文件管理程序管理制度办法.docx
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文件管理程序管理制度办法.docx
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文件管理程序管理制度办法
文件管理程序
1目的
对公司所有文件进行管理、控制,以确保各部门使用的文件均为有效版本。
2适用范围
本文件适用于除通知、通报等短期临时性发信外文件的管理和控制。
3定义
无
4职责权限
4.1人力资源部
负责本程序文件的归口管理。
4.2各部门
4.2.1负责本部门相关文件的制定。
4.2.2文件的使用人员负责所用文件的妥善使用和保管。
4.2.3各部门确保本部门编制文件的充分、适宜性。
4.2.4各部门负责外来文件的识别,必要时归档。
5正文
5.1文件的种类
文件的种类:
管理手册、程序文件、作业文件、记录文件、外来文件。
作业文件包括:
标准、制度、规定、规程、细则、办法、SOP。
5.2文件编号规则
5.2.1管理手册
编号规定为:
LW-SC-2011-A0,其中LW代表公司名称,SC为管理手册简写,2011代表编写年份,A0代表文件为初次版本。
5.2.2程序文件
LW—CX—XXX—AX
版本号
文件的序号
程序文件
公司名称
例如:
LW-CX-001-A0
5.2.3作业文件
LW—XX—XXX—AX
版本号
文件的序号
部门代码
公司名称
例如:
LW-HR-001-A0
5.2.4记录的编号
在文件编号后加注“-01,-02,-03……”依次类推。
例如LW-CX-001-A0-01。
5.2.5外来文件使用外来文件自身的编号。
5.2.6各部门代码如下表
部门代码
投资发展部(ID)
基建部(CE)
人力资源部(HR)
行政管理部(AD)
企宣部(EP)
财务部(FD)
销售部(SD)
市场部(MD)
技术工艺部(LA)
研发中心(RDC)
运营计划部(OP)
供应链部(SM)
动力安环部(FE)
硅锭制造部(GD)
硅片制造部(GP)
电池制造部(DC)
组件制造部(ZJ)
组件返修部(FX)
硅料分选部(PM)
设备部(ED)
质量部(QD)
精益生产办公室(LP)
内控部(IC)
5.3文件正文格式
5.3.1正文格式模板见附件
5.3.2文件主体要求说明
5.3.2.1文件要求使用A4纸打印,页面设置,上下2.54cm,左右1.91cm,每页37行,每行45字。
5.3.2.2文件的页眉以行政部要求的公司往来文件格式范本为标准,并右对齐注明文件版次(字体为宋体小四号),页眉页脚距边界1.5cm,页脚中央部分记录页数,注明第几页、共几页(第几页共几页)以表明文件的当前页数和总页数,字体为常规宋体小五号。
5.3.2.3文件的封面
文件的封面设置如本文件封面,表格宽度为16.81厘米,第一行高度为3.43厘米,第二行高度为20.55厘米,封面要注明文件的名称、编号、版次、受控状态、编制部门、发放编号、编制、审核、批准人的姓名及相应日期,公司及文件名称使用黑体二号字体,其他文字为黑体三号字体。
5.4文件的编制、审核、批准
5.4.1由文件编制部门负责文件的起草编制,并确定文件是否要跨部门使用,如果文件需要跨部门使用,即涉及到两个以上部门的,编制部门将文件初稿发至各相关部门进行浏览,各部门对初稿提出完善性意见后,编制部门根据意见进行修改,完善意见后形成文件的报批稿。
5.4.2文件的编制部门将文件报批稿送至人力资源部进行审核并申请该文件在公司的编号,人力资源部将对该文件的格式是否符合文件的要求进行审核,并给文件相应的编号。
5.4.3文件由编制部门相关人员审核后,进行文件会签,以证明各相关涉及部门已同意该文件内容的实施,形成<文件会签表>,完成后到相应职能部门进行批准,文件得到批准后到人力资源部受控配发。
5.4.4文件的批准权限
文件批准权限
序号
文件名称/类别
编制部门
审核部门或人员
批准人
1
管理手册
质量及动力安环部
管理者代表
总裁
2
程序文件
相关职能部门组织
部门经理
管理者代表/系统副总
3
作业文件
相关职能部门组织
经理/主管
系统副总/经理
4
记录文件
相关职能部门组织
相关职能部门
————
5
外来文件
————
归口部门审查其适用性
————
5.5文件的状态
5.5.1为防止使用失效版本文件,清楚地表明文件的状态,将文件划分为受控文件、保留文件和作废文件三类,并分别加盖相应标识。
5.5.1.1各部门下发的符合本文件程序的所有文件均为受控文件,并加盖“受控”印章。
5.5.1.2作废文件,指回收作废或失效的文件,盖“作废”印章。
5.5.1.3保留文件,失效或作废文件留做参考时,盖“保留”印章。
5.6文件的配发
5.6.1对于文件格式不符合规定以及会签等记录不全的不予受控配发。
5.6.2公司内部所有文件均由文档专员加盖“受控”红章后配发,执行部门一律使用正规配发的文件,其他均不能作为作业的依据。
5.6.3正规配发的文件使用时不能随便复印、扫描、涂改,任何自行复制、扫描、涂改过的文件均为无效文件。
5.6.4文件由编制部门确定文件的配发范围并进行发放,发放过程中形成<文件发放回收登记表>。
5.7文件的更改
5.7.1对于文件运行过程中发现的不适宜的文件由发现部门向文件编制部门提出更改需求。
5.7.2文件需要更改的,由申请人填写<文件更改申请单>,经批准后文件编制部门具体组织实施文件的更改工作,文件更改审批受控后,由编制部门组织配发。
5.8文件的回收
5.8.1发放新文件的同时将旧版文件收回至文档专员处,回收过程中在<文件发放回收登记表>上登记,如果该旧版文件仍有保存价值的,填写<文件保留清册>,并标明保留期限。
5.8.2收回的文件,没有保存价值或保存期限已到的,文档专员将作废文件加盖“作废”印章后定期做销毁处理,形成<文件销毁清册>。
5.9有效文件的管控
5.9.1文档专员每年1月和7月份汇总全公司的<有效文件目录清单>发送至各部门进行核对。
5.9.2各部门按照发布的<有效文件目录清单>核对现使用的文件,确保现场文件的有效性。
5.9.3各部门确保本部门使用的外来文件为标准最新版本,并每月更新本部门的有效外来文件目录发至人力资源部,人力资源部汇总各部门外来文件,形成<外来文件清单>。
6相关文件
无
7相关记录
7.1文件发放回收登记表LW-CX-001-A1-01
7.2文件会签表LW-CX-001-A1-02
7.3文件更改申请单LW-CX-001-A1-03
7.4文件保留清册LW-CX-001-A1-04
7.5文件销毁清册LW-CX-001-A1-05
7.6有效文件目录清单LW-CX-001-A1-06
7.7外来文件清单LW-CX-001-A1-07
附件:
文件的模板
标题(黑体三号居中,段前一行段后一行)
1目的(四号黑体,1.25倍行距,编码与文字间两中文半角字符。
)
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(宋体小四号,首行缩进2.5字符;段前0行,段后一行,行间距为多倍行距1.25。
)
2适用范围(四号黑体,多倍行距1.25,编码与文字间两中文半角字符。
)
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(宋体小四号,首行缩进2.5字符;段前0行,段后一行,行间距为多倍行距1.25。
)
3定义(四号黑体,多倍行距1.25,编码与文字间两中文半角字符。
)
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(宋体小四号,首行缩进2.5字符,段前0行,段后0行,行间距为多倍行距1.25。
)
3.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(宋体小四号,编码与文字间两中文半角字符;段前0行,段后0行,行间距为多倍行距1.25。
)
3.2XXXXXXXXXXX(宋体小四号,编码与文字间两中文半角字符;段前0行,段后0行,行间距为多倍行距1.25。
)
3.3XXXXXXXXXXX(宋体小四号,编码与文字间两中文半角字符;段前0行,段后1行,行间距为多倍行距1.25。
)
4职责权限(四号黑体,多倍行距1.25,编码与文字间两中文半角字符。
)
4.1XXXXX(宋体标题小四号,编码与文字间两中文半角字符;段前0行,段后0行,行间距为多倍行距1.25)
4.1.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(宋体小四号,编码与文字间两中文半角字符段;前0行,段后0行,行间距为多倍行距1.25)
4.1.2XXXXXXXXXXX(宋体小四号,编码与文字间两中文半角字符;段前0行,段后0行,行间距为多倍行距1.25)
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(首行缩进2.5字符,宋体小四号,段前0行,段后1行,行间距为多倍行距1.25)
5正文(四号黑体,多倍行距1.25,段前0行,段后0行,编码与文字间两中文半角字符。
)
5.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(宋体小四号,编码与文字间两中文半角字符;段前0行,段后0行,行间距为多倍行距1.25)
5.2XXXXXXXXXXX(宋体小四号,编码与文字间两中文半角字符;段前0行,段后0行,行间距为多倍行距1.25)
5.3XXXXXXXXXXX(宋体小四号,编码与文字间两中文半角字符;段前0行,段后0行,行间距为多倍行距1.25)
5.3.1XXXXXXXXXXXXXXXXX(宋体小四号,编码与文字间两中文半角字符;段前0行,段后0行,行间距为多倍行距1.25)
5.3.1.1XXXXXXXXXXXXXXXXX(宋体小四号,文字部分为宋体小四号;编码与文字间两中文半角字符;段前0行,段后0行,行间距为多倍行距1.25)
aXXXXXXXXX(宋体小四号,首行缩进2.5字符;编码与文字间两中文半角字符;段前0行,段后0行,行间距为多倍行距1.25)
bXXXXXXXXX(宋体小四号,首行缩进2.5字符;编码与文字间两中文半角字符;段前0行,段后1行,行间距为多倍行距1.25)
6相关文件
6.1《XXXXXXXXX》LW-CX-001-A0(小四号宋体,段前0行,段后0行)
6.2《XXXXXXXXX》LW-CX-002-A0(小四号宋体,段前0行,段后1行)
7相关记录
7.1《XXXXXXXXX》LW-CX-001-A0-01(小四号宋体,段前0行,段后0行)
文件发放回收登记表
编号:
LW-CX-001-A1-01
文件名称
文件编号
编制部门
编制
审核
批准
发放部门
发放编号
发放登记
发放日期
回收登记
回收日期
文件会签表
编号:
LW-CX-001-A1-02
名称
编号
编制部门
提出日期
回复日期
编制者
会签部门
□投资发展部
□投资发展系统
□基建部
□人力资源部
□人力行政系统
□行政管理部
□企宣部
□财务部
□财务系统
□市场部
□市场销售系统
□销售部
□技术工艺部
□技术系统
□研发中心
□运营计划部
□制造总监/运营系统
□供应链部
□动力安环部
□硅锭制造部
□硅片制造部
□电池制造部
□组件制造部
□组件返修部
□硅料分选部
□设备部
□质量部
□质量系统
□精益生产办公室
总裁
备注:
会签部门名称按照组织架构的调整而更新,在所需会签部门前□内打“√”
文件更改申请单
编号:
LW-CX-001-A1-03
文件名称
文件编号
申请部门
申请人
批准人
批准日期
更改原因
更改前内容及条款
更改后内容及条款
文件保留清册
编号:
LW-CX-001-A1-04
序号
文件名称
文件编号
发放编号
保留期限
备注
文件销毁清册
编号:
LW-CX-001-A1-05
序号
文件名称
文件编号
发放编号
监销人
销毁日期
备注
有效文件目录清单
编号:
LW-CX-001-A1-06
序号
文件名称
文件编号
配发部门
备注
外来文件清单
编号:
LW-CX-001-A1-07
文件名称
文件编号
归口部门
版本号
备注
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