19 人力资源管理体系程序 档案管理程序.docx
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19人力资源管理体系程序档案管理程序
武昌船舶重工有限责任公司人力资源管理体系程序文件
HR/WS·P-7.16-01-2012
人事档案管理程序
(共11页)
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1.目的
加强人事档案管理,规范人事档案管理程序。
2.范围
本程序规定了人事档案材料的收集、鉴别、整理与归档,档案的利用、转递等内容。
本程序适用于人事档案管理工作。
3.引用文件术语和定义
本程序采用《中华人民共和国档案法》中规定的术语。
4.职责
4.1管理者代表负责人事档案管理工作的领导。
4.2公司人力资源部按管理权限负责人事档案材料的收集、鉴别、整理、归档和保管;办理人事档案的查阅、借用和转递。
4.3各单位人力资源管理部门负责人事档案材料的收集、归档。
5.工作程序
5.1档案材料的收集与分工(见附表1)
5.2档案材料鉴别与归档
5.2.1各单位新形成的人事档案材料应于次月上旬送交公司人力资源部。
5.2.2公司人力资源部对各单位提供的归档材料进行鉴别、登记、填写归档记录(见附表2)、归档,不属于归档范围的材料,及时退回。
5.3档案的利用
5.3.1人事档案查阅
5.3.1.1各单位查(借)阅本单位一般员工的档案,经单位党组织领导同意,开具联系函并加盖单位党组织印章后查阅。
查(借)阅中层及以上管理人员档案,仅限公司总部有关领导和人事、组织、保卫、纪检、监察等部门的有关职能人员,经单位党组织领导同意,开具联系函并加盖单位党组织印章后查阅。
5.3.1.2查(借)阅人填写《查(借)阅人事档案登记表》(见附表3);
5.3.2外单位来函索取员工证明材料、来人查阅人事档案
5.3.2.1外单位来函调查取证调动、工龄、工资等问题,经公司人力资源部领导批准后,根据档案材料如实提供证明。
5.3.2.2外单位来人查阅人事档案需持有所在单位开具的行政介绍信,填写《查(借)阅人事档案登记表》(见附表3)后方可查阅。
5.4人事档案的转递
5.4.1员工工作单位变动或因人事相关事宜需专递档案时,由具有人事档案保管权限的部门开具档案转递联系函到公司人力资源部。
5.4.2公司人力资源部业务经办人填写《档案转递通知单》(见附表4),报部领导批准后,转负责人事档案管理的科室。
5.4.3人事档案管理负责人审查需转递档案,避免错装、漏装人事材料,封装人事档案,同时登记档案专递记录本(见附表5)。
5.4.4人事档案负责人通过机要渠道或派专人送达档案。
5.4.5档案发出后,逾期一个月未收到接收单位的回执,发函催问,以防丢失。
6.记录
6.1归档记录表由人力资源部永久保存。
6.2查(借)阅人事档案登记表由人力资源部永久保存。
6.3《档案转递通知单》由人力资源部永久保存。
6.4档案转递登记本由人力资源部永久保存。
7.相关/支持性文件
《中华人民共和国档案法》
《人事档案管理规定》(Q/WSG06.005-2011)
HR/WS·W-12-2012《人事档案管理规定》
附表1
责任单位
人力资源部
党委工作部
群团工作部
纪检监察部
保卫部
保密部
安环部
科技部
子公司、部、有关业务部门
材料内容
材料类别
一
入职、履历材料
履历表、新招员工登记表。
二
自传材料
个人自传。
报告个人有关事项的材料。
三
鉴定、考察、考核、审计材料
试用人员考核鉴定表;更改姓名、民族、籍贯、国籍等申请材料;参加工作时间、工龄计算时间的调查、证明材料和批件;考核中层管理人员工作中形成的属结论性的材料、民主评议材料、经济责任审计结果报告、离任审计结论材料。
非正常死亡的调查材料和建议处理意见;工伤致残获等级确定的材料;因工重伤、死亡的调查报告及建议处理意见。
四
学历、培训、职称、技能鉴定、科研学术材料
学生入学登记表、毕业生登记表、鉴定材料、成绩单、授予学位的材料,毕业证书、学位证书复印件,参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料,国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等,外培人员的协议书、学习成绩单和鉴定材料;为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等材料;专业技术人员考核登记表、任职资格申报表、职务聘任、解聘呈报表;工人职业技能鉴定申报审批表,技师、高级技师考核评审表、聘任契约;职业资格考试合格人员登记表,职业(任职)资格证书复印件;反映科研学术水平的材料。
政工系统专业技术职务任职资格申报表,专业技术职务聘任呈报表。
五
政治历史问题材料
在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料。
六
党、团组织材料
中国共产党入党志愿书、申请书、政审材料;取消预备党员资格,劝退的主要事实依据和组织审批材料;党员登记表或不予登记的决定,主要事实材料及上级党委审定的结论材料;加入民主党派的材料;入团志愿书、申请书;入团时间的调查,证明材料。
退团材料;离团登记表。
七
奖励、荣誉材料
获得中青年专家、优秀青年科技工作者称号和享受政府特殊津贴人员的呈报表、事迹材料;国家上级部门等授予的其他荣誉审批表。
获得优秀党、团员、优秀政工干部等荣誉称号的审批材料;获得公司奖励、政府劳模等称号的审批表;获得公司及以上优秀青年荣誉称号的审批表及先进事迹材料。
获得治安、保卫、保密、消防、武装的先进个人登记表及先进事迹材料。
员工的创造发明、科研成果的呈报表,获奖证明材料。
子公司、有关职能部门推荐、由上级批准表彰的单项先进个人的审批表和先进事迹材料。
八
违犯党纪国法问题材料
行政处分决定,免于处分的意见,取消行政处分的决定及甄别、复查材料。
党纪、政纪处分的决定和错误事实调查报告,本人检查,撤销处分的决定和甄别、复查材料。
团内警告以上处分决定,撤销处分的决定及甄别复查材料。
涉纪涉法材料;受治安、刑事处罚的决定(含行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物等行政处理决定)。
归口处理的案件调查材料与处理决定。
行政警告以上处分决定,取消处分的决定及甄别、复查材料。
九
工资、待遇、任免、合同、复员、出国材料
干部任免审批表;实习期满人员工资定级表;出国人员审批表;劳动合同、劳动合同附件;员工退休、离职申报表,解除、终止劳动合同通知书;提拔到领导岗位的后备干部登记表;岗位异动审批表、公司内调动审批表。
政工系统管理人员的任免呈报表、审批表。
十
其他材料
新进公司员工的档案、体检表、就业协议书、报到证;军队转业干部审批表、入伍、退伍士兵登记表、安置介绍信;职业健康检查、常规健康检查和处理工伤事故材料。
参加人大代表、政协委员、党代会代表的登记表;参加工代会、职代会的代表登记表;工会会员登记表、团委委员登记表、团代会代表登记表。
需归入人事档案的其他材料。
附录2
归档记录
序号
送档
日期
材料内容
送档人
签字
收档人
签字
送档单位
附表3
查(借)阅人事档案登记表
编号:
借(查)何人档案
工号
姓名
工作单位
职务
借(查)档案用途
借(查)档案人与被借(查)档人是否亲属
借(查)档案人情况
姓名
工作单位
政治面貌
职务
借(查)档案单位党组织负责人签署意见盖公章
组织人事部门领导审核意见
还档时间
还档人
经手人
年月日
附表4
武昌船舶重工有限责任公司档案转递通知单存根第号
已将
同志的档案材料共册转往
发出机关年月日
···························································································
档案转递通知单第号
兹将等同志的档案材料转去,请接档案内所列目录清点查收,并将回执退回武昌邮政三〇三号信箱。
发出机关年月日
姓名
原在何部任何职
何时决定调往何部
档案正副数目
正本
副本
册
册
册
册
···························································································
回执
你处年月日转来的第号干部档案转递通知单中所开列的
等同志的档案材料共册,我处已于年月日收到,经点清无误,现将回执退回,请查收。
收件人收件机关盖章年月日
附表5
档案转递登记本内页
序号
档案号及姓名
转往单位
经办人
转递人
转递日期
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