建筑工程管理天津市建设工程文件归档整理指南.docx

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建筑工程管理天津市建设工程文件归档整理指南

建设工程文件

收集范围排列顺序

题名拟定目录编制

归档整理指南

（房屋建筑工程部分）

襄樊市城建档案馆

建设工程文件归档整理指南

编制与使用总说明

一、为规范我市建设工程文件立卷归档管理，逐步统一工程文件收集范围、排列顺序、题名拟定、目录编制四个环节的工作，特编制本《建设工程文件归档整理指南》（简称“四合一”指南，下称《指南》）；

二、本《指南》编制依据：

《建设工程文件归档整理规范》（GB/T-50328-2001）、《建设工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2001）以及本市建设工程文件立卷归档的实际需要；

三、本《指南》由如下单元构成，分别为：

附录A、附录B-1、附录B-2、附录C（详第六条、第七条）；

四、根据建设工程文件的形成特点、有机联系以及档案保管和利用的要求，本《指南》对各种工程文件进行了规律性与主附件关系的定位；又针对成套工程档案竣工文件材料的种类、数量情况，依据“准确揭示案卷内容”的要求，制订了Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ级案卷题名，城建档案馆应掌握如下要领：

1、当单位工程规模较小，竣工文件材料不太多时，采用Ⅰ级题名

（一）、

（二）、（三）……的方式立卷并确定卷序；

2、当单位工程规模一般，竣工文件材料比较多时，采用Ⅱ级题名

（一）、

（二）、（三）……的方式立卷并确定卷序；

3、当单位工程规模较大，竣工文件材料非常多时，采用Ⅲ级题名

（一）、

（二）、（三）……的方式立卷并确定卷序；

4、当Ⅲ级题名中的单份工程文件须单独立卷时，该文件材料题名即为案卷题名，且仍可分为××工程文件

（一）、

（二）、（三）……的方式确定卷序；

五、建设、施工等单位立卷归档或移交报送时，应先按Ⅲ级题名所列的工程文件依次排序，再按Ⅱ级或Ⅰ级题名所列的工程文件依次装盒归档或打捆报送（注：

移交报送的档案请勿装订）；

六、

附录A（建筑工程准备与监理文件）

附录C（建筑工程验收与备案文件）

1、竖向与横向（黑体字）题名涵盖的工程文件，既是收集范围（指某工程产生且应归档的文件材料），也是排列顺序（阿拉伯数字01、02、03……为单份工程文件在案卷内的顺序；希腊数字Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ为单位工程成套档案的案卷顺序），还是“题名拟定”和“目录编制”的参考内容（案卷题名的拟定参见本《指南》第四条；编制卷内目录时文件材料的题名可参考本《指南》拟定，亦可据实简编，但一定要把握“准确揭示内容”的要求）；

2、“立卷责任单位提示”栏中“√”的含义是：

各参建单位应负责各自工程文件的日常收集，并进行一期整理（排序、打号、编目等），于专业工作完成后向建设单位移交，再由建设单位汇总整理后向城建档案馆（室）报送；

七、附录B-1（桩基工程文件）、B-2（其他分部工程文件）整理操作使用说明

1、本款“诠释内容”同第六条第1款；

2、附录B-1“按工程专业立卷提示”栏中所简示的工程专业名称，其内容完整表达是：

桩基础工程和地基处理工程；

3、附录B-2“按工程专业立卷提示”栏中前二个简示的工程专业名称，其内容完整表达是：

①普通基础（条型、整板）和各类结构型式主体的土建工程；

②给排水、消防、采暖、燃气、通风与空调设备安装工程；

4、上述“提示”栏中所示六种符号（▲、△、●、○、★、☆），代表六种类型的专业，从左到右为卷序，其他专业卷序接此后顺延,如“幕墙工程”等；

5、施工文件的立卷排序，应掌握如下要领。

1能按专业分开立卷的，一律按“专业”立卷排序；

②不能按专业立卷的，按如下情况立卷排序：

a、由同一施工单位单独完成所有专业工程的，除“桩基文件”单独立卷外，其它专业工程文件按照“技术管理、质量保证、质量验收”的模式立卷排序；

b、由多个施工单位共同完成同一单位工程（或分部工程）的，均应按照“先考虑施工单位、后考虑专业性质”的模式立卷排序；

c、当某文件内容涉及多个专业问题，且只有一份时，无论施工单位同否，该文件随“主述专业”立卷排序；

6、六种符号的含义

1自上而下表示该专业应归档工程文件的范围；

②由该符号向左所示的内容为工程文件立卷的排序；单独立卷的案卷题名、编制卷内目录的文件材料题名参考；

7、有关文件材料题名后面的括号、方框里的内容，是对立卷排序时的要点提示；

八、对工程文件排序时“合卷”的界定：

一般优先考虑在Ⅱ级题名下合卷；特殊情况下（产生的工程文件本身就不多）可在Ⅰ级题名下合卷，但前提是整套档案的案卷题名基本协调，便于今后查找利用。

九、有关文件材料题名的表达形式与实际排序的关系

本《指南》依据GB/T50328-2001的有关规定，本着“批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后”的排序要求，对各种工程文件进行了多种排序类型表述，如下列举几种典型表达形式与实际排序的关系。

1、各表中01、02、03……为自然序列；

2、各表横行内先后表述的文件具体内容为自然序列；

如“勘察招标、投标、议标、中标文件”，“招、投、议、中标文件”即为自然序列，其它类似表述与此雷同。

3、“××文件材料及报审表（报验表、审批表）”的表述类型，实际排序时应为报审（报验、审批）在前、××文件材料在后；

如“钢材出厂证明、试验报告及报审表等”，实际排序应为“钢材核查要录（或汇总表）、报审表、出厂合格证、见证取（送）样单、试验报告”，其它类似表述与此雷同。

十、本《指南》将来可能根据实际需要进行相应修订，请各单位在使用该《指南》过程中注意总结经验、积累资料，随时将有关意见和建议反馈给城建档案馆，以利提高本《指南》质量。

十一、本《指南》自2006年1月1日起实施。

襄樊市城建档案馆

二00五年十二月二十七日

附录A

建筑工程准备与监理文件／由参建单位负责整理立卷

案卷题名

收集归档内容／文件材料题名／卷内目录参考

立卷责任单位提示

备

注

建设单位

勘察单位

设计

单位

施工

单位

监理

单位

Ⅰ级

Ⅱ级

Ⅲ级（单独立卷的案卷题名）

有关

立卷

说明

01原有报送工程文件归档说明、工程名称变更说明

√

02建设、施工、监理等参建单位名称变更说明

√

（备用格）

（备用格）

工

程

准

备

阶

段

文

件

建

设

工

程

立

项

文

件

项目总体管理文件

01项目建议审批意见及前期工作通知书

√

02项目建议书

√

03可行性研究审批意见、报告及附件

√

04方案论证审批意见、报告及附件

√

05项目调查材料、项目评估研究材料

√

06关于立项的会议纪要、领导讲话、专家建议

√

07工程任务书及审批文件

√

08利用外资项目建议批件及申请

√

09外商投资批准书及外企资信材料

√

10关于联合开发建设项目的合同、协议

√

（备用格）

（备用格）

建

设

用

地

文

件

材

料

建设用地管理文件

01工程项目选址规划意见书、选址申请书

√

02征用土地呈报表、土地划拨文件

√

03建设用地批准书及用地申请报告

√

04建设用地规划许可证及用地红线图、定位册、用地协议

√

05建设用地定位红线图及测绘文件

√

06国有土地使用权出让、租赁合同及地籍图

√

07土地拍卖成交确认书及附件

√

08国有土地使用证（含宗地图）

√

（备用格）

（备用格）

建设拆迁管理文件

01拆迁批准文件（含拆迁红线图）及申请书

√

02房屋拆迁许可证

√

03房屋安全鉴定书、危房鉴定申请书

√

04拆迁安置意见、协议、方案

√

05拆迁还建协议书、补偿协议

√

06关于拆迁问题的会议纪要

√

（备用格）

续附录A表

案卷题名

收集归档内容／文件材料题名／卷内目录参考

立卷责任单位提示

备

注

建设单位

勘察单位

设计

单位

施工

单位

监理

单位

Ⅰ级

Ⅱ级

Ⅲ级（单独立卷的案卷题名）

工

程

准

备

阶

段

文

件

建设规划文件材料

建设规划管理文件

01建设工程规划报建批复及申请、登记（含附件）

√

02建设工程规划许可证（临时、正式）、红线图（虚、实）

√

03规划设计条件通知书及申报意见书（或申请）

√

04规划设计文本；小区规划总平面图[指建筑物所在的住宅小区]

√

05建设工程规划通知书（含放线通知、验线登记）

√

06建设工程会签单、临街建筑呈报表

√

07建设工程定位红线图及测绘记录

√

（备用格）

（备用格）

（备用格）

勘

测

设

计

文

件

材

料

工程勘察、测绘文件

地

质

报

告

可

单

独

立

卷

01工程地质勘察报告[据实拟写卷内目录]

√

02水文地质勘察报告[据实拟写卷内目录]

√

03天文、气象、地震等自然条件调查材料[据实拟写卷内目录]

√

04地形测量和拨地测量成果报告[据实拟写卷内目录]

√

05建设用地钉桩通知

√

√

（备用格）

（备用格）

（备用格）

工程设计与方案审定意见

01初步设计说明与图纸、扩初设计材料、工程投资估算材料

√

02技术设计说明与图纸

√

03总设计方案、设计总说明

√

04审定设计方案通知书及审查意见

√

（备用格）

（备用格）

（备用格）

（××专业）施工图（或平、立、剖面图，系统图）

01施工图总目录、总说明、总平面布置图等

√

02建筑工程设计说明及施工图

√

03结构工程设计说明及施工图

√

04给排水（消防）工程设计说明及施工图

√

05采暖、燃气工程设计说明及施工图

√

06通风与空调工程设计说明及施工图

√

07电气（建筑智能）工程设计说明及施工图

√

（备用格）

（备用格）

（备用格）

续附录A表

案卷题名

收集归档内容／文件材料题名／卷内目录参考

立卷责任单位提示

备

注

建设单位

勘察单位

设计

单位

施工

单位

监理

单位

Ⅰ级

Ⅱ级

Ⅲ级（单独立卷的案卷题名）

工

程

准

备

阶

段

文

件

工

程

建

设

报

批

文

件

建设计划、资金报批文件

01计划批文（预安排、正式、新增、批量等计划）及申请

√

02投资许可证、投资申报材料

√

03外企投资批件、投资证明

√

04自筹建设资金审查表（银行证明材料）

√

05建设资金审计证明材料（审计证明、审计申报）

√

06建设工程开工审查（审计）意见书、申报表

√

（备用格）

（备用格）

建设审批文件、部门协议

表

中

※

标

记

，

表

示

各

文

件

之

间

为

平

行

关

系

，

各

报

批

文

件

分

行

业

按

时

间

先

后

排

序

，

目

录

据

实

简

编

即

可

。

※施工图设计文件审查批准书

√

※消防：

资格证、设计审核意见、施工许可证

√

※建设工程防雷设计审批文件（含防雷装置检测报告）

√

※建设工程抗震设计审批文件

√

※人防手续办结通知单、结建合同

√

※绿地建设许可证、绿化建设费交纳证明、园林部门批件

√

※堤防部门的批件、堤防建设费交纳证明

√

※文物勘探告知书、报告与虚红线图、竣工证明书

√

※白蚁防治合同书及施工工序通知书

√

※市政道路、排水破口手续办结通知与申请

√

※建设工程占道审批通知与申请

√

※环保审批登记表、评价委托书、评价报告编制合同书

√

※建设工程环境影响报告书

√

※交通、通讯、河湖管理批件（协议）与申请

√

※教育、卫生、保密管理批件（协议）与申请

√

※散装水泥、墙体改革管理批件（协议）与申请

√

※供水、供电、供气合同（协议）与申请

√

※建设工程质量监督通知书、申请（注册）登记表、工作方案

√

※建设工程质量保证体系审查表、责任书

√

※建设工程建筑材料检测协议书、建筑节能方案与审批意见

√

※建设工程竣工档案报送责任书、服务合同书

√

※单位工程质量安全监督备案表、申请（注册）登记表

√

※单位工程施工安全监督责任书、安全施工许可证

√

√

※深基坑基础（或其它分部）施工许可证

√

※单位工程施工许可证

√

※分包工程施工备案证、资格证、联系单

√

（备用格）

（备用格）

（备用格）

续附录A表

案卷题名

收集归档内容／文件材料题名／卷内目录参考

立卷责任单位提示

备

注

建设单位

勘察单位

设计

单位

施工

单位

监理

单位

Ⅰ级

Ⅱ级

Ⅲ级（单独立卷的案卷题名）

工

程

准

备

阶

段

文

件

工

程

招

投

标

、

合

同

文

件

勘察招投标、合同文件

此

范

围

各

明

细

文

件

排

序

，

参

照

施

工

招

投

标

、

合

同

文

件

。

01勘察招标、投标、评标、中标文件

√

√

02勘察议标批准文件及议标申请书（含资信材料）

√

√

03勘察合同（协议）及审查、备案文件

√

√

（备用格）

（备用格）

（备用格）

设计招投标、合同文件

01设计招标、投标、评标、中标文件

√

√

02设计议标批准文件及议标申请书（含资信材料）

√

√

03设计合同（协议）及审查、备案文件

√

√

（备用格）

（备用格）

（备用格）

监理招投标、合同文件

01监理招标、投标、评标、中标文件

√

√

02监理议标批准文件及议标申请书（含资信材料）

√

√

03监理合同（协议）及审查、备案文件

√

√

04项目监理机构名称、负责人名单

√

（备用格）

（备用格）

施工招投标、合同文件

01施工招标文件

⑴招标审批意见书、申请书；报建登记表[招标办·附件一]

√

⑵工程招标代理委托合同、代理机构资信材料

√

⑶代理机构招标建议书、拟投标企业情况考察材料

√

　⑷招标条件备案书[招标办·附件二]

√

　⑸拟投标人资信材料（资质证、执照、投标资格证、近期业绩、人员资质等）

√

　⑹外地企业准进本省（市）施工证明材料

√

　⑺招标文件[招标办·附件三]

√

　⑻工程标底

√

　⑼工程标底审定意见及核算材料

√

　⑽招标公告[招标办·附件四]

√

　⑾施工招标——投标邀请书[招标办·附件五]

√

　⑿施工招标——投标申请书

√

　⒀招标文件的修改、澄清、答疑材料（含图纸答疑）

√

（备用格）

（备用格）

（备用格）

——4——

续附录A表

案卷题名

收集归档内容／文件材料题名／卷内目录参考

立卷责任单位提示

备

注

建设单位

勘察单位

设计

单位

施工

单位

监理

单位

Ⅰ级

Ⅱ级

Ⅲ级（单独立卷的案卷题名）

工

程

准

备

阶

段

文

件

工

程

招

投

标

、

合

同

文

件

02施工投标文件

⑴投标资格预审文件（含预审申请、合格通知）[招标办·附件六]

√

　⑵投标书（含《施工组织设计》评分表等）

√

　⑶投标文件的补充、修改、澄清材料

√

（备用格）

（备用格）

（备用格）

（备用格）

03施工评标文件

　⑴评标准备文件：

投标文件送达签到、密封检验登记、开标通知、

√

开标会签到表、开标会议议程、评标委员会成员授权书

√

　⑵招标评标报告[招标办·附件七]

√

　⑶各评委（技术标、商务标、综合标）评分表

√

　⑷评标完成通知

√

（备用格）

（备用格）

（备用格）

（备用格）

04施工中标文件

⑴中标通知书（含备案表）[招标办·附件八]

√

　⑵中标实际执行情况表[招标办·附件九]

√

（备用格）

（备用格）

（备用格）

05施工议标文件

⑴施工议标批准文件、备案材料

√

　⑵施工议标申请书

√

（备用格）

（备用格）

（备用格）

06建设工程施工合同（补充协议）

√

07施工合同审查、备案文件（含代建）

√

08项目建设机构名称、负责人名单

√

09项目施工机构名称、负责人名单

√

10建筑物配套使用设备的购货合同、安装合同等

√

（备用格）

（备用格）

（备用格）

（备用格）

续附录A表

案卷题名

收集归档内容／文件材料题名／卷内目录参考

立卷责任单位提示

备

注

建设单位

勘察单位

设计

单位

施工

单位

监理

单位

Ⅰ级

Ⅱ级

Ⅲ级（单独立卷的案卷题名）

工

程

建

设

监

理

文

件

建设监理管理文件

建设监理总控文件

01监理大纲、规划、实施细则、总控计划

√

02安全施工监理计划

√

03旁站监理方案及记录

04工程合同争议（违约、变更）报告及处理意见

√

05工程分包单位资质材料

√

06建材供货单位资质材料

√

07建材试验单位资质材料

√

（备用格）

施

工

过

程

监

理

文

件

建设监理会议文件

01监理会议纪要、例会记录

√

02（监理协调）生产调度会记录、监理备忘录

√

（备用格）

工程进度控制文件

01工程开工/复工审批表与附件

√

02工程开工/复工暂停令与附件

√

03工程延期报告及审批表

√

（备用格）

工程质量控制文件

01不合格项目通知与反馈或处理意见

√

02工程质量事故报告及处理意见（方案、结果）

√

03监理平行检验记录、检验批质量检查记录

√

04监理