论文办公室文档资料管理系统的设计与实现.docx
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论文办公室文档资料管理系统的设计与实现
编号:
计算机系本科毕业(设计)论文
课题名称
泽州一中办公室文档资料管理系统的设计与实现
专业
计算机科学与技术
姓名
学号
指导教师
二零一零年六月
目 录
泽州一中办公室文档资料管理系统的设计与实现
摘要:
通过对泽州一中办公室文档资料管理进行实际的需求调查和分析,设计了“泽州一中办公室文档资料管理系统”。
该系统采用Client/Server体系结构,开发工具和数据库选用PowerBuilder8.0和MicrosoftSQLServer2000。
该系统主要包括文档登记、文档检索、文档统计、文档借阅、相关信息管理以及系统管理六大功能模块。
其中文档登记模块包括收文登记、发文登记和档案登记;文档检索模块提供按不同条件检索文档的功能,包括收文检索、发文检索和档案检索;文档统计模块,提供按不同条件统计文档的功能,包括收文统计、发文统计和档案统计;相关信息管理模块提供登记及检索分类信息和部门信息的功能;系统管理模块包括数据管理和用户管理,其中数据管理提供了数据备份、数据初始化以及数据恢复功能,用户管理主要实现了登记和检索用户以及修改密码的功能。
本系统界面友好,操作简单,比较实用。
关键字:
管理系统文档资料管理PowerBuilder应用
Abstract:
ThisarticleinvestigatesandanalyzestheneedsoftheofficedocumentmanagementinthefirstmiddleschoolofZezhouanddesigns"thefirstmiddleschoolofZezhouofficedocumentmanagementsystem".ThesystemadoptsClient/ServerarchitectureandusesPowerBuilder8.0asdevelopmenttoolandMicrosoftSQLServer2000asbackgrounddatabase.
Thesystemconsistsofsixfunctionalsections:
documentregistration,documentretrieval,documentstatistics,documentborrowingandreturning,relatedinformationmanagementandsystemmanagement.Thedocumentregistrationincludesaddresseeregistration,dispatchregistrationandarchivesregistration.Thedocumentretrievaloffersthefunctionofretrievingdocumentsaccordingtodifferentconditions,includingtheaddresseeretrieval,dispatchretrievalandarchivesretrieval.Thedocumentstatisticsprovidesdocumentstatisticsfunctioninaccordancewithdifferentconditions,whichincludestheaddresseestatistics,dispatchstatisticsandarchivesstatistics.Relevantinformationmanagementgivesthefunctionsofregisteringandretrievingtheclassificationanddepartmentinformation.Thesystemmanagementconsistsofdatamanagementandusermanagement.Datamanagementprovidesthefunctionsofdatabackup,datainitializationanddatarestore.Usermanagementmainlyrealizesthefunctionsoftheregistrationandretrievalofusersandmodifyinguserpassword.
Thiseconomicalandpragmaticsystemhasexplicitinterface,withsimpleoperation.
Keywords:
ManagementSystemofficedocumentsmanagementPowerBuilderapplication
1引言
目前,泽州一中办公室文档资料管理采取的还是手工管理方式。
手工管理工作效率很低,并且不能及时了解文档资料的情况。
另外,它还存在着许多弊端,由于不可避免的人为因素,经常造成数据的遗漏、误报。
而通过计算机对文档资料进行管理具有手工管理所无法比拟的优点——例如:
检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。
随着科学技术的飞速发展,以及数据库技术的日益成熟,使用计算机来代替手工管理也成为了必然趋势。
本论文就是在对泽州一中办公室文档资料管理的实际状况,进行了全面的需求分析后,详细设计了该系统,并用SybasePowerBuilder8.0作为前台开发工具及MicrosoftSQLServer2000作为后台数据库实现了该系统。
市面上也有一些类似的软件,但都比较专业,本软件希望达到的目的:
追求简单、易学、易懂、易用,能够更有利地解决泽州一中办公室对文档的基本管理以及对文件的借还处理。
对于即使不懂计算机的办公室管理人员,也如用电子词典一样简单。
由于本人的水平有限,在本系统中难免存在错误和不足,望各位老师予以批评与指正。
2需求分析
2.1可行性分析
该系统的实现在技术上是可行的。
该办公室文档资料管理系统是以Microsoft公司出品的可视化操作系统WindowsXP为平台;开发工具使用SybasePowerBuilder8.0[1],SybasePowerBuilder8.0作为新一代的数据库开发平台,它为用户提供了完整的可视化环境,使用户在非常轻松友好的环境下完成应用开发工作;后台数据库系统使用微软的MicrosoftSQLServer2000[2],MicrosoftSQLServer2000是扩展了MicrosoftSQLServer7.0版的性能、可靠性、安全性和易用性,增加了几种新的功能,由此成为数据管理的优秀平台。
系统的性质为ManagementInformationSystem,因而数据库的设计与操纵是系统设计的核心。
我具备一定的系统分析与设计能力,熟悉数据库的设计与操纵;指导老师郑志荣老师多年从事计算机的教学与研究工作,因而该系统的实现在技术上是可行的。
2.2需求描述
文档资料管理系统需要满足来自两方面的需求,即办公室管理员和文件借阅者。
文件借阅者的需求是查询办公室所存的文档和个人借阅情况。
办公室管理员的需求是对办公室收文、发文和档案的管理,包括登记、检索和统计文档资料信息;对文件借阅者的借阅及归还文件要求进行操作,同时形成借或还报表给借阅者查看确认;对相关信息的管理,主要是部门和分类的管理;对系统的管理,主要指用户管理和数据管理。
.
2.3业务分析
根据需求调查,对泽州一中办公室文档资料管理的业务处理过程进行分析。
其业务处理流程如图2.1所示。
2.4数据分析
根据泽州一中办公室文档资料管理的业务流程图,分析得出泽州一中办公室文档资料管理系统的数据流图如图2.2、图2.3所示。
3系统设计
3.1系统功能模块设计
根据数据流图,设计系统功能模块如图3.1所示。
系统各功能模块简介:
一、文档信息登记
文档信息登记模块主要实现收文、发文和档案的基本信息的新增、删除和保存功能。
二、文档信息检索
文档信息检索模块主要实现收文、发文和档案的基本信息的检索功能。
按照不同的检索条件检索并将结果显示在屏幕上。
三、文档统计管理
文档统计管理模块主要实现收文、发文和档案的基本信息的统计功能。
收文统计、发文统计和档案统计基本类似,可以输入单个统计条件进行统计,也可以输入两个条件进行综合统计。
最后统计的结果还可以打印出来。
四、文档借阅管理
文档借阅管理模块主要实现借阅人信息管理、借阅查询以及文件借阅和归还功能。
1、借阅人信息管理
借阅人信息管理部分主要实现对借阅人的登记和检索功能,设计思想类似文档信息登记和检索。
2、借阅查询
借阅查询部分的实现与文档检索模块类似。
3、文件的借阅和归还
文件的借阅和文件的归还也基本类似。
打开借阅窗口以后,手动输入文件编号和借阅人编号,对应的文件标题和借阅人姓名会自动显示,如果没有该文件或借阅人信息,系统会给出相应提示,否则,借阅成功。
借阅成功以后,收文的数量会自动减少一份,可在收文登记表中查看到。
归还部分和借阅部分基本相似,归还成功后,收文则自动增加一份。
五、其他信息管理
其他信息管理模块主要实现分类和部门信息的新增、删除、保存和检索功能。
六、系统管理
系统管理模块包括数据管理和用户管理。
其中的数据管理部分主要进行数据的初始化、数据备份和数据恢复;用户管理主要实现用户信息的登记、检索以及修改密码等功能。
1、数据管理
数据和文件是以往工作的积累和结晶,也是以后工作的基础和必要条件,离开这些数据和文件业务无法正常开展甚至是全面瘫痪。
因此,数据管理对一个系统来说特别重要。
(1)数据的初始化
系统的初始化就是将系统还原到最初状态,以便用户输入自己所需信息,对输入的信息进行管理。
(2)数据备份
数据库备份所提供的功能就是定期为该系统的数据库文件做备份,确保系统使用的安全。
(3)数据恢复
数据库恢复所提供的功能是当数据库出现损伤、由于人员误操作或操作系统本身故障所造成的数据不可见、无法读取、丢失时,管理人员可通过技术手段,将数据还原到一开始做的备份那里。
2、用户管理
用户管理部分主要实现对新用户的增加、删除和检索功能以及密码修改功能。
其中的增、删、改和检索功能的实现同文档登记和检索部分是类似的。
七、帮助
帮助模块主要包括辅助工具(发邮件等)和系统介绍。
3.2数据库设计
1、概念模型的设计
根据数据流图,设计概念模型(E-R图)如图3.2所示。
图中各实体和联系的属性如下所示:
发文(发文编号,分类号,登记人,登记日期,秘密登记,紧急程度,发文标题,发文主题词,发文单位,柜,格,份数,页数,备注)
收文(收文编号,分类号,登记人,登记日期,秘密登记,紧急程度,收文标题,收文主题词,收文单位,柜,格,份数,页数,备注)
档案(案卷编号,分类号,案卷标题,登记人,登记日期,档案作者,保管期限,开始日期,终止日期,柜,格,份数,页数,备注)
部门(部门名称,部门负责人,部门邮箱,部门电话,部门地址)
分类(分类号,类型名)
借阅人(借阅人编号,借阅人姓名,借阅人电话,借阅人地址,部门名称)
借阅(收文编号,借阅人编号,借出日期,归还日期,备注)
2、数据库逻辑结构的设计
根据概念模型,按照概念模型向逻辑结构转换的相关规则并结合规范化理论设计数据库逻辑结构如表3.1、表3.2、表3.3、表3.4、表3.5、表3.6、表3.7、表3.8所示。
表3.1用户表users
列名
数据类型
长度
可否为空
注释
id
char
10
不为空
用户编号
name
char
10
可为空
用户名
psw
char
10
可为空
密码
qx
char
10
可为空
权限
表3.2收文基本信息表sw
列名
数据类型
长度
可否为空
注释
sw_id
char
20
不为空
收文编号
fl_no
char
20
可为空
分类号
sw_person
char
20
可为空
登记人
sw_date
char
10
可为空
登记日期
sw_mmdj
char
20
可为空
秘密等级
sw_jjcd
char
20
可为空
紧急程度
sw_bt
char
60
可为空
收文标题
sw_ztc
char
60
可为空
主题词
sw_gui
char
10
可为空
柜
sw_ge
char
10
可为空
格
sw_jian
char
10
可为空
份数
sw_ye
char
10
可为空
页数
sw_bz
char
100
可为空
备注
bm_name
char
60
可为空
收文单位
表3.3借阅人基本信息表jyr
列名
数据类型
长度
可否为空
注释
jyr_id
char
20
不为空
借阅人编号
jyr_name
char
20
可为空
借阅人姓名
jyr_phone
char
20
可为空
借阅人电话
jyr_address
char
30
可为空
借阅人地址
bm_name
char
60
可为空
所在部门
表3.4部门基本信息表bm
列名
数据类型
长度
可否为空
注释
bm_name
char
60
不为空
部门名称
bm_manager
char
20
可为空
部门负责人
bm_email
char
20
可为空
部门邮箱
bm_phone
char
60
可为空
部门电话
bm_address
char
60
可为空
部门地址
表3.5发文基本信息表fw
列名
数据类型
长度
可否为空
注释
fw_id
char
20
不为空
发文编号
fl_no
char
20
可为空
分类号
fw_person
char
20
可为空
登记人
fw_date
char
10
可为空
登记日期
fw_mmdj
char
20
可为空
秘密等级
fw_jjcd
char
20
可为空
紧急程度
fw_bt
char
60
可为空
发文标题
fw_ztc
char
60
可为空
主题词
fw_gui
char
10
可为空
柜
fw_ge
char
10
可为空
格
fw_jian
char
10
可为空
份数
fw_ye
char
10
可为空
页数
fw_bz
char
100
可为空
备注
bm_name
char
60
可为空
发文单位
表3.6借阅情况信息表jy
列名
数据类型
长度
可否为空
注释
sw_id
char
20
不为空
收文编号
jyr_id
char
20
可为空
借阅人编号
sw_bt
char
60
可为空
文件标题
jyr_name
char
20
可为空
借阅人姓名
borrow_date
char
10
可为空
借出日期
return_date
char
10
可为空
归还日期
jy_bz
char
100
可为空
备注
表3.7分类信息表fl
列名
数据类型
长度
可否为空
注释
fl_no
char
20
不为空
分类号
typename
char
20
不为空
类型名
表3.8档案基本信息表da
列名
数据类型
长度
可否为空
注释
da_id
char
20
不为空
案卷编号
fl_no
char
20
可为空
分类号
da_bt
char
60
可为空
案卷标题
da_person
char
20
可为空
登记人
da_date
char
10
可为空
登记日期
da_writer
char
20
可为空
档案作者
da_bgqx
char
20
可为空
保管期限
start_date
char
10
可为空
开始日期
end_date
char
10
可为空
终止日期
da_gui
char
10
可为空
柜
da_ge
char
10
可为空
格
da_jian
char
10
可为空
份数
da_ye
char
10
可为空
页数
da_bz
char
100
可为空
备注
3.3系统详细设计
1、系统主流程图的设计
系统总体流程图如图3.3所示。
2、文档登记模块的设计
文档登记过程流程图如图3.4所示。
3、文档检索模块的设计
文档检索过程流程图如图3.5所示。
4、文档借阅和归还模块的设计
文档借阅和归还流程基本相似,这里只分析借阅流程。
文档借阅过程流程图如图3.6所示。
N
Y
4系统实现
4.1系统开发平台介绍
开发工具:
SybasePowerBuilder8.0
数据库管理系统(DBMS):
MicrosoftSQLServer2000
4.2系统功能模块介绍
系统登录界面如图4.1所示。
图4.1系统登陆
输入用户名、密码,点击“确定”按钮,进入系统主界面如图4.2所示。
图4.2系统主界面
4.3文档登记模块的实现
文档登记模块包括:
收文登记、发文登记和档案登记。
信息登记程序的设计思想基本相同,这里只说明收文信息登记程序的实现。
在系统主界面/文档信息登记菜单中点击“收文登记”子菜单,打开如图4.3所示的收文登记窗口。
图4.3收文登记
代码如下:
//open事件
dw_sw.settransobject(sqlca)
//初始化窗口控件,连接数据事务对象
//刷新
dw_sw.retrieve()
//新增
//新增信息
Longll_row
ll_row=dw_sw.insertrow(0)//增加新记录
dw_sw.scrolltorow(ll_row)//滚动到新记录
//删除
//删除信息
Longli_row
Li_row=dw_sw.getrow()//得到当前行号
Ifli_row>0then
//询问是否删除数据
Ifmessagebox(“删除询问”,“真的要删除这条信息吗?
”,question!
yesno!
2)=1then
//删除数据
dw_sw.deleterow(li_row)
//更新数据库
ifdw_sw.update()<>0then
commit;
else
rollback;
messagebox("错误提示","无法删除!
")
endif
li_row=dw_sw.getrow()
ifli_row dw_sw.selectrow(0,false) dw_sw.selectrow(li_row,true) endif endif else messagebox("系统提示","没有要删除的数据! ") endif //保存 //保存信息 longll_row dw_sw.accepttext()//将数据写入主缓冲区 ifdw_sw.ModifiedCount()>0then//如果数据被修改 //更新数据库 ifdw_sw.update()>0then commit;//提交事务 //cb_new.setfocus()//新增按钮获得焦点 messagebox("系统提示","保存成功! ") else rollback;//回滚事务 messagebox("系统提示","保存失败! 请检验数据的正确性! ") //编辑窗口的第一列数据获得焦点 dw_sw.setcolumn (1) dw_sw.setfocus() endif else //cb_new.setfocus()//新增按钮获得焦点 endif //返回: close(parent) //打印 dw_sw.print() //找收文去 open(w_jssw) 4.4文档检索模块的实现 文档检索模块包括: 收文检索、发文检索和档案检索。 信息检索程序的设计思想基本相同,这里只说明收文检索程序的实现。 在系统主界面/文档信息检索菜单中点击“收文检索”子菜单,打开如图4.4所示的收文检索窗口。 图4.4收文检索 输入检索条件,点击“查找”按钮进行查询。 代码如下: //open事件 dw_1.settransobject(sqlca) //初始化窗口控件,连接数据事务对象 //查找 stringlookforcondition lookforcondition='sw_id'+'='+"'"+sle_1.text+"'" dw_1.setfilter(lookforcondition) filter(dw_1) ifdw_1.retrieve()=0thenmessagebox('提示','系统中没有此收文信息! ') //刷新/ dw_1.retrieve() 4.5文档统计模块的实现 文档统计模块包括: 收文统计、发文统计和档案统计。 统计程序的设计思想基本相同,这里只说明收文统计程序的实现。 在系统主界面/文档统计菜单中点 击“收文统计”子菜单,打开如图4.5所示的收文统计窗口。 图4.5收文统计 输入统计条件(可以输入任意一个条件也可以两个条件同时输入),然后点击“开始统计”按钮进行统计;点击“打印”按钮,还可以将统计结果打印出来。 代码如下: //开始统计 ifsle_1.text=""andsle_2.text=""then messagebox("错误提示","没有查询条件") elseifsle_1.text=""andsle_2.text<>""then dw_1.dataobject="d_sw2" dw_1.settransobject(sqlca)//建立dw_1与数据库的连接 dw_1.retrieve(sle_2.text)//条件刷新d_sw2,并在dw_1中显示结果 elseifsle_1.text<>""andsle_2.text=""then dw_1.dataobject="d_sw1" dw_1.settransobject(sqlca)//建立dw_1与数据库的连接 dw_1.retrieve(sle_1.text)//条件刷新d_sw1,并在dw_1中
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- 论文 办公室 文档 资料 管理 系统 设计 实现