采购和销售管理制度.docx
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采购和销售管理制度
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采购和销售管理制度
1目的及适用范围
1.1为规范公司物资采购过程中的计划、采购、验收、入库、付款、质量索赔和供应商认证等事项,确保公司物资采购全过程处于受控状态,保证物资供应,降低采购成本,合理库存,加强监督,特制定本制度。
1.2本制度适用于公司办公用品、职工福利及固定资产以外的所有物资采购事项的全过程作业规定。
1.3本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。
1.4本制度文件由公司总经办拟定,公司财务总监审定,公司总经理批准,其解释权及修改权属归公司总经办。
1.5本制度文件从20__年5月20日起执行。
2职责与权限
2.1公司设立采购部,负责所有与生产关联的物资采购工作。
2.2公司采购部职责:
2.2.1负责编制大宗物资的采购计划。
2.2.2负责按《采购计划单》执行采购任务,按时、保质、保量地完成物资采购工作。
2.2.3负责采购价格的询价、议价、比质、比价,保证公司物资采购价格修理,维护公司利益。
2.2.4负责对供应商的选择、评价、考核和清退。
2.2.5负责制定付款计划的制定、呈批和付款安排。
2.2.6负责办理物资入库手续。
1
江苏__机械有限公司程序文件编号:
CGGL-052-20__A/0
2.2.7负责料废退赔和不合格品清退。
2.2.8主要负责原材料仓库积压物资的及时清退和处置。
2.2.9负责办理供应商发票审核,办理入账审批手续。
2.2.10定期组织价格比价,不断提高物资采购性价比。
2.2.11收集采购价格信息、供应商资料,积累各种物资的历史数据。
2.2.12负责采购合同的签定和归档整理。
2.2.13负责采购部内部岗位职责的制定
2.2.14建立各种物资台账,定期与财务部核对。
2.3计划管-理-员负责扎口审核各部门呈报的物资采购计划的审核和呈批。
2.4技术部负责采购工艺文件和资料的编制、审核;负责提供采购过程中的技术支持(如对工装的设计会签等);参与对供应商的评价,对供应商的工艺保证能力进行评审。
2.5生产部负责参与对供应商的评价,对供应商的生产能力、工艺装备水平及生产管理水平进行评审;负责提供采购过程中的技术支持(如对工装的设计会签、提供设备采购技术资料等);编制呈报大宗机床备件、临时修理备件、工装模具的采购计划;积累各种物资的性能数据资料。
2.6质检部负责原材料、辅料及协作配套件的检验规程的编制;负责协作配套件的进货检验;负责协作配套件质量协议的签订及质量索赔的相关工作;负责质量纠纷的裁决;参与对供应商的评价,对供应商的质量保证能力进行评审。
2.7财务部负责对资金计划进行平衡;筹措采购资金;负责采购物资的价格审核。
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江苏__机械有限公司程序文件编号:
CGGL-052-20__A/0
2.8仓库负责低值易耗品、日常维修备件采购计划的编制;负责采购物资的入库验收、保管。
3物资采购遵守原则
3.1未经审核批准的请购物资一律不得采购。
3.2无领料单一律不得发放任何物资。
3.3仓库内库存物资应优先使用。
3.4本地区能解决的,不到外地采购。
3.5同类企业比质量,同样质量比价格,同样价格比信誉。
3.6对于先试用的物资,不得在试用鉴定前大批采购。
3.7采购物资时尽量使用银行结算,减少现金结算。
大宗采购主要使用承兑汇票。
4采购计划
4.1物资采购应当事先编制采购计划。
各部门按职责范围编制《采购计划单》,按申请-审核-批准-执行的规定流程进行实施,采购部按批准后的《采购计划单》执行采购。
4.2无《采购计划单》不得进行采购,采购不得予以入库。
4.3采购计划的制定、审批、执行实行授权分开。
公司设立独立于采购部的计划审核员负责物资采购计划的审核。
4.4物资采购计划的申请、审核、批准程序,按《物资采购计划管理制度》的相关规定执行。
5供应商认定
5.1公司物资采购应当挑选合格供应商。
合格供应商应当一定的经营规模、3
资金实力和正常的质量保证体系。
5.2新用户评审认定。
新用户必须经过认定之后才能批量采购,进行长期的供货关系。
采购部负责新用户的认定组织工作,质量部、生产部、技术部、财务部共同参与评审小组。
5.3铺底资金。
建立正常供应关系的供应商必须有铺底资金。
铺底资金的规模由采购部根据物资特点和批量规模制定方案,由总经理办公会议确定。
主要针对毛坯、螺栓、衬套材料以及使用量大的低值易耗品。
5.4供应商评审。
公司每年组织一次供应商评审,对供应商的保证能力进行认证评定,确定下年度是否签订供应合同。
5.5供应商退出。
对年度考核不达标的供应商强制性清退。
退出后保留一定的货款,待市场销售周期完成后方予清账。
6采购合同
6.1采购合同的签定。
每年年初采购部应和主要供应商签定采购合同,对产品质量、供货时限、付款方式、责任认定、退赔处理作出事先约定,合同条款要优先保障公司利益。
6.2采购合同签订对象为合格供方。
采购部应在授权范围内签订合同,最终合同文本签字前,应交上级部门审阅。
6.3采购部负责对合同进行归档整理。
所有签订合同需复印一份交计划管-理-员备案。
7采购流程
7.1编制计划。
各部门有采购业务,按范围职责申请采购计划,填《采购计划单》提交计划审核员。
计划审核员审核并报批后将《采购计划单》发送采购部采购。
7.2组织采购。
所有有固定供应商的采购单,由采购部通知供应商直接发货到公司仓库。
临时采购由采购部按照技术部门要求的资质单位向供应厂商下单发货。
新品及修理等临时采购,由维修车间和采购部共同到市场采购。
7.3质量验收。
毛坯、钢材、罗栓、铜材、刀具等大宗物资,到厂后应当由质量部抽检,认定合格后方可入库。
低值易耗品有固定品牌且正常使用的,可不需验收。
如新进品牌或无品牌的,需要质量部验收后入库。
7.4入库验数。
采购部负责安排入库,填写入库单,保管员验收后按实收数填写入库数量。
7.5发票入账。
当月入库的物资,采购部通知供应商开具增值税发票,无增值税发票的业务要由财务总监批准。
当月发票未入账的,财务部不安排资金付款。
货未入库、发票先到的不予入账,财务调节税源的业务除外。
7.6资金付款。
采购部根据供应商付款规定和当月发票入账情况安排付款计划。
付款计划审批后交财务部负责安排资金。
8采购付款流程
8.1付款计划。
每月月末,采购部根据当月采购量和发票入账情况,结合供应商资质,制定付款计划。
8.2计划审核。
财务部负责付款计划审核,审核依据包括该供应商月末库存情况、上月结存余额、当月发票进账、当月退货情况、当月已付款和付款
周期。
8.3计划批准。
付款计划由财务总监审核,总经理批准后执行。
8.4付款执行。
采购业务付款使用付款通知单。
付款通知单内容包括收款单位、单位账号、付款方式、付款金额、经办人、审核人、批准人。
财务部依据付款通知单付款。
正常情况不得以现金付款。
遇特殊情况由财务总监批准执行。
8.5付款回执。
所有银行付款方式以外的承兑付款必须提供收款方收据作为财务入账附件。
邮寄承兑的,提供收据传真件。
9采购付款周期
9.1公司确定正常供应商付款周期为2.5个月。
计算方法为前12个月的平均供货额X2.5月,作为铺底资金数。
9.2油料供应单位确定付款周期为1个月。
以前一个月的供货额作为铺底资金。
9.3钢材、国际品牌刀具、急用件可以实行现款现货。
批量供货一定时间后,通过协议确定铺底资金规模。
10质量索赔10.1采购、外协件出现质量问题时,采购部根据质检部的认定结果,及时向供方反馈,按《采购合同》和《质量事故处罚规定》进行处理和索赔。
10.2对验收不合格的原料或外购件,应立即隔离作退货或调换处理,或根据实际情况作返工、让步接收处理。
10.3处罚决定由质检部作出书面文件,一式三份,一份记录台账,一份交采购部送达供方,一份交财务部财务处理。
10.4经调换或返工处理的原材料,重新入厂时,应按原来的检验程序做好送检工作。
11意外事项处置
11.1采购问好未能及时完成采购任务,应及时汇报总经理,通报生产部门,采取相应补救措施。
11.2如遇特殊情况取消或调整采购,采购部、计划管-理-员要及时通报信息到相关部门。
11.3采购人员购错品种、型号、规格,或购进质次价高的产品时,要及时调换、退货处理,不得产生积压。
12监督
12.1财务部负责对采购管理制度的执行情况进行监督。
12.2财务部每年至少两次和供应商核对账目,对发现的差异应及时与供应商联系,查明原因后解决。
12.3财务部负责定期检查质量罚款和料废退赔执行到位情况。
12.4采购部取得承兑汇票必须及时付给客户,不得将承兑汇票放在部门保管,否则出现意外事项由部门负责人承担。
12.5对采购人员违返公司规定、损害公司利益的行为,一经发现查实,依据公司奖惩条例处理。
13解释与修订
13.1公司根据运行的实际情况及时补充和修订。
13.2本程序解释权和修订权归公司总经办。
14引用或相关文件、记录
14.1CGGL-1采购计划管理制度
14.2CWGL-3仓库管理制度
14.3CWGL-4付款通知单
14.4CGGL-3物资采购计划单
14.5ZLGL-2
起草:
审核:
批准:
质量事故处罚规定
采购管理制度
第一章、总则
第一条目的
为了规范公司采购行为,防范采购风险,降低采购成本,优化库存,特制定本制度。
第二条定义
本制度将药品、食品生产型子公司、控股公司统称生产基地;非生产型各中心、分公司、直属一级部门统称直属部门。
第三条采购物资的范围
(一)成批采购的原料(含中药材及其饮片)、辅料、包装材料、广告画册、促销用品;
(二)单批总价或整件单价超过5000元以上的成批采购的生产设备、仪器、仪表、设备的备品备件、耗材等;低于5000元的走零星物质采购管理流程。
(三)公司指定需集中采购的其它物资(含办公用品、劳保用品、生活用品、办公家具、办公设备以及车辆等)。
第四条采购原则
(一)采购应当遵循公开透明、公平竞争、公正评价、诚实守信、注重效益及维护公司利益的原则。
(二)采购实行回避制度,与供应商有利害关系的采购人员及相关人员,或者与其主要负责人有亲属关系的应当回避。
(三)生产基地或直属部门所属采购人员作为采购总部的驻地代表,业务上归采购总部管控,考核以及工资调整受采购总部与生产基地或直属部门双重管理,并接受生产基地或直属部门行政管理。
(四)采购总部必须按生产基地提供的原辅料、包材内控标准采购,生产基地必须及时提供全部符合公司整体发展策略和供应商生产技术能力范围内的完整的内控标准给采购总部备案(书面签字确认和电子版);如果生产基地对内控标准有修改,则必须第一时间将生效的内控标准发给采购总部。
(五)采购总部和使用单位在供应商或物资验收等方面出现分歧,可委托公司内第三方同级单位或公司外第三方机构判定结果,并依据第三方的报告解决分歧。
(六)采购总部必须依据人力资源总部提供的生效的分权手册检查采购申请单或需求计划表是否经过相关受权领导在受权范围内审批。
第二章物资采购计划编制与实施管理
第五条各生产基地和直属部门在公司授权范围内,有提出物资月度需求计划和紧急物质采
购申请权以及审批权,超出授权范围的月度需求计划或紧急采购申请应按《公司授权管理制度》规定的直属上级单位履行审批手续。
第六条原辅料、包材的计划及采购执行管理
(一)生产基地每月根据销售部门的月度订货计划、成品库存、原辅料库存、包装材料库存、在途物料、采购周期、物料检验周期、仓库的库位等情况,编制月度物资需求计划表,编制的物资需求计划应做到合理、安全储备(库存余量适宜,不造成积压),以不断货为原则,经生产基地受权人在受权范围内签字批准后,传真或扫描到采购总部,原件由各生产基地计划制定人存档;
(二)采购总部相关责任人根据批准后的物资需求计划,依据年度采购策略和市场供求状况、供应商供应现状编制采购计划分解表,同时将采购计划分解表中采购物资的名共10页
称、数量、到货时间、到货地点和运输方式、需要基地协助事项等内容传真至生产基地生产部确认,生产基地生产部及时确认,并回传采购总部,经采购总部受权人批准后对外实施采购;
(三)因销售部门订货计划的调整、变更或因生产基地临时增减的物资需求计划,按原流程编制采购计划分解表并审批后,依第九条“紧急物资采购管理”实施采购;
(四)因生产计划变更而取消的物资需求计划,计划部门应及时以电话和传真通知采购总部相关责任人,以便及时中止采购并妥善处理,采购总部负责将传真存档;
(五)因新增或改版后包装材料的采购,应依据公司有关包材设计、审批制度和流程由使用单位、营销中心、品牌管理部共同协商,三方共同确认电子稿件;包装规格、尺寸、材质、工艺、印刷方向以及其他相关参数等由使用单位与营销中心协商确定;并由使用单位质量部提供批准的标准样稿和JPG/CDR格式的电子稿件以及设计版本号;由采购总部负责协调供应商制作标准实样、提供颜色上下限样稿,经品牌管理部、使用单位质量部共同确认后由采购总部按需求计划采购;
(六)采购总部依据市场供求状况,结合原辅料使用情况,协调生产、仓库等部门意见之后,可提出战略储备采购申请,按《公司授权管理制度》规定履行审批手续后方能实施采购。
第七条生产设备、仪器、仪表等采购管理
(一)生产设备、仪器、仪表的采购申请由使用单位提出。
单批总价或整件单价超过5000元的生产设备、仪器、仪表等物资,要填写大宗物资申购单,同时提供用户需求说明(URS)等文字说明(含设备性能、技术参数和验收标准),必要时应提供结构简图或实物照片。
允许申购单位建议二家以上备选供货商,并预估价格,经申购单位受权人在受权范围内签字审批,交公司设备总监审核;
(二)公司设备总监负责向申购单位核实采购项目实际需求情况,并调查公司其他单位同类物资使用情况,给出调拨、不予采购、暂缓采购或建议采购的决定;
(三)申购非标生产设备、仪器、仪表,原则上由使用单位生产、设备部门负责人与供应商进行技术标的交流,必要时进行现场考察,对设备、仪器、仪表的性能和质量及其它相关参数确认后,由采购总部负责商务标的洽谈;
(四)申购技术成熟型的生产设备、仪器、仪表,使用单位可推荐使用原生产厂家或代理商,在设备未进行技术升级和公司性质、管理模式未发生重大改变的情况下,原则上可不进行现场考察;但是单批总价或整件单价超过20万元的生产设备、仪器、仪表等物资采购需要进行现场联合考察确认后方可采购;
(五)预估总价超过10万元的采购申请必须附申请单位由受权领导、使用部门、设备部门、财务部门以及其它相关部门负责人参加的专题会议纪要;
第八条公司指定需集中采购的其它物资采购
(一)可成批采购的办公用品、生活用品、劳保用品、化学试剂等,由各生产基地、直属部门按年度进行预算,按月度或季度申报需求计划。
按《公司授权管理制度》规定履行审批手续后,由采购总部集中统筹,采购负责人根据采购计划分解表实施采购。
(二)招待用礼品、糖果、烟酒等,由使用部门提出需求计划,按《公司授权管理制度》规定履行审批手续后,由采购总部统筹安排实施采购;
(三)申购单批总价或整件单价5000元以上的车辆、办公家具、办公设备等物资,由使用单位提供用户需求说明(URS)等文字说明(含设备性能、技术参数和验收标准),必要时应提供结构简图或实物照片。
采购申请单必须经使用单位受权人在授权范围内审批后,交由总裁办主任负责审核采购项目实际需求情况,并调查公司其他单位同类物资使用情况,给出调拨、不予采购、暂缓采购或建议采购意见,由采购总部共10页
负责实施采购;预估总价超过10万元的采购申请必须附申请单位由受权领导、使用部门、设备部门、财务部门以及其它相关部门负责人参加的专题会议纪要;
第九条零星物资采购管理
零星物资由使用部门根据生产、生活、质量检验、机器设备检修、办公用品、劳保用品等需要制定月度或季度物资需求计划,每月或每季定期上报生产基地或直属部门受权人批准后,将计划传真到采购总部统一备案,同时给计划表到基地采购负责人实施采购,基地采购负责人每月向采购总部上报《月度零星物资采购台账明细表》,采购总部负责监控采购项目、采购进度、数量、价格以及供应商合理性;《月度零星物资采购台账明细表》将作为采购人员的月度考核重要依据。
第十条紧急采购管理
(一)紧急采购必须按照正常采购申请流程执行;
(二)预估采购金额超过5万元以上需紧急采购的物资,申购单位必须填写《紧急采购报告》并提供用户需求说明(URS)等文字说明(含设备性能、技术参数和验收标准),必要时应提供结构简图或实物照片,同时预估采购金额,需建议二家以上供货商,经申购单位按《公司授权管理制度》规定请示受权领导同意后(注意:
《紧急采购报告》必须注明已经请示受权领导同意执行),由申请单位、采购总部和财务总部配合,按要求缩短采购全过程时间实施采购,采购结束后必须按照正常采购流程完善后续相关审批手续;
(三)预估采购金额5万元以下需紧急采购的物资,申购单位填写《零星物资采购申请单》或《大宗物资采购申请单》,在申请单的顶端空白处注明“紧急采购”字样,并说明紧急采购的原因,经申请单位总经理批准后,由申请单位采购负责人立即实施采购,采购结束后必须按照正常采购流程完善后续相关审批手续。
(四)临时应急招待用礼品、水果,以及其他需紧急采购的办公、生活等物资,申购单位填写《零星物资采购申请单》,在申请单的顶端空白处注明“紧急采购”字样,并说明紧急采购的原因,按《公司授权管理制度》规定履行审批手续后,由行政部人员负责采购。
第十一条超出公司授权范围而《公司授权管理制度》规定履行审批手续以及未按上述规定
办理的需求计划和采购申请,采购部门不得对外实施采购工作。
第三章物资验收管理
第十二条验收依据
(一)原辅料、包材的验收依据:
采购计划分解表、U8系统订单、质量部内控标准及相关文件、供应商的送货单和批检报告书;
(二)设备、仪器、仪表的验收依据:
采购合同复印件、技术协议复印件、用户需求说明(URS)复印件、供应商送货明细表、送货单、使用说明书、合格证、安装图纸、售后服务说明书;
第十三条物资到库验收的时限(按工作日计算)
(一)生产设备和仪器仪表,在到货后三至十五个工作日内验开箱验收完毕,安装、运行和性能确认应在设备管理制度规定的时间内完成验收,未能在设备管理制度规定时间内完成验收工作须由使用部门提供书面说明;
(二)零星物资、办公家具及主要辅机、备品、配件在到货后四天内验收完毕;
(三)外包材、低值易耗品等材料到货后二天内验收完毕;
(四)进口物资的验收,应根据具体情况,一般不得超过采购合同规定验收周期;
(五)对于原辅料、内包材等需做理化检验、微生物检验的物资,使用单位仓储部门应在共10页
货到第二天提出检验申请,质检部门须在一个检验周期内完成检验,如需委托国家相关专业部门检验的物资,由使用单位质检部门负责提出并协调,须在一个检验周期内完成检验工作。
第十四条原辅料、包材的验收、退货和换货管理
(一)采购总部采购助理根据采购计划分解表负责U8系统订单入录,并将采购计划分解表发送到生产部和使用单位仓库,明确采购物资到货产品名称、数量、到货时间、到货地点和运输方式、需要基地协助事项等内容;生产部将采购计划分解表内容确认后及时传真到采购总部相关人员;
(二)使用单位仓库负责安排收货,并核对送货单上标明的供应商名称、物资品名、规格、数量、产品批号等是否与采购计划分解表相符,重点检查产品批号、清点数量、生产日期、批检报告单、外包装破损与污染等,如有异常应及时拍照取证并及时与采购总部联系;
(三)原辅料、包材验收工作应在规定的时间内完成,并将检验结果通知采购总部;同时将实际入库数量上传至公司U8系统中;
(四)采购总部负责关闭公司U8系统中已到货的订单(采购总部每月定时检查订单完成情况并关闭已完成订单或虽未完成但不执行的订单);
(五)如果出现现场验收不合格物料由使用单位仓库负责电话通知采购总部并填写《退换货通知单》;内在质量检验或使用过程中发现不合格物料则由质量部负责通知采购总部,同时将《不合格品通知单》传真给采购总部负责人,由采购总部负责与供应商协调不合格物资的退货、换货或者就地销毁工作,使用单位采购负责人和仓库负责人配合采购总部完成不合格物料的退货、换货或就地销毁工作。
第十五条设备、仪器、仪表收货、验收和退换货管理
(一)采购总部负责通知使用部门到货时间,并提供采购合同复印件、《设备验收跟踪确认单》给使用部门,10万元以下的由使用部门和设备管理部负责人共同签字确认,10万元以上的必须经使用单位受权领导签字确认后方可生效;然后将《设备验收跟踪确认单》传真至采购总部;
(二)使用单位负责安排接收所购设备、仪器、仪表,并组织设备部门按设备管理制度的要求实施开箱验收、安装、运行和性能确认;
(三)采购总部负责与供应商协调验收不合格的设备、仪器和仪表的退换货工作,使用单位负责配合采购总部完成退货、换货工作;
(四)新设备验收后一年内的售后服务由采购总部负责与供应商协调,一年后交由使用单位协调;新设备验收超过一年,仍在合同规定质保期内的设备售后服务由采购总部配合使用单位与供应商协调。
第十六条零星物资的验收、退换货管理
(一)生产基地仓库负责人或行政负责人负责按申购单和申购标准验收,并出具入库单或验收单给采购人员;
(二)零星物资采购负责人负责验收不合格物资的退货、换货工作;
(三)零星物资验收工作应在四个工作日内完成。
第十七条公司指定需集中采购的其它物资验收、退货和换货管理
(一)生产基地仓库负责人或行政负责人按申购单的数量和需求说明(URS)及其它标准验收,并出具入库单或验收单给采购负责人;
(二)对于验收不合格的物资,采购负责人负责退货或换货工作。
第十八条紧急采购物资的验收、退货和换货管理
(一)紧急采购物资到货后,若尚未收到“采购申请单”、“采购合同”或“U8系统无订共10页
单”。
验收人员应先与采购总部核对,确认无误后,按收货作业办理验收;
(二)紧急采购物资必须按照相关物资验收要求进行。
(三)退货和换货按照“设备、仪器、仪表验收和退换货管理”执行。
第十九条异常情况处理
验收人员对验收过程中发现的异常情况,应当立即拍照取证并向采购总部或有关部门报告,采购总部或有关部门应查明原因,及时处理。
(一)无采购申请、采购合同或U8系统无订单的物资,一律不得签收
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