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部门工作总结写作技巧.docx
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部门工作总结写作技巧
部门工作总结写作技巧
篇一:
工作总结的写作技巧
工作总结的写作技巧
(写工作总结最有价值的一篇文章)
(这篇文并非闪客原创,但写的非常好,很有借鉴意义,建议大家认真学习)
总结是机关的一种常用文体,作者可以是集体,也可以是个人,但不论怎样变化,总结的内容都离不开总结者自身的实践活动。
总结的主要观点,应从自身的实践活动中归纳出来,主要材料应从自身的实践活动中选取出来。
总结来自实践活动,反过来对实践活动有着直接的指导作用。
因此,认真研究总结文体的写作,非常必要。
一、把握特点
所谓特点,是与其它文体相比较而呈现出的不同点和区别点。
分析和认识总结文体的特点,是写好总结的关键所在。
不了解这一特点,就抓不到重点,也就很难写出有特色的工作总结。
总结与其它的文体相比较,有五个不同特点。
一是在内容上,不是写现在,而是写过去。
就是对已经做过的一个时期的工作,进行全面地、系统地回顾、检查、分析、研究、归纳和提炼,把大量的感性材料集中起来,使之条理化、系统化、科学化。
二是在对象上,不是写群众,而是写机关。
就是总结领导机关在组织领导、指导思想、工作作风和工作方法上,有什么经验,有什么教训,看以前服务得怎么样,今后怎样继续服好务。
三是在方法上,不是我说你怎么样,而是说我(们)怎样。
就是自我解剖,自我认识,自我肯定,自我表扬,自我批评,自我提高。
因此,一般是以第一人称(我或我们)的口气出现,也有用第三人称的。
四是在目的上,不是预测情况,估算数字,盘算问题,而是肯定成绩,找准问题,悟出道理,明确方向。
写昨天,看今天,指导明天。
总结工作不是目的,目的在于吸取经验教训,做好当前和今后的工作。
如果只是把总结当成收录材料的容器,写成流水账,就达不到预期的效果。
五是在体裁上,不是记叙文而是议论文。
总结不只是对情况与事实作概略性的综合归纳,而主要是对事物作本质的分析,把感性认识上升到理性认识,从中找出事物发展的基本规律。
揭示规律性的东西很重要,不仅要千方百计找出规律,清楚明白地反映规律,而且要用事实明白无误地说明规律。
六是在作用上,就是向本单位职工群众报告情况和向上级汇报情况及向外单位介绍情况和经验。
向群众作总结并报告工作,是让群众了解各方面工作的情况,树立信心,明确方向;向上级汇报工作,是让上级机关全面了解下面工作的情况,以便及时获得上级机关的指导;向外单位介绍本单位的工作情况和经验教训,是提供学习借鉴。
二、区分类型
总结的文体细分有很多种,但无论是从内容上分,或是从范围上分,或是从时间上分,都不外乎两大种:
一种叫全面性工作总结一种叫专题性工作总结。
(一)全面性工作总结。
就是对一个单位、一个部门、一个组织的一个时期、一个阶段的工作实践进行全面总结。
凡在机关工作的同志,都经常和这种文体打交道,其关键是要总结经验和教训。
全面总结,一般时间跨度长,涉及的范围广,包含的内容多。
在写作过程中,既要把各方面的工作情况反映出来,又要突出中心,抓住重点,纵深结合。
我认为,解决这个问题的有效办法就是要搞好三个统一:
一是统一总结的中心内容。
是以反映工作情况为主,还是以反映经验体会为主,要有一个明确的思想。
二是统一总结的主题思想。
写全面总结要树立一个主题思想,确定一个主题,围绕主题写就不会走题。
不树立一个主题思想,写出来的总结就很难突破一般化。
三是统一工作形势的估价。
写全面总结之前,要对本单位、部门、组织在该阶段的工作形势有一个明确的评价,搞清楚总的形势如何,哪些工作做得最好、成效最突出,哪些做法和经验值得总结推广,哪些单位、部、门、组织的工作最典型(两方面),哪些问题和原因需要总结上报。
在这些方面统一了思想认识,执笔者就有了主攻方向,结构编排就容易,就易产生灵感,下笔也就顺畅。
(二)专题性工作总结。
就是对某项工作进行专题总结,也就是单独对某一项工作、某一个方面的经验教训进行专门总结。
其特点是突出一个“专”字,要求内容专、主题专、事例专、经验专、写作手法也专。
主写专题总结时,必须对有关专题的内容、原则、要求、方法,全面深刻地认识和理解,知道所要写的总结专在那里,专的是否有理,专的是否有据,专的是否新颖。
如果不掌握这些情况,就很可能把专题总结写成一般性的总结。
在写作过程中,最好按照提出问题,分析问题,解决问题的顺序进行。
三、突出经验
写总结的根本目的,不只是为了肯定成绩和找出问题,更重要的是为了吸取以往的经验教训,做好当前和今后的工作。
这种目的,要求我们在写总结中,不能满足于把成绩讲够、把问题找准、把措施定好,应该在总结经验上多动脑筋,多花气力,多下功夫。
哪怕是一份总结里面只总结出一条有普遍指导意义的经验,也是成功的。
我感到写好经验总结,要把握好以下三点。
(一)要有精巧的构思。
开好头、结好尾、突出中间,这是写好经验总结的基本要求。
古人作乐府诗,讲究“凤头、猪肚、豹尾”,即开头要像凤凰头一样漂亮美丽,中间要像猪肚一样充实饱满,结尾要像豹尾一样威风有力。
这个原则同样适用于我们写工作总结。
要竭尽全力把情况部分写得很漂亮,把经验部分写得很充实(饱满),把措施部分写得很有力。
(二)要广泛占有资料。
写好一个单位、部门或组织的经验总结,必须充分占有资料。
起码要掌握四个方面的内容:
一是要准确掌握在该阶段内做了哪些主要工作,每项工作的起止时间、发展过程,哪些工作做得较好,哪些工作做得一般,哪些工作做得较差。
二是要详细了解在该阶段工作中,面临的背景情况,利弊条件,遇到的矛盾,解决这些矛盾和问题采取了什么办法和措施,有什么成效,有什么经验教训。
三是要清楚有哪些能说明工作成效、经验教训的典型事例,精确数据,群众语言和意见及建议,各级的评价等。
四是洞悉当前的工作存在什么问题和原因,哪些是带倾向性的问题,哪些是一般性的问题,哪些是老问题,哪些是新问题。
(三)要搞好“结合”。
能否利用占有的资料说明经验,关键在于“结合”得怎么样。
无论是围绕观点选择事例,还是围绕事例得出观点,都应做到事例和观点的有机结合,从理论和实践的结合上说明经验。
这是写好经验总结的基本功。
因为,半年和年终工作总结,内容全面,材料充分。
在写作过程中往往这也不想丢,那也不想砍,搞不好,很容易写成观点加事例,形成材料堆砌,“经验写不深,靠事例取胜”的结果,这是我们在写总结中常犯的毛病。
凡是质量高的经验总结,都是观点和材料结合得比较好,这是写经验总结的普遍规律。
“结合”的方法各有所好,各有所长,各有高招。
有的喜欢先提出观点,然后用材料说明观点;有的喜欢先讲事例,而后从对事例的分析中引出道理;有的喜欢边叙述材料,边提出观点;有的喜欢在一份总结中,多种“结合”方法交
替运用。
不管采用哪一种“结合”方法,都要防止和避免把两结合片面写成了观点加事例。
所谓两结合,不是讲两并列,更不是两相加,而是要求选用的事例和提出的观点,都有着直接的内在联系。
衡量两者是否结合好了,不仅要看是否把观点和材料粘贴到了一起,更要看是否在分析论证的过程中,把两者内在的联系正确地揭示出来,得出了规律性的结论和认识,反映出事物的本质。
四、综合分析
占有资料之后,我们不能、也不应该把所了解到的资料全部用到总结里面去,这就需要搞好综合分析。
所谓综合分析,就是把搜集到的资料,来一个集中透视,过过筛子。
把能够体现总结的主题思想和经验,能够反映事物本质和规律的东西留下来,经过加工提炼,写进总结。
讲到“分析”,可能有的同志会说:
“工作上的成绩、做法和问题都是明摆着的,还用得着分析?
”其实不然,“明摆着”,不见得每个人都看得清楚,认识明白。
这就需要认真加以分析。
通过分析,帮助我们消除视觉上的盲区,力求把情况和问题看得全面一点,深刻一点,辩证一点。
一是从上面向下面看,看对不对。
就是用近期党中央、国务院和省市主要文件精神和党的路线、方针、政策及上级的有关规定,衡量本单位、本部门、本级组织在工作中所采取的措施、制定的决策、取得的成效、总结的经验是否“走神”。
用上级的精神一衡量,就知道哪儿可取,哪儿该否。
二是从外面向里面看,看新不新。
用最近报刊上发表的重要评论文章和省内外、市内外先进经验,对照本单位、本部门、本级组织的做法,看是否有所创新,有所开拓,比较新颖。
三是从全局向局部看,看有没有指导性。
就是站在大局看自己。
看所要总结的经验教训,提出和采取的措施,哪些有指导意义,哪些没有指导意义;哪些事例和观点有用,哪些事例和观点没有用,认真取舍,留下精华,去掉糟柏。
如果确实按照这个程序进行综合分析,写出来的总结就过硬,质量就高。
篇二:
工作总结的结构和写作方法
工作总结的结构和写作方法写工作总结是很多职场人士难以回避的问题,如何写好一份工作总结,充分表达出自己的工作成绩,有时就像足球场上的临门一脚那样重要。
写总结之前首先要考虑三个问题:
一是为什么要总结?
如果想不清楚这个问题,就想一想如果不写总结的话会有什么后果?
这个可能发生的后果往往就是写总结的目的。
二是有没有其他的替代形式?
比如采用口头汇报、数据报表、现场展示等形式。
三是谁需要你的总结?
上司?
其他部门?
下级?
客户?
针对不同的对象,写总结方式和思路也有所不同。
接下来需要考虑总结的表现形式。
常见的形式包括word文档、ppt文档、excel文档、影音文件/动画等。
word文档一般比较适用于需要长篇叙述、进行定性描述的总结,也是比较传统的形式。
ppt文档总结的特征是容易阅读,简洁、要点突出,报告的结构清晰、主次分明,逻辑层次清晰,如果还需要总结人进行口头报告,则更加适用。
excel文档总结的特征是内容模块排列直观、明了,很容易“一纸化”表达,且可直接进行数据表分析。
另外,影音文件/动画的形式也能使得总结更直观、生动。
工作总结一定要表达具体的内容,承载这些内容的载体有很多,常用的有四类:
一是描述性的文字,这是最常见的载体;二是数据,数据能量化地描述出工作结果,比文字更有说服力;三是图表,图表能更为直观地表达数据间的关联,指明趋势,形象地描述状况;四是分析,通过逻辑结构的分解,或使用各类分析工具,分解现状、追溯原因、预测未来,可以说,没有分析的工作总结将是单薄而苍白的。
不同类型的工作总结、或不同类型的管理文化背景,需要选择使用不同的载体,或综合使用,以达到“有效表达”的目的。
进行文字性描述时需注意几个要点:
一是要术语得当,使用不恰当的专业术语一方面会使人看不懂你所想表达的意思,更严重的是曲解你的原意,造成工作失误。
二是要尽量使用公司的常用词汇,共同的词汇是交流的基础,也是构筑公司企业文化的基础,对一些词汇的共同理解能提高沟通效率,而使用非常用词汇将提高工作总结的阅读难度,甚至造成理解偏差。
三是要分要点,将报告内容按逻辑要点分开,将使表达更为清晰、流畅,重点更加突出,提高报告的可读性。
四是要简洁,每一句话都应有目的性,有存在的意义。
好的工作总结一定不是言语罗嗦的八股文,对于尚不擅长简洁表达的人来说,若想将重点突出表达,可考虑使用减法,总结报告完成后再审阅一遍,一点点减去那些无意义的信息。
工作总结的数据来源有很多,但写报告时往往又面临缺少数据支持的窘境。
一般来说,至少可从四个方面去寻找数据:
一是日常记录,属于累加型数据,比如累计发生的错误次数、累计接到的投诉件数、累计实施的培训时间等,若平时没有记录,总结时往往很难准确取数;二是信息系统,属于统计型数据,即可以从直接从信息管理系统中提取的数据,比如在职人数(及其他人员相关的统计数据)、产值、平均库存等;三是项目性工作,属于项目型数据,即在项目实施过程中发生的各种统计数据,比如一共投入的资源数量、项目的时间进展数据、发生的损失、产出的结果数据等;四是预算和支出,除了财务预算、还包括人员或其他物资资源的预算,将预算与实际支出进行比较,也是工作总结中常见的方法之一。
在编制数据时,要注意一些基本要求,才能确保数据的有效性。
1、数据必须是准确、客观的。
不能凭空估算,一定要有所来源,而且数据不能被个人的主观情绪所干扰,不能因个人的喜恶而随意对数据进行取舍或修改,致使数据失真。
2、要有数据的背景。
同样的数据,在不同的背景下所表达的意义完全不同,有了准确的背景描述,才能真正有效表达该组数据的真实涵义。
比如在公司正常运行背景下、和在重大生产工艺流程调整背景下,同样的产品合格率数据所表达的意义就完全不同。
3、数据间应形成合理的结构,及逻辑关联。
单一的数据难以准确表达事情的全部,往往需要用一组数据来表达。
而且这些数据之间有什么逻辑关系,何为因?
何为果?
相互之间的交叉影响如何?
对于同一事件影响的相关度和权重有什么不同?
哪些数据之间又是相互制约的?
存在哪些数据的矛盾组合?
又如何能在这些矛盾间寻求到最优化的解决方案?
这些都是数据背后的有效信息。
4、数据要有明确的指向性和目的性。
为何要引用这些数据?
你希望用这些数据把阅读者的思路引向何方?
工作总结中仅仅罗列一大堆数据,而没有明确的目的
指向,只会令阅读者目眩,反而成为干扰信息。
5、数据要经过分析和解读。
诚然,阅读者也可以依据自己的经验和视角去解读这些数据,但作为报告人,至少自己要先有个基本分析,对自己提供的数据要有自己的视角,抓住数据中的要点,比如极限值、异态值、数据规律与趋势、比较分析等,提醒阅读者关注,总之,要从单纯的数据中解读出文字性的东西来。
6、数据要有结论。
你通过这些数据想说明的问题一定要明确地表达出来,并形成自己的结论。
没有结论的报告不能称之为报告,哪怕这个“结论”只是提出一系列新的问题,以提请阅读者关注而已。
在制作图表时,常见的图有三类:
一是统计图,即将各类数据进一步分解、统计,并形成柱状、饼状、曲线等各种类型的统计图,以直观地表达出数据结构;二是流程图,以对业务的设计结果或运行现状的各个动态过程的步骤、各步骤间的关联进行直观表达;三是模型图,对各项业务的静态关联、业务组成的基本模式等以模型形式表达出来。
进行分析时应根据分析的对象使用有针对性的合理工具。
所谓“分”,就是将事物分解,将隐含的构成要素一个个抽出来,所谓“析”就是解析表象下的原因,并使我们对这些要素和原因之间的逻辑关系看得更加清晰。
基于这样的分析,能使我们对未来的判断更为准确。
常见的分析工具有swot分析、树形图、鱼骨图、数据透视、比较分析、趋势推衍等。
最后不要忘记,这些分析都应形成结论,而不仅仅是罗列一些分析的过程。
写工作总结之前我们还需做哪些准备呢?
首先要有个提纲,提纲是对工作总结的素描。
提纲一般会将总结描绘成两大类型,一是并行结构,即总结有几大模块构成,各大模块又是由几个小模块构成,各模块虽有关联,但基本上没有逻辑上的先后关系,可独立成章;二是串行结构,即总结有一条主线,随着时间、项目进展、上下层关联、因果关系等逻辑因素逐渐展开,层层推进。
然后根据内容制定标题。
然后要考虑虚拟的倾诉对象,针对不同的对象使用的语言风格、表达重点也不同。
比如对上级是工作汇报,对公司是述职,对部门员工是总结与指导,对自己是工作提炼与备忘。
然后对工作总结要有个感性认知的定位。
工作总结当然需要理性的描述,但为了达到打动阅读者的目的,还是需有一个基本情绪线,什么地方是铺垫,什么地方需渲染,什么地方应凸现矛盾,什么地方想表达激情,什么地方要唤起行动,都要有所规划。
即使只是使用文字,整个文字里也应有图片化、场景化的基调,也就是说,文字应该有画面感,使他人在阅读时能被唤起某种场景认知。
过于干瘪的文字,或互相矛盾的情绪基调,会令总结失色不少。
最后要对工作总结的专业性有个基本的定位。
也就是你准备写成什么专业水准的总结?
如果阅读对象并不是该专业的资深人士,总结就应该写得更通俗易懂些。
比如给技术管理出身的总经理的人力资源工作总结,若大量堆砌人力资源专业词汇,恐怕无助于总经理真正理解你的真实意思;但如果给同行的上级提交总结时,若写得过于通俗,可能也难以有效表达工作进展的深度,以及体现拟的专业能力。
所以要注意对素材的专业性解读,也就是术语的选择,以及对素材的专业性提炼,也就是问题的归结,以预先控制工作总结阅读的难度。
接下来看一下如何逐步完成一篇工作总结。
工作总结一般由几大部分构成:
标题、目录、开头、内容、结尾、署名。
标题一般要包含三个要素,汇报者、时间范围、总结性质。
“汇报者”要说明是部门总结还是个人总结?
是哪个部门(或个人)的总结?
“时间范围”要说明总结的时间跨度和区段,是年度总结?
还是月度总结?
“总结性质”要说明是按时间划分的阶段总结还是项目总结。
比如“人力资源部2006年年度工作总结”,或“招聘部2006年校园招聘项目总结”。
工作总结的篇幅如果比较长,或涵盖的内容比较多,最好先罗列一份标题,使阅读者对整篇总结先有个概括性的认知,以便更好地把握全局的内容。
很多人写总结时非常困惑于怎么写开头。
开头时应尽量使用符合公司文化特征的语言,比如笔者在网上搜到一段大概适用于政府部门的开头模版:
“一年来,本人认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论,贯彻十六大和十六大三中全会精神,在思想上按党员标准严格要求自己,在工作上勤勤恳恳、任劳任怨,在作风上艰苦朴素、务真求实,较好地完成领导和各级部门安排的各项任务。
为***尽心尽力,努力工作,主要情况汇报如下:
”这对于公务员可能没问题,但如果在一个务实的外企
使用这样的开头,恐怕会被退回重写。
总结的开头常见的有四种类型:
1、感性开头。
比如网上搜来的这段:
“时光荏苒,***年很快就要过去了,回首过去的一年,内心不禁感慨万千?
?
,岁月如梭,转眼间又将跨过一个年度之坎,回首望,虽没有轰轰烈烈的战果,但也算经历了一段不平凡的考验和磨砺。
”2、理性开头。
比如网上搜来的这段:
“一年来,在***领导的带动下,在全体成员的帮助下,我紧紧围绕***的中心工作,充分发挥岗位职能,不断改进工作方法,提高工作效率,较好地完成了各项工作任务,现作以简要汇报。
”3、提纲携领式开头。
比如:
“回顾***年,我及部门同事共同努力,共完成以下工作事项。
”4、直接进入标题。
标题下就直接进入各模块的小标题,这样的好处是不但很好地避免了书写开头的烦恼,也显得自己非常务实,坏处是总结的整体上略显生硬。
完成开头后自然要进入总结的基本内容部分。
所谓“总”,就是对过去发生事情的汇总描述,所谓“结”,就是得出经验、教训、规律的结论。
通过由“总”到“结”的过程,要将感性上升到理性的层次。
总结应符合一些基本原则,包括客观性、典型性、指导性、证明性。
一份完整的工作总结应该包括以下四个方面:
1、总:
有些什么?
此时一般需要进行两大类盘点:
资源盘点和制度盘点,以找出其中的优势和不足,区分出紧急和重要的事项。
这种盘点一般是静态的。
2、总:
做了什么?
此时最好按“阐述最终结果-描述业务过程-介绍所使用的方法-说明工作思路”的顺序进行描述。
这种业务行为一般是动态的。
3、结:
结论如何?
结论包括问题点在哪里?
原因是什么?
还有哪些可能性?
其中的经验与教训是什么?
有哪些需改善的要点及基本思路如何?
对未来的预估是什么?
4、结:
怎么办?
一般阐述对下一阶段的展望,未来的基本工作思路,以及所需追加的资源。
和总结的开头一样,总结的结尾也是令人头疼的问题之一,但一个好的结尾能给整篇报告起到点睛之笔的作用。
总结的结尾常见的有三种类型:
1、总结型结尾。
比如网上搜来的这段:
“以上是我的年终总结,总的来说?
?
,我会努力配合各个部门?
?
,请各位领导和每位员工进行监督。
”2、展望型结尾。
比如网上搜来的这段:
“新的一年意味着新的起点、新的机遇、新的挑战,我们决心再接再厉,更上一层楼。
在新的一年里,我们将?
?
”或:
“今后努力的方向:
随着****的实行,可以预料我们的工作将更加繁重,要求也更高,需掌握的知识更高更广。
为此,我将更加勤奋的工作,刻苦的学习,努力提高文化素质和各种工作技能,为***尽应有的贡献。
”3、直接结尾。
将各个模块表达完毕后,直接结束,不再另作收结。
有的则简洁地写“以上”两字表示整篇在此处结束了,以作为结尾。
工作总结的最后不要忘了署名。
署名中一般应标明以下要素:
撰写人(具体由谁执笔)、报告人(包括团队成员)、日期、汇报对象、总结中的
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