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办公自动化培训讲义
办公自动化培训讲义
第一部分基本操作
1、开机(WindowsXP操作系统)
先按显示器电源开关——>后按主机电源开关——>出现WindowsXP按回车
2、关机
开始--〉关闭系统-—〉关闭计算机-—〉是-->待主机灯灭后按显示器电源开关。
3、桌面、开始菜单、级联菜单
Windows桌面
开机进入windows系统之后,我们所看到的就是windows的桌面,桌面由桌面图标和任务栏两部分组成。
桌面图标分为两部分――系统图标和应用程序图标,“我的电脑“我的文档"“网上邻居”“浏览器”属于系统图标其余的都属于应用程序图标。
任务栏包括开始菜单,工具按钮,状态图标,窗口按钮等。
4、键盘及鼠标操作
1)键盘的使用
先来认识一下键盘,现在我们所常见的键盘,上面有105个按键,俗称为105键盘,键盘是电脑的主要输入设备,它由主键盘区,功能键区,编辑键区,小键盘区(辅助键盘),状态指示区组成,
常用按键的意义
在主键盘区中,常用键的用法及意义
回车键:
用于确认并执行一条命令。
在文本编辑中,可以用来换行
退出键:
通常用于退出一个操作
换档键:
按住shift键,同时按住键盘上的双字符键,如12345,这时候在屏幕上输出的是双字符键中上面的字符,譬如在文本编辑中,按住shift不放,再按下3键,再屏幕上输入的则是#
空格键:
按下空格键,产生一个空格,
制表键tab:
用来向右移动光标,一般一次性移动8个空格。
大小写字母转换键:
开机时,系统处于小写字母输入状态,这时候我们在进行文本输入的时候,输入的都是小写字母,按下此键后,状态指示区的caplock灯变亮,此时系统处于大写字母输入状态,如果在按下,capclock灯熄灭,又回到小写输入状态。
退格键(后退键):
按下退格键,可删除光标前的一个字符
控制键ctrl及alt键,具有特殊用途,通常要组合使用
功能键区键的用法及意义
从F1-F12为功能键,具体功能根据不同软件各有不同,如在office办公软件中,F1是显示帮助信息,F5是查找替换等.
编辑键区键的用法及意义
常用键pageup及pagedown,用来使屏幕向后翻屏。
上下左右键,用来上下左右移动光标而不删除任何字符。
小键盘区常用键
在状态指示灯num亮的时候,小键盘上的数字键及加减乘除键可用,否则需要按下numlock,使得状态指示灯num变亮。
键盘指法
基准键位
基准键位在键盘中部,有八个键,指法分区,如图
2)鼠标的使用
鼠标上通常有两个键,左键和右键.
鼠标操作:
单击、双击、右击、拖动等
单击:
按下一次鼠标左键
双击:
快速按下两次鼠标左键,通常用来打开文件或程序
右击:
按下一次鼠标右键
拖动:
指向要拖动的对象,按下左键,拖动到目的地之后,松开左键
鼠标的操作是windows应用的基础,希望熟练掌握
5、Word窗口
①单击(开始——〉程序——>Word)
②标题栏、菜单栏、工具栏、格式栏、任务栏
③关闭按钮、最大/还原按钮、最小化按钮(单击后隐藏在任务栏)
6、输入法转换
①单击键盘图标,单击智能ABC输入法
②单击任务栏的一枝笔按钮输入法打开/关闭按钮单击显示输入法单击关闭输入法
7、输入法状态框的使用
①汉字/英文转换全拼输入法汉字状态全拼输入法英文大写状态A
②中/英文标点转换中文标点英文标点
句号按。
键顿号按\键省略号按Shift+∧键
③软键盘打开/关闭
练习:
输入常用符号@#%\/+〈〉.输入中文标点:
!
()、:
;‘’“”?
……-—>
8、智能ABC输入法的技巧(任意造词)
练习
9、移动键盘使用技巧(13种移动键盘)
用单位符号输入:
壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾
右击输入法状态框的软键盘-—>单位符号——>SHIFT+Q—->零—-〉右击软键盘
练习:
输入○零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾
第二部分Windows的文件管理
a)打开双击要打开的文件
b)新建文件夹(转换智能ABC输入法)
在资源管理器的左窗格单击D:
-—〉文件—->新建—->文件夹——>输入你的姓名——〉在空白处单击
c)选定
选定一个文件单击这个文件
选定连续文件单击第一个文件-—>按住SHIFT不放,再单击最后一个文件
选定不连续文件(只对文件夹有效)按住CTRL不放,再单击每一个文件
d)复制
选定文件(文字)——〉复制(常用工具栏)—->选定目标-—>粘贴(常用工具栏)
e)移动
选定文件(文字)-->剪切(常用工具栏)——>选定目标-->粘贴(常用工具栏)
f)保存
①关闭Word窗口——〉问是否保存文件——〉单击是保存(单击否是不保存)
②单击工具栏软盘图标—保存框▼-D:
——>保存
g)重命名
右击文件-->重命名——〉输入要改的文件名——>回车
h)删除
选定文件-—>删除--〉是-—>右击回收站—->清空回收站
i)恢复被删除的文件
j)建立文件快捷方式
快捷方式是用于快速打开文件的方法,
k)查找文件或文件夹
l)控制面板
控制面板在在windows中是非常重要的,用户可以通过控制面板对电脑进行一些自定义的设置。
以桌面背景为例,调整显示属性。
。
。
。
。
。
。
...。
。
调整日期。
...。
。
。
。
。
。
.。
。
。
。
。
。
自定义鼠标。
。
。
。
。
。
。
。
.。
。
。
.
c.windows的一些应用应用程序
画图工具。
。
。
。
...。
。
当然,这个画图工具是最简单的一种图像处理软件,如果专业绘图人员还需要功能更强大的软件,如aotocad等等
记事本。
。
。
。
。
。
。
。
游戏
计算器
操作题:
在D:
建立一个文件夹名是自己的姓名,并建立一个名为“我爱学电脑”的WORD文件,先保存到“我的文档”,然后复制到以上文件夹里。
(我爱学电脑的拼音是WOAIXUEDIANNAO)
答案:
1、转换智能ABC输入法
2、在资源管理器的左窗格单击D:
-->文件—->新建——〉文件夹——〉输入你的姓名-—>在空白处单击
3、开始--〉程序-->Word—->输入“我爱学电脑”
4、单击工具栏软盘图标—->保存框▼-—〉我的文档--〉保存
5、在资源管理器的左窗格单击我的文档-->我爱学电脑—-〉复制-—>左窗格单击D:
下的你的姓名文件夹-—〉粘贴
第三部分 Word的使用
第一节 Word文档的基本编辑
一、Word的启动
方法1:
用鼠标双击桌面上的Word图标。
方法2:
开始→程序→单击Word图标.
二、选择输入法
1.单击任务栏上的输入法图标。
2.使用键盘:
Ctrl+空格:
中英文输入切换;
Shift+空格:
全角与半角切换。
Shift+Ctrl:
输入法切换;
三、选择字符的技巧:
注:
在Word的文档进行编辑时,必须“先选后做”
1.任意选取
单击要选取的开始处,拖动鼠标左键拖动直到选取的最后一个字符放开即可,选区呈黑底白字。
2.整行选取:
鼠标单击行左边选取栏。
3.选取一段:
鼠标双击段左边选取栏。
4.选取整篇:
在左边选取栏上,三击鼠标或Ctrl+A。
5.选取一句:
按Ctrl+鼠标单击句子任意处.
6.选取一列:
按Alt+鼠标拖动。
技巧:
按Shift键+鼠标单击。
四、新建文档
方法1:
文件→新建→空文档→确定.
方法2:
用工具栏的“新建”按钮.
五、编辑修改
1.添加字符:
在要添加文字的地方单击鼠标,输入文字。
2.删除字符:
A.选择字符后直接输入新字符
B.将光标移至字符后按“←”键
C。
将光标移至字符前按“Delete”键
3.移动字符:
选取要移动的字符后按鼠标拖动
4.对齐方式:
工具栏中的“左对齐、居中、右对齐”按钮。
5.复制字符:
A.选好复制字符→编辑→复制→将光标移到要粘贴的地方→编辑→粘贴
B.使用键盘:
Ctrl+C(复制) Ctrl+V(粘帖)
六、文件管理
1.保存文件
方法一:
用菜单“文件”→“保存"/“另存为”。
方法二:
用工具栏的‘保存'按钮。
第二节 文档的排版
一.设置文字的字体、大小及颜色
1.格式化工具栏中“字体”、“字号”、“字体颜色”等按钮。
2。
选取文字→单击Mouse右键→字体
3.选取文字→格式→字体
二.设置粗体、斜体及文字下划线
1.选取文字→直接单击工具栏的B粗体、I斜体、U下划线按钮(撤消时只需再次单击即可)
2。
选取文字→格式→字体
三.字符缩放的设置
1。
选取文字→直接单击格式化工具栏上的“缩放"按钮
2.选取文字→格式→字体→“字符间距"标签→缩放
四.动态效果的设置
选取文字→格式→字体→“动态效果”标签
五.特殊效果的设置
方法:
格式→字体→效果区
设置上下标(例:
H2O,M2)、设置删除线、双删除线、阴影、空心、阴文、阳文、大型/全部大写字母、隐藏文字
六.文字边框和底纹的设置
方法:
格式→边框和底纹
“边框”标签:
设置文字和段落的各种边框
“底纹”标签:
设置文字和段落的各种底纹(注意应用范围)
“页面边框”标签:
在“艺术型"项可设置各种页面边框
七.着重号的设置:
1。
其它格式工具栏中的“着重号”按钮
2。
格式→字体→着重号
八.突出显示的设置
其它格式工具栏中的“突出显示”按钮
九.自动添加段落边框
A.工具→自动更正→自动功能(在Word2000中选择“键入时自动套用格式”标签)→勾选“边框”复选框
B.在空白处连续输入三个或多个连字符(例:
=、#、*、~)后按Enter即可.
十.设置段落的对齐方式
1。
用格式工具栏的‘对齐’按钮。
2.格式→段落→“缩进和间距”标签→对齐方式。
3.用键盘:
左对齐Ctrl+L、右对齐Ctrl+R、居中Ctrl+E、
两端对齐Ctrl+J、分散对齐Ctrl+Shift+D.
十一.设置文字缩进
1。
用标尺来设置缩进文字
2.格式→段落→“缩进和间距”标签→“特殊格式”项
第三节 应用项目符号和编号
一、编辑版面
注:
对页面进行设置切换到页面视图中
纸张大小和页面方向:
文件→页面设置→“纸张大小”标签
页边距的设置:
文件→页面设置→“页边距”标签
快捷方法:
在标尺上按Alt+Mouse拖动
3、垂直对齐页面上的文本:
文件→页面设置→“版面"标签→垂直对齐
4、创建页眉/页脚:
视图→页眉/页脚“在页眉和页脚间切换”按扭
注:
单击“关闭按钮"或双击主文档通退出“页眉/页脚编辑”状态,返回到正文编辑状态。
5、分页
将光标置于要插入分页符处→插入→分隔符→选中分页符→确定
6、分栏
选取要进行分栏的文字→格式→分栏
设置栏间距:
格式→分栏→设置宽度和间距编辑区中的“间距”
***改变栏宽及栏间距的快捷方法:
在标尺上按Alt+Mouse拖动
二、建立项目符号和编号
(一)项目符号
1、格式化工具栏中的“项目符号”按钮
2、格式→项目符号和编号→“项目符号”标签
注:
“自定义"按钮.“项目符号”按钮
(二)编号
1、格式化工具栏中的“编号”按钮
2、格式→项目符号和编号→“编号”标签
注:
“自定义”按钮、编号样式
3、多级编号
格式→项目符号和编号→“多级符号”标签
注意:
级别、编号样式、编号格式
使用:
“增中缩进量”按钮(降级)
“减少缩进量”按钮(升级)
第四节 表格处理与打印文档
一、创建表格
1、表格→插入表格→输入列数、行数→确定
2、工具栏中的“插入表格”按钮
二、选取单元格
1、任意选取:
Mouse拖动
2、选择一个单元格:
Mouse单击单元格左边内侧
3、选择一行:
单击行左边
4、选择一列:
单击列顶部
5、选择整个表格:
Mouse单首单元格+按住Shift键+Mouse单击末单元格
三、编辑表格
1、调整行高
(1)将Mouse放在表格线上拖动
(2)表格→单元格高度和宽度→“行”标签
2、调整列宽
(1)用Mouse拖动标尺
(2)将Mouse放在表格线上拖动
3、平均分布各列:
表格→平均分布各列
4、改变文字方向:
格式→文字方向
5、加斜线:
格式→边框和底纹→“边框”标签
6、插入行:
将光标放在单元格内→Mouse右键→插入行
技巧:
将光标放入表格末单元格中,按“Tab键”可在表格尾增加一行
7、删除行
(1)将光标放入要删除的行中→表格→删除单元格→选择“整行删除”→确定
(2)将光标放入单元格中→Mouse右键→删除单元格→选择“整行删除”→确定
8、插入一列
(1)选择一列→表格→插入列
(2)选择一列→Mouse右键→插入列
9、删除一列:
选取一列→Mouse右键→删除列
四、编辑特殊表格
1、合并单元格
(1)先取要合并的单元格→Mouse右键→合并单元格
(2)选取要合并的单元格→表格→合并单元格
2、拆分单元格:
选取单元格→表格→拆分单元格
3、绘制表格
工具栏中的“表格和边框”按钮→“绘制表格"按钮→拖动Mouse绘制
4、拆分表格:
将光标放入单元格→表格→拆分表格
五、修饰表格
1、修改线型和颜色:
格式→边框和底纹
2、修改线宽:
将光标放入单元格→Mouse右键→边框和底纹
六、表格与文本之间的切换
1、将表格转换成文本:
选取整个表格→表格→将表格转换成文字→制表符
2、将文本转换成表格
选取文本→表格→将文字转换成表格
七、打印预览:
文件→打印预览
八、打印文档:
文件→打印
第五节 图片、文本框
一、插入图片
方法1、插入→图片→剪贴画
方法2、插入→图片→来自文件
注:
来自文件调出电脑中已有的图片文件(D:
\PIC)插入文本中。
1、改变图片大小和位置
大小:
选择图片后,将Mouse放在“控点"拖动Mouse
位置:
选择图片后,将Mouse放在图片内部拖动Mouse
2、在“来自文件”的图片上添加文字:
双击图片进入图片编辑状态→输入文字→进行文字格式化。
3、设置叠放次序
A、单击Mouse右键→叠放次序
B、绘图工具栏上的“绘图”按钮→叠放次序
4、设置文字环绕
A、图片Mouse右键→设置图片格式→“环绕”标签
B、图片工具栏中的“文字环绕”按钮
5、改变图片对比度和亮度
A、图片工具栏中的“增加对比度”、“降低对比度"、“增加亮度”、“降低亮度”等按钮。
B、图片工具栏中“设置图片”按钮→“图片"标签→图像控制
C、选择图片→Mouse右键→设置图片格式→“图片”标签
6、裁剪图片:
选择图片→图片工具栏中的“裁剪”按钮
7、设置图片水印效果:
选取图片→图片工具栏中的“图像控制”按钮→水印
8、剪贴画组合和取消组合
组合:
选取剪贴画→Mouse右键→组合→组合
取消组合:
选取剪贴画→Mouse右键→组合→取消组合
9、改变剪贴画的颜色
注:
改变剪贴画内部颜色前必需取消组合
A、选择剪贴画→Mouse右键→设置对象格式→“颜色和线条”标签→填充
B、图片工具栏中的“设置对象格式”按钮
C、绘图工具栏中的“填充色”按钮
10、选取多个对象
A、Shift+Mouse单击
B、Mouse单击绘图工具栏中的“选择对象”按钮→拖拽出虚框将需选取的对象框住。
11、旋转图片
A、绘图工具栏中“自由旋转”按钮
B、绘图工具栏中“绘图"按钮→旋转或翻转→自由旋转
12、插入自选图形
A、插入→图片→自选图形
B、绘图工具栏中的“自选图形”按钮
***设置自选图形的格式***
A、选择自选图形→Mouse右键→“颜色和线条”标签
B、绘图工具栏中的“填充”和“线条”按钮
***给自选图形添加文字***
选择自选图形→Mouse右键→添加文字
二、插入文本框
A、插入→文本框
B、绘图工具栏中的“文本框”按钮
***设置文本框格式***
选择文本框→双击Mouse→“颜色和线条”标签→填充、线条等→“环绕”标签中设置环绕方式
第六节 有效使用Word
一、格式刷的使用
格式工具栏中的“格式刷”按钮(作用:
复制格式)
单击:
只能使用一次
双击:
可重复使用,直到按“ESC”键或用Mouse单击“格式刷"按钮.
二、首字下沉的设置
格式→首字下沉
三、插入符号
插入→符号
四、查找和替换的设置
1、编辑→查找
2、编辑→替换
五、插入艺术字
1、绘图工具栏中“插入艺术字"按钮
2、插入→图片→艺术字
艺术字竖排文字:
艺术字工具栏中的“艺术字竖排文字按扭”
六、设置艺术字格式
(1)颜色:
艺术字工具栏中“设置艺术字格式"按钮→“颜色和线条”标签→填充和线条颜色
(2)阴影:
绘图工具栏中的“阴影”按扭
(3)设置艺术字形状:
艺术字工具栏中的“艺术字形状”按钮
(4)编辑艺术字内容:
艺术字工具栏中“编辑文字”按钮
(5)三维效果:
绘图工具栏中的“三维效果"按钮
注:
在三维设置工具栏中可编辑三维效果
第四部分Excel的使用
第一节表格的基本建立
一、Excel的启动
方法1:
用鼠标双击桌面上的Excel图标
方法2:
单击任务栏“开始”→程序→单击Excel图标
二、建立表格
输入数据的技巧:
1、将数字转为文字输入:
输入数字前加[']号例:
‘8844134
2、输入数值时:
用[,]号作千分位分隔
在数字前输入[+]号被忽略;
给数字加上小括号或在数字前输入[-]表示负数。
3、同时对多个单元格输入相同的数据:
选择要输入数据的单元格→输入数据→按Ctrl+Enter结束输入
五、编辑表格
A、调整行高、列宽:
方法一:
拖动行号下边框线、列标右边框线
方法二:
选定行号、列标单击右键,选择“行高"、“列宽”。
**均匀分布各行、列的技巧:
选定多行、多列,拖动其中的一行或一列,所有被选中行或列将均匀分布.
B、单元格对齐:
单击工具栏的“左对齐、居中、右对齐、合并及居中"按钮
C、修改数据
1、重新输入:
直接输入数据覆盖错误的数据。
2、在单元格内修改数据:
双击所需要修改的单元格
D、行/列的插入与删除
插入行/列:
选定需插入行/列处→单击右键→插入
删除行/列:
选定需删除的行/列→单击右键→删除
六、文件管理
1、保存文件:
文件→另存为/保存或单击工具栏的“保存"按钮
第二节编辑工作表
一、添加和删除数据
1、添加数据
1)插入→单元格→输入数据。
2)先在工作表中输入要添加的数据→按Shift键+Mouse拖动将数据插入到表格中。
2、删除的数据
用“编辑→查找”命令查找到要删除的数据→选取要删除的单元格范围→“编辑”→“删除”
二、工作表的使用
1、工作表的选取
a.选取单一工作表:
Mouse单击.
b.选取连续工作表:
Shift键+Mouse单击.
c.选取不连续工作表:
Ctrl键+Mouse单击.
2、插入或删除工作表
(1)插入工作表:
插入→工作表
(2)删除工作表:
编辑→删除工作表
小技巧:
选中多张工作表可同时插入或删除多张工作表。
3、移动和复制工作表
移动:
用Mouse拖动工作表标签
复制:
按Ctrl键+Mouse拖动工作表标签
使用命令:
编辑→移动或复制工作
4、重命名工作表
a.双击Mouse工作表标签→输入新名
b.单击Mouse右键→重命名
三、数据的使用和奖金的限制。
1.复制数据
单击工具栏中的“复制"按钮→单击工具栏中的“粘贴”按钮.
2。
奖金的限制:
使用“数据”菜单中的“有效数据"命令
a.设置选项卡→设置有效条件为整数,数值介于(0-100)之间
b。
输入信息选项卡→输入提示信息
c.错误警告选项卡→输入错误警告信息
第三节格式化工作表
一、创建自定义文字序列
工具→选项→“自定义序列"标签→新序列→在输入序列框中输入所需文字条目→“添加"按钮→确定
注意:
每项应为一行
二、强制换行:
Alt+Enter
三、设置标题跨列居中(“合并及居中”功能的使用)
1、选定需要跨列的单元格范围
2、单击格式工具栏的“合并及居中"按钮
撤消跨列居中的方法:
格式→单元格→“对齐”标签→“合并单元格”复选框
四、设置字体格式
1、格式→单元格→“字体"标签
2、格式化工具栏
五、给表格加图案:
工具栏中的“填充色"按钮
六、设置文本方向:
格式→单元格→“对齐"标签
七、设置数值格式
1、工具栏中的:
“千分位样式”、“增加小数位数”、“减少小数位数”、“百分比样式”、“货币样式”等按钮
2、格式→单元格→“数字”标签
八、设置条件格式
方法:
选择范围→格式→条件格式→输入新条件→单击“格式”按钮可设置单元格格式,单击“添加”按钮可增加新条件。
例:
精装金威的数量(箱)
〈60淡蓝色
〉80黄色
十一、调整表格的对齐方式:
1、格式工具栏的对齐按钮
2、格式→单元格→“对齐"标签
十二、设置单元格的边框
格式→单元格→“边框”标签
第四节公式与函数
一、输入公式
所有的公式必须以等号开头。
二、公式中的运算符号
1、算术运算符:
+ — * / ^ %
2、文本运算符:
&
3、比较运算符:
> 〈 = 〉= <= 〈>
4、引用运算符:
冒号(:
)或逗号(,)
三、移动和复制公式
移动公式:
用Mouse拖动单元格
复制公式:
1。
用Mouse拖动填充柄
2。
常用工具栏上的“复制”、“粘贴”按钮
四、公式位置的引用
引用类型:
相对地址引用、绝对地址引用
注:
用F4可转换相对地址和绝对地址
五、常用函数
1、SUM求和函数
格式:
=SUM(单元格范围)
2、AVERAGE求平均函数
格式:
=AVERAGE(单元格范围)
3、MAX最大值函数
格式:
=MAX(单元格范围)
4、MIN求最小值函数
格式:
=MIN(单元格范围)
5、IF条件函数
格式:
=IF(条件,值1,值2)
注:
当条件成立时,结果为值1,否则为值2。
第五节创建图表
一、创建图表
方法:
1。
工具栏上“图表向导”按扭
2.插入→图表
二、格式化图表:
图表→图表选项
a.添加标题
b.显示/隐藏图例
c。
添加数据标志
格式化图表的技巧:
用Mouse双击需要格式化的地方,则在弹出的对话框中直接设置即可。
第六节数据管理
一.
二.
三.
一.自动筛选(前十项):
可筛选出最大项和最小项
方法:
数据→筛选→自动筛选→前十项(利用此方法)
二。
自定义筛选:
数据→筛选→自动筛选→单击筛选按钮→选择“自定义”
例:
2500〈基本工资<1500
基本工资〉2000或基本工资〈1000
注:
条件“与”:
指两个条件都必须满足
条件“或”:
指只须满足其中一个条件即可
三。
排序
方法1:
常用工具栏上“升序”、“降序”按钮
方法2:
数据→排序
四。
分类汇总
例:
算出每个部门实发工资总和
方法:
数据→分类汇总
***在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮可删除分类汇总操作.
五、保护数据
1。
全选工作表→
格式→单元格→保护→取消锁定
2.选择保护范围→
格式→单元格→保护→勾选“锁定"复选框
3
.工具→保护→保护工作表→输入密码→确定
六、保护文件
在Excel97中:
文件→另存为→“选项”按钮
在Excel2000中:
文件→另存为→工
Excel课堂练习
练习一:
1、增加或减少工具栏的显示,最后还原
2、新建工
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 办公自动化 培训 讲义