行政人员规章制度.docx
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行政人员规章制度.docx
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行政人员规章制度
行政人员规章制度
【篇一:
行政部管理制度】
行政部管理制度
一、总则
为加强公司日常行政事务管理,理顺公司内外部关系,做好协调与服务,使各项管理规范化、制度化,提高工作效率,特制定本规定。
二、档案管理
1、建立专门档案室、档案柜,负责公司各类档案的搜集归档和保管工作;
2、归档范围:
公司的证照、规划、年度计划、统计资料、技术资料、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、委托书、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件资料。
3、档案管理要明确专人负责,明确责任,保证原始资料的齐全完整,重要档案必须保证安全。
4、档案的借阅与索取:
(1)总经理、副总经理、行政部经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档。
(2)公司其他人员需借阅档案时,要经行政部批准,并办理借阅手续。
(3)借阅档案必须爱护,保持清洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要必须摘录和复制,凡属密级档案要报总经理批准方可,一般内部档案经行政部经理批准方可。
5、档案的销毁:
(1)任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。
(2)如按规定需销毁时,凡属密级档案报经总经理办公会批准后方可,一般内部档案,须经分管副总经理或总经理批准方可。
(3)经批准销毁的公司档案,档案人员要认真填写、编制销毁清单,由行政部经理(或指定专人)监督销毁。
6、档案资料等重要文件要与办公物品区别分类,规范管理,做到防火、防盗、防潮。
三、印鉴管理
1、公司印鉴由行政部经理(或指定专人)负责保管。
2、公司印鉴的使用一律由总经理签字许可后方可用章,特殊情况由行政部经理(或专人)电话请示总经理方可用章,否则造成的后果,由直接责任人员负责。
3、所有需要盖印鉴的介绍信、表格、说明及对外开出的任何公文,应统一编号、登记,以备查询、存档。
4、不允许在任何空白合同或不规范的文书资料上盖章。
5、盖章后出现的意外情况由批准人负责。
四、公文打印管理
1、公司公文的打印工作由行政部负责。
2、各部室打印的公文或其他资料经本部门负责人签字,经行政部经理审核同意后方可打印。
3、公司及各部门打印的文件、资料必须履行登记手续。
五、车辆管理
1、公司车辆、驾驶员隶属行政部管理,保证车辆管理规定的有效执行。
2、总经理用车由本人或行政部指派,并告知车辆管理人员。
3、中层以上管理人员用车由行政部安排派车。
4、部门用车由部门提出申请,部门负责人签字,到综合部按规定办理请车手续。
5、个人因私事不得申请使用公司车辆。
6、行政部要加强车辆管理,对车辆的使用、保养、维护制订详细的计划。
7、行政部要做好公司车辆的用油管理。
六、办公用品购、发管理
1、行政部根据各部门工作需要和计划编制办公物品采购计划,指定专人负责采购。
2、行政部应根据各部门计划批准采购情况和实际工作需要,履行必要的领用批准登记手续后,严格发放和使用管理。
3、物品采购一律入库、入账、严格履行收发登记手续,出库一定要由领取人员签字。
4、行政部物品管理要做到文明、清洁、安全,严格按章办事,不允
许非工作人员进行库房。
5、单位数额较大(500元以上)的物品需部门申报,经总经理签批后方可购买、领用。
七、行政事务管理
1、加强对职工食堂的管理和检查,明确专人监管,严格制度措施,保障职工利益和身体健康。
2、严格执行食堂用餐管理制度,未经行政部安排的,行政部有权拒绝签单或办理相关报批手续。
3、制订措施保证办公区域、宿舍生活区的安全、卫生、节约和规范化管理,贯彻执行好宿舍生活区管理规定。
4、加强公司院内未开发利用土地的田间生产管理,制订措施严加落实。
5、明确专人,制订制度加强对职工文体活动的管理,千方百计丰富员工的业余文化生活,保证管理制度的有效落实。
6、明确责任,加强对公司有关合同、协议的审核和监督,因工作疏忽造成责任事故者,追究直接责任人的责任。
7、严格公司外出招待用餐制度,做好公司的重大接待工作。
8、催办、查办、落实、监督公司决策层决定事项、制度,上传下达、协调部门关系。
9、公司基础设施、办公设施的添置、管理、维护和有效使用。
八、人力资源管理
1、根据公司发展需要,制订人才招聘计划,积极吸纳、培养、选择优秀人才。
2、严格执行考勤制度,按章办事,不徇私情,一视同仁,奖罚兑现。
3、按规定做好出差人员的登记、考核、补助工作,使该项工作做到程序化、规范化、科学化。
4、按时、按规定递交公司的考勤情况至财务部,做到不错、不漏、及时全面,出现问题追究有关人员的责任。
5、制订长、中、短期培训计划,落实培训内容,确保培训成效。
6、做好公司员工社会保险、福利等方面的工作。
7、落实员工、部门绩效考核工作。
九、文秘与报刊管理
1、搜集整理有关公司会议、文档资料,起草、校对公司文件、简报、通知及其它公文,并整理收发。
2、分年或半年作出报刊或杂志的订阅计划及预算,负责办理有关订阅手续。
3、分管人员每日对报刊等取回进行分类,规范处理,并做好有关信函、报刊的转交转送。
对两周后的报刊等资料分类存档备查。
4、任何人不得将报刊挪作他用,若需借阅处理,需经行政部经理批准。
5、公司行政部负责为公司各部室邮发信件。
十、附则
1、本制度有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的,各部门可提出修改意见交行政部,研究并提交总经理办公会研究批复。
2、行政部制订的相关制度可与本制度配套使用,如有与本制度发生冲突的,由行政部统筹处理。
3、本制度解释权归行政部。
4、本制度自发布之日起生效。
行政部岗位职责
为强化管理,明确责任,理顺关系,提高工作效率,对本部门各岗位设置、岗位描述如下:
一、岗位设置:
行政经理、行政办公室主任、行政管理员
二、岗位描述:
(一)行政部经理:
负责行政部全面工作。
职责范围:
1、承办上级领导和同级的集体决策及领导个人交办的事项;
2、承办总经理交办的事项;
3、承办职能部门转办的有关事项;
4、积极主动辅助领导决策;
5、履行管理职责;
6、认真履行领导交付的指挥职责,做好执行性指挥和应变性指挥;
7、做好协调工作;
8、负责公司的日常行政管理事务;
9、负责公司员工的招聘、考核等人力资源工作;
10、组织做好公司印鉴、介绍信、函件及报刊资料的收发等管理;
11、根据公司规定,负责组织公司各种会议。
权利:
1、调配、使用本部各岗位人员;
【篇二:
行政人员管理制度】
办公室日常管理制度
办公秩序及日常管理
为了树立公司对内对外形象的树立,员工的言行是公司企业文化形象的具体表现,为规范员工办公室言行,建立良好的办公秩序,树立良好企业形象,特做如下规定:
1.行政人事日常工作安排
1.1各种会议记录、周(月)工作总结等文件的收集、整理和上报。
1.2各类文件的整理、分类、存档工作。
1.3公司杂志、报刊等书籍的管理工作。
1.4公司员工每日中午的订餐和定期订水工作。
1.5杂志、信函的整理报送。
1.6办公用品的整理、发放、登记、购买申请登记。
1.7协助采购部作好产品的配送。
1.8接听电话、接待客人。
1.9每天认真完成责任区域的卫生工作,并做好其他区域的检查工作。
1.10在公司需要招聘时做好信息发布工作,对来面试人员根据公司的相应流程进行接待和安排。
1.11对于公司的常规培训做事先安排(包括人员通知、场地时间安排及材料准备等等)
1.12公司定期活动的策划、安排。
1.13重要节日时,公司环境的装饰安排。
2.前台文员工作要求
前台文员代表公司企业文化、公司形象,是公司的对外来客窗口,所以前台文员必须具备高素质、高品德、形象气质佳、谈吐大方得体、温柔有礼、对办公室流程操作熟悉、对电脑操作熟悉、打字速度最少在每分钟60以上、责任心和独立性强的年轻职业女性。
以下要求前台文员必须做到:
2.1每天上班应化淡妆;不得穿奇装异服上班;不得配戴夸张首饰;不得梳夸张发型。
2.2上班时间不得接打私人电话及会见私友;不得擅自离开工作岗位;不得吃零食;不得与其他同事闲聊、嬉闹;不得说粗口,注意形象。
2.3每天上班需提前10分钟到公司打卡,搞好前台卫生,并打开办公室所有电源。
2.4公司购买的书籍先编号并登记入库,员工借阅须做好登记到期催还工作,每双月的最后一个工作日作为图书盘点日,并在其他员工的配合下完成图书清点工作。
2.5每天早上上班时需到信箱处领取当天的报纸、信件,并帮其他同事签收快递、包裹、挂号信件等,并做好统计登记。
2.6做好前台电话的转接工作,在三声铃音内接听电话。
假如接到与公司业务无关的电话(包括:
广告、业务、保险、机票、培训课程、酒店住宿等等)应礼貌地拒绝,不得私自转接入领导办公室;若是上门推销则礼貌收下名片备日后再用;更不得将领导的私人电话、直线、分机、姓名透露出去,避免不必要的业务,打扰办公室的正常工作程序。
2.7协助有关人员管理好公司的公共财产(总机电话、电脑、打印机、传真机、饮水机等),检查它们是否运作正常,若发现有损坏或遗失应尽早知会有关领导并通知相关人员来维修处理。
2.8每天应检查饮水机的饮用水是否足够,并随时打电话订水。
2.9当有客人来访,应主动询问,做好登记、接待工作,并及时通知相关人员,注意做到“笑脸相迎、礼貌让座、递茶倒水、服务满意”。
2.10管好《公司员工外出登记本》,当有员工需外出办事时,将外出之事由作详细登记;每月最后一
天,完成当月的《公司员工外出登记本》及电脑考勤记录统计工作,并上报人事部。
(目前在外出登记板记录即可)
2.11应该认真、积极、主动服从及完成各领导的工作分配;例如:
帮同事打文件、整理文件、收发传真、复印、收发邮件等工作。
2.12利用空闲时间协助其他同事工作(打文件、整理档案、复印文件、收发传真等),须与其他同事融洽相处。
2.13妥善保管好办公用品及日用品,对同事的领取,要及时做好登记,发现数量不够时应立即上报领导审批购买。
2.14负责通知参加会议/培训有关人员和负责会议室的整洁工作。
2.15每天下午下班须晚10分钟下班,检查好门窗及电源是否完全关闭,询问有哪些领导在加班,询问何事需要跟进,获得许可方可离开。
2.16应树立严格的保密观念,不得将打印、复印或传真等有关商业秘密或公司管理中须保密的一切资料透露予他人,不得截留任何文件。
2.17对私人资料,未经许可,应拒绝打印、复印和传真,不得假公济私。
注意:
如有不履行应尽职责,且给公司造成经济和其他损失的,视情节轻重,公司有权予以适当的处罚(包
括:
降薪、记过、罚款、扣押金、赔偿、辞退等)。
3.电话使用及接待礼仪
3.1电话接线员和公司员工的电话行为应符合规范,语言要求亲切、简练、礼貌、和气,要具有“自己就代表公司”的强烈意识。
3.3接听电话时声音清晰,语气亲切,音量、语速适中。
3.4通话结束时应与客人道别,并让对方先挂机。
3.5原则上禁止在公司打私人电话,如确有需要,每次不宜超过2分钟。
3.6电话铃声响起后,如当事人不在,其他员工有义务代为接听、作好记录,并及时转告当事人。
3.7遇客来访,前台文员应将访客带入会客区稍等,并马上通知被访者,原则上外来人员未经带领,禁入办公区域。
3.8如遇被访者不在,应详细问清来访事由,以转告被访者或另约时间。
3.9如需来访者较长时间等候,接待人员应主动向客人致歉,并提供公司宣传资料、报刊供客阅读。
4.卫生保洁及花木养护
3.1车间及办公室的卫生由相应人员负责见(另附表1),具体时间分别为下班后。
3.2打扫工作台、接待桌及办公桌时,先用沾有洗洁精的抹布擦拭,再用干净的湿抹布和干抹布分别轻轻擦拭干净,电脑、打印机另用干净抹布擦拭干净,认真清理纸娄内的一切废弃物,更换垃圾袋。
3.3对前台人员对公司所有的花木进行养护,定期浇水,黄叶修剪。
3.4打扫时要用先用湿墩布清扫地面后,再用较干墩布擦干。
3.5每次打扫完卫生后,应将抹布、墩布清洗干净、晾晒,保持干燥无异味。
3.6员工应保持办公场所及其周围环境的整洁,维护正常的气氛。
如需外出工作,亦须维护工作对象场所的整洁。
3.7员工必须于每天下班前将自己的工作区域收拾干净,将各类文件和文具用品安放整齐,处理完毕的文件及时归档。
锁好抽屉方可离开。
5.报刊、邮件、函电的收发
5.1报刊、邮件、信函由前台文员负责统一签收、发放。
不论公私邮件都应随到随清,及时分发,不得丢失、损坏。
5.2前台收到邮局送来的报刊后,应在半小时内将报刊发送到订阅人手中,不得拖延。
5.3公司各部门需外发的邮件应提前送交前台文员,由前台文员统一寄发。
6.上网
6.1如工作的需要,在正常上班时间可以上网查阅各种资讯。
6.2非工作需要,不得在正常上班时间上网浏览和进行网上聊天。
7.仪容仪表
7.1员工在工作时间应衣着整齐,保持整洁的仪容、仪表。
7.2着装要求:
服装整洁、端庄、大方。
办公区域内禁止女士穿着过分暴露的服装。
7.3员工应保持头发、手指清洁,男女员工均不得梳理怪异或过于新潮的发型;女士应化淡妆,不得浓妆艳抹。
7.4员工在办公室应保持优美的站、坐、行姿势,不得在座位上东倒西歪,走路时脚步放轻,尽量不要干扰他人。
7.5与长辈上司同行时,原则上应让其先行。
进出上司办公室、单间或私人房间要光轻轻敲门,听见里面应允后才进去,进入房间后轻轻关门。
7.6办公时精神状况饱满,不要将家庭或私人生活的情绪带到工作中。
8.公司电器
8.1未经许可,不得私自拆装或移动公司的电器,如饮水机、电话、打印机、传真机电器开关等。
8.2公司电器由办公室内务部统一管理和维护。
如出现问题,应及时向专责人员提出,必要时其他员工须协助处理。
9办公室应知应会
9.1同事之间应和睦相处,团结合作,相互之间应使用礼貌用语。
9.2办公场所禁止吸烟。
9.3办公时间禁止会见私客。
9.4办公时间禁止浏览与业务无关的书籍、杂志、报纸、网页等。
9.5禁止在办公室喧哗、吵闹,维护安静轻松的工作气氛,各种会议及讨论尽量在会议室进行。
9.6按时上、下班并打卡,不迟到、不早退、不旷工。
9.7遵守公司各项规章制度及管理条例,时刻维护公司形象及声誉。
9.8禁止将不负责任的言论在公司内传播,严禁在办公室谈论敏感的政治话题。
9.9如对公司的管理或上级领导有意见,应按正常的渠道和方式向上级反馈,禁止组织小团体对抗或在公司散布不满情绪,一经发现严肃处理。
9.10爱护公司财物,树立安全意识,小心防火、防盗,发现隐患及时处理或上报。
9.11应认真维护自己办公区域内的一切公共物件,如因维护或使用不当而造成损坏者,公司将给予当事人书面警告处分外,当事人还必须按价作出赔偿。
9.12下班后对各自的卫生责任区域按要求进行清扫工作。
办公用品管理规定
1总则
1.1为保证办公用品的有效使用和妥善保管,特制定本规定。
1.2本规定中的办公用品包括:
公司给予员工个人配置的办公桌、日常工作所需的办公低值易耗品和电话电脑等。
公司给部门配置的文件柜、白板等。
公共的办公用品,如传真机、打印机、复印机、饮水机等。
公司各种图书。
2个人办公用品的管理
2.1新员工办公桌椅的配备:
由办公室内务部统一安排,在新员工到岗之前需完成相应的配置工作。
新员工到岗后还需到前台领取一套办公易耗品。
2.2员工日常办公易耗品的管理:
2.2.1员工如需领用办公易耗品,须先在前台文员处填写“办公用品领用登记表”,然后再领取。
2.2.2员工都须以旧换新的形式来领取办公用品(纸张类易耗品和属首次发放之用品除外)。
2.2.3办公室内务部每月须盘点一次办公低值易耗品的消耗情况,并上报总经理及财务部备案。
2.2.4员工应当自觉爱护公司的财产,不得乱刻乱画;对日常易耗品应节约使用。
3部门办公用品的管理
3.1各部门需申请使用办公用品时,先由申请人填写“申请书”,并由部门经理签字后,上报总经理审
批,再由公司总部进行购买和调配。
3.2公司总部须依照“申请书”的要求购卖并进行调配。
调配妥当后,经申请部门经理检查无误后即
可领用。
3.3部门办公用品领用后,由部门经理或指定专人负责维护,并报办公室内务部备案。
4公共办公用品的管理
4.1公司公共办公用品由内务部统一管理和维护。
所有的办公用品、设备只能用于公司正常的业务事
项。
●电话的使用
1、公司电话尽量不用于接打私人电话。
2、如因业务使用打长途电话时,必须做出书面申请,并尽可能地节约话费。
●传真机的使用
1、传真机由前台文员负责使用和维护,要保障传真纸张的充足,传真效果清晰。
2、传真件的收发工作由前台文员统一负责。
传真件收发送完毕后,前台文员应及时确认传真
件的收发状况和质量。
3、任何传真文件在发送前必须经部门经理的同意并于文件背面写上“同意”字样方允许发送,收到业务传真应复印一份交相关部门经理过目和保存。
●打印机的使用
1、禁止打印非工作文档;每次打印完毕后须在记录本上作如实的记录。
2、打印机由专责人员负责维护,保证打印机有良好的打印效果。
4.2公司员工应当爱护公共办公用品,打印、复印文件时应尽量避免浪费。
复印纸、打印纸只能用于复
印、打印,不能作稿纸使用,应尽量做到重复使用。
5公司图书的管理
5.1图书的购买:
5.1.1员工如需自行购买图书时,须先取得部门经理批准方可购买,否则不予报销;
5.1.2若需人事行政部代为购买,须先取得部门经理批准后,由人事行政部统一购买。
5.2图书的报销和入库:
5.2.1图书购买后,带书籍、发票交部门经理确认,同时员工须填写“报销单”,交部门经理签字作证。
5.2.2持已签字的“报销单”、书籍和发票到人事行政部登记入库。
5.2.3入库完毕后,人事行政部须在发票背面书写“已入库”字样和签名;
5.2.4员工持上述“发票”和“报销单”,到财务部办理报销手续。
5.3图书的借阅和归还:
5.3.1员工借阅图书,须到前台文员处先登记后借书。
5.3.2员工每次最多只能借阅两本,每本借阅时间不得超过一个月;如果需续借,应在前台文员处重新登记。
续借时间不得超过两周。
5.3.3员工借阅图书期间,该图书不得转借予他人。
5.3.4图书归还时,须到前台做好还书登记。
5.3.5根据工作需要,公司有权提前收回图书。
员工应在前台文员发出通知后三个工作日内归还,如逾期不还,公司将按图书遗失处理。
5.4图书盘点:
每个双月的最后一个工作日为图书盘点日,由前台文员全面负责,所有员工应积极配合。
盘点结束
后,前台文员应及时做好总结报告,并上报总经理。
2.6相关的处罚规定
6.1图书管理的处罚规定:
6.1.1员工借阅图书如发生损坏或丢失现象,一律按照原图书版本购买或按照原价双倍赔偿。
6.1.2员工如违反图书管理的有关规定,公司首先对其提出劝告,不听劝告者,公司将视情节轻重给予相应的经济处罚。
6.1.3如果员工借阅图书超过借阅期,在前台文员发出“归还通知”后,既不及时办理续借又不归还图书者,公司将按每本1元/天进行扣罚。
6.2其他办公用品管理的处罚规定:
6.2.1人为损坏公司办公用品,公司将视情节的轻重责令其进行赔偿,同时作出适当的经济处罚。
6.2.2当办公用品的人为损坏找不到责任人时,公司将酌情予以处理。
凯普锐人事行政部
2008-00-00
【篇三:
公司人事行政管理制度】
公司人事行政管理制度
第一章总则
第一条:
为加强公司的人事行政管理,理顺公司内部管理关系和提高工作效率,使公司人事行政管理规范化、制度化,根据《公司法》、《劳动法》以及其他法律法规的规定,结合公司实际情况,特制定本制度。
第二第:
适用范围:
本规定适用公司全体职员,即公司聘用的全部从业人员。
第三条:
除遵照国家有关法律规定外,本公司的人事行政管理,均依本制度规定办理。
第二章人才招聘
第四条:
公司因生产、业务或管理需要招收新员工的,由各主管部门根据岗位要求和需求人数填写《员工需求申请书》,经总经理批准后,报送人力资源部门予以招工。
第五条:
公司招聘员工应以岗位要求、学识、能力、品德、体格等综合因素为依据,采用面试、笔试两种方式考查,公平竞争、择优录取。
第六条:
招用员工的程序为:
初试(人力资源部)复试(主管部门)笔试(人力资源部)通知结果(人力资源部)一个星期的培训、考核(主管部门)予以试用(主管部门)予以转正。
第七条:
新进员工经笔试、面试合格和培训考核通过后,由人力资源部门办理试用手续。
试用人员办理试用手续时,应向人力资源部门送交以下证件:
(一)毕业证书、学位证书原件及复印件;
(二)技术职务任职资格证书原件及复印件;
(三)身份证原件及复印件;
(四)一寸照片4张;
(五)体检表及健康证;
(六)其它必要的证件。
第八条:
新员工的试用期为1个月;在试用期间,由部门主管或经理对新员工的专业知识、工作能力、工作效率、责任感、品德等方面进行考核,考核合格的,予以转正;考核不合格的,予以辞退或安排在其他岗位试用;
对于试用期内个别员工表现特别优秀的,试用部门主管可以提前结束试用期,并将《职员转正考核表》报请人力资源部主管或经理审核,由总经理批准。
第九条:
公司的人才理念为:
结果导向,用人为贤,德才兼备。
第三章人才培训
第十条:
为提高员工的自身素质和工作技能,营造学习型企业,公司将举办各种培训活动;并根据实际工作的需要和员工的表现选派优秀的员工参加其他专业培训。
第十一条:
公司各管理人员要高度重视人才培养与工作培训,要从公司的战略角度抓好人才培养和工作培训,各部门要有计划的安排员工进行培训,要有准备的开展各项培训活动;要深入领悟公司的用人理念和人才战略,要努力打造能够满足公司不断发展、使公司在市场竞争当中处于绝对优势的优秀人才队伍。
第十二条:
员工的培训分为岗前培训、在职培训、专业培训三种。
(一)岗前培训:
内容包括:
1、公司简介、企业文化、规章制度等,具体由人力资源部负责;
2、工作要求、工作程序、工作职责说明、工作技能培训等,由各主管部门负责。
(二)在职培训:
各主管部门应该根据工作需要,定期对员工进行培训;在工作过程当中,各级主管应随时因材施教,不断提高员工的工作技能和综合能力;员工本身也应该不断地研究、学习本职技能,不断地提高工作效率,不断地创新。
(三)专业培训:
公司可以根据实际需要,挑选优秀的员工参加培训机构的专业培训,回公司后将学习的内容传授给其他同事;或邀请专家学者来公司做专题培训;具体由人力资源部负责实施。
第十三条:
凡被公司安排进行培
训的员工应该服从安排,准时、认真地参加培训,不得无故缺席,确有特殊原因,应按有关请假制度执行。
第十四条:
各部门应该将每次培训的人员和内容以书面的形式交由人力资源部备
案;被指
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