集团办公用品管理规定.docx
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集团办公用品管理规定
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集团办公用品管理规定
为规范日常办公用品的采购、使用和保管,节约不必要的费用开支,降低成本消耗。
现本着勤俭节约的原则,就办公用品有关事宜规定如下:
一、采购、印刷品印制
1、公司日常所用办公用品,应由行政办公室负责统一采购,经批准购买专属办公用品应由行政办公室派员陪同。
2、各部门所需办公用品,应按“购物申请清单”中各项内容要求认真填写,经部门负责人审核签字后,送行政办公室待办。
3、行政办公室应将“购物申请单”汇总分类,依据财务审批权限规定报批。
除急需用品外,应集中办理采购,不得一事一办。
4、行政办公室采购物品应在有关人员陪同下办理,但陪同采购人(证明人)和验收人不得为同一人。
5、采购人员应认真负责,精挑细酌,力争做到价廉物美,经久耐用。
6、各部门所用的专用表格及印刷品,由各部门自行制定格式,按规定报总经理审批后,由行政办公室统一印制。
二、领用
1、各部门领用办公用品必须填写“领用单”,由部门负责人核签后,到行政办公室经行政经理签字后,方可领取。
2、除笔墨纸张外,凡属不易消耗物品等重复领用时,一律交旧换新。
三、保管
1、办公用品应由行政办公室专人进行登记造册,分类放置统一保管。
2、保管员应认真维护和保管好所存物品,以防发生潮、锈、蛀、霉等。
3、保管员应在每季度末向行政经理汇报物品消耗情况和台帐记录。
篇2:
集团及子公司办公用品管理制度
集团及子公司办公用品管理制度
未规范办公用品采购、分配、保管、使用、转移程序,确保集团资产的安全与完整,提高使用效益,特制定本制度。
一、适用范围
(一)本制度适用于集团及各分子公司。
(二)本制度所指办公用品是指企业拥有的单位价值500元以下、使用期限在一年以内、不作为固定资产核算的办公用品用具、食堂宿舍用品、劳保用品、保洁用品、福利用品及烟酒副食品、耗材或其它低值易耗品。
生产一线使用的原材料、耗材不在本制度管辖范围。
(三)本制度办公用品的范围不同于税法、会计准则的规定。
财务部门记账、报税应按照会计准则及税法相关规定执行。
(四)不论通过何种渠道、何种经费取得的办公用品,包括接受赠送、以投资形式转入的固定资产均适用于本制度。
二、相关部门职责:
(一)行政部门作为办公用品的统一管理部门,在集团财务的指导下,具体负责办公用品的采购和管理,并监督、指导各相关部门使用办公用品。
(二)办公用品财务记账、费用分摊由财务部门负责。
三、办公用品采购
(一)采购与管理分开,双人负责。
(二)行政部应建立常用办公用品参考价目表。
(三)办公用品采购程序:
1、行政部办公用品管理员每月25日前下发《办公用品需求统计表》。
各部门根据需要填写办公用品需求,经部门负责人签字后于月底前报行政部。
2、行政部办公用品管理员每月底前统计汇总各部门办公用品需求情况,结合库存情况核定采购数量,制作《月度办公用品采购清单》。
3、《月度办公用品采购清单》经行政经理签字后由交采购员进行采购。
4、采购员接到《月度办公用品采购清单》后应在三个工作日内完成采购。
在规定时间内无法完成采购的,应及时通知申报部门,以便其提前规划工作。
常用办公用品采购应建立供应商名录,以便进行追溯。
专业性或紧急办公用品采购,可由行政部授权申报部门自行采购,行政部进行监督。
5、采购员将办公用品采购回来后与办公用品管理员进行交接。
办公用品管理员须认真清点办公用品数目、型号,清点无误后填写入库单,两人共同在入库单上签字。
入库单一式两联,一份由办公用品管理员留存,一份由采购员报销时作为附件交财务部门记账。
6、采购员凭发票、采购清单及办公用品管理员签字的入库清单,经逐级审批后报销采购费用。
7、计划外采购由各部门提报采购清单,经行政经理签字后交采购员进行采购,并按上述程序履行入库和报销程序。
四、办公用品管理和领用
(一)办公用品管理员应建立办公用品台账,详细登记各类办公用品的名称、型号、数量、采购及领用情况。
(二)员工领用办公用品,须填写《办公用品/烟酒领用登记表》,履行审批程序后方可领用。
办公用品领取须由本人签字领取(副总以上可由行政部代签代领),领用人即为保管人,负有妥善保管和合理使用的责任。
多人合用的办公用品,部门负责人为保管责任人。
(三)办公用品发放原则上应以旧换新。
对于确实无法以旧换新的,行政部将结合办公用品的可用时间,参照领用记录等综合确定是否发放。
行政部有权对不合理的领用要求给予拒绝。
各类办公用品领用原则如下:
办公用品类
办公用品名称及分类
限领用频次批准人
备注说明
碳素笔、圆珠笔、笔芯、软抄等一次性消耗品
个人必备的办公用品,1个/月/人
期间可凭损坏或耗尽的同类办公用品更换,不限次硒鼓、墨盒、色带、打印纸、铅笔、橡皮、回形针、大头针、订书针、胶带、胶水、档案袋、抽杆夹、纽扣袋、拉链袋、纸杯、复写纸、印油、传真纸、照片纸、双面胶、文件夹、票据夹、钥匙盘、档案盒、电池、信封、装订耗材、账册、账本、账皮、账芯、凭证、单据、请柬、奖状、垃圾袋、尺、板夹、长尾夹等一次性消耗品
可以共用的或部分岗位专用的、不能确定数量的办公用品,按需领用
部门经理须注意比对上次领用时间,能够以旧换新的尽量以旧换新,控制一次领用数量
电话机、计算器、订书器、鼠标、键盘、U盘、插排、号码机、资料架、激光笔、美工刀、印台、杯托、鼠标垫、剪刀、笔筒、垃圾筐等小件耐用品
小件耐用品,原则上以旧换新;1年内不得重复领用;部门经理可凭损坏或耗尽的同类办公用品更换,须注意检查损坏原因,人为损坏须追责移动硬盘、饮水机、装订机、塑封机、打孔机、白板、录音笔等大件耐用办公用品
大件耐用品,共用为主,原则上不得重复领用
常务副总明确保管人
烟酒类
类别
内部或工程招待
一般业务
重要业务
烟
酒烟
酒
烟
酒
品种明细
黄金叶白塔
水晶41
老白干380老白干480古贝春
玉溪
玉尊
软中华苏烟
王牌极品39
审批权限
常务副总
总裁
(四)各部门应建立各岗位员工办公用品配备清单。
新员工入职,行政部凭人事部门出具的新员工入职证明为新员工配备办公用品。
(五)办公用品管理实行采购、发放两条线管理。
采购的办公用品必须先由办公用品管理员验收入库,后领用。
严禁自采、自发、自用。
(六)常用办公用品应保持一定的库存(一般为一个月的使用量);办公用品入库后应分类存放,做到类别明细、摆放有序,防虫防鼠防潮。
(七)办公用品管理员至少每月对库存办公用品盘点一次,并与办公用品账目进行核对,做到账物相符。
(八)办公用品管理员每月统计汇总各部门办公用品领用情况,经各部门负责人签字后交财务部门进行费用分摊。
(九)员工如发生工作调动或离职等情况,办公用品管理员负责监督员工按规定进行办公用品交接,将个人领用的耐用办公用品(非一次性消耗品)交回行政部。
部门内部需要继续留用的,或多人合用的办公用品,应及时变更使用人。
(十)办公用品需要维修、维护的,应报行政部,由行政部统一安排;对于非正常损坏的办公用品,由损坏人/使用人照价赔偿。
(十一)测量仪器等纳入固定资产进行管理。
测量仪器日常由行政部负责保管。
各单位如有需要时,填写测量仪器借用登记表,从行政部借用测量仪器。
借用完毕,及时归还,并从借用登记表上注销。
附:
办公用品管理流程
任务名称
责任标准
备注
采购1、各部门每月25日提交采购《办公用品需求统计表》。
2、行政部汇总采购需求,月底前编制完成《月度办公用品采购清单》并报行政经理批准。
3、采购员按照采购清单于三个工作日内完成采购;特殊情况及时与提报部门沟通。
4、急需物品或专业性物品,授权提报部门自行采购,行政部进行监督。
入库1、采购到位,采购员与管理员进行交接;
2、清点核对无误,管理员填写入库单双方签字后办理入库手续。
3、专业性设备还需经申报部门验收符合设计性能方可入库;
领用1、领用人填写《办公用品领用登记表》。
2、管理员发放办公用品。
3、员工离职、调动等,耐用办公用品(非一次性消耗品)收回或移交。
维修维护5、使用部门通知行政部;
6、行政部了解情况或现场查看;7、行政部安排维修;
8、专业设备由行政部授权使用部门联系维修,并进行监督。
库存管理1、常用办公用品应保持一定的合理库存(一般为一个月用量);2、每月至少进行一次盘点,盘点表报行政经理;
篇3:
X集团公司办公用品管理规定
X集团公司办公用品管理规定
1.办公用品是集团公司管理人员办公必备用品,为规范办公用品的管理,使管理人员提高办公效率,创造优良的办公条件,特制订本规定。
2.办公用品种类
2.1 办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种:
2.2 消耗品,包括:
铅笔、笔芯、刀片、墨水、胶水、胶带、大头针、图钉、订书钉、曲别针、橡皮筋、橡皮擦、夹子、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、印泥等。
2.3 管理消耗品,包括:
笔记本、签字笔、圆珠笔、钢笔、白板笔、荧光笔、涂改液、电池、削笔器等。
2.4 管理品,包括:
2.4.1文件框、文件夹、笔筒、直尺、剪刀、美工刀、打孔机、订书机、装订机、切纸机、大型削笔器、算盘、打码机、日期戳、计算器等。
2.4.2工程专用办公用具:
圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、计算器等。
3. 办公用品领用
3.1办公用品分为个人领用与部门领用:
3.1.1个人领用:
系个人使用保管用品,如圆珠笔、橡皮。
3.1.2部门领用:
系本部门共同使用用品如打孔机、大型钉书机、打码机及工程专用办公用具。
3.2职员入职时,根据工作岗位职级不同,由行政部给予配备一份基准办公用品。
3.3按办公用品类别不同,领用控制不同:
3.3.1消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数)、经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准(如圆珠笔芯每月发放一支),并可随部门或人员的工作调整进行相应调整。
3.3.2管理消耗品应限定人员使用,自第三次发放起,必须以旧品替换新品,但消耗品不在此限。
3.3.3管理品列入移交,如有故障或损坏,应以旧品换新品,如遗失应由个人或部门赔偿或自购。
3.4部门及个人因工作原因需要另外添置的办公用品,由申请部门(人)填写《采购申请》,经部门负责人审签字后,由行政部汇总上报审批后办理。
3.5配置或领用的各种办公用品,只限办公使用,不得用于私事和与公司无关工作,非特殊情况不得带出公司,严禁带回家私用。
3.6办公用品人为损坏,或因责任心不强造成丢失的,由本人写出书面报告,根据情况全部或部分由本人赔偿。
3.7人员离职时,应将剩余办公用品一并缴交行政部。
4.办公用品的采买与保管
4.1办公用品统一由行政部定点购买,定点商家的选择按照货比三家原则进行选点。
4.2必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存,特殊办公用品行政部无法采购者,可以经行政部同意授权各部门自行采购。
4.3公司开展大型活动所需用品,由各职能部门呈报购置计划,经分管领导签批后交行政部,报经集团领导审批后由行政部统一购买。
4.4印刷品(如信纸、信封、表格等)除各部门特殊表单外,其印刷、保管均由行政部统一印刷、保管。
4.5办公用品(库存备货)由行政部负责保管,并建立低值耐用品台帐,登记出入库,每月清查、盘点。
5.附则
5.1本规定由集团公司行政部负责解释。
5.2本规定从发布之日起施行。
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