XX银行授信档案管理办法.docx

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XX银行授信档案管理办法

XX银行授信档案管理办法

第一章 总则

第一条 为进一步提升授信档案管理水平，使授信档案为客户经营管理和防范授信风险服务，提高授信档案使用效率，根据《XX银行档案管理办法》、《XX银行授信管理基本制度》及相关制度规定制定本办法。

第二条 本办法所称授信档案是指具有保存价值的农业银行提供、管理、收回法人及个人客户各类信用全过程的真实记录资料，包括客户和担保人基础资料、授信运作资料、用信和贷后管理资料、法律文件资料和授信综合管理资料。

授信档案管理是指授信档案的收集、整理、归档、保存、借阅、销毁的全过程。

第三条 授信档案按存储形态可分为电子介质资料和纸质资料。

电子介质资料与纸质资料作为档案资料具有同等效力。

授信纸质档案要确保其真实性和权威性。

授信电子档案包含并映照了纸质资料档案的全部内容及要素，能全面、动态、完整地反映授信业务经营全过程。

第四条 授信档案要按照“完整规范、真实有效、分类管理、方便使用、安全保密”的基本要求实行集中统一管理，要在规范纸质档案管理的同时，逐步实现授信档案管理的电子化，充分发挥电子档案在授信决策、授信管理过程中的信息查询、调阅、提示等各项使用功能。

第五条 下级行的授信档案管理工作，在业务上接受上级行授信执行部门（授信管理部门）、办公室及相关业务部门的管理、监督和指导。

第二章 授信电子档案资料范围及内容

第六条 授信电子档案是指通过授信管理系统（以下简称CMS）及其子系统录入或扫描上传的各类授信业务资料，包括：

客户基础信息和台账资料、授信审批子系统资料、贷后管理子系统资料、授信影像档案管理子系统及其他资料。

第七条 客户基础信息和台账资料是指通过CMS录入的客户和担保人基础资料及台账资料，包括客户概况信息、财务信息、管理人员信息、评级和授信额度核定信息、台账资料等。

（一）客户和担保人概况信息是指法人和个人客户的基本信息、客户开户信息等。

如法人客户贷款卡、营业执照、行业分类及账号等信息，个人客户身份证明、就职单位和收入信息等。

（二）财务信息是指法人客户及担保人的各期财务报表、报表附注及审计意见等。

（三）管理人员信息包括法人客户管理人员身份证明、职务职称、联系方式等。

（四）评级和授信额度核定信息包括评级结果及评级历史信息、授信额度和期限等。

（五）台账资料包括CMS台账管理系统中贷款、承兑、信用证、保函及其他台账信息。

第八条 授信审批子系统资料是指通过CMS授信审批子系统录入的授信业务受理、调查、审查、审议、审批（核）、通知（批复）下达等各环节信息，以及授信业务报备信息等。

（一）受理环节信息包括客户申请书编号、客户申请办理的授信业务基本信息、受理人签名等，根据贷款方式还包括相应担保信息。

（二）调查环节信息包括贷款合法性认定、贷款效益预测、风险评价、调查综合意见、担保信息、调查报告（调查表）和调查人签名等，固定资产贷款须包括项目概况信息。

（三）审查环节信息包括审查建议与理由、审查报告（审查表）、审查人签名等。

（四）审议环节信息包括合议（贷审）会情况、表决情况、审议记录、限制性条款及其他监管要求等。

（五）审批（核）环节信息包括审批意见、审批日期、审批说明、审批人签名等。

（六）通知下达环节信息包括下达的通知信息、通知说明和批复通知书等。

（七）报备信息包括报备申请、传阅（签批）及批复信息。

第九条 贷后管理子系统资料是指通过CMS贷后管理子系统录入的客户或项目贷后管理信息，包括法人和个人客户各类贷后业务、贷后管理工作检查和风险分类等信息。

（一）法人和个人客户各类贷后业务信息包括法人客户、个人客户现场检查情况、日常跟踪、贷后管理报告、风险预警、资金账户监管等信息。

（二）贷后管理工作检查信息是指授信执行（授信管理）部门对客户部门贷后管理工作进行检查的信息。

（三）风险分类信息包括授信业务在风险分类各环节信息、分类结果和分类原因等。

第十条 CMS授信影像档案管理子系统资料是指录入、扫描上传至授信影像档案管理子系统的各类资料，包括授信审批业务网上作业必须上传的资料、上传的贷后管理资料等。

（一）授信审批业务网上作业上传资料。

根据业务综合管理和单项制度规定所必须的、由客户提供或我行从外部取得的各类授信资料附件，原则上要求全部整理、扫描上传授信影像档案管理子系统，总行另有规定的除外。

按用途可分为客户和担保人基础资料、授信运作资料和其他资料。

1、客户和担保人基础资料包括但不限于以下内容。

客户和担保人的营业执照或事业法人证书、法定代表人身份证明、组织机构代码证、特殊行业经营许可证或企业资质证书、税务登记证、验资证明、公司章程、贷款卡及查询资料、企业印章、各期财务报表、客户印鉴卡、董事会成员签字样本、法定代表人和有权签字人的签字样本、客户评级和授信资料、其他基础资料等。

2、授信运作资料包括但不限于以下内容。

授信业务资料：

客户授信业务申请书、业务上报行请示文件（报告）、法定代表人授权书、客户征信资料、股东（大）会、董事会或其他有权机构提供的同意申请信用的决议、文件或具有同等法律效力的文件或证明、项目可行性研究报告及有关部门批复文件、自筹资金落实情况及证明文件、其他综合及单项业务制度规定的业务必需资料和辅助资料等。

担保资料：

担保人征信资料、担保企业董事会（股东会）同意提供担保的决议、担保承诺函、共有人同意抵（质）押书面证明、有权机关办理的抵（质）押登记、抵（质）押物清单及评估报告、质押的有价单证、抵押物他项权证、产权证明书、抵押物保单等法律文书、根据不同担保类型和担保人性质所必需的其他担保资料等。

3、授信业务办理所需其他资料。

（二）贷后管理上传资料。

贷后管理上传资料是指贷后管理过程中由客户提供或我行从外部取得的各类资料，包括但不限于：

变更的还款计划、股权变更事项及其他重大变更事项资料；债权重组、诉讼（仲裁）、破产清偿、处置抵质押物、以资抵债、呆坏账核销等过程中形成的资料。

第十一条 信用发放环节资料包括：

放款条件落实清单、放款审核表等。

放款环节资料要扫描上传至授信影像档案管理子系统存储。

第三章 授信电子档案管理要求

第十二条 总行授信执行部、授信管理部、信息技术管理部门和软件开发部门负责电子档案管理系统的开发和功能完善。

各级行信息技术管理部门和软件开发部门负责电子档案管理系统的日常运行和维护。

第十三条 客户部门、授信管理部门及相关部门按照“谁录入，谁负责”的原则对录入内容的真实性、准确性负责。

第十四条 要建立电子档案及其纸质档案的对应联系，有条件的行可建立电子档案和纸质档案物理位置间的对应联系。

第十五条 各级行客户部门和授信管理部门要按照CMS和授信影像档案管理子系统的有关制度规定，规范录入和扫描上传档案资料。

扫描上传资料应清晰可辨，原则上使用PDF格式，上传资料以固定顺序排列、编制目录，并依据有关规定统一命名，通过CMS提供的功能与客户代码（申请书编号）建立关联关系。

与电子档案对应的纸质档案在整理归档过程中，如遇有需要说明的问题，应及时填写《备考表》（附件1）进行说明，并放入相关档案盒内。

第十六条 电子档案一经提交，原则上不予修改或删除。

对于尚未审批授信业务的电子档案，如需修改或删除的，可采取回退等方式由原操作人员修改或删除后，重新走审批流程，并记录修改和删除操作的简要说明。

第十七条 电子档案流转过程中，各经办人要及时处理并提交下一环节，贷后管理过程中的档案要及时更新上传，确保电子档案的实时性、完整性。

第十八条 借阅档案时应以电子档案为主，减少档案原件的借阅，以提高使用效率和保护档案原件。

要严格规范电子档案查阅管理。

原则上电子档案不对外提供，外部检查或其他确须查阅的，经电子档案管理员部门负责人审批同意后方可提供。

第十九条 上级行和本级行管理人员可直接查阅本级行辖内所有授信电子档案，以便检查和指导工作。

第二十条 CMS及其子系统录入或扫描上传的电子信息能够满足内、外部合规性检查及考核要求的，电子信息与纸质资料具有同等效力。

使用系统进行检查须经档案管理部门负责人同意，由电子档案管理员按检查要求办理检查用户注册登记手续并授权。

检查结束后，及时收回用户权限。

外部检查对电子档案有其他要求的，经档案管理部门负责人同意后，按要求办理。

第二十一条 为保证电子档案管理系统的正常运行，信息技术管理部门或软件开发部门要对电子档案进行定期备份，并做好备份的保管工作，对备份信息定期检验，如发现问题应及时采取恢复措施。

第二十二条 电子档案保管期限。

录入的电子档案在系统内永久保存。

扫描上传的电子档案，业务未结清的须一直保留影像资料；已结清的从结清该笔业务的次年1月1日起，在影像档案管理子系统数据库内至少保存3年，到期经授信执行（授信管理）部门认定后由信息技术管理部门或软件开发部门导出相关信息做永久保存。

第二十三条 授信决策、贷后管理和档案管理等工作尚未完全实现网上作业的分行，继续做好当前状态下的档案管理工作，确保纸质档案不丢失，同时要加大力度推动授信档案电子化，待条件成熟后严格按照本《办法》实施档案电子化管理。

第四章 授信纸质档案资料范围及内容

第二十四条 纸质授信档案包括具有法律效力的抵质押权证原件；法律文书、证明类资料；授信综合管理工作中形成的各类文件资料。

（一）抵质押权证原件包括：

存单、保单、国债、有价债券、股权凭证等有价单证；办妥抵质押登记手续取得的他项权证、产权证明书、抵押登记证、抵押物保单等。

（二）法律文书、证明类资料是指电子资料无法替代纸质资料法律效力的各类资料，包括但不限于：

借款人申请书、个人收入证明、董事会（股东会）同意申请办理授信业务或同意提供担保的决议、合同、借据等能够证明我行与客户的债权债务关系及其合法性的法律文书和证明资料；有客户签章的各类报表、还款计划书、重大事项情况说明、到（逾）期贷款催收通知书等资料；债权重组、诉讼（仲裁）、破产清偿、处置抵（质）押物、以资抵债等资产处置过程中形成的法律文书和证明资料；我行与客户签订的协议及其他有客户签章的资料。

（三）综合管理档案包括合议会（贷审会）资料（会议纪要、审议表、记录本等）、授信业务分析资料、审计报告、各类内外部检查整改资料以及其他授信综合管理资料。

第二十五条 原件和复印的各类授信业务资料均要扫描上传至授信影像档案管理子系统，客户经理须在复印件上签署“与原件核对一致”并签名，复印的资料可不保存纸质。

管理行（总行、一级分行、二级分行）直接调查、评估并由经营行经营管理的授信业务，在审批行审批同意后一个月内,管理行客户部门需将整套调查、评估资料复印件（或电子文本）向下级行传送。

第二十六条 电子档案管理系统目前未提供录入或扫描上传功能支持的评级、授信、意向书、承诺函等授信业务档案资料，暂纳入纸质档案管理范围，系统升级并提供相应功能支持后，按有关规定录入或扫描上传电子信息。

第五章 授信档案库的建设及管理

第二十七条 授信档案库的设立。

经营行和管理行要在综合管理部门（办公室）或授信管理部设立授信档案库，并配备专人担任授信档案管理员，集中统一管理本级行授信业务经营过程中形成的纸质授信档案。

有条件的行（二级分行或一级分行）可集中管理辖属经营行的授信档案。

具有授信业务审批权的分理处视同经营行。

已成立个人授信业务经营中心的，可单独设立授信档案库集中管理个人授信业务档案。

授信档案库的管理部门对库内保管档案的安全性负责。

第二十八条 客观上不具备及时向上级行移交授信档案条件的经营网点，经一级分行办公室批准，可设立临时授信档案库，落实专人管理，于年后一季度内将已结清或核销的授信档案资料移交上级行。

第二十九条 授信档案库房要按照《关于印发〈XX银行档案管理办法（试行）〉的通知》（农银发〔2000〕135号）的相关要求设置。

档案库应配置相应铁柜和防盗、防火、防强光、防潮湿、防虫蛀等方面的设施。

第三十条 授信档案管理员的职责。

授信档案管理员对移交的授信档案资料的操作规范性进行指导，其职责包括：

依据移交清单审核、接收相关部门移交管理的授信档案资料，并对入库档案资料的操作规范性以及实物和清单的一致性把关；审核纸质档案和相应电子档案内容的一致性；按照授信档案管理要求规范管理入库档案；严格执行保密规定，做好档案保密工作；负责授信档案的各项基础管理工作。

第三十一条 档案交接。

授信档案管理员应保持相对稳定，工作调动时应对档案收进、移出、销毁情况予以书面说明，待接管人员到位，办结交接手续后，方可办理调动手续。

办理交接手续要由部门负责人进行监交。

因机构变动涉及授信档案资料交接的参照上述手续办理。

第六章 授信纸质档案管理要求

第三十二条 业务经办人员应及时移交授信档案，不得长期留存，按照“谁经办、谁负责”的要求，对经办档案的真实性、有效性、规范性、完整性负责。

第三十三条 抵质押权证类档案的管理。

抵质押权证类档案按照押品管理的有关规定,抵（质）押有价单证入金库保管；办妥抵质押登记手续取得的他项权证、产权证明书、抵押登记证、抵押物保单等抵质押权证原件，入重要空白凭证库保管。

权属证书入库后，由运营管理部门进行核对或检查，确保档案资料的安全、完整。

权属证书原件属于重要授信档案，原则上不许借阅。

因司法机关执行公务、外部监管机构或上级行审计或检查等原因确需借阅的，经有权人批准后，可办理借阅手续，必要时应安排专人陪同，借阅归还时，相关人员应一同参与核对，核对无误后及时办理交接、登记、入库等手续。

尚未成立运营管理部门的由会计部门承担其职责，待运营管理部门成立后，办理职责移交手续。

第三十四条 授信档案的整理和移交

（一）法人客户授信档案的整理和移交。

客户经理要以客户为单位对每笔授信业务档案按两个阶段进行排序整理和移交，并填制移交清单（附件2）。

第一个阶段按照贷前调查、审查、审议、审批、批复下达及贷款发放等工作环节，将该阶段形成的所有纸质授信档案资料，在首笔贷款发放后15个工作日内完成排序整理并移交入库。

第二个阶段按照用款审核、贷后检查、风险预警、贷款收回及处置等工作环节，将该阶段形成的所有纸质授信档案资料，在每一个工作环节完成后的15个工作日内完成排序整理并移交入库。

不良授信资产清收、处置形成的纸质档案在处置过程结束后移交。

（二）个人客户授信档案的整理和移交。

要以客户为单位对每笔授信业务档案分别整理排序，填制移交清单并及时移交。

已审批或发放的个人客户授信业务档案于月后30个工作日内移交，三农个人授信业务档案可于季度后30个工作日内移交。

（三）综合管理档案要定期移交。

（四）授信档案管理员按清单进行审核，确认移交档案资料与清单的一致性，并与移交人员共同在移交清单（一式两份，各留存一份）上签字确认。

审核发现存在问题的档案应及时退回，并督促经办人员尽快补齐或修改。

第三十五条 授信档案的整理和归档。

法律文书、证明类档案要按户编号建档，并区分结清业务和未结清业务，未结清的可专盒保管，结清的按笔装订成册后装盒归档，有条件的分行可将辖内结清业务档案集中保管。

综合管理档案按照机构—年度—内容单独立卷归档，卷内文件按时间顺序排放。

电子档案管理系统目前尚未提供录入或扫描上传功能支持的评级、授信、意向书、承诺函等授信业务档案资料要按资料内容及形成的先后顺序整理排序并编写页码、目录，装盒归档。

第三十六条 授信档案的编目和案卷封面。

法律文书、证明类档案以客户为单位分二级建立目录。

一是检索定位到客户每笔业务的档案目录（附件3），法人和个人客户分开编目；二是检索定位到卷内具体资料的目录（附件4）。

案卷封面、档案盒封面及盒背脊应包括客户名称、审批时间、业务品种、金额、期限等（附件5、附件6、附件7）。

授信综合管理档案按机构—年度—内容相应建立目录，案卷目录、封面及盒背脊参照附件3至附件7。

第三十七条 授信档案的借阅。

法律文书、证明类资料等纸质档案原则上不允许借阅，确因工作需要的按以下规定办理。

（一）内部人员借阅。

需填写借阅档案审批单（附件8）并经档案库管理部门负责人签字同意。

借阅的档案不得涂改、圈划、复制、拆散原卷册，用后必须及时归还。

（二）外部人员借阅。

因司法机关执行公务、外部监管机构实施审计或检查等原因确需借阅（查阅、影印）档案资料原件的，填写借阅档案审批单（附件8），经档案库管理部门负责人、本级行法律人员签字同意，档案管理员查验相关证明材料后，予以协助，必要时由本级行法律人员陪同借阅。

综合管理档案的借阅参照以上要求办理。

第三十八条 档案保管期限。

结清业务档案从结清该客户最后一笔业务的次年1月1日起，保管10年，未结清业务档案一直保管。

综合管理档案保管期限为20年。

授信档案保管及销毁清册为永久保管。

第三十九条 档案销毁制度。

对超过保管期、需要销毁的授信档案由授信档案库管理员提出并慎重鉴定，编制销毁清册，经档案库管理部门和档案移交部门负责人审查，本级行行长审批后，送专门文件销毁单位或指定造纸厂进行销毁。

档案销毁须由监销人员（由行长指定）现场监督。

授信档案管理员、监销人员、档案库管理部门和档案移交部门负责人在留存销毁清册上签字。

政府档案行政管理部门对国家重点项目档案保管另有规定的应遵照执行，严禁擅自销毁档案。

第四十条 自营业务不良授信资产档案按不良授信资产管理部门的有关规定管理。

剥离的不良授信资产档案按照剥离授信资产档案管理的有关规定，移交资产处置部门或资产处置中心管理。

第四十一条 各级行要加强授信档案管理工作的检查，建立定期检查机制，检查发现的问题要及时整改，如实报告检查结果及整改情况。

对未按规定履行档案管理职责的，按照《XX银行员工违反规章制度处理办法》（农银发〔2006〕206号）等制度规定追究相关人员的责任。

第七章 附则

第四十二条 本办法实施前已归档的授信纸质档案按原办法执行，不做调整；新发生授信业务的档案必须严格按照本办法进行管理。

第四十三条 各一级分行可结合实际情况制定授信档案管理实施细则，并报总行备案。

境外分行及公司应参照本办法，并结合当地监管机构有关要求制定实施细则，报总行备案。

第四十四条 本办法由总行解释和修订。

第四十五条 本办法自二OXX年十一月一日起执行。