电子表格操作技巧.docx
- 文档编号:12338668
- 上传时间:2023-04-18
- 格式:DOCX
- 页数:15
- 大小:388.82KB
电子表格操作技巧.docx
《电子表格操作技巧.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《电子表格操作技巧.docx(15页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
电子表格操作技巧
Execl技巧
1Execl里面数字这么全部转化成文本格式存储
假如你的数字在A列
先插入一列,并设成常规格式
在新列第一个单元格输入
=A1&""
然后拖动,一直填充到A末尾
选中新列复制
然后选中A1
点右键-选择性粘贴-数值
OK
2如何把Word表格复制到Excel,使数字变广西格式
对于超过12位的数字(包括12位),Excel会自动以科学记数法显示,看起来不舒服。
当我们要把带有身份证号的Word表格复制到Excel中去,就会遇到这种情况。
那么,应该怎样保持身份证号的原貌呢?
一、正确的复制步骤
1.启动Excel,根据Word表格的行列数选择要要复制到的区域(如果对数据格式无要求,也可以全选整个工作表)。
2.在选择区域上单击右键,选择“设置单元格格式”命令。
3.在“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡中选择“文本”,如图1,最后单击“确定”按钮。
4.选择Word文档中的表格,执行复制操作。
5.切换到Excel,保持设置区域的选中状态(或单击选中此区域左上角的第一个单元格),然后可选用下面的两种方法之一。
(1)执行“编辑”→“选择性粘贴”,在对话框中选择“文本”,最后单击“确定”按钮,如图2。
(2)也可以执行粘贴,然后单击粘贴对象右下角出现的“粘贴选项”,选择“匹配目标格式”项,如图3。
如此操作可以保证身份证号以文本的形式出现。
效果如图4。
二、15位身份证号的恢复
在Excel中,输入12-15位数字时,虽然会以科学记数的形式出现,但其数值大小是不变的。
当今的身份证号码有15位和18位之分。
如果15位身份证号以科学记数的形式出现,可以通过设置显示出身份证号的“本相”。
可在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中进行设置。
方法一:
选择“分类”中的“数值”,将小数位数由默认的“2”位改为“0”位,单击“确定”按钮。
如果本来即是“0”位,直接单击“确定”按钮即可。
方法二:
选择“分类”中的“分数”,再选择任意一种分数类型,单击“确定”按钮。
方法三:
选择“分类”中的“文本”,单击“确定”按钮,再双击单元格才能转变。
方法四:
选择“分类”中的“特殊”,再选择“类型”中的“邮政编码”,单击“确定”按钮。
方法五:
选择“分类”中的“自定义”,然后设为“000000000000000”(或用“?
”、“#”代替“0”),单击“确定”按钮。
在Excel中不经设置直接输入或粘贴超过15的数字,系统会自动将超出的数值用“0”替换,例如,直接录入18位身份证号时,末三位会被“000”替换,无法象15位身份证号那样正确显示。
所以,复制前首先把粘贴区域设置为“文本型”单元格格式是非常必要的。
15位身份证的转化为文本格式
1.用TEXT函数
在“身份证号”列后插入一个空白列,单击F2单元格,输入公式“=TEXT(E2,"000000000000000")”,公式中将E2单元格的内容用指定的格式(15位“0”)替换,按回车键后,即得到了正确的身份证号。
用填充柄工具将公式复制到其他单元格中(如图2)。
图2
操作完成后,不能直接删除原身份证号所在的E列,否则F列数据将不能正常显示,若要对表格进行打印操作,可将E列隐藏或将F列数据选定,单击“复制”按钮,再右击鼠标选择“选择性粘贴”命令,从弹出的“选择性粘贴”对话框中选择“数值”即可,然后就可以安全地删除原身份证号所在的E列数据了。
玩转Excel“单元格格式”
发表日期:
2007年2月18日 本页面已被访问11438次
在EXCEL2000(XP)中,使用最多的也是最常见的一个对话框,恐怕要数“单元格格式”对话框了。
下面,我们我们就来彻底认识一下它。
选中单元格(区域),执行“格式→单元格”命令(或者右击鼠标,选“设置单元格格式”选项),即可打开“单元格格式”对话框(参见图1)。
图1
一、“数字”标签(图1)
[纸上谈兵]
①根据单元格中实际输入的数据,先选定相应的数据类型(如“数值”等);
②再配合数据类型,进一步设置数据的具体格式;
③设置前的情况;
④设置后的情形。
[实战演习]身份证号码轻松输入
大家知道,在Excel默认情况下,当单元格中输入的数字位数超过11位(不含11位)时,系统将以“科学记数”格式显示输入的数字;当输入的数字位数超过15位(不含15位)时,系统将15位以后的数字全部显示为“0”。
这样一来,如果我们要输入身份证号码(15位或18位),身份证号码就不能正确显示出来了。
此时,我们就请“数字”标签出山,来解决这一“难题”。
1、完整显示出身份证号码
选中需要输入身份证号码的单元格(区域),打开“单元格格式”对话框,进入“数字”标签,在“分类”下面选中“文本”选项,确定退出,再输入身份证号码即可。
[小技巧]
在输入身份证号码时,在号码前面加上一个英文状态下的单引号“'”,即可让身份证号码完全显示出来(不要担心,确认后,该单引号是不会显示出来的)。
2、让格式自动添加固定的数字
大家知道,身份证号码的前6位,是省、市、区(县)的代号(如“340505”等),如果持证人是同一区(县)的,输入这样的的身份证号码,可以让“数字”标签帮你减轻输入的工作量:
选中需要输入身份证号码的单元格(区域),打开“单元格格式”对话框,进入“数字”标签,在“分类”下面选中“自定义”选项,然后在右侧“类型”下面的方框中输入:
"340505"@,确定退出。
以后输入身份证号码7位及以后的数字(如“198********1”)后,系统会自动在前面加上相应的代码,形成完整的身份证号码(如“340505************”)。
二、“对齐”标签
这个标签控制数据的三个属性——对齐方式、显示方向、控制文本(参见图2、3、4)。
[纸上谈兵]
图2
1、(图2)①设置数据左右对齐方式(默认为靠左);②设置数据上下对齐方式(2000默认为“靠下”,XP默认为“居中”;③设置数据的缩进(也就是通常所说的退格);④设置前;⑤设置后。
2、(图3)①将数据设置成竖排格式;
图3
②③均用于设置数据的倾斜方向,可以通过拖动②区中指针设置,也可以直接在③区中输入具体数据设置;④设置前;⑤设置后。
3、(图4)①选中此选项后,当单元格中的文本一行容纳不下时,系统会自动将文本转行排列;
图4
②选中此选项后,当单元格中容纳不下数据时,系统会自动将数据缩小排列(上一项选中后,此项不能无效);③选中此选项后,可以将选中的多个单元格合并成一个单元格;④设置前情况;⑤设置后情形。
[实战演习] 让姓名排列的整整齐齐
时下,员工的姓名,以3个字和2个字的居多,也是4个字或更多字的。
可以用“分散对齐”或“缩小字体填充”来让它们排列整齐。
1、同时选中输入3个字和2个字姓名的单元格区域(需要用Shift和Ctrl帮忙选择),打开“单元格格式”对话框,进入“对齐”标签,按“水平对齐”右侧的下拉按钮,选中“分散对齐”选项,确定退出。
2、同时选中输入4个字和更多字姓名的单元格区域,打开“单元格格式”对话框,进入“对齐”标签,选中“缩小字体填充”选项,确定退出。
[特别提醒]遗憾的是,上述两项功能不能同时使用,希望微软能在下一个版本中加以改进。
三、“字体”标签(图5)
图5
[纸上谈兵]
①拉动滚动条,设置字体;
②设置字型;
③拉动滚动条,设置字号;
④点击下拉按钮,设置下划线;
⑤点击下拉按钮,设置字符颜色;
⑥设置上、下标、删除线等特殊格式;
⑦预览设置效果;
⑧上标设置前;
⑨上标设置后。
[实战演习] 让标题更具魅力
利用“字体”标签,可以一次性完成表格标题的个性化设置。
选中标题所在的单元格(通常是合并居中后的一个单元格),打开“单元格格式”对话框,进入“字体”标签,设置字体为“华文新魏”,字形为“加粗”,字号为“22”号,下划线为“双下划线”,颜色为“蓝色”等,设置完成后,确定退出,一个漂亮的标题就呈现在你的眼前了(如图6)
图6
四、“边框”标签(图7)
图7
[纸上谈兵]
①点击下拉按钮,选中需要设定的边框颜色;②选定边框样式;③点击相应按钮,设置边框位置;④确定退出,完成边框的设置(图7的设置结果参见图8)
图8
[特别提醒]
如果要为工作表设置不同颜色和样式的边框,每一颜色和样式需要重复上述①至③步的操作。
[实战演习] 为表格添加粉红色的双边框
如果我们要为表格设置“粉红色的双线外边框”,可以这样设置。
选中整个工作表(当然不包括标题啦^_^),打开“单元格格式”对话框,进入“边框”标签,在“线条”下面选中双线条“样式”和粉红色的“颜色”,然后单击“预制”下面的“外边框”按钮,确定退出,边框添加成功(参见图6)。
[小技巧]为单元格添加一条斜线:
选中相应的单元格,在上述“边框”标签中,选中斜线“样式”,然后根据所要添加斜线的方向,单击“边框”左(或右)下角的相应“斜线”按钮,确定退出,斜线添加成功(参见图7)。
五、“图案”标签(图9)
图9
[纸上谈兵]
①选定单元格底色;
②点击下拉按钮,选定添加的网纹及网纹颜色(二者需要进行两次操作);
③设置效果。
[实战演习] 标题的再修饰
通过“图案”标签,为标题单元格“填充”上“淡紫色”底色,并添加上网纹,让标题更具个性。
选中标题所在的单元格,打开“单元格格式”对话框,进入“图案”标签,选中“颜色”下面的“淡紫”颜色,然后按“图案”右侧的下拉按钮,在随后弹出的对话框中,选中一种网纹样式(如“12.5%灰色”等),确定退出,标题即被加上美丽的底纹和底色(参见图10,是不是比图6效果更好一些?
)
图10
六、“保护”标签(图11)
图11
[纸上谈兵]
①选中此项,相应单元格中的数据不能被修改;
②选中此项,相应单元格中的数据在编辑栏上不显示;
③确定退出;
④“隐藏”的效果。
[实战演习] 保护你的公式
如果你制作的表格是让别人使用的,辛辛苦苦输入的公式,是不是常常被使用者搞得面目全非呢?
没关系!
将他们保护起来。
1、锁定单元格中的公式
①先在工作表左上角行、列交汇处单击鼠标,选定整个工作表。
②打开打开“单元格格式”对话框,进入“保护”标签,清除“锁定”前面复选框中的“∨”号,确定退出(解除对整个工作表的锁定)。
③执行“编辑→定位”命令(或直接按“Ctrl+G”组合键,或按F5功能键),打开“定位”对话框,单击“定位条件”按钮,在弹出的“定位条件”对话框(如图12)中,选中“公式”选项后,确定退出,选中工作表中所有包含公式的单元格。
图12
④再次进入“保护”标签,在“锁定”选中前面的复选框中加上“∨”号,确定退出。
⑤执行“工具→保护→保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框(如图13),
图13
输入密码(密码需要确认一次)后确定退出,公式就被锁定而不能修改了。
2、将公式隐藏起来
我们知道,单元格中输入公式后,在单元格中显示的是运算结果,而当我们选中该单元格时,在编辑栏中就显示出了公式的具体内容。
如果不想让别人看见具体的公式内容,可以将其隐藏起来:
①用上面的方法,选中所有包含公式的单元格。
②进入“保护”标签,在“隐藏”选中前面的复选框中加上“∨”号,确定退出。
③再用上面的方法“保护工作表”,公式的具体内容就被隐藏起来了。
[特别提醒]如果你想修改公式的内容,或者要显示出公式的具体内容,需要执行“工具→保护→撤销保护工作表”命令,输入密码解除保护。
Excel中快速输入平方和立方符号
我们在输入面积和体积时,经常要输入平方(上标2)和立方(上标3)。
在Excel中输入这两个上标,有一个非常简便的方法:
在按住Alt键的同时,按下小键盘上的数字“178”、“179”即可输入“上标2”和“上标3”。
注意:
在按住Alt键的同时,试着按小键盘上的一些数字组合(通常为三位),可以得到一些意想不到的字符(例如Alt+137—‰、Alt+177—±等)。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 电子表格 操作 技巧