如何用Excel电子表格统计学生成绩.docx
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如何用Excel电子表格统计学生成绩
如何用Excel电子表格统计学生成绩
【摘要】使用Excel电子表格统计学生成绩不但方便而且快捷,利用它能自动完成成绩各项统计工作如计算总分、排名次、统计各分数段学生人数和所占比例、最高分、最低分等,还能把分数转换成等级分。
用Excel电子表格统计学生成绩,将会大大提高教师的工作效率和工作质量。
【关键词】Excel;电子表格;统计;成绩;名次
统计学生成绩是教导主任和教师每学期都必须做的常规工作。
传统的做法是:
教师在成绩表上填写学生的平时成绩、考试成绩,然后用计算器按百分比计算每个学生的总评成绩,计算科目总分和平均分,有的还需要列知名次,不但量大,而且容易出错,反复验算是常事。
如果用电脑完成,那么方便快捷准确得多,而且无需“重算一遍〞。
Excel是美国微软公司推出的基于Windows操作系统的电子表格软件,是目前被广泛使用的现代办公软件之一,本文举例使用的版本是MicrosoftOfficeExcel2003。
1如何制作成绩统计表
[1.1]输入列标题
开机启动Windows后进入Excel电子表格窗口,在顶端行依次输入表格的列标题:
考号、姓名、语文、数学、英语、总分、平均分、名次等。
[1.2]输入原始数据
考号、姓名、语文、数学、英语的内容属于原始数据,也要依次输入。
考号的输入可采用“自动填充〞方法。
先在1、2单元格输入预先设计好的考号后,再选取1、2号单元格后鼠标移动至选定区域的右下角,当出现“+〞后往下拖动,所有的考号会自动出现。
(如图1)
图1
[1.3]数据居中对齐
拖动鼠标选定制表区,单击“格式〞,再单击“单元格〞,再单击“对齐〞,水平和垂直对齐均选“居中〞,然后单击“确定〞。
[1.4]加表格框线
选取需加边框的单元格,单击菜单栏中的“格式〞,选择“单元格〞,在对话框中选择“边框线〞标签,从边框线型栏内,选择较粗的线形参加到“外框〞标志栏内,选择较细的线型分别参加到上、下、左、右栏内,按下“确定〞。
〔如图2〕
第二种方法是选择表格后,单击工具栏上“边框〞按钮在弹出的选项中选择“所有框线〞那么可(如图2)。
至此,除需计算局部外全部输入完成。
图2
2.如何计算总分
[2.1]计算考号1的总分
表格都是由行和列组成的,行由数字表示,列用字母表示。
当活动单元格在F4位置时键入“=〞然后输入SUM(C4:
E4)〔表示从C4单元格加到E4单元格〕,再回车,即得总分(如图3)。
另一种方法是选择C4到E4这三个单元格后单击工具栏上“自动求和〞按钮(如图3右侧图标)。
图3
[2.2]其他总分的得出
用鼠标选取已算出的学号1的总分,当出现“+〞符号后往下拖动鼠标,所有其他的总评分会自动出现。
3.如何计算学生平均分
[3.1]学生1的平均分:
活动单元格放在需要填写平均分的位置,输入“=F4/3”〔用总分除以科目3〕回车,即算出平均分。
(如图4)
图4
[3.2]其他平均分的得出:
用鼠标选取已算出的学生1的平均分,当出现“+〞符号后往下拖动鼠标,所有其他的平均分会自动出现。
4.如何排列名次
[4.1]利用菜单排序:
排列名次,首先按总分排序。
从列标题那行一直选取到最后〔本表是从第3行到55行〕,单击菜单“数据〞,再单击“排序〞,在主要关键字下拉列表中选择“总分〞,再选“降序〞,按下“确定〞键,分数即由高至低排列。
这时再用“自动填充〞方法将名次的号〔数字〕填上。
缺点是并列的名次没有显示出来。
(如图5)
图5
然后再选全表,单击“数据〞再单击“排序〞,在下拉列表中选主要关键字“考号〞,再选“升序〞,最后“确定〞,即出现按考号排列的名次格式。
[4.2]利用RANK函数排序:
另外一种方法是利用RANK函数进行排名,解决了以上统计方法无并列名次的缺点。
RANK(X,Y,Z)函数,其中有三个参数,第一个参数X为某个学生的总分所在单元格,第二个参数Y为整个班级总分所在的区域,第三个参数Z是可选的,表示统计方式,假设省写或写0,那么成绩高的名次靠前,一般都使用这种方式,如果写1,那么成绩高的名次靠后,这种情况一般较少用。
为了在保持学号顺序不变的前提下进行学生成绩名次排定,可以在F4单元格中输入公式:
=RANK(F4,$F$4:
$F$55,0)(如图6)
图6
然后,利用自动填充柄将其复制到下方的单元格,统计出所有学生的名次。
注意,这里$F$4:
$F$55用的是绝对地址,是为了保证公式在复制时此处不变,因为作为第二个参数,这里都是指整个班级总分所在的区域,这个区域是相同的。
再按名次排序
,可以看出并列的名次也统计出来了。
〔如图7〕
图7
5.进行科目统计
[5.1]计算科目总分
选取所要求和的“总分〞一栏的数据,单击“Σ〞按钮,或者是在其中输入公式“=SUM〔C4:
C55〕〞后回车即算出科目总分。
然后,利用自动填充柄将其复制到右方的单元格,数学、英语总分即可得出。
(如图8)
图8
[5.2]计算科目平均分:
方法同上,只是函数不一样
在要填入语文平均分的单元格内输入公式:
“=AVERAGE(C4:
C55)〞即得出语文平均分,然后,利用自动填充柄将其复制到右方的单元格,数学、英语平均分即可得出。
[5.3]统计科目及格人数:
通常,统计不同分数段最好的方法是利用COUNTIF(X,Y)函数。
其中有两个参数,第一个参数X为统计的范围,一般最好用绝对引用;第二个参数Y为统计条件,要加引号。
对于大于等于60分的人数只要用一个COUNTIF()函数,如在C59单元格中输入公式:
=COUNTIF($C$4:
$C$55,">=60")(如图9)
图9
回车即可得出。
其它两科复制公式后,把统计范围即其中绝对地址分别改为$D$4:
$D$55和$E$4:
$E$55,数学和英语科目及格人数也统计完成。
[5.4]计算单科及格率:
图10
单科及格率等于及格人数除以参考人数。
语文科目已在C59单元格统计出及格人数,参考人数在列标题上方E2单元格内填入,因此在统计及格率C60单元格内写入公式:
=C59/E2回车即得出(如图10)。
单元格格式可设为“百分比〞保存2位小数。
其它两科同样的方法可算出。
[5.5]其它分数段的统计
方法同统计及格人数,优生人数的统计只需把统计条件改为“>=80〞差生人数的统计把统计条件改为“<40〞。
如果要统计80——89、70——79与60——69分数段的人数,需要用两个COUNTIF()函数相减。
如统计80——90分数段人数用公式:
=COUNTIF($C$4:
$C$55,"<90")-COUNTIF($C$4:
$C$55,"<80”)
即用小于90的人数减去小于80的人数。
其它分数段统计方法相同只要把统计条件改一下。
[5.6]统计科目最高分和最低分:
利用函数MAX、MIN分别统计最大值和最小值。
如统计语文科目中最高分在C65单元格内输入公式:
=MAX(C4:
C55)回车即得到87.00。
最低分在C66单元格内输入公式:
=MIN(C4:
C55)回车即可。
(如图11)
图11
[5.7]将百分制转换成不同的等级分:
将百分制转换成不同的等级分有多种不同的划分方法,1是将百分制的分数转换成A(90——100)、B(80——89)、C(70——79)、D(60——69)与E(低于60)五个等;2是将百分制的分数转换成优(90——100)、良(75——89)、中(60——74)与不及格(低于60)四个等级。
具体使用哪种等级划分方法可根据实际情况自己确定。
在百分制转换成不同的等级分时,一般使用IF(X,Y,Z)函数。
其中有三个参数,第一个参数X为条件,不能加引号;第二个参数为条件成立时的结果,如果是显示某个值,那么要加引号;第三个参数为条件不成立时的结果,如果是显示某个值,同样要加引号。
该函数可以嵌套,即在第二个或第三个参数处可以再写一个IF函数。
为了得到第一种方法所要的等级结果,如语文科目可以在D4单元格中输入公式:
=IF(C4>=90,"A",IF(C4>=80,"B",IF(C4>=70,"C",IF(C4>=60,"D","E"))))然后,利用自动填充柄将其复制到下方的所需单元格。
(如图12)
为了得到第二种方法所要的等级结果,语文科目可以在E4单元格中输入公式:
=IF(C4>=90,"优",IF(C4>=75,"良",IF(C4>=60,"中","不及格")))
然后,利用自动填充柄将其复制到下方的所需单元格。
图12
[5.8]使不及格的分数以红色显示
统计学生成绩时经常需要将不及格的分数用红色显示,其结果如上图中红色显示局部。
使不及格的分数以红色显示需要使用“格式〞菜单中的“条件格式〞命令。
该命令会弹出一个对话框,其中要求确认条件与相应的格式。
对于“语文〞列,可先选中C4:
C55,然后使用“格式〞菜单中的“条件格式〞命令,在弹出的对话框中,左边使用默认的“单元格数值〞,中间选“小于〞,右边填写60,然后单击右边的“格式〞按钮,从中选择红色,最后单击两次“确定〞按钮。
(如图13)
图13
对于“等级一〞列,可先选中D4:
D55,然后使用“格式〞菜单中的“条件格式〞命令,在弹出的对话框中,左边使用默认的“单元格数值〞,中间选“等于〞,右边填写E,然后单击右边的“格式〞按钮,从中选择红色,最后单击两次“确定〞按钮。
“等级二〞列类似。
6、结束语Excel电子表格功能强大,界面直观易学易用,可以轻松地完成学科的总分、平均分的计算;利用RANK函数排序,可以在学生顺序不变的前提下进行学生成绩名次排定,并且可以显示知名次并列的情况,一目了然;COUNTIF(X,Y)函数是统计不同分数段人数的一种好方法;使用IF(X,Y,Z)函数能轻松将百分制转换成不同的等级分;用“条件格式〞命令可以用特殊的颜色显示符合条件的分数段或某等级;总之,用Excel统计学生成绩,将会大大提高教师的工作效率和工作质量,让我们的教学工作变得更轻松。
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