办公室管理条例.docx
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办公室管理条例.docx
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办公室管理条例
办公室管理条例
1、目的
规范办公室的日常管理,创造一个良好的工作环境,提高工作效率。
2、适用范围
公司办公室管理。
3、职责
3.1行政人事部负责对办公室日常管理工作的监督、考核;
3.2各单位负责参照执行。
4、内容
4.1办公室环境管理
4.1.1办公室所有物品需摆放整齐,保持环境清洁。
4..1.2办公室的环境管理严格按照8S要求执行;即:
整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约、学习。
4.1.2.1整理(SEIRI)——将工作场所的任何物品区分为有必要和没有必要的,除了有必要的留下来,其他的都清除掉;
4.1.2.2整顿(SEITON)——把留下来的必要用的物品依规定位置摆放,并放置整齐加以标示;
4.1.2.3清扫(SEISO)——将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净,保持工作场所干净、亮丽的环境;
4.1.2.4清洁(SEIKETSU)——维持上面3S成果;
4.1.2.5素养(SHITSUKE)——每位成员养成良好的习惯,并遵守规则做事,培养积极主动的精神(也称习惯性);
4.1.2.6安全(SECURITY)——重视全员安全教育,每时每刻都有“安全第一”观念,防范于未然。
4.1.2.7节约(SAVE)——减少企业的人力、成本、空间、时间、库存、物料消耗等因素。
4.1.2.8学习(STUDY)——深入学习各项专业技术知识,从实践和书本中获取知识,同时不断地向同事及上级主管学习,学习长处从而达到完善自我,提升自已综合素质之目的。
4.1.3员工办公桌椅卫生由员工自行负责,办公场所的公共卫生由办公室人员共同进行打扫。
4.1.3.1要求:
地面必须无脏痕,垃圾篓内垃圾必须进行清倒干净;桌面无积水、物品、办公设备分类、定置摆放整齐,且无尘,门窗、墙壁干净。
4.1.3.2员工应在下班后做好个人工作区内的卫生保洁工作,保持物品整齐,桌面清洁。
重要文件应锁入抽屉或文件柜,办公椅一律摆入办公桌下,责任人要关好电脑,最后离开者注意关灯、空调等用电设备。
4.2办公室行为规范
4.2.1办公室人员在工作和生活中需做到:
不该说的不说,不该问的不问,不该听的不听;
4.2.2办公室人员着装应该“简单、大方、得体”,化妆要“淡雅、干净”;精神饱满,坐姿端正;
4.2.4办公期间不得接听与工作无关的电话大声喧哗、吵闹,讨论与工作无关的话题;
4.2.5工作时间内不应无故离岗、串岗,不得闲聊、吃零食,办公区内不得大声喧哗、吸烟,手机铃声调至最低音量,确保办公环境的舒适有序。
4.2.6员工间的工作交流应在会议室进行或通过公司内线电话联系,如需在个人工作区域内进行谈话的,时间一般不应超过五分钟,特殊情况除外。
4.2.7办公室人员应该按时上、下班,2小时以内如需外出办公事时,在前台的《公司外出员工登记表》上登记,注明外出时间,外出地点,方可外出;2小时以上的外出,除在《公司外出员工登记表》上登记外,还应在白板上注明,返回时需在登记表上登记返回时间。
4.2.8办公室人员严禁用办公电话打私人电话、或用公司电话聊天,接拨电话时应该长话短说,言语尽量简洁;
4.2.9办公室人员在工作中一律使用普通话,并注意使用礼貌用语;
4.2.10公司电脑原则上实行专人使用,如需使用他人电脑时,需经过责任人同意方可使用;
4.2.11各部门需对本部门的重要文件一律实行加密,以确保文件安全;
4.2.12上班时间不得使用电脑玩游戏、上网浏览与工作无关内容;
4.2.13各部门需不定期对本部门电脑进行杀毒,对于电脑内的文件及时进行清理,以确保电脑的安全和运行速度;
4.2.14办公室管理人员原则上不安排加班,如确因工作需要加班,应该书面提出申请,经领导审批,报行政部存档;
4.2.15办公室人员在工作中遇到分歧,或意见不统一时,应该避免争执,积极寻求解决问题办法;
4.2.16办公室人员在工作中应该树立团队意识,部门与部门之间要互相理解、相互协助。
4.3办公室日常管理工作
4.3.1办公室传真机、复印机实行专人负责管理,出现问题,及时向行政部反映,由行政部及时通知网管进行维修,任何人不得私自拆卸;
4.4考核
4.4.1如有违反以上条例者,由行政部参照公司《奖惩制度》进行处罚。
5、引用文件
无
6、记录
《办公人员日常工作综合评价表》
7、其它
7.1本条例由行政人事部负责制订;
7.2本条例自签发之日起实施。
公司考勤管理制度
1.公司所有管理人员均实行考勤机打卡制度,打卡有效时间为:
上班:
早晨8:
00——8:
10,下午2:
30——2:
40;下班:
上午11:
45——12:
00,下午17:
45——18:
00(夏季作息时间作相应调整)。
凡在此时限内打卡,均不记迟到、早退。
公司行政管理制度
一、本制度规定了公司行政管理工作的职责范围,工作内容与要求、权限及检查考核。
二、在总经理的直接领导下,管理行政事务,参与企业管理业务,搞好后勤服务及对外进行协调和宣传等工作。
三、负责建立良好的工作秩序
1.按照公司确定的组织机构,划分职责,确定工作程序。
做到职责明确,程序明了、简化,提高工作效率。
2.组织制订各有关规章制度,强化基础管理。
做到有规可依,科学管理。
3.执行并监督、检查各项规章制度的落实情况,及时协调解决存在的问题。
四、负责建设综合信息管理系统,实施信息化管理。
1.负责信息化建设的长远规划,做到目标清晰,措施可行。
2.组织实施信息化建设计划,负责信息网络软硬件的购置、建设、维护等工作。
3.负责国家经济、药政等综合信息的收集、整理、分析并提出合理化建议。
五、负责公司与部门、部门与部门之间的衔接,发挥综合协调的作用。
六、负责公司会议事务工作
1.按照公司会议管理标准,做好会议议题的收集、整理、议程安排等准备工作,组织通知有关人员参加。
2.负责会议的记录及服务工作,对于重要会议,会后撰写、印发会议纪要。
3.执行并监督、检查公司重大决策、重要工作部署、领导指示及会议决定事项的贯彻落实情况,做到事事有着落,件件有回音。
4.遇有紧急情况时,提请总经理或其他分管领导召集临时会议解决。
七、负责文秘、文书工作
1.根据公司工作需要和领导的指示、要求,及时撰写工作计划、请示、报告、总结、领导讲话及其它材料。
做到情况确实,观点明确,条理清楚,层次分明,文字简练,逻辑严密。
2.签收各类外部来文件和各部门的请示报告,逐项登记并分发处理。
3.负责公司发出文件的核稿、呈批、编号、打印等工作。
认真审核,杜绝技术错漏事故。
八、负责档案管理工作
1.公文办完后,及时将其定稿、缮本、立卷、归档。
2.归档的材料,应分类整理,保证齐全、完整,正确反应本公司的主要情况,并便于保管、查找和利用。
3.严格档案借阅制度,保证不失密,不损坏,不丢失,及时收回。
九、负责公司印信管理工作
1.根据公司《印信管理标准》,负责公司印章的刻制与保管工作,妥善保管,防止丢失。
2.建立印信管理制度,严格用印手续,保证不出用印差错。
十、负责接待和日常服务工作
1.对于大型的活动、会议,事先应做好周密接待计划,确保其顺利进行。
2.安排活动中,贯彻勤俭节约的方针,严格按公司的有关规定办理。
3.为领导做好日常服务工作,保证会议室、领导办公室干净整洁,一切设施均处于良好状态。
十一、负责报刊征订、信函收发管理工作
1.负责公司所需的专业及日常报刊的征订工作,及报刊、信函的收发工作,确保及时收发、不出错、不丢失。
2.负责公司报刊、杂志图书的收藏、管理工作。
收放整齐,有秩序、不丢失。
十二、负责公司办公设施的管理
1.负责公司办公自动化设施的购置、使用指导、维护和保养。
2.制订公司办公设施管理制度,规范操作事宜,杜绝人为损坏因素,杜绝浪费行为。
3.负责公司电话等通讯工具的购置、费用结算核转等工作。
4.负责办公车辆的管理、调度、使用及维护。
保证车辆时刻处于良好状态,搞好服务。
十三、领导交办的其它工作。
十四、当好领导的参谋助手,负责做好公司生产经营等方面的调查研究,为领导决策提供信息,督促、检查各部门落实公司各项政策及完成任务的情况。
十五、参与制订企业方针目标,编制企业长远发展规划,做到目标清晰、切合实际、措施可行。
十六、负责公司综合计划的统计、汇总和上报工作,做到数字准确、内容完整,并妥善保管备查。
十七、汇总、综合平衡、协调公司年度生产经营计划,做到生产经营各环节的有机结合,确保任务完成。
十八、负责组织推行现代化管理工作。
制订公司整体现代化管理规划,从管理组织、管理方法、管理手段等方面建立现代化管理体系,全面推行现代化管理工作。
十九、对外协调及宣传工作
1.负责公司的公共关系工作,协调各有关厅局部门、企事业、新闻等各界的关系,处理与之有关的业务工作。
2.负责公司生产经营活动中法律咨询、管理等事宜以及处理法律纠纷的具体事务。
3.负责公司企业形象设计,导入CI理念,树立良好的企业形象,搞好对外宣传等工作。
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