算(意向)。
4、监督业务经理填写日报告(成功手册)以及周、月工作打算的制定与总结,并对其进行评审、指导。
5、保持本辖区市场网络建设的合理性与秩序性。
合理布局分销商,关注通路价格的稳固性,洞悉推测通路危机,并及时应对;亲自对重要客户定期巡访与爱护。
6、组织建立健全客户档案,分析市场需求,判定消费倾向,提出产品改善和产品开发建议。
7、策划本区域促销、公关活动,报批及组织实施和结果评估。
8、制定办事处的费用预算打算,负责费用的操纵与现金收付的签发及监督。
9、组织办事处人员的上岗培训及定期培训,召集办事处人员例会,及时解决职员在业务、思想动态等方面显现的问题。
10、组织制定并定期调整库存的安全定额标准,上报销售打算部。
11、负责办事处职员的月度绩效考评工作。
二、业务经理岗位职责
任用原则:
由营销中心派出,或由销售打算部授权当地聘请
直截了当上级:
办事处经理(或直属区域经理)
1.协助办事处经理制定销售目标打算和目标分解打算,完成办事处经理下达的销售综合目标,提出促销建议。
2.负责本辖区内市场秩序的爱护,重点监控价格体系、窜货现象等,协助调解渠道冲突。
3.建立客户档案,按打算巡访客户,进行市场调查,及时反馈市场信息,协助办事处经理进行客户评估。
4.填写日工作打算与总结(成功手册)、每周工作打算与总结、每月巡访工作打算,完成每周的工作报告,上报办事处经理(直属区域经理)。
5.对辖区内各级经销商进行宣传公司政策,并对经销商的经营活动进行指导(库存、订货、展现、售后服务等),关心经销商对经营目标进行分解,提出完成目标的建议,主动向经销商做新产品的卖点介绍、产品宣传工作,保证新产品得以顺利推广。
6.协助经销商做好售后服务修理工作,解决质量问题引起的纠纷。
7.执行公司的促销打算;规范终端卖场的布置和产品的展现,协助经销商做好展现样品定期更换保证产品展现位置明显、突出,保持展板及产品整洁。
8.力争做到卖场内有专人负责***产品的销售,定期对营业员进行产品知识、产品卖点、销售技巧的指导。
9.积极进行市场开拓,积极进展有潜质的客户;注意开发并爱护工程客户及大型终端卖场。
三、内务主管岗位职责
派出原则:
由公司财务部统一选派,必须是公司信任的人员。
上岗前必须具备有关财务出纳、产品等方面的知识。
直截了当上级:
具体工作服从办事处经理领导,但资金业务直截了当向公司负责。
1.在每一笔发货单据上签字,负责办事处货款收讫、应收款记录与催收工作。
2.坚持信用额度操纵下的现金现货原则,加强现金治理,建立现金日记帐、销售收入账以及应收款账,每日下班后对帐、盘点,保证帐实相符。
3.遵守公司货款治理规定,及时回笼货款,并与公司财务核对有关财务帐目。
4.负责办事处日常费用现金支出治理工作,按公司财务相关规定支付收讫。
每月26日前向公司报送如下统计表:
A《办事处现金日记帐目》、B《人员考勤表》、C《费用统计表》;D《客户应收款月报表》。
5.负责协助办事处经理治理办事处职员的考勤工作,并按营销中心的工资表发放工资。
6.负责办事处办公室内勤服务工作,保管各类文件档案,及时登记清理客户档案;对招牌、专柜、展牌、展板、促销品发放地点及数量进行统计、记录,对办事处设施、用品进行登记与发放治理及其他文档治理。
四、统计员岗位职责
派出原则:
由销售打算部派出,或由办事处经理经批准后在当地聘请,上岗前必须具备有关统计、产品和电脑等方面的知识。
直截了当上级:
办事处经理
1.每日负责录入单据,实时调整办事处进、销、存记录。
2.负责应收帐的记录,每日工作终止时,对销售明细账与应收款账进行记录,与内务主管进行核对。
3.负责办事处费用支出的记账工作,于办事处周会前与内务主管进行核对。
4.负责向销售打算部报送如下报表:
A《月度销售统计表》、B《月、周订货规划表》、C日常要货订单、D安全库存定额。
5.协助办事处经理编制销售目标打算、订货打算,负责各项考核数据的统计,为工作总结与信息反馈提供数据。
6.负责治理与爱护电脑、打印等设备。
五、开单导购员岗位职责
派出原则:
由公司派出,或由办事处经理经批准后在当地聘请。
直截了当上级:
办事处经理。
1、负责门市客户接待和外埠客户的电询工作,记录和确认客户订单,准确开据提货单。
2、熟练把握产品知识与卖点,为上门客户详尽介绍公司各产品系列,并指导客户对产品的选择。
3、接听办事处,做好客户、消费者反馈记录,上报办事处经理。
4、有样品展现的办事处,应做好样品展现工作,及时更换样品与上新品,树立公司形象。
5、完成办事处经理交办的其他工作事宜。
六、仓管员岗位职责
派出原则:
由公司统一选派、治理
直截了当上级:
办事处经理
1.负责办事处货品的日常进、出和仓储治理工作,凭内务主管签字的发货单据为储运员备货。
2.做好仓储帐目治理,及时把握动态数据,监控安全库存量,及时、准确地提供各种货品库存的数据,协助制定订货打算和库存打算。
3.做好仓库的日常治理,杜绝仓储损耗和任何严峻事故,对储存物资的安全、完好负责。
4.建立库存治理卡,每日对账,每周自我盘库,每月月底全面盘库。
对库存差异进行分析,查明缘故。
依照流量情形及时向办事处经理提出储存结构调整的建议。
5.协助完成办事处经理交付的其他工作事项。
七、储运员岗位职责
派出原则:
由公司派出,或办事处经理按规定聘请任用
直截了当上级:
办事处经理
1.要紧负责市内要紧客户货品的日常配送工作,并负责组织向外地各区域市场按时发送。
2.协助内务主管进行货款结算工作,及时结算交回公司货款。
3.协助市内业务代表巡访和爱护客户,及时反馈市场信息。
4.及时了解公司到货情形,组织车辆运送至营销办事处仓库,协助入库。
5.负责日常客户退回、更换和修理产品的修复工作,做好修理记录,及时反映产品质量问题。
6.办事处经理交办的其他工作。
八、司机岗位职责
派出原则:
由营销中心派出,或当地聘请,由营销中心审批。
直截了当上级:
办事处经理
1.负责物资的运输,包括提货、送货等业务。
2.协助仓管员理货与出、入库工作。
3.车辆的日常爱护及保养,妥善保管随车工具、车内设备,定期填写车辆保养卡,加强安全工作意识,幸免一切事故的发生。
4.遵守车辆治理规定,不得私自出车,服从办事处经理的统一调动。
5.办事处经理交办的其他工作。
第二部分:
办事处治理体系
第一章 办事处系统治理制度
一、办事处例会制度
为使办事处的各项例会有打算地纳入制度治理,特制定办事处例会制度。
(一)、晨会
1、办事处职员每天早晨签到后,由职员轮番坐班主持晨会。
2、晨会的要紧目的是简报各自当日的重要工作事项;提高职员的自信心,鼓舞斗志;锤炼职员的讲解口才,使职员每时每刻都保持良好的心情,用心致志的做好自己的业务工作。
3、会议进程为在会议主持人的主持下,第一交流工作内容;其次组织大伙儿齐诵***的“十二信条”,最后,由主持人自己命题(与自己工作相关),自己组织内容,自己讲解,但内容必须新奇,感染力强,不能重复。
4、每次晨会时刻操纵在15分钟左右。
(二)、当日业务总结会
1、每日工作完毕后,由办事处全体业务人员对当日工作完成情形进行交流、总结。
2、由业务经理汇报一天的业务工作情形,解决当日发生的问题,预备并打算翌日的工作,力争当日工作当日完成,日清日结。
3、总结会时刻操纵在20分钟。
(三)、周会
1、每周二晚上利用2小时时刻,原则上是由办事处经理组织,如办事处经理有事不在,由内务主管主持。
统计员对会议内容进行记录,记入专门的“每周工作会议纪要”。
2、业务经理填写周打算表,办事处经理主持总结一周的业务情形,检视目标完成,讨论需要解决的问题,并安排出下一周的工作要点。
3、推测下周销售情形,制定周销售打算和周订货打算。
4、业务工作讨论完毕后,办事处经理主持学习,由职员轮番交流自己的主题。
(四)、月会
1、每月26或27日由办事处经理组织召开月会,全体职员参加。
时刻为晚上,4个小时左右。
2、会议前,须完成各项上报公司的统计报表以及业务经理下月业务打算表,各位职员做好自己本月的工作总结。
3、会议主题为:
总结一个月来的业务情形;职职员作述职;工作纪律与业绩完成情形进行点评;下月工作打算与目标进行分解;责任落实。
4、会议终止后,办事处经理完成对各职员的业绩考评,填写《办事处人员月度考核表》,上报公司销售打算部。
二、***办事处考勤制度
(一)、上班时刻:
上午
8:
00
上班
8:
15
晨会
9:
00
出勤
下午
5:
00
业务经理回办事处汇报
5:
30
一天业务总结安排,预备翌日的工作
(具体作息时刻,各办事处经理按当地情形制定,并上报销售打算部)
(二)、签到
职员应在每天早晨上班时刻前,在办事处签到簿上签到,若发觉代签一次,扣除代签者和被代签者当月工资各20元。
(三)、出差
因工作需要出差,由办事处经理批准后到内务主管处领取出差申请单,办理预领等手续,返回后及时核销,凭报销凭证确认出差之间的考勤。
(四)、事假
职员因私请假,以书面报告申请,一天内由办事处经理批准,两天(含两天)以上应上报销售打算部经理审批,由营销行政部备案。
(五)、病假
职员因病休息应有区级以上医院开据诊断证明(病假条),否则按事假处理。
(六)、旷工
职员不请假不上班者为旷工。
旷工三天(含三天)以上者,按自动离职处理;三天以内(含三天)者,视情节处罚,并停发一切补贴。
(七)、迟到、早退
职员如有迟到早退现象发生,一次扣20元工资。
外出业务人员需上午上班时刻签到,下午业务总结会前回公司报道,如有要紧工作延迟返回的时刻,须及时通知办事处经理,未及时通知者视同早退。
(八)、考勤记录
考勤记录由内务主管负责,依照实际情形严格登记,作为职员考核的依据。
三、***办事处工作制度
(一)办事处全体职员须严格遵守公司的各项规章制度,以制度为本,不可肆意散漫,自行其事。
对违反各项制度者必给予相应的处分。
给公司造成重大经济缺失或严损企业形象者,当即除名,并承担相应的经济缺失。
(二)办事处全体职员须服以直截了当上级领导的安排,可就其指令提出合理建议,不可肆意顶撞违抗。
上级职员要主动做好沟通工作,营造良好的沟通氛围,不可粗鲁武断。
各级职员必须明确各自的权责范畴,可对职责外的事务提出合理建议,不可肆意干涉。
(三)办事处全体职员须以严谨、谦虚、认确实态度对待工作,按时完成上级安排的各项工作,同时发挥团结协作的团队精神,一切从公司的整体利益动身,不可在工作中谋取私利,一经发觉,严肃处理。
(四)全体职员须树立以客户为中心,以企业形象为生命的思想,做到仪容整洁端庄,待人接物文明礼貌,严守公司隐秘。
对待客户耐心认真,尊重团结同事和领导。
上班时刻禁止大声喧哗、谈论私事和打私人。
(五)办事处职员在工作和使用办公用品中,须本着节约的原则,不可肆意白费。
职员对所需的办公用品,须向财务主管提出申请。
(六)办事处的全体职员须在周二和月初向办事处经理提交周打算和月打算,在总结会议中上交上周和上月的周总结和月总结。
打算与总结工作作为绩效考核的一项依据,与个人奖惩相联系。
(七)职员出差时,须提交出差费用申请,报请办事处经理批准后,方可从财务主管处提取相应款项。
出差完毕,须在当月月底前向财务主管上交剩余款项及相应报销凭据,不可滞留公款。
(八)职员在出差中,须及时向办事处经理汇报出差进度及所遇到的各项问题。
关于超出个人职责权限以及疑难的问题,须报请办事处经理批示后方可行事,不可自作主张。
(九)办事处职员应及时向上级领导上报反映各种市场问题和情形,并鼓舞提出个人见解,参与讨论解决方案。
(十)办事处车辆由办事处经理行使调度权力,职员因工作所需用车者,须报请办事处经理同意后,方可使用车辆。
四、办事处办公设备使用制度
(一)办事处的办公设备应由内务主管进行登记,由办事处经理明确各设备的保管责任人。
使用办公设备的所有人员均须按有关要求操作。
(二)办公用运算机,打印机等办公设备由专人负责使用,其它人员不经承诺不能私自使用该设备,否则一切后果及所造成的经济缺失均由当事人负责赔偿。
(三)办公室使用运算机的职员严禁进入运算机游戏程序,不得因私上网,如发觉一次罚款200元。
(四)职员要爱护所有公司的公共设备,离开办公室时,要检查关闭所有设备电源及容易发生危险的器具,保证安全。
(五)任何人未经领导批准,不能将公司的专用办公设备带出办公地点,否则一切后果自负。
(六)上班时刻不能打私人,保持工作信息的畅通无阻。
五、办事处车辆治理制度
为了调动司机的积极性和责任感,提高车辆的经济效益和使用率,保证物资运输及行政用车的顺利进行,特制定运输治理制度。
1、办事处经理把安全教育放到首位,教育司机树立安全第一的思想,要经常教育司机遵守交通法规、服从交通民警的指挥、文明驾驶、礼貌行车、严格执行行车守则。
2、对车辆定期检查保养,按期检查车辆性能:
如机油、水、刹车油及机械关节部位的润滑,总结安全工作,幸免一切事故的发生。
3、司机在市内送货,必须事先安排行车路线,合理规划,保证出车效率,使物资运输畅通无阻。
对车辆使用实现严格治理,办事处经理对各项油料及其他费用开支严格审核,杜绝不合理的开支。
4、遵守规定不私自出车,不绕道办事专门是私事,廉洁奉公,未经承诺,车辆不得停外过夜。
司机每日填写车辆行车行程记录卡。
5、严禁酒后驾驶和将车辆交给无照人员驾驶,也不得交给非办事处经理同意的其他人员驾驶。
6、驾驶员的随车工具和车内设备由本人保管,由于本人保管不当发生丢失或损坏者,视情节按原价50%-100%赔偿,驾驶员违章罚款由本人承担。
7、车辆因驾驶员缘故及非正常驾驶损坏的零部件,办事处一律不予报帐,由司机负责赔偿。
对不爱惜车辆,重开车轻养车的司机,要限期改正,屡教不改,不具备驾驶品德和技术的人,坚决调离岗位或责令下岗。
8、发生一样车辆事故,造成经济缺失的,负次要责任者,承担5%,负同等责任者罚扣10%,负要紧责任的罚扣15%。
必要时,扣除当月奖金或劝其离职。
未经批准私自出车,发生事故,一切经济责任由本人承担,并予以开除。
9、如发觉司机私自倒卖燃油及其他材料,修车时虚报冒领,除追回缺失外,赶忙开除;情节严峻者,公司保留追究其刑事责任的权力。
10、司机在运输物资过程中,如发生丢失、破旧、短少等现象,均按公司有关规定予以赔偿。
六、办事处保密制度
1、原则上所有职员须定期与公司签署保密协议,遵守协议内容。
2、必须遵守国家有关的保密法规和安全制度。
3、不得向他人泄露公司的技术隐秘与商业数据。
4、不得向他人泄露公司的营销策略、市场策划方案及隐秘。
5、不得向他人泄露公司的客户隐秘及客户档案。
6、违反以上规定者,将处以重罚;情节严峻的予以除名,并追究其给公司造成的经济缺失。
第二章 办事处销售目标打算治理
一、月度销售打算的编制依据
1、司下达的年度打算销售指标及办事处年度经营打算。
2、上个月度的销售实际完成状况和各区域汇报的下月份打算汇总情形。
3、综合区域市场需求,竞争对手情形,历史销售资料而做出的销售推测。
二、销售打算编制、修改和确认
1、办事处月度销售打算由办事处经理负责制订,统计员和各区域业务经理协助完成。
2、在办事处月度工作会议上,办事处经理召集业务经理讨论销售打算,同时制定办事处月度订货打算、促销打算和市场开发打算。
3、依照销售打算部批准后的月度销售目标打算,各区域业务经理制定负责区域内的销售任务分解打算、促销打算和月度定货打算,同时制定自己的月度工作打算,交办事处经理审核批准。
三、销售打算执行情形的考核
1、办事处销售打算分为年度打算、季度打算和月份打算。
按照区域以《销售目标打算表》的方式分别展开、下达。
2、对各区域细分的打算,按周进行跟踪和检查,每月中对各区域打算完成情形和工作打算执行情形进行一次通报和总结,办事处经理应及时检查和督促区域业务经理的工作。
3、月末由办事处经理将办事处以及各区域销售打算完成情形上报销售打算部。
4、月末办事处经理组织全体职员进行月度总结,对整体和各区域市场销售打算和工作打算完成情形进行考评和总结,填写《办事处工作人员月度考核表》;并写出书面分析说明后,一同上报销售打算部。
四、销售目标打算治理流程
第三章 办事处物流与仓储治理
一、仓库治理制度
(一)差不多规范
1、仓管员以发至办事处物资的《随货同行联》、《产品进仓单》、《发货单》作为储存与出货的依据,做到先进先出。
2、《产品进仓单》、《发货单》的数据及时登记入帐,定期或不定期盘点,做到单帐相符,帐实相符。
3、未经仓管员核准的人员不得进入仓库,搬运完毕后,亦不得在仓库逗留。
4、每天核对库存,进行安全库储备备,依照安全库存提出订货打算。
5、做好库房门禁治理,妥善保管物资,经常坚持清洁、通风,做到防鼠、防潮、防火、防爆,放置消防器材,每半年检查一次,如发觉专门及时处理或更换。
仓库内及周围严禁吸烟,并有明显标识。
6、仓管员下班离开前,应巡视仓库电源、水源是否关闭,确保仓库的安全。
(二)库位规划与配置
依成品入出库情形、包装、方式等规划所需库位及其面积,以达库位空间的有效利用。
(三)库位配置原则
1、配合仓库内设备(例如手推车、消防设施、通风设备、电源等)及所使用的储运工具规划运输通道。
2、依销售类别(如成品储存区与退货区)、产品类别分区存放,收发频繁的成品配置于进出便利的库位。
3、将各项成品依品名、规格、批号划定库位,标明于“库位配置图”上,并随时显示库存动态。
相同规格品名的产品不能放在两个仓库内。
(四)成品堆放
依成品包装形状及质量要求设定堆放方式及堆积层数,以幸免成品受挤压而阻碍质量,产品存放高度不能超过2米。
(五)库位标示
产品应于每一库位设置货卡标示牌,标示其品名、规格、单位包装量、库位数量。
每次进出货,及时更换存量,做到卡账货相符。
依配置情形绘置“库位标示图”悬挂于仓库明显处。
(六)库位治理
仓管员应把握各库位、各产品规格的进出动态,依先进先出原则发货。
每种规格原则上应配置两个以上小库位,以备轮番交替使用,以达先进先出的要求。
(七)不良品治理
对不良品设专区摆放整齐,每箱装有清单,载明产品数量、名称、收回缘故及经办人,予以封存,待销售打算部或客户服务部批准后进行处置。
二、订货与库存操纵治理制度
(一)总则
1、办事处经理应组织库管员与统计员有效地进行库存治理工作。
其中办事处经理是第一责任人。
2、库存治理工作的总体目标是:
在保证不断货的前提下,最大限度地降低库存,同时保持品种结构的合理,防止滞销品的积压。
(二)订货业务
1、各办事处要在经理的直截了当负责下,每月确定一次各品种的订货点,当库存量达到或低于订货点时,及时向公司发出要货订单。
2、订货点的确定,应参照办事处上月平均日销量、去年同月平均日销量,以及物资从公司到本办事处的在途时刻。
3、每周(每月)办事处经理应会同库管员和统计员提
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