最新采购文件审核程序资料.docx
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最新采购文件审核程序资料.docx
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最新采购文件审核程序资料
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TheChan栧寘Congplank綍采购文件审核程序
1范围
本程序规定了采购过程中文件的审核要求。
本程序适用于公司内部对招标(资格预审)公告、招标(谈判)文件、评标(审)文件、评标(审)报告(以下简称文件)的审核。
2目的
确保文件的质量。
3职责
3.1文件起草人负责文件的自审。
3.2处长负责文件的内部审核。
3.3部门主任负责文件的技术审核。
3.4总工负责技术审核复审。
3.5公司副总经理负责文件的签发审核。
4审核要求
4.1审核依据
1)国家有关的法律、法规,规范和标准;作业指导书(招标文件范本)。
2)委托方提供的有关资料。
4.2审核内容
审核内容及要求按《公告审核检查表》、《采购文件自检、内部审核检查表》、《采购文件技术、签发审核检查表》、《评标(审)文件审核检查表》和《评标(审)报告审核检查表》进行。
4.3过程要求
4.3.1文件的自审
完成文件初稿后,文件起草人依据4.1要求,对照自审阶段检查表,对自己起草的文件进行全面审核。
人工检验文档后,再用word软件的“拼写和语法”功能,使用计算机对文件进行一次最终字词检验。
自审后的文件不能再有文字版面格式方面的差错,不能有不统一、矛盾的内容。
4.3.2文件的内部审核
内部审核,是对文件范本选择,文件结构,版面、字词等进行的全面正确性的审查。
自审后,处长指定一名未参与本项目的人员组成内部审核组,审核组对照相应的检查表对文件进行审核,审核时由组长对文件逐条进行说明,两人共同对文件进行点评,并由处长在检查表上填写检查结果,在文件上做好批注,交文件起草人修改完善。
内部审核时,出现意见分歧,由处长出具决定性意见,仍有分歧时记录并报技术审核人。
和委托单位的沟通:
内部审核修改后,文件起草人和客户进行沟通,并按客户意见对文件进行修改完善。
沟通修改后,文件起草人将文件和相应检查表、委托方提供的资料一起送部主任进行技术审核。
4.3.3文件的技术审核
技术审核是部主任对文件的审核,审核后的文件,不能再有范本、版面文字、评标标准和方法等错误,基本为可以交付的文件。
审核时部主任对文件首先进行初步审查,发现该项目具有代表性或技术相对复杂时,通知总工办组织集体审核。
集体审核由公司分管副总主持,成员由总工办、项目操作处、内部评审组和各处代表组成,必要时邀请专家和业务部门的人员参加。
评审时用投影方式逐条对文件进行审查,对电子文件修改并记录。
集体审核后文件起草人对文件进行修改,然后再次报技术审核人进行技术审核。
对一般性不需集体审核的文件,审核步骤如下:
1)部主任对内部审核确认修改后的文件按着相应检查表进行技术审核,对文件中存在的问题填写技术审核检查表结果,并在文件上进行批注。
2)文件起草人对照根据检查结果对文件进行修改,再次报技术负责人确认。
4.3.4文件的技术审核复审
技术审核复审是由总工重点对采购方式、采购范围、评审标准、评审方法进行进一步确认,对合同条款进行抽查的审核,总工技术复审后,一般是可以交付的正确文件。
审核时,总工对照检查表复审内容和原始资料,逐项审核,并填写检查表相关内容。
文件起草人根据总工审核结果,对文件进行修改,修改后报总工签字后交签发人审核。
4.3.4文件的签发审核
公司副总经理对文件签发审核,对文件是否按本程序要求进行了审核、项目的操作类别选择是否正确、评审标准、评审方法是否正确把关。
文件起草人将技术复审修改确认后的文件、委托单位提供的资料和所有检查表一同送文件签发人,签发人根据签发检查表相应要求对过程控制和关键技术部分进行审核,填写签发检查表相关内容,通知文件起草人,对文件进行修改。
文件修改后,对只需内审的文件,签发人签字发放。
对招标文件等需外审汇签的文件,技术复审修改后,文件起草人将修改完善的文件报委托单位审查,根据委托单位签字的审核意见,对报告进行修改,修改后起草人在《采购文件自审、内部审核检查表》上签字,同委托方汇签的文件一起报部主任复审,复审后部主任在《采购文件自审、内部审核检查表》上签字,最后将委托单位的汇签文件和部主任审核后的文件及检查表报签发人,签发人审核后签字,文件正式发放。
汇签后部主任对有争议的文件,报总工复审,总工复审后报副总签发。
5电子文档的使用
5.1在文件审核中,应当使用电子文档通过共享在网上进行。
审核人在电子文档上使用word“插入批注”工具进行批注,并填写纸质记录表,由文件起草人对照修改文件。
5.2不用word“插入批注”的方法时,可以用下列颜色的字体表达修改内容:
1)红色字体:
审核人认为是不正确的表述;审核人发现文件该处内容不正确,需要修改,则将其改为红色;文件起草人应对红色的部分进行修改。
2)粉红色字体:
审核人注释的内容;在正式文件中这部分内容不应显现。
3)蓝色字体:
审核人直接修改的内容;如果文件起草人无异议,在正式文件中做为文件的一部分。
4)每阶段审核后,审核稿的电子版本保存;文件起草人将文件进行修改,修改后的文件字体统一变回黑色,交下一阶段审核。
6简化程序
简化程序的内部审核可由处长一人进行;
经公司主管经理批准,可以不填写检查表,只在发文稿纸上签字。
7附件
7.1《公告审核检查表》ZXCB-03
7.2《采购文件自审、内部审核检查表》ZXCB-04
7.3《采购文件技术、签发审核检查表》ZXCB-05
7.4《评标(审)文件审核检查表》ZXCB-06
7.5《评标(审)报告检查表》ZXCB-07
8保存的记录
8.1《公告审核检查表》ZXCB-03
8.2《采购文件自审、内部审核检查表》ZXCB-04
8.3《采购文件技术、签发审核检查表》ZXCB-05
8.4《评标(审)文件审核检查表》ZXCB-06
8.5《评标(审)报告检查表》ZXCB-07
公告审核检查表ZXCB-03
项目名称及编号:
序号
项目
检查内容
结果
检查依据
要求
1
采购条件
采购人名称
交接表
和交接表一致
2
项目名称
3
概况与采购范围
项目采购编号
4
标的名称
5
标的数量
6
建设地点
7
付款方式
8
工期
9
资格
资格要求
法律法规
和监管类设备及工程资质一致
10
文件的获取与递交
获取文件时间
项目交接表
和交接表一致,或有业务部门的书面文件
11
获取文件地点
12
获取文件截止时间
13
文件售价
14
开标(预审、报价)时间
15
开标(预审、报价)地点
16
联系人及方式
招标机构项目负责人、联系方式
17
采购人联系人及联系方式
18
银行
招标机构开户行
华夏银行聊城支行营业部
19
招标机构账号
4673200001819100002319
20
招标机构行号
304471042405
21
其它
错白字
使用“拼写和语法”检错字
内审内容
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
处长签字:
日期:
技术审核
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
主任签字:
日期:
技术复审
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
总工签字:
日期:
签发审核
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
副总经理签字:
日期:
注:
本表为通用表,检验内容按范本,范本中没有的项,处长在“结果”中填写“0”。
采购文件自检、内部审核检查表ZXCB-04
项目名称及编号:
序号
检查内容
结果
检查依据
要求
自检
内部检
1
项目交接表、委托方提供的资料同时送审
有项目交换表、委托单位提供的招标资料,只送文件不予审核。
2
范本应用
项目性质
根据项目性质和实施地域选择
3
采购方式
根据项目性质和委托单位要求
4
委托单位名称
委托单位提供的资料
1、和要求一致,无错字、无漏项;
2、正确,统一。
5
项目(标的)名称
6
项目编号
7
起草日期
8
开标(报价)地点
9
开标(报价)时间
招投标法等
10
开户行
项目交接表
华夏银行聊城支行营业部(我公司)
11
账号
4673200001819100002319(我公司)
12
行号
304471042405(我公司)
13
委托单位方联系人
和交接表一致
14
保证金收取比例
15
服务费收取比例
16
其它收费比例
17
资质要求
法规要求
和监管类设备、工程类资质要求一致
18
交货(工)期
委托方提供的资料
和要求一致,无错项、漏项
19
付款方式
20
指导安装还是安装
21
标的名称
22
数量(范围)
采购范围完整、无漏项
23
质保期
和要求一致,无错项、漏项
24
报价表格及格式
表格设计是否方便评标与打对比表
25
技术条款
1、委托方要求2、国标相应标准3、法律法规要求
对不符合委托方要求和国标中对计量单位要求的部分直接修改,对不符国标、法规其它部分的内容报招标人根据招标人要求修改等。
26
评审标准及方法
参照范本和同类项目评审办法制定,和法规标准、商务、技术条款对应。
27
合同条款
按范本
无错项、漏项
28
版面
按范本
1、表格设计科学2、字体、排版正确
29
错白字
按范本
无错白字、少字
30
目录页码
和内容对应,由“索引和目录”产生
31
是否应用了电脑检查
用word软件
使用“拼写和语法”检错字
32
起草人签字:
日期:
处长签字:
日期:
33
汇签后复审:
起草人签字:
日期:
注:
本表为通用表,检验内容按范本,范本中没有的项,处长在“结果”中填写“0”。
采购文件技术、签发审核检查表ZXCB-05
项目及编号:
序号
检查内容
检查依据
要求
1
文件、项目交接表、委托方提供的资料同时送审
有项目交换表、委托方提供的招标资料,只送文件不予审核。
2
是否进行了分级审核
未进行前级审核不能进行后面的审核,有签字。
3
范本应用
项目性质
根据项目性质和项目实施地域选择。
4
采购方式
根据项目性质和委托单位要求。
5
委托单位名称
委托单位提供的资料
1、和要求一致,无错字、无漏项;
2、正确,统一。
6
项目(或标的)名称
7
项目编号
8
起草日期
9
开标(报价)地点
10
开标(报价)时间
法律法规
11
收费比例
项目交接表
12
开户行
华夏银行聊城支行营业部(我公司)。
13
账号
4673200001819100002319(我公司)。
14
行号
304471042405(我公司)。
15
委托单位方联系人
和交接表一致。
16
资质要求
法规要求
和监管类设备、工程建设项目资质管理要求一致。
17
交货期
委托单位的提供资料
和要求一致,无错项、漏项。
18
付款方式
19
指导安装还是安装
20
标的名称
21
数量(采购范围)
采购范围、数量是否完整。
22
质保期
和要求一致,无错项、漏项。
23
技术条款
1、委托单位要求2、国标相应标准3、法律法规要求。
1、项目的技术要求是否全面,是否体现了采购人的要求;2、要求是否明确无歧义;3、无指定品牌、资质要求过高、地域性业绩要求等歧视性条款;4、不影响充分竞争;5、对不符合委托方要求和国标对计量单位要求的部分已修改;6、对不符国标、法规的其它部分的内容和招标人沟通7、“*”条款是否合理。
24
评审标准及方法
1符合法规标准;2和资质等商务要求对应;3和符合性要求对应;4和技术要求对应;5和*号条款的对应。
25
合同条款
按范本
无错项、漏项。
26
版面
1、表格和表格下面的说明有针对性2、排版正确。
27
技术审核
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
主任签字:
日期:
汇签后复审:
主任签字:
日期:
28
技术复审
1
2
3
4
5
6
9
10
11
12
13
16
19
21
23
24
26
总工签字:
日期:
29
签发审核
1
2
3
4
11
16
23
24
25
26
副总签字:
日期
评标(审)文件审核检查表ZXCB-06
项目名称及编号:
序号
检查内容
结果
检查依据
要求
1
委托单位名称
采购文件
和采购文件一致
2
项目(或标的)名称
3
项目编号
4
起草日期
5
目录页码
由“索引和目录”产生,页码正确
6
开标(报价)地点
采购文件
和采购文件一致
7
开标(报价)时间
8
监督单位名称
项目交接表
和交接表一致,或有业务部门的书面文件
9
监督人姓名
10
采购人领导姓名
11
评标原则
采购文件
和采购文件一致
12
商务条款
和采购文件一致
13
技术条款或工程说明
和采购文件一致
14
版面
字体、排版正确
15
错白字
无错白字、少字
16
是否应用电脑检查
使用“拼写和语法”检错字
17
开标(报价)记录表
1、表头名称和项目名称一致;2、采购编号和采购文件编号一致;3、投标企业名称和响应投标企业名称表一致;4、一个项目有多个标段时同一个企业的企业编号在每个包中一样。
18
内审内容
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
13
14
15
16
17
处长签字:
日期:
19
技术审核内容
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
主任签字:
日期:
20
技术复审内容
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
17
总工签字:
日期:
21
签发审核内容
1
2
6
7
8
9
10
11
12
13
17
副总签字:
日期:
注:
本表为通用表,检验内容按范本,范本中没有的项,处长在“结果”中填写“0”。
评标(审)报告核检查表ZXCB-07
项目名称及编号:
序号
项目
检查内容
结果
检查依据
要求
1
范本
范本适用性
项目性质
和项目性质对应
2
封面
委托单位名称
采购文件
和采购文件一致
3
项目名称
注意页眉和内容的统一
4
项目编号
5
起草日期
开标日期
符合法律法规要求和实际情况
6
文件目录页码
评审报告
由“索引和目录”产生,正确
7
正文
项目简介
采购文件
项目名称、商务资质地点等完整
8
招标(谈判)过程
评审记录
供应商数量和表格一致
9
开标(谈判)过程
10
评审过程及情况
有整个过程概要说明
11
综合评审
对成交候选人入选原因进行描述
12
评审结果
定标意见表
入选供应商用全名、报价正确
13
附件数量
附件顺序
评审报告
范本
和附件目录对应
14
对比(比较)表
根据范本目录,数量齐全
15
附件签署
开标记录确认表
签字齐全
16
评委签到表
17
监督人员签到表
18
授标(或中标候选人)建议表
19
专家审采购文件意见
20
版面
排版正确、无错白字
用“拼写和语法”检查无差错
21
内审内容
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
处长签字:
日期:
22
技术审核
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
部主任签字:
日期:
23
技术复审内容
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
总工签字:
日期:
24
签发审核内容
1
2
3
4
5
9
11
12
15
16
17
18
19
副总经理签字:
日期:
注:
本表为通用表,检验内容按范本,范本中没有的项,处长在“结果”中填写“0”。
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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- 最新 采购 文件 审核 程序 资料