设备管理材料设备部组织结构与责权.docx

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设备管理材料设备部组织结构与责权

材料设备部组织结构与责权

部门组织结构图

部门编制

经理级1人

主管级2人

根据实际而定

职责

1．编制、执行相关工程项目的材料设备采购计划和管理制度

2．制订企业工程项目材料设备的用款计划，控制材料设备管理成本

3．负责组织材料设备采购的招投标工作

4．负责采购合同的谈判、签署和执行工作

5．负责材料设备的入库验收、仓库保管、出库和运输工作

6．开展供应商的审核和供应商档案的管理工作

7．负责施工材料设备的回收、借用和检查工作

8．负责各类材料、设备文件资料的建立、整理和保存工作

权力

1．制定、实施和控制材料设备管理制度、计划的权力

2．对材料设备供应商进行审查、审核的权力

3．对材料设备使用的浪费行为进行批评的权力

4．处理不合格材料和设备的决策权

5．对各类材料设备文件进行审核和保管的权力

6．材料设备经费预算和控制的权力

7．对本部门员工聘任、解聘、考核、处罚的部分决策权和建议权

相关说明

材料设备管理

材料设备管理制度设计

材料设备采购管理制度

制度名称

材料设备采购管理制度

受控状态

编号

执行部门

监督部门

考证部门

第一章总则

第1条目的

（1）确保采购材料（设备）完全符合相关国家规范及标准。

（2）确保采购材料（设备）严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。

（3）保证企业采购管理工作的规范化、制度化，降低采购成本，规范采购行为。

第2条适用范围

本制度适用于企业总部、各分企业以及企业驻各地办事处的采购行为。

第3条管理职责

（1）企业成立材料设备采购领导小组，是材料设备采购的最高管理机构，直接对总经理负责。

材料设备采购领导小组组长由工程总监兼任，成员包括材料设备部、项目经理部以及财务部等相关部门人员。

（2）采购领导小组主要职责

①审定企业总部以及非法人分支机构的材料设备采购管理办法及业务流程。

②审定企业总部材料设备采购年度计划。

③决定重大材料设备采购项目的采购方式。

④决定材料设备采购招标方案和供应商选择。

⑤审定重大材料设备采购项目验收方案。

⑥组织协调企业大宗材料设备采购活动，实现信息共享，降低采购成本。

⑦决定采购工作中的重大事项。

（3）材料设备部负责采购领导小组决策的执行、组织和日常协调等工作。

第二章采购范围和采购方式

第4条采购范围

本制度所采购的材料设备，主要包括如表7-1所示的范围。

表7-1材料设备采购种类表

材料设备种类

具体内容

主材

水泥、钢筋、木材、预拌混凝土

装饰材料

饰面砖、饰面板、不锈钢制品、玻璃制品、铝合金制品、罩面板、涂料

水电安装材料

消防及电气设备、电气主材、需求量较大的辅材、电器设备

大型施工设备

塔式起重机、施工升降机、混凝土输送泵、40千瓦以上发电机组、6立方米以上空压机、物料提升机、厂内运输车辆、挖掘机

一般施工设备

混凝土搅拌机、钢筋弯曲机、电焊机、钢筋切断机、砂浆搅拌机及发电机组

第5条采购方式

企业材料设备的采购实行如下三种采购方式。

（1）招标采购方式

①招标采购方式适用于以下两种情况：

A.依据国家相关法律、法规、政策和企业管理规章制度，必须采取招标方式进行采购的；

B.根据企业采购委员会的决定，需要采取招标方式进行采购的。

②实施采购招标项目需按照国家有关规定和《企业采购国产设备招标规程》、《企业采购进口设备招标规程》、《设备及建设工程项目招标监督规定》等相关文件执行。

（2）比质议价方式。

对资质相近的供应商的投标进行比质议价，确保选择物资适用、价格经济的供应商。

（3）独家采购方式。

只能从某一特定供应商处采购，并且无其他合适的替代物资，采取单一来源的采购方式。

第三章采购计划的编制和审批

第6条大宗建筑材料、装饰材料和大型特种机电设备采购流程

（1）项目经理部根据工程需要，经初步核算所需材料设备后，编制使用计划，填写《材料设备使用计划表》报材料设备部，材料设备部初步审核后提出初步意见交采购领导小组审批，审批后材料设备部编制《采购计划单》，一式三份，一份交项目经理部，一份留材料设备部做市场调查和评审供方用，一份交财务部做财务预算。

（2）根据企业规定需要进行招标采购的材料和设备，其操作流程详见《企业招标采购工作管理办法》。

（3）项目经理部根据工程进度要求，提前五天填写《材料设备采购计划表》，交材料设备部组织审核，并将初步审核意见在两天内交工程总监审批。

《材料设备采购计划表》一式三份，项目经理部、材料设备部、财务部各留一份。

（4）材料设备部将经审核批准后的《材料设备采购计划表》中需采购的材料设备在做好市场调查，进行货比三家和对供方评审合格后，与供方初步拟订购销合同，交工程总监审核后提交总经理审批，材料设备部派出材料员根据已批准合同填写《支票使用申请表》到财务部办理相关领用手续，严格按合同条约完成采购过程。

第7条小宗和一般性建材，价值在1000元以下的工具、设备和低值易耗零部件采购流程

（1）项目经理部提前5～10天，填写《材料设备采购计划表》交材料设备部审核，经工程副总审核、总经理审批许可。

（2）审批通过后，材料设备部采购专员办理请款手续，在货比三家后购进。

第8条产品和机电设备抢修的材料或零部件采购流程

（1）由项目经理部主管人员提出《购物申请清单》，经项目经理部经理签字，由材料设备部采购主管审核后，经材料设备部经理和工程总监审核后由材料设备部采购专员采购。

（2）价值在×××元以下的采购可以不经工程副总审批，由材料设备部经理签字即可。

贵重、关键或涉及重要安全部件材料、零部件的选购必须通过工程部经理或材料设备部经理审核。

第9条所有购进材料设备的报销手续必须凭《进料单》、发票和采购专员、仓库管理员、验收员签字并报总经理审批确认后才能报销。

第四章采购合同管理

第10条签订合同

材料设备部代表企业同供应商签订采购合同，并负责采购合同的落实。

第11条采购材料和设备根据采购方式的不同应在签订合同之前预留适当的合同审批时间和招投标时间。

第12条采购主管负责所购材料设备的招投标管理，按《企业招标采购工作管理办法》及投标结果，与供货厂商签订采购合同并报请审批。

第五章材料设备的验收

第13条材料（设备）在合同签订之前，采购主管以及材料员必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合合同和入围资格要求。

第14条采购专员、项目经理部材料员检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工乃至保修期结束。

第15条验收项目

（1）材料（设备）的品牌是否符合合同要求。

（2）材料（设备）的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。

（3）材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。

（4）材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。

（5）材料（设备）合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。

（6）材料（设备）的产品保护措施是否到位。

（7）材料（设备）的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。

如供货时间延误造成工期、经济损失，则由采购主管书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。

（8）对关键材料（设备）的关键生产加工过程，采购主管须会同质检工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。

（9）材料（设备）的数量是否符合合同要求及供货计划要求。

（10）材料（设备）的存贮及堆放是否符合有关规定要求。

第16条材料（设备）的检查、验收工作必须做到100%的验收率，由材料设备部采购主管验收合格后方可支付材料（设备）款。

第17条材料设备部对每次采购合同的执行和验收情况需填写《材料（设备）进货质量、进度统计表》，并进行汇总保存，以备参考。

第六章罚则

第18条采购人员有下列情形之一，给企业造成经济或名誉损失的，根据情节轻重，企业将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及相应的经济处罚；给企业造成重大损失的，企业将依法追究法律责任。

（1）采购人员私自接收或向供应商索取财物的。

（2）采购人员接收财物后未主动上缴公司的。

（3）采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密。

①泄露其他供应商对同类产品的报价。

②招投标中泄露其他参与的供应商名称。

③泄露标底的。

④泄露其他企业的秘密或企业认为是泄密行为的。

⑤故意规避本制度或未按本制度规定及《房地产建筑材料（设备）采购实施细则》执行的。

（4）隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给企业造成经济损失或工程质量问题的。

（5）因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的。

（6）在供应商年度考评中徇私舞弊的。

（7）其他有损企业形象或不利于企业行为的。

第七章附则

第19条本制度由材料设备部制定并报主管副总和总经理审批后执行。

第20条本制度的解释权和修改权归材料设备部。

第21条相关文件附录

（1）《企业招投标管理工作细则》。

（2）《企业材料（设备）招标文件采购合同》。

（3）有关材料（设备）国家行业标准及国际标准。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

重要设备招标采购办法

制度名称

重要设备招标采购办法

受控状态

编号

执行部门

监督部门

考证部门

第一章总则

第1条为了规范企业公开招标的采购行为，确保合格供应商中标，特制定本办法。

第2条根据企业相关规定，本办法所指设备特指价值在××万元以上的设备以及其他依照国家和行业规定，需要进行招标采购的设备。

第3条权责主体

（1）企业成立招标采购领导小组，全面负责招标采购过程的管理工作。

（2）材料设备部在采购领导小组的领导下开展工作，包括进行招标的准备工作、组织工作以及合同管理等工作。

第二章招标准备

第4条确定招标期限

采购领导小组根据企业采购管理制度，确定公开招标的期限和具体要求。

第5条材料设备部根据采购设备的特征和类型，拟订招标文件，并将文件报招标领导小组审核后公布。

第6条招标文件的内容

（1）招标公告。

（2）招标书及其附件。

①《招标邀请书》、投标人须知。

②采购合同的通用条款、专用条款。

③采购设备的型号等要求一览表（格式）、技术规格（规范）、图纸。

④投标书格式；资格审查需要的报表、工程量清单、报价一览表；投标保证金格式及其他补充资料表。

⑤双方签署的协议书格式、履约保证金格式、预付款保函格式等。

第三章发布招标公告和进行资格预审

第7条发布招标公告

采购设备招标公告发布媒体要选择行业内熟知的报刊、信息网络或者其他媒介，必须是国家正规媒体。

第8条招标公告应当载明招标人的名称和地址，招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。

第9条材料设备部负责投标文件的接收和登记工作，并接受相关投标事宜的咨询。

第10条采购领导小组对投标人在《招标邀请书》中提供有关资质证明文件和业绩等信息进行资格审核。

资格预审主要内容及条件包括以下几方面。

（1）投标申请人企业资质等级满足招标项目的资质要求，组成联合体投标的，联合体各成员单位资质等级均需满足要求，并明确规定联合投标协议书的责任。

（2）投标申请人是独立法人单位，具有独立签订和履行合同的能力。

（3）投标申请人企业法定代表人或授权委托代理人要身份合法、证件齐全有效。

（4）投标申请人没有处于被责令停业，被取消投标资格，财产被接管、冻结，破产的状态。

（5）没有因骗取中标或严重违约或发生重大质量、安全事故而正处于被调查处理或停业整顿的阶段。

（6）投标申请人提交的资格预审材料符合资格预审文件要求，并且齐全、真实、有效。

第11条设备选型在确定3～5家供应商之后进行，采购领导小组负责设备的选型工作，并填写如表7-2所示的《选型建议表》。

选型建议表

厂家型号I

厂家型号Ⅱ

厂家型号Ⅲ

厂家型号Ⅳ

备注

主要技术参数

设备相关标准证明

设备售后服务能力

零配件供应及时性

报价情况

付款方式

市场调查

材料设备部意见

项目管理部意见

总经理批示

签名：

年月日

第12条招标人要求投标人提交投标担保的，应当在招标文件中明确投标担保的方式和金额。

投标担保可以采用投标保函或者投标保证金的方式。

投标保证金可以使用支票、银行汇票、现金等。

投标担保金额控制在投标总价的1%，最高金额不高于××万元。

第四章开标、评标和中标

第13条开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行，开标地点应当是招标文件中预先确定的地点。

第14条开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。

第15条开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。

第16条招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当当众予以拆封、宣读。

第17条开标过程应当记录，并存档备查。

第18条评标由采购领导小组组建的评标委员会负责，委员会成员由外请专家和本企业招标代表组成。

第19条采购领导小组必须确保评标过程的保密性。

第20条评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容做必要的澄清或者说明，但是澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。

第21条评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较。

设有标底的，应当参考标底。

评标委员会完成评标后，应当向招标人提出书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。

第22条采购领导小组应根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。

第23条采购领导小组向中标人发出《中标通知书》，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。

第五章签订采购合同

第24条企业按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同，不可再另行订立背离合同实质性内容的其他协议。

第25条在不违背合同根本条款的前提下，企业可以就合同的具体条款同中标人进行合同洽商和谈判。

第六章附则

第26条企业严禁员工个人串通投标人骗取标的。

严禁在招标过程中，员工向相关投标人泄露有关标书的任何信息。

违者将处以扣除奖金、降职以至开除的处罚。

第27条本办法由材料设备部拟订，经工程总监审核，总经理审批签字后生效。

第28条本办法未尽事宜，由材料设备部另行规定。

材料设备管理操作工具

年度设备采购计划表

序号

设备名称

型号、规格

采购数量

单价

总价

备注

注：

设备采购主要采取招投标采购的方式进行，对于特殊设备可对原产地进行限制，以确保设备采购质量

编制：

日期：

审核：

日期：

批准：

日期：

月度材料采购计划表

材料

名称

型号

规格

库存量

预计材料消耗量

订购量

单价

总价

备注

上旬

中旬

下旬

编制：

日期：

审核：

日期：

批准：

日期：

7．2．3材料设备考察信息表

填表日期：

年月日编号：

材料设备名称

规格型号

数量

供货厂家

联系方式

厂家报价情况

考察情况记录

考察结论

相关部门意见

材料设备部

项目经理部

工程总监

总经理

经办人：

7．2．4材料设备采购询价表

采购计划单工作号

询价单工作号

申请采购商品序号

供应厂商

电话

厂商报价（单价）（单位：

元）

备注

出厂价

批发价

零售价

询价员

询价员员工号

询价日期

7．2．5供应商评价记录

供应商编号：

企业名称

成立时间

详细地址

邮政编码

企业性质

网址

职务

姓名

电话

传真

手机

E-mail

业务联系人

开户行

账号

货款结算方式

使用或依据的产品标准

国际标准名称、编号

国家、行业标准、编号

企业标准、编号

其他

产品体系认证情况

□ISO9001

□ISO14001

□其他

产品认证情况

□ROHS

□CCC

□UL

□CE

□其他

同本企业的交易记录

交易日期

产品名称

规格型号

单价（含税）（元）

供应量

交易

总价款

交货（天）

运输方式

填表人：

填表日期：

7．2．6合同谈判记录表

记录人：

记录时间：

供货方

谈判时间

供货时间

谈判地点

采购产品名称

数量

产品规格和型号

目标价格

技术要求

质量要求

谈判内容描述：

（内容较多可以附表）

谈判主要争议点：

谈判结果：

谈判参加人员

谈判日期

主管领导审批意见：

签字：

日期：

年月日

7．3材料设备管理工作流程

7．3．1采购计划编制工作流程

流程名称

采购计划编制工作流程

文件受控状态

文件管理部门

总经理

材料设备部经理

材料设备部

相关部门

相关制度/表单

《库存记录》

《材料设备采购计划》

编制日期

审核日期

生效日期

7．3．2材料设备采购工作流程

流程名称

材料设备采购工作流程

文件受控状态

文件管理部门

总经理

材料设备部经理

材料设备部

相关部门

相关制度/表单

《采购计划》

编制日期

审核日期

生效日期

7．4材料设备管理方案设计

7．4．1采购谈判方案

××房地产企业采购谈判方案

一、采购谈判参加人员

采购谈判的主要参与人员包括材料设备部经理、采购主管、采购专员及相关物资的使用人员。

二、采购谈判的原则

1.互利互惠原则

在谈判过程中，不仅要从企业自身的利益出发考虑谈判的方式和技巧，也要通过换位思考的方式，从对方的利益角度考虑谈判目标的实现，努力实现合同谈判过程中的互利互惠原则，以不损害谈判双方的友好合作关系为前提。

2.时间原则

时间就是优势，在谈判前和谈判中要通过时间技巧掌握谈判的主动权，力求速战速决。

3.信息原则

信息的掌握情况在很大程度上决定着谈判的成功与否。

在谈判前要通过各种渠道占有各类与谈判有关的信息，在谈判过程中通过对谈判信息的总结、提升，将其转化为谈判的优势。

4.诚信原则

诚信是谈判成功的基础，是与供应商保持长期良好合作关系的前提。

在谈判中严禁使用涉嫌欺诈的方式和手段。

三、谈判目标

谈判目标的具体内容如表7-3所示。

表7-3谈判目标明细表

项目

层次

价格

支付

方式

交货

条件

运输

费用

产品

规格

质量

标准

服务

标准

最优

目标

可接受

目标

最低限度目标

四、谈判项目

1.材料设备的质量保证

满足企业需要，附有产品合格说明书、检验合格证书及物料的有效使用年限。

2.包装

内包装和外包装，根据谈判价格确定具体的包装形式，确保采购材料设备无折损。

3.价格

明确合理的采购价格可以给供应商带来销售量的增加、销售费用的减少、库存的降低等利好因素。

4.订购量

根据企业施工实际进度和企业仓储能力确定订购量。

5.折扣

折扣有数量折扣、付现金折扣、无退料折扣、季节性折扣以及新品折扣等几种。

6.付款条件

综合分析一次性付款、月结付款和付款方式带来的替代效应，选择最有利的付款方式。

7.交货期

交货期的确定以不影响企业的正常生产为前提，结合企业货物存放的成本，尽量选择分批供货。

8.售后服务事项

售后服务事项包括维修保证、品质保证、退换货等内容。

五、谈判准备

（一）信息收集

收集信息的种类如表7-4所示。

表7-4信息收集的种类及目的

序号

种类

目的

1

谈判模式及价格的历史资料

了解供应商谈判技巧的趋势、供应商处理上次谈判的方式等

2

材料设备购买的历史资料

价格的上涨有时意味着材料设备的下降，也可作为谈判的筹码

3

宏观环境资料

了解政府法令、企业政策等，增强谈判能力

4

供应商情报资料

了解价格趋势、科技重要发明、市场占有率等供应商产品市场信息，做到知己知彼

5

主要合同条款的起草

起草一份企业熟悉的采购合同，列举出主要的合同条款

（二）议价分析

1．采购人员在财务部相关人员的帮助下，对物料成本进行专业分析，设置议价底线。

2．进行比价分析。

表7-5比价分析表

比价项目

内容

价格分析

对相同成分或规格的产品的售价或服务进行比较，至少要选取三家以上

成本分析

将总成本分为人工、原料、外包、费用、利润等，作为讨价还价的筹码

3．确定实际与合理的价格。

六、采购谈判的优劣势分析

（一）关注企业作为买方的实力

1．采购数量的多少。

2．主要原料。

3．标准化或没有差异化的产品。

4．利润的大小。

5．商情的把握程度。

（二）供应商作为卖方的实力

1．是否独家供应或独占市场。

2．复杂性或差异化很大的产品。

3．产品转换成本大小。

（三）替