财务管理中心管理手册范本.docx
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财务管理中心管理手册范本
财务管理中心管理手册
广东烟草阳江市有限责任公司
2009.3
目录…………………………………………………………………………………1
第一部分财务管理中心机构设置和岗位职责………………………………………3
1财务管理中心机构设置及职能……………………………………………………4
1.1财务管理中心职能………………………………………………………………4
1.2财务管理中心岗位设置…………………………………………………………5
1.3岗位职责…………………………………………………………………………6
1.3.1财务管理中心主任工作职责………………………………………………6
1.3.2财务管理部…………………………………………………………………7
1.3.2.1财务管理部职能………………………………………………………7
1.3.2.2财务管理部主办会计(兼部门经理)职责…………………………8
1.3.2.3财务管理部会计员工作职责…………………………………………9
1.3.2.4财务管理部出纳员工作职责…………………………………………10
1.3.3物流结算部…………………………………………………………………11
1.3.3.1物流结算部门职能..……………………………………………………11
1.3.3.2物流结算部稽核员(兼部门经理)工作职责…………………………11
1.3.3.3结算员工作职责…………………………………………………………12
第二部分财务管理中心工作流程………………………………………………13
2.1财务管理部工作流程………………………………………………………………13
2.1.1记账凭证账务处理流程………………………………………………………13
2.1.2财务报销流程…………………………………………………………………15
2.1.3固定资产购置处理流程………………………………………………………17
2.2物流结算部工作流程………………………………………………………………19
2.2.1资金结算综合流程……………………………………………………………19
2.2.2采购结算流程…………………………………………………………………22
2.2.3电子结算流程…………………………………………………………………24
2.2.4现金结算流程…………………………………………………………………27
第三部分财务管理中心规章制度…………………………………………………29
3.1资金结算工作要求……………………………………………………………29
3.2财产购建管理制度……………………………………………………………39
3.3财务预算管理制度……………………………………………………………42
3.4存货流转管理制度……………………………………………………………45
3.5打假经费管理制度……………………………………………………………50
3.6帐务处理制度…………………………………………………………………52
3.7会计电算化档案管理制度……………………………………………………57
3.8会计电算化岗位责任制度……………………………………………………59
3.9会计电算化软件维护管理制度………………………………………………62
3.10会计电算化硬件设备维护管理制度…………………………………………65
3.11会计人员岗位责任制度………………………………………………………67
3.12计算机维护登记制度………………………………………………………69
3.13经济合同管理制度……………………………………………………………70
3.14费用开支管理制度……………………………………………………………72
财务管理中心岗位设置表…………………………………………………………77
第一部分财务管理中心
机构设置和岗位职责
描述:
以原来的计财科更名为财务管理中心,财务管理中心下设财务管理部、物流结算部两个部门。
层级关系:
上级领导关系:
属于公司主(分)管的总经理领导。
平级协作关系:
办公室、专卖办、营销管理中心等职能部门。
下级管理延伸关系:
财务管理部、物流结算部。
财务管理中心承担公司运作的资金流服务,是市公司运行的核心部门。
财务管理中心的主要任务有:
财务预算、会计核算、财务成本费用控制、编制报表及财务分析、筹资管理、投资管理、资金管理等。
1财务管理中心机构设置及职能
1.1财务管理中心职能
――按照烟草专卖法、国家财务、税务相关法律、法规要求,给合本公司行业特征,科学合理地组织财务活动,制定统一、健全的财务规章体系;
――遵照企业财务通则、会计准则等,合理组织会计核算工作,实行会计监督,对各种款项的收付、财物的收发、增减和使用,债权、债务发生的核算,经营收支、费用成本的计算,要按会计核算程序,正确办理会计手续,如实登记入帐,并做到帐帐相符、帐实相符、帐证相符负责组织局(公司)的财务管理、会计核算工作;
――根据制定批准的财务开支计划和规定的开支范围、标准,认真审核各项开支情况,准确、及时地做好成本核算的审查、控制、结算,努力降低成本;
――严格按国家规定的现金使用范围支付现金,控制库存现金额。
妥善保管库存现金、财务印章、空白支票和收据,按照有关银行结算制度的规定办理款项的收付;
――按时完成会计财务工作,及时编制各种会计报表,按规定完成税金的申报、缴纳工作;
――妥善保管会计档案资料,对各种会计帐册、凭证和报表进行归档、立卷、调阅、销毁等作业管理。
――定期进行会计资料汇总、整理、统计,分析财务计划执行情况,考核资金使用效果,揭示企业运作存在问题,及时为领导决策提供准确的财务信息、经营状态和合理化建议;
――负责本部员工的思想教育、业务培训和其他日常管理工作,指导、督促下属机构财务管理中心的财务工作。
1.2财务管理中心岗位设置
1.2.1财务管理中心设主任一名。
1.2.2财务管理部设主办会计一名、会计员一名、出纳一名,部门经理由主办会计兼任。
1.2.3物流结算部设稽核员一名、结算员一名,部门经理由稽核员兼任。
财务管理中心岗位设置示意图:
注:
基层部门负责人由具体岗位人员产生
1.3岗位职责
1.3.1财务管理中心主任工作职责
――负责宣传、贯彻执行《会计法》和省公司有关财务管理制度及《公司法》的有关规定,并监督检查所辖公司财经秩序的执行情况;
――主持财务全面工作,拟定部门工作计划组织制定公司财务制度,参与公司财务重大事项的决策;
――负责成本费用管理的各项基础工作,下达落实各项财务考核指标,定期检查所辖各公司财务指标执行情况,研究解决执行中的问题,指导公司各部门增收节支,提高经济效益;
――负责审核各项财务收支的合规性,严格规范成本费用开支范围和标准,稽核财务报表的真实性和完整性;
――年终根据公司经营实绩,组织编写年度财务分析报告、各种指标和预算执行情况,编制下一年度财务预算,负责向企业领导和职工代表大会汇报企业财务经营情况,并严格按要求为董事会和局(司)务公开提供翔实的财务资料;
――负责协调财务管理中心与企业外部相关部门、公司内部其他职能部门的关系,营造良好的工作环境。
1.3.2财务管理部
1.3.2.1财务管理部职能
――负责财务管理、会计核算及管理;
――承担企业的资金运用和资金流服务;
――负责编制财务计划方案和预测完成情况、参与制定考核任务的分解工作;
――负责企业国有资产日常管理、调度、监督国有资产转移处置;
――负责建立健全内部会计控制制度、定期组织分析财务情况;
――负责企业的预算管理工作,督促检查各部门的预算执行情况;
――负责企业的财税管理,依法计算和缴纳各项税金;
――负责审核计提和发放公司人员的工资、奖金和福利,做好财务档案材料的收集、整理和归档工作,以及其他日常财务管理工作;
――负责接受省局(公司)财务管理中心、审计处及地方各级财务、审计部门的财务指导和财务监督;
――完善制度、建立健全原始记录和核算制度;
――完成部门及领导交办的各项任务。
1.3.2.2财务管理部主办会计(兼部门经理)职责
――负责本公司金蝶财务软件的日常维护、升级、更改和增删会计科目等;
――负责指导所属县、市公司应用金蝶财务软件,对于财务软件使用过程中出现的问题应及时给予解决,解决不了的问题及时上报省公司技术组处理;
――负责本辖区会计人员金蝶财务软件的具体培训事项,并协助制作日常的记账凭证;
――协助财务管理中心主任稽核凭证,确保凭证的真实性、合法性和完整性;
――每月末参与库存商品盘点,如发现账实不符情况,应及时查明原因,提出解决办法;
――协助财务管理中心主任核对、审查每月本部及上报的各种财务报表,确保报表及时、准确上报;
――负责本部门职工岗位考核,并负责将考核结果及时上报。
1.3.2.3财务管理部会计员工作职责
――及时对商品购进和销售进行账务处理,对业务部门提供的采购和销售发票及入库凭证进行整理分类,审核其手续是否完备,如发现手续不齐全的单据应予退回,发现业务部门单据录入错误的应及时通知相关人员更正;
――根据手续完备,审核无误的原始凭证运用正确的会计科目制作内容完整、金额准确的记账凭证;
――负责公司的涉税工作,月末依据有关的财务报表进行报税报表的填制、录入工作,并上报税务机关审核确认,税务机关确认申报及开具税票后,及时通知出纳转帐缴付;
――负责增值税发票的申领、登记、保管、发放和抄报等工作;
――负责提供税务机关需要的公司凭证、账簿等资料并办理与税务相关的证明
――严格按照会计系统操作说明与权限进行操作,熟练掌握操作技能,准确、及时的输入、输出各种会计数据;
――按规定为本公司其他部门提供必要的财务信息。
1.3.2.4财务管理部出纳员工作职责
――严格遵守现金、银行管理制度,依据审核无误的记账凭证办理现金、银行存款的收付;
――每天逐笔登记现金账,做到日清日结、账库相符,确保库存现金的安全完整;
――负责银行账户未达账的核对和调节,加强银企沟通工作;
――做好支票、票据的购买与使用的登记和保管工作,按规定要求传递凭证;
――库存现金不得超过三天的日常报销限额,超过限额的现金要及时存入银行,不能以白条抵充现金,更不得挪用现金;
――保守保险柜密码的秘密,保管好钥匙,不得任意转交他人保管有关印章,空白收据和空白支票,不得遗失;
――负责县、市公司卷烟资金的回笼核查工作;
――对于由自身原因造成的经济损失,负有赔偿责任,对于违反财经纪律和公司财务制度的事项有权拒绝办理。
1.3.3物流结算部
1.3.3.1物流结算部门职能:
--按照烟草专卖法、会计法以及相关的法律法规,执行金融机构及本单位资金结算方面的有关管理制度和规定。
--划拨卷烟货款,定期核对账目,确认销售货款的到账。
--衔接、办理与银行间的资金结算、业务信贷、账务核对,开发和运用新的电子结算方式。
--建立健全各项结算的有关制度。
--审核、整理资金结算凭证,保证各类结算资金的准确和安全。
--配合有关部门进行实物盘点。
1.3.3.2物流结算部稽核员(兼部门经理)工作职责
――负责建立健全资金结算中心各项管理制度,确保结算中心高效运转;
――对各类卷烟货款、销售货款的结算方式、状况等进行监督、验查;
――对各(区域)营销管理中心的资金运转进行即时的监控;
――审核、整理、归集资金结算凭证,建立应收、往来备查簿;
――协助配送部门定期进行卷烟库存的盘点工作;
――负责普通发票的购买、保管、缴销工作;
――做好资金运转的财务报表;
――完成领导交办的其他工作。
1.3.3.3结算员工作职责
--负责卷烟货款支付和销售货款的到账确认;
--负责零售客户卷烟货款结算及账目核对;
--组织、协调相关部门开发与运用新的电子结算方式;
--做好与配送等有关部门的票据、回单衔接工作;
--负责增值税发票的申领、登记、保管、发放和抄报等工作;
--及时办理客户退货、重复扣款、单边账等异常业务的退款工作;
--完成领导交办的其他工作。
第二部分财务管理中心工作流程
2.1财务管理部工作流程
2.1.1记账凭证账务处理流程
――根据原始凭证编制汇总原始凭证;
――根据原始凭证或汇总原始凭证,编制记账凭证;
――根据记账凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账;
――根据记账凭证,登记各种明细分类账;
――根据记账凭证编制科目汇总表;
――根据科目汇总表登记总分类账;
――期末,现金日记账、银行存款日记账和明细分类账的余额同有关总分类账的余额核对相符;
――期末,根据总分类账和明细分类账的记录,编制会计报表。
记账凭证账务处理流程图:
2.1.2财务报销流程
――据原始凭证填制报销凭证,按照货币资金管理办法规定报相关负责人审批,凭审批手续完备的报销凭证办理报销业务;
――财务人员对原始凭证和报销凭证进行审核后制作电脑记账凭证并传出纳人员报销;
――出纳人员凭核对无误后的原始凭证、电脑记账凭证进行收、付款。
2.1.3固定资产购置处理流程
――固定资产的添置由使用部门提出申请理由及用途,报办公室和财务管理中心审批平衡后,由总经理核准。
单位总值在30000以上的须由董事会或股东会批准后才能购置;
――使用部门、办公室、财务管理中心共同编制预算购建;
――固定资产购置后,由办公室派专人验收,造册登记;财务管理中心进行资金结算;
――使用部门办理领用签收手续后使用。
2.2物流结算部工作流程
2.2.1资金结算综合流程
2.2.1.1目的
依据零售客户的订单货款金额开展销售货款结算,结算的资金从零售客户向烟草公司流动;资金集中后,资金结算部门依据提供的采购计划和支付指令向工业企业支付采购货款。
通过完成好销售订单的结算工作,及时结清零售客户的货款,为完成对工业企业的采购业务做好资金准备。
资金流的流向与物流相反,流量与订单相关。
通过资金流的运作,保障物流的顺畅,使商业企业的经营活动得以继续开展下去。
2.2.1.2说明
--资金结算部门配置和优化方便零售客户的结算方式,推行以电子结算为主、传统结算方式作为补充的订单结算模式。
--客户经理及时将客户选择的结算方式维护进入客户的基础信息数据库(客户档案),以便于订单生成后,系统按照客户的结算方式选项,处理订单,形成电子结算客户订单以及面对面结算的客户订单分类。
--根据系统按订单结算方式产生的客户分类,资金结算部门对实行电子结算银行划款方式的客户,通过网络连接结算银行进行网上扣款结算,并对实行银行票据结算的客户,确认货款到账后向配送部门发出执行配送的指令。
同时,对实行划卡、现金等面对面结算方式的客户,由配送部门安排送货员在送货时与零售客户结算和缴存银行。
送货结束后,配送部门集中送货员代收未缴存货款,确认应收货款与订单一致后,缴存指定的银行账户,并向资金结算部门传递票据。
--零售客户需要开具增值税发票的,由营销部门通过国家税务管理部门提供的票打系统如实开具,交财务管理中心审核签章后,并由送货员交付客户签收。
--资金结算部门定期向营销管理中心采购管理部提供财务报表,并接收营销管理中心采购管理部递送的采购计划、调拨进度安排,根据营销管理中心采购管理部的结算要求,向指定的工业企业账户汇转采购资金,并将汇转货款的时间、金额、单据号、对方到账信息及时反馈营销管理中心采购管理部。
--营销管理中心市场服务部、资金结算部门、配送部门定期组织货款结算的对账工作。
2.2.1.3流程图
资金结算综合流程图。
2.2.2采购结算流程
2.2.2.1目的
明确采购订货业务结算的方式和方法,确保采购订单的及时结算。
2.2.2.2说明
--根据采购计划,由财务管理中心做好资金的准备。
--资金结算部门接收营销管理中心采购管理部的结算通知。
--办理货款的支付与结算业务。
--接收仓库验收入库信息,并记录相关的账目。
2.2.2.3流程图
采购订单结算流程图
2.2.3电子结算流程
2.2.3.1目的
明确零售客户订单通过银行开展电子结算的方式与方法,提高零售订单结算业务的安全性、效率性、及时性。
2.2.3.2说明
--资金结算部门与银行商妥电子结算业务的操作方式、技术平台、零售客户账户设置等有关事项。
--客户经理引导零售客户使用电子结算业务,设定最低存款余额标准,告知客户。
条件成熟的情况下,也可以根据零售客户的商业诚信情况设置相应的信用额度。
--客户预存货款进入个人账户。
--营销管理中心市场服务部采集零售客户订单,按以下两种方式进行结算:
a.在线结算。
零售客户订单产生后,公司订单业务系统通过专线向银行数据库发送订单金额信息,银行数据库根据零售客户的账户余额判断交易是否成立。
如账户余额与客户信用额度之和大于或等于订单金额,则银行结算系统接收订单金额信息在零售客户结算账户中予以扣减,同时反馈结算成功信息至订单业务系统。
反之,则提示账户余额不足,无法交易。
b.批量结算。
公司订单业务系统通过专线定时向银行数据库发送订单金额信息,银行数据库根据零售客户的账户余额判断交易是否成立。
如账户余额与客户信用额度之和大于或等于订单金额,则系统确认交易成功,由银行结算系统在零售客户账户余额中扣款结算。
无法交易的客户订单信息分别传输至相关的客户经理和电话订货员。
--结算成功后,送货员携带银行电子结算明细表,将商品和销售票据送交零售客户,由零售客户在银行电子结算明细表上签字。
--送货员将银行电子结算明细表送交资金结算部门,资金结算部门装订银行电子结算明细表,定期与银行对账,对账文书和银行电子结算明细表定期归档备查。
2.2.3.3流程图
零售客户订单业务银行电子结算流程图
2.2.4现金结算流程
2.2.4.1目的
明确现金结算的方式和方法,规范现金货款的结算、交缴行为。
2.2.4.2说明
--物流管理中心打印销售货票,在销售货票上注明应收现金。
--送货员送货时收取货款。
--按照资金结算部门的规定,送货员将已收取的现金货款按时、在限额之内就近缴存银行。
--送货员返回配送部门后,将银行交款凭证、剩余现金送交物流配送中心。
--物流管理中心核对将送货员当日送货任务与收取的现金、剩余的商品进行核对。
--物流管理中心将现金和银行缴款凭证送交资金结算部门。
--资金结算部门做账务处理。
2.2.4.3流程图
现金结算流程图
第三部分财务管理中心规章制度
3.1资金结算工作要求
3.1.1与工业企业的采购订单结算
资金结算部门根据工业企业关系管理的结果和营销管理中心采购管理部的要求,对采购订单的结算可采取先款后货或者货到付款两种形式。
3.1.1.1先款后货
先款后货应按照下列步骤和要求执行:
--先款后货的对象应是诚信等级较高的工业企业。
--营销管理中心采购管理部与上述对象之间发生的采购业务,在商定调拨计划,并向资金结算部门发出结算指令后,按照营销管理中心采购管理部提交、经公司分管领导批准的付款通知单(提供结算的单位、联系人、账号、结算的订单产品、数量、金额、时间要求、营销管理中心采购管理部经办人签名、营销管理部门经理签名、公司分管领导签名等信息)预付货款。
--预付货款后,资金结算部门向营销管理中心采购管理部发送预付款项的相关信息(包括:
支付时间、支付凭证复印件)。
--营销管理中心采购管理部将有关信息录入采购管理档案进行管理和监控。
--资金结算部门作账务处理。
3.1.1.2货到付款
货到付款应按照下列步骤和要求执行:
--货到达物流管理中心,经过仓储部验收入库、营销管理中心采购管理部通过网络进行到货确认后,资金结算部门根据营销管理中心采购管理部提交的结算通知单支付已到货的货款。
--货款结清后资金结算部门向营销管理中心采购管理部发送相关信息,由已经到货确定的货款情况(或根据收到托收单据核对无误后)填制付款通知单。
--营销管理中心采购管理部应预先告知资金结算部门采购需求、计划以及调拨的进度安排,以便资金结算部门据此做好资金的调度安排。
--营销管理中心采购管理部拟订付款通知单报营销管理部门经理审核,通过后报公司分管领导审批。
--付款通知单获得批准后,营销管理中心采购管理部向资金结算部门发送付款通知单。
--接获付款通知单后,资金结算部门根据付款条件可优先选择行业资金结算网支付货款。
--资金结算部门确认货款到达对方账户,在进行账务处理的同时,向营销管理中心采购管理部发送支付成功信息,以便于营销管理中心采购管理部加紧与工业企业的衔接,并协调物流管理中心做好到货准备。
3.1.2与零售客户的资金结算
3.1.2.1现金结算
现金结算的操作应符合下列要求:
--卷烟配送过程中收取的现金应由送货员就近直接缴存指定的银行,凭缴款回单(或少量现金)向资金结算部门报账;或者将现金直接缴回配送部门,由配送部门集中后统一缴存开户银行(资金结算部门可以安排专人在配送部门负责这项工作)。
--做好现金清点,确保交接准确;注意真假钞识别,避免假钞流入;保证资金安全,大额现金缴存银行,必须两人以上随同,有条件的地方可以请银行上门收款或由公司安保部门派车派员参加。
3.1.2.2支票结算
支票结算的操作应符合下列要求:
--收受的支票首先要审查下列各项内容:
a.大小写金额是否一致。
b.书写是否规范。
c.付款人名称与印章名称是否一致。
d.出票日期是否大写规范,是否超出支票提示付款期限。
e.支票的签章是否清晰。
f.若收受的支票为背书转让的,还需审查支票背书栏记载是否正确、签章是否清晰、齐全。
--在审查正确的情况下,在现金支票背面“收款人签章”处签章后持票向出票人开户银行办理取款,并填制现金缴款单向本单位开户银行办理缴款入账手续;在转账支票背面背书栏作委托开户银行收款背书,将填制的进账单和支票送出票人开户银行。
--对出票人与本单位为同一开户行的,现金支票可直接办理抵缴,转账支票在出票人通知其开户行或由出票人交存其开户行的不需办理委托收款背书。
3.1.2.3汇票结算
银行汇票结算的操作应符合下列要求:
--按照现行烟草专卖管理规定,烟草公司销售对象为本辖区的卷烟零售客户,在销售结算环节中,对总部在区域外的集团公司,有的用银行汇票结算。
--结算员收受银行汇票时要审查下列各项内容:
a.收款人是否确为本单位。
b.是否提示付款期限内(银行汇票的提示付款期自出票日起1个月)。
c.必须记载的事项是否齐全。
d.出票人签章是否符合规定。
e.银行汇票和解讫通知是否齐全,汇票号码和记载的内容是否一致。
f.是否有压数机压印的出票金额,并与大写金额一致。
g.出票金额、出票日期、收款人名称是否更改。
h.对背书转让的银行汇票,还要审查银行汇票是否记载实际结算金额,有无更改,其金额是否超出出票金额,背书是否连续,背书人签章是否符合规定,背书人个人的身份证件。
--经审查无误后,在实际结算金额栏中填写
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