浅谈办公室的电话礼仪.docx
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浅谈办公室的电话礼仪.docx
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浅谈办公室的电话礼仪
浅谈办公室的电话礼仪
“电话嘛,响了就接,有问就答嘛,哪有什么技巧啊?
”要是现在谁还会有这种想法,那也太老土了。
要知道,在现代社会的办公室,就连接打电话也有一定的礼仪可言,不信,请看下面:
如果你要出差几天,电话留言必须说明情况,否则来电者可能误以为你只是去开会,几个小时后就会回来,因而再次来电,或者预想你会在当天回电。
这两种情况都让对方感到难以联络到你。
打电话前要先准备好,如果对方没有接听电话的话,省得在听到留言的提示音后,还得慌里慌张地马上组织语言。
留言时必须解释你打电话的原因,以及希望对方何时回电,另外不要忘记留下自己的电话号码。
要注意,说留言时不要太快,否则对方必须重复听取留言。
避免使用电话的等候功能,这种功能会使对方觉得你不重视他的时间,即便你只是暂停一下去找资料,也会显示你的准备不足。
不要在手机上谈论涉及商业机密的事情,对方有可能会担心你是在公共场合打电话。
来源:
慧聪网
不能轻易逾越的安全距离
讲述人:
李冉性别:
男年龄:
28职业:
公务员
我的女朋友以前总是跟我抱怨,她的男上司跟她说话的时候距离太近。
我还认为她是太过敏感了。
可是她说,人与人之间应该有个安全距离,大概是在1米左右。
除非是你特别亲近的人,否则无论是说话还是其他的交往,逾越了这个距离,都会让人产生不安全的感觉。
她说这是她上大学的时候,在公关课上学到的。
不过,近日我的新上司却让我深刻理解了我女朋友的苦恼。
说起来这个新上司人是很热情的,也很容易沟通,可就有一个毛病,无论和谁说话,都一定要跟人凑得特别近,仿佛有什么秘密要跟你分享似的。
有时候,如果是刚刚吃完午饭,我简直都可以根据他的口气来判断他中午吃的是什么菜!
尤其是当你在电脑前安心工作的时候,他突然凑过来跟你说话,一抬头一张大脸等着你,真是够吓人的!
办公室里贪便宜讨人厌
讲述人:
刘宁性别:
女年龄:
32职业:
秘书
我在一个半机关性质的单位工作,办公室里没有什么特别的要求,比较松散。
单位经常发一些东西,有时候发食用油、有时候发洗发水(每到这时候,办公室女同志的头发都是一个香味)、有时候会发一箱可乐什么的,有的人嫌麻烦,可乐一类的东西就不往家搬了,留在办公室里喝,同事们偶尔也来上一听,谁也不会在意。
有一次,单位进行大扫除,连一年没动的文件柜都要打开清理。
碰巧,小李出差了,大家只好把柜子撬开。
这一撬不要紧,大家没给吓出个跟头。
只见柜子里满满当当都是听装可乐,还有半年前发的雪碧。
再仔细看,办公室的复印纸、文件夹、签字笔什么的应有尽有,东西摆放得还挺整齐。
小李的“大展柜”让大家愣了半天,原来她平时在办公室东抄一件,西抄一件,收获颇丰。
平时大大咧咧的“王快嘴”从柜子里抄出一听可乐说:
“嘿,今天可算见识了,还有比我更爱占便宜的,佩服佩服。
”听她这么一说,大家哈哈大笑起来。
从此,小李因为爱占小便宜出了名,提起她大家总是要撇撇嘴,毕竟“贪小”实在破坏形象。
办公室里别把自己当空气
讲述人:
杨玮性别:
女年龄:
36职业:
翻译
我们办公室有一位姓张的女士口碑不好,据说是大学毕业就结婚了,被老公呵护备至,连续几年报考研究生失利,没有工作经历,不会与人相处,绝对的一根筋。
一开始我听到这些议论也不在意。
我们办公室的三个人分别负责不同国外通讯社传来的稿件编译,并分类整理,工作中经常会有画面编辑过来询问稿件情况或者电话询问。
新闻的时效性挺强的,谁都不愿意在自己的环节上耽误时间。
以往来了电话,我们都会马上接听,可是不知道这位大姐怎么回事,就放在她桌上的电话响了好几声也不接,你抬头一看,她只顾对着电脑翻译,于是我跑过去接听;赶上画面编辑到屋里来问文字方面的情况,她也是“两耳不闻窗内事”,往往是我和画编特别着急地找记录本,查了半天,是她负责的稿件,她还满脸问号的样子;更可气的是她如果觉得应该把空调关小点,她会睁着大眼睛,“天真”地问你:
办公室怎么这么冷啊?
其实是暗示你调节空调,之后她还理直气壮地说:
“我不会。
”弄得人哭笑不得。
家里老公太好的保护使她无忧无虑,可以把自己当作空气一样不闻不问,可是办公室里每个人有自己的职责,这样事事不关心的人是不受欢迎的。
我们需要呼吸权
讲述人:
赵蕾性别:
女年龄:
26职业:
编辑
去年单位院子里修建了一个篮球场,午休时间打篮球成了一景。
可是到了夏天,就出问题了,大太阳底下跑跑跳跳一个中午,回办公室以后个个都汗流浃背的。
浑身湿乎乎的自然挺难受,小伙子们还真是有备而来,每人都带了替换的衣服,换下来的运动背心就搭在椅子上,球鞋就随便放在办公室的地上。
猛一进屋以为到了球员休息室,横七竖八的衣服让人直眼晕,空气中也弥漫着酸酸的汗味。
同事们不好意思为了这种“小事”专门“提醒”谁,只等着他们后知后觉。
有个小姑娘实在受不了办公室的气味,想出了一个办法:
把空调关上,开窗通风,一来不会有臭气,二来如果那几个人觉得热,自然会问这么热的天开什么窗啊?
于是大家等着看结果,一点多的时候,几个玩球的小伙子说笑着进了办公室。
开始他们还没什么反应,后来终于有一个走到窗前,他说:
“呦,今天开着窗呢,你们快来把球鞋放在窗口晾一晾,风吹一会儿就干了。
”天哪,我们强烈要求呼吸权!
在办公室用餐也是不可取的,“吧唧吧唧”的声音、强烈的食品味道,似乎不适合办公的环境。
此外,要保持工作区域的空气质量,切忌在办公室吸烟。
目前很多办公室都禁止吸烟,可遗憾的是还经常会有“缕缕青烟”空中飞的现象,“呼吸权”似乎很难被重视。
办公室不是走秀台
讲述人:
孙佳敏性别:
女年龄:
24职业:
公司职员
自从新前台第一天上班,公司同事们就有的看了。
大家都管她叫“模特”,“模特”相貌还可以,身材也不错,而且她天天都穿着奇奇怪怪的好像只有时装展示时才会出现的衣服。
今天是露背装、明天是低胸吊带、后天来个t字底裤配低腰裤,还有什么短得不能再短的超短裙,天天在办公室里玩“性感”。
说来也怪,那些平时“色迷迷”的男同事们,见了她都往后闪。
“模特”过分的装束让他们都不敢靠近,每天大家都远远地看看她穿得是什么,男同事私下流传一句话:
往她那边凑难免有占人便宜的嫌疑,而且眼睛都不知道放哪儿。
也难怪,如此暴露连我们这些女同胞都不好意思看她。
这还没完,每天离下班还有半个小时,“模特”就开始施展化妆术,一根一根地涂睫毛,眼影画得像睡眠不足,嘴巴抹了一遍又一遍。
她工作都没有那么仔细过呢,看她化妆让人不觉发冷。
都完成了,也就快下班了,只见“模特”拎起小包,“嘎哒嘎哒”地走了。
望着“模特”的背影,不知是谁感叹了一句:
工作是人生舞台,可办公室不是走秀台。
基础版
办公场所安静最重要
无论在自己的公司还是被访问的公司,走通道、走廊时要放轻脚步,遇到上司或客户要礼让,不能抢行。
如果不是在工地办公实在不用一边走一边大声说话。
此外,心情再好也不要在走廊中唱歌或吹口哨,毕竟那声效远没有在山里来的有感觉!
当然在办公室里面办公一定要保持安静这就更不用说了。
别让办公室成为化工厂
办公室的着装要与工作气氛协调。
背心、短裤、拖鞋都不适合出现在办公室,化名为“凉拖”的拖鞋也一样免进。
女性职员化妆应给人清洁健康的印象,尽量选用淡色指甲油及味道清淡的香水,各种浓烈的香氛只会使人家误以为错入了化工厂。
办公桌不是产品展台
千万要避免陈列过多的私人物品,否则被访客当作是公司的产品展台,可就尴尬了。
要想有别于他人,小株绿色植物是不错的选择。
此外,乱糟糟的办公桌并不表现你的敬业,反而显得没有头绪,随时整理一下手头工作是个不错的习惯。
办公电话勿久聊不要因为是公事,就没完没了地通电话。
如果咱经常因公事打一刻钟以上电话,不会有人认为那是认真负责的表现,还很可能被人怀疑工作能力低下呦。
而办公室的私人电话就更不能让人容忍了。
“客随主便”应记牢
进入他人办公室,要先轻轻敲门,听到应答再进。
切记不要私自阅读别人办公桌上的信件或文件,或未经许可而翻阅别人的名片盒。
外出造访,没有办公室主人的提议,不能随便脱下外套,也不要随意解扣子、卷袖子,也不要将衣服、公文包放到桌子和椅子上。
虽然不赞成忸怩拘束,但过分的“大方随意”也不会受人欢迎。
办公室拒绝“情绪污染”
每个人都会有情绪不好的时候,切忌把情绪带进办公室。
在办公室里大哭、大叫或做其他感情冲动的事不会为你博得同情反而会增加烦恼。
即使同事们愿意去抚慰一颗受伤的心灵,办公室也不是合适的场所。
如果实在忍不住悲伤或者控制不住愤怒,建议你离开办公室,做深呼吸或其他能让你放松的事情。
同事相处礼为先
在办公室里对上司和同事们都要讲究礼貌,不能由于大家天天见面就将问候省略掉了。
同事之间称兄道弟或乱叫外号,以龙哥、虎弟相称人家还以为到了黑社会。
平级直呼姓名即可,对上司和前辈则可以用“先生”或其职务来称呼。
在工作中要讲男女平等,女士优先的规则在这里不适用,但也要注意男女有别,拉拉扯扯、打打闹闹是不雅观的。
立足职场应守时
要养成守时的习惯,你至少应该提前10分钟到达办公室,这有助于体现效率原则。
尽管是5分钟、10分钟,却能让你做好充分准备,以饱满的状态投入工作。
相反,仅仅迟到几分钟,仍然会使你显得缺乏敬业精神。
即使上司或同事对你的迟到行为没有多说什么,那也不表示他们对此毫不在乎。
想想看重任或奖金怎么会落到一个天天迟到的人头上呢?
邻里电台
在泰国拜访大公司或政府部门必须提前预约时间,并持有用英文、泰文和中文对照的名片,当地两天即可印好。
同泰国人打交道,千万不要夸耀自己国家的经济如何发达。
否则他们会认为你太傲慢,在以后的交往中,有可能会有意地为难你。
此外在泰国进行商务活动,必须尊重当地的教规。
来源:
北京青年报
(一)办公室定置标准
1、各职能部门办公室要统一绘制物品摆放定置图,并将图贴在办公室门后或室内墙壁上。
2、物品要按定置图的编号顺序依次摆放,做到整齐、美观、舒适、大方。
3、办公室内与工作无关的物品,一律清除。
4、文件资料柜要贴墙摆放。
5、轮流安排值日,负责卫生清扫及检查物品定置摆放情况(或按公司既定安排执行)。
(二)办公桌定置标准
1、定置要分门别类,分出哪些物品常用,哪些不常用,哪些天天用;
2、物品摆放部位要体现顺手、方便、整洁、美观、有利于提高工作效率;
3、办公桌设置摆放要有标准定置图,与工作无关的物品不要放在办公桌内;
4、桌面定置的(参考)要求:
中上侧摆放台历或水杯(烟缸)、电话等;右侧摆放文件筐(盒)、等待处理的管理资料;中下侧摆放需马上处理的业务资料;左侧摆放有关业务资料;
(三)工作椅定置标准
1、人离开办公室(在办公楼内),座位原位放置;
2、人离开办公室短时外出,座位半推进;
3、人离开办公室,超过四小时或休息,座位完全推进。
(四)文件资料定置标准
1、文件资料的摆放要合理、整齐、美观;
2、各类资料、物品要编号,摆放应符合定置图中的要求,做到号、物、位、图相符;
3、定置图要贴在文件资料柜内;
4、保持柜内清洁整齐,随时进行清理、整顿。
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