电子公文规范.docx

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电子公文规范

目次

前言II

1范围1

2规范性引用文件1

3术语和定义1

3.1公文体1

3.2电子公文的办理组成要素1

4电子公文的显现格式1

4.1电子公文的页面设置1

4.2电子公文的页码设置1

4.3公文体的显现格式2

4.3.1下行文2

4.3.1.1眉首2

4.3.1.2主体2

4.3.1.3版记3

4.3.2上行文4

4.3.2.1眉首4

4.3.2.2主体5

4.3.2.3版记5

4.3.3平行文5

4.3.3.1眉首5

4.3.3.2主体6

4.3.3.3版记6

4.3.4会议纪要7

4.3.4.1眉首7

4.3.4.2主体7

4.3.4.3版记8

4.3.5其它电子公文的显现格式9

4.3.6公文体的显现实例9

4.4电子公文的办理组成要素的显现格式9

附录A（资料性附录）公文体的显现实例10

A.1下行文的公文体显现实例10

A.2上行文的公文体显现实例13

A.3平行文的公文体显现实例16

A.4会议纪要的公文体显现实例19

附录B（规范性附录）电子公文的办理组成要素的显现格式22

附录C（资料性附录）电子公文的办理组成要素的显现实例23

前言

本部分为杭州市标准规范《杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范》的第3部分，在总标题《杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范》下，已经制定的标准有《杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范第1部分总则》《杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范第2部分公文体》。

本部分的附录B为规范性附录，附录A、附录C为资料性附录。

本部分由杭州市人民政府办公厅、杭州市发展计划委员会、杭州市信息化办公室、杭州市质量技术监督局提出。

本部分由杭州市质量技术监督局归口。

本部分主要起草单位：

杭州市人民政府办公信息处理中心、浙江大学、杭州展望科技有限公司。

本部分主要起草人：

XXX

杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范

第3部分：

显现

1范围

本部分规定了杭州市国家行政机关制发的基于XML的电子公文的显现格式。

本部分适用于杭州市国家行政机关制发的基于XML的电子公文。

其他机关制发的电子公文可参照执行。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本部分的引用而成为本部分的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本部分，然而，鼓励根据本部分达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的应用文件，其最新版本适用于本部分。

GB/T9704-1999国家行政机关公文格式

国发[2000]23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知

杭政[2000]17号杭州市贯彻实施《国家行政机关公文处理办法》的补充规定

杭政办[2001]21号杭州市人民政府文件格式细则

3术语和定义

GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》、国发[2000]23号《国家行政机关公文处理办法》、杭政[2000]17号《杭州市贯彻实施<国家行政机关公文处理办法>的补充规定》、杭政办[2001]21号《杭州市人民政府文件格式细则》中确立的术语和定义以及下列术语和定义均适用于本部分。

3.1公文体

是指公文实体的内容，由眉首、主体、版记三部分组成。

3.2电子公文的办理组成要素

电子公文办理过程各环节的动态生成的要素一般包括文件编号、文件类别、流转序号、关联流转序号、送出时间、办理时限、签收时间、办理单位、办理人职务、办理人姓名、办理时间、办理意见等。

4电子公文的显现格式

4.1电子公文的页面设置

电子公文文件采用标准A4型纸张大小，其幅面尺寸为210mm×297mm。

版心尺寸为156mm×225mm。

版心上边缘距页面上边缘37mm。

4.2电子公文的页码设置

用4号半角白体阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下1行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后不标识页码。

4.3公文体的显现格式

4.3.1下行文

4.3.1.1眉首

下行文眉首的显现格式见表1。

表1下行文眉首的显现格式

序号

要素名称

位置

文字内容

字号和字体

颜色

说明

1

秘密等级

版心右上角第1行

3号黑体

黑色

后标识“★”

3

保密期限

版心右上角第1行，“★”后，居右顶格

3号黑体

黑色

4

紧急程度

版心右上角第1行；若同时标识秘密等级和保密期限，则标识在版心右上角第2行

3号黑体

黑色

5

发文机关标识

上边缘至版心上边缘25mm

发文机关名称加“文件”二字

小标宋体

红色

联合行文时，“文件”二字置于发文机关名称右侧，发文机关上下居中排布，主办机关在前。

联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文

6

发文字号

发文机关标识下第3行，居中

由发文机关代字、年份和序号组成

3号仿宋体

黑色

年份、序号用阿拉伯数字标识；年份标全称，用六角“〔〕”括入；发文字号下4mm处画与版心等宽的1mm红色反线

4.3.1.2主体

下行文主体的显现格式见表2。

表2下行文主体的显现格式

序号

要素名称

位置

文字内容

字号和字体

颜色

说明

1

标题

眉首的红色反线下第3行起，居中

2号小标宋体

黑色

可分行居中排布

2

主送机关

标题下第2行，居左顶格

3号仿宋体

黑色

回行时顶格，最后一个主送机关后标全角冒号

3

正文

主送机关下1行起

（第一级标题）

3号黑体

黑色

（第二级标题）

3号楷体

黑色

无标题级别的自然段

3号仿宋体

黑色

每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行

4

附件

正文之后第2行居左空2字

附件

3号仿宋体

黑色

后标全角冒号

冒号之后

3号仿宋体

黑色

回行与冒号后文字对齐。

如有序号，使用阿拉伯数字表示

5

公文生效标识

上距正文2mm－4mm

单位印章

红色

印章下压成文日期

签发人名章

红色

签发人名章左空2字，标识职务

6

成文日期

正文下第4行，居右，右空4字

3号仿宋体

黑色

用汉字表示，“零”写成“Ο”

7

附注

成文日期下第2行，居左空2字

3号仿宋体

黑色

加圆括号标识

4.3.1.3版记

版记位于电子公文文件最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

下行文版记的显现格式见表3。

表3下行文版记的显现格式

序号

要素名称

位置

文字内容

字号和字体

颜色

说明

1

主题词

居左顶格

主题词

3号黑体

黑色

后标全角冒号

词目和“主题词”同行，位于冒号后

3号小标宋体

黑色

词目之间空1字，主题词下1行画一条宽度同版心的粗实线

2

抄送机关

主题词下1行，左空1字

抄送

3号仿宋体

黑色

后标全角冒号

抄送机关名称位于冒号之后

3号仿宋体

黑色

抄送机关之间不同系统或不同层次用逗号隔开，同一层次或同一系统内的单位用顿号隔开；抄送机栏下1行画一条宽度同版心的细实线

3

印制机关

位于抄送机关下1行，左空1字

3号仿宋体

黑色

印制机关和印制日期占一行位置

4

印制日期

和印制机关同行，右空1字

××年×月×日

数字使用3号阿拉伯数字

“年”、“月”、“日”使用3号仿宋体

黑色

印制日期下1行画一条宽度同版心的粗实线

5

印制份数

印制日期下行的粗实线的下1行，居右空1字

5号仿宋体

黑色

数字用阿拉伯数字表示

4.3.2上行文

4.3.2.1眉首

上行文眉首的显现格式见表4。

表4上行文眉首的显现格式

序号

要素名称

位置

文字内容

字号和字体

颜色

说明

1

秘密等级

版心右上角第1行

3号黑体

黑色

后标识“★”

2

保密期限

版心右上角第1行，“★”后，居右顶格

3号黑体

黑色

3

紧急程度

版心右上角第一行；若同时标识秘密等级和保密期限，则标识在版心右上角第2行

3号黑体

黑色

4

发文机关标识

上边缘至版心上边缘80mm

小标宋体

红色

联合行文时，“文件”二字置于发文机关名称右侧，发文机关上下居中排布，主办机关在前。

联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文

5

发文字号

发文机关标识下第3行，居左顶格

由发文机关代字、年份和序号组成

3号仿宋体

黑色

年份、序号用阿拉伯数字标识；年份标全称，用六角“〔〕”括入；之下4mm处画与版心等宽的1mm红色反线

6

签发人

与发文字号同行，居右

签发人

3号仿宋体

黑色

后标全角冒号

冒号后，居右顶格

签发人姓名

3号仿宋体

黑色

4.3.2.2主体

上行文主体的显现格式同5.2.1.2下行文主体的显现格式。

4.3.2.3版记

上行文版记的显现格式同5.2.1.3下行文版记的显现格式。

4.3.3平行文

4.3.3.1眉首

平行文眉首的显现格式见表5。

表5平行文眉首的显现格式

序号

要素名称

位置

文字内容

字号和字体

颜色

说明

1

发文机关标识

版心第1行，居中

小标宋体

红色

之下4mm处为一条与版心同宽度的红色文武线（上粗下细），距下页边25mm处为一条版心同宽度的红色文武线（上细下粗）

2

发文字号

文武线下第2行，居右顶格

3号仿宋体

黑色

3

秘密等级

文武线下第2行，居左顶格

3号黑体

黑色

后标识“★”

4

保密期限

文武线下第2行，“★”后

3号黑体

黑色

5

紧急程度

文武线下第一行，居左顶格；若同时标识秘密等级和保密期限，则标识在文武线下第二行，居左顶格

3号黑体

黑色

4.3.3.2主体

平行文主体的显现格式同5.2.1.2下行文主体的显现格式。

4.3.3.3版记

版记位于电子公文文件最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

平行文版记的显现格式见表6。

表6平行文版记的显现格式

序号

要素名称

位置

内容

字号和字体

颜色

说明

1

主题词

居左顶格

主题词

3号黑体

黑色

后标全角冒号

词目和“主题词”同行，位于冒号后

3号初号宋体

黑色

词目之间空1字，主题词下一行为一条宽度同版心的粗实线

2

抄送机关

主题词下1行，左空1字

抄送

3号仿宋体

黑色

后标全角冒号

抄送机关名称位于冒号之后

3号仿宋体

黑色

抄送机关之间不同系统或不同层次用逗号隔开，同一层次或同一系统内的单位用顿号隔开

3

印制日期

和印制机关同行，右空1字

××年×月×日

数字使用3号阿拉伯数字

“年”、“月”、“日”使用3号仿宋体

黑色

4

印制份数

印制日期下行的粗实线的下1行，居右空1字

5号仿宋体

黑色

数字用阿拉伯数字表示

4.3.4会议纪要

4.3.4.1眉首

会议纪要眉首的显现格式见表7。

表7会议纪要眉首的显现格式

序号

要素名称

位置

内容

字号和字体

颜色

说明

1

秘密等级

版心右上角第1行

3号黑体

黑色

后标识“★”

2

保密期限

版心右上角第1行，“★”后

3号黑体

黑色

3

紧急程度

版心右上角第1行；若同时标识秘密等级和保密期限，则标识在版心右上角第1行

3号黑体

黑色

4

5

发文机关标识

上边缘至版心上边缘14mm

发文机关名称

小号宋体

红色

发文机关名称下1行，居中

会议纪要

美黑体字

红色

6

发文字号

发文机关标识下第2行，居中

3号黑体

黑色

之下4mm画一条与版心同宽的1mm红色反线

4.3.4.2主体

会议纪要主体的显现格式见表8。

表8会议纪要主体的显现格式

序号

要素名称

位置

文字内容

字号和字体

颜色

说明

1

正文

眉首的红色反线下第2行

（第一级标题）

3号黑体

黑色

（第二级标题）

3号楷体

黑色

无标题级别的自然段

3号仿宋体

黑色

每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行

2

附件

正文之后第2行居左空2字

附件

3号仿宋体

黑色

后标全角冒号

冒号之后

3号仿宋体

黑色

回行与冒号后文字对齐。

如有序号，使用阿拉伯数字表示

4.3.4.3版记

版记位于电子公文文件最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

会议纪要版记的显现格式见表9。

表9会议纪要版记的显现格式

序号

要素名称

位置

内容

字号和字体

颜色

说明

1

主题词

居左顶格

主题词

3号黑体

黑色

后标全角冒号

词目和“主题词”同行，位于冒号后

3号小标宋体

黑色

词目之间空1字，主题词下一行画一条宽度同版心的粗实线

2

主送机关

主题词下1行，左空1字

发

3号仿宋体

黑色

后标全角冒号

主送机关名称位于冒号之后

3号仿宋体

黑色

主送机关之间不同系统或不同层次用逗号隔开，同一层次或同一系统内的单位用顿号隔开

3

抄送机关

主送机关下1行，左空1字

抄

3号仿宋体

黑色

后标全角冒号

抄送机关名称位于冒号之后

3号仿宋体

黑色

抄送机关之间不同系统或不同层次用逗号隔开，同一层次或同一系统内的单位用顿号隔开

4

印制机关

位于抄送机关下1行，左空1字

3号仿宋体

黑色

印制机关和印制日期占一行位置

5

印制日期

和印制机关同行，右空1字

××年×月×日

数字使用3号阿拉伯数字

“年”、“月”、“日”使用3号仿宋体

黑色

印制日期下1行画一条宽度同版心的粗实线

6

印制份数

印制日期下行的粗实线的下第1行，居右空1字

5号仿宋体

黑色

4.3.5其它电子公文的显现格式

杭州市人民政府的其它电子公文文件格式按照杭政办[2001]21号《杭州市人民政府文件格式细则》执行。

仅在国家行政机关部门内流通的其它电子公文的显现格式可以按照上述细则执行，也可以在遵行GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》的前提下制定本部门内流转的电子公文的显现格式。

4.3.6公文体的显现实例

公文体的显现实例参见附录A。

4.4电子公文的办理组成要素的显现格式

在电子公文的办理或交换的某一环节中，并非所有的动态要素全部显现，其显现格式见附录B。

显现实例参见附录C。

附录A

（资料性附录）

公文体的显现实例

A.1下行文的公文体显现实例

000001机密★×年

急件

杭州市人民政府文件

杭政〔2003〕×号

杭州市人民政府关于××××××

××××××××的通知

各区、县（市）人民政府，市政府各部门、各直属单位：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：

1.××××××××××××

2.××××××××××

杭州市人民政府（印章）

二ΟΟ年×月×日

（此件发至市区各街道、乡镇）

主题词：

××　××　××　通知

抄送：

省政府办公厅

　　　市委各部门，市纪委，军分区，市各群众团体

　　　市人大常委会办公厅，市政协办公厅，市法院，市检察院

　　　市各民主党派

杭州市人民政府办公厅秘书一处　2002年×月×日印发

A.2上行文的公文体显现实例

杭州市人民政府文件

杭政发〔2002〕×号签发人：

×××

杭州市人民政府关于×××××的请示

省人民政府：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

特此请示，请予回复。

附件：

1.×××××××××××××××××××

××××

2.×××××××××

杭州市人民政府（印章）

二ΟΟ三年×月×日

（联系人：

×××，电话：

××××）

主题词：

××　××　××请示

抄送：

省××厅、××厅

杭州市人民政府办公厅秘书一处2003年×月×日印发

A.3平行文的公文体显现实例

杭州市人民政府办公厅

急件杭政办函〔2003〕×号

杭州市人民政府办公厅关于××××

××××××××的通知

×××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

杭州市人民政府办公厅（印章）

二ΟΟ三年×月×日

主题词：

××　××　××通知

抄送：

××，××、××××

A.4会议纪要的公文体显现实例

杭州市人民政府

常务会议纪要

〔2003〕×号

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

缺席：

×××。

列席：

×××、××××、××、××、×××、×××、

××××、××、××、×××、×××、××××、

××、××、×××。

发：

××××××××××××××

抄：

××××××××××××××××××××××××××

××。

杭州市人民政府办公厅2003年×月×日印发

附录B

（规范性附录）

电子公文的办理组成要素的显现格式

说明：

1.图中“杭州市政府机关电子公文处理表”采用A4纸幅面尺寸210mm×297mm。

156mm×225是版心尺寸。

版心上边缘距页面上边缘37mm。

2.标题“杭州市政府机关电子公文处理表”在版心第一行，用2号加粗宋体字。

3.页角部分如图所示，页码水平居中，使用小四号宋体：

“杭州市人民政府办公厅”；

附录C

（资料性附录）

电子公文的办理组成要素的显现实例

说明：

1.除“办理意见”栏外，其余栏目名称应用小四号加粗宋体字，位置水平垂直居中；

2.“办理意见”用四号加粗宋体字，居该栏的第一行左边顶格；

3.其余均用5号宋体字；

4.办理意见首行左空两个汉字，回行定格。

办理单位、办理人姓名、办理人职务、办理时

间另起一行，并排列在一行上，中间使用一个半角空格分隔；办理时间右空四个汉字；

5.办理单位使用规范化简称，办理时间的表示格式为YYYY-MM-DDHH:

MM:

SS。