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华侨城中学
华侨城中学
纸张、办公设备耗材采购项目
标书文件
2010年10月
目录
第一部分投标方须知3
一、总则3
二、投标方的基本要求3
三、招标文件3
四、投标文件4
4.1投标文件的编写4
4.2投标文件的组成5
4.3投标文件格式5
4.4投标报价6
4.5投标有效期6
4.6投标文件的签署及规定6
4.7投标文件的递交6
4.8迟交的投标文件7
4.9投标文件的修改和撤消7
五、开标及评标7
5.1开标7
5.2投标文件的澄清8
5.3评标原则8
六、确定中标9
6.1商务谈判9
6.2中标通知9
6.3签订协议9
6.4特别声明10
七、保密及其它注意事项10
第二部分主要服务要求10
第三部分质量、交货、售后服务、付款及违约要求10
第四部分投标文件格式13
附件1投标申请函13
附件2投标一览表(打印件和电子版光盘)14
附件3商务条款偏离表15
附件4资格证明文件16
第一部分投标方须知
一、总则
1.1为满足深圳市南山区华侨城中学办公需要,本单位决定以公开招标的方式确定供应商。
1.2本次招投标工作中招、投标双方均应按照《招投标法》、《合同法》的有关条款进行。
1.3招投标文件的修改通知书将构成招投标文件的一部分,对招投标方均有约束力。
1.4无论本次投标的结果如何,投标方需自行承担参与投标所发生的所有费用。
1.5深圳市南山区华侨城中学对招标文件有最终的解释权
二、投标方的基本要求
2.1投标方的要求
A.在中华人民共和国境内注册,具有办公设备耗材经营资格,能够独立承担民事责任,并具有相应能力可以承担办公设备耗材供应的供应商。
B.投标人必须具有所投项目的厂家代理资格或厂家授权资格。
C.投标人必须具备深圳市、区政府协议采购供应商资格。
D.取得工商行政管理部门颁发的企业法人营业执照,并通过当年度工商年检。
E.投标人的注册金额需≥100万。
F.投标人应遵循《中华人民共和国政府采购法》及其他有关的中国法律和法规的规定。
G.投标人近3年内没有违法、违规记录。
H.符合法律法规规定的其他条件。
2.2招标方保留对初审通过的投标方的资格、资信和所提供材料的真实性进行进一步审查和做出相应决定的权利。
三、招标文件
3.1投标文件的组成
投标文件用以阐明所需提供的服务、采购、招标程序和合同条件。
投标文件包括:
(1)投标方须知
(2)主要服务要求
(3)主要合同条款
(4)投标文件格式
3.2招标文件的澄清
关于招标书及投标的一切问题,投标方只能以书面形式(包括邮件、信函或传真,下同)与招标方指定的人员联系。
如投标方对招标文件提出澄清要求,应在投标截止日期2天前按招标书中注明的地址以书面形式通知招标方。
招标方对于投标方提问的解答,如招标方认为必要,将会以邮件或已加盖公章的书面传真或学校网站三种通知方式同时通知所有的投标方。
3.3招标文件的修改
在投标截止日2天前,招标方可以修改招标文件。
招标方关于招标文件的修改,将以邮件或已加盖公章的书面传真、学校网站三种通知方式同时通知所有的投标方。
若标书有修改,则投标截止日期顺延到自标书修改之日起7日。
招标文件的修改书将作为招标文件的一部分,对招标人和投标人都具有约束力。
四、投标文件
4.1投标文件的编写
4.1.1投标文件一律采用A4纸印制,应提供一式四份,一份正本,三份副本。
投标文件除了签字以外都必须打印,封面注明“正本”、“副本”字样。
如副本与正本之间有任何差异,以正本为准。
投标文件如有修正错漏处,必须由同一签署人签字或盖章。
投标方另须提供投标文件电子文档一个。
4.1.2投标语言
投标文件应以中文书写,字迹清楚、内容齐全、表达准确、真实,不应有涂改增删处,如确需修改,修改处须有法定代表人或其委托代理人的签名并加盖单位公章。
4.1.3投标方编制投标文件应按照招标文件所规定的内容,逐项书写齐全,并提交全部资格证明文件,否则投标无效。
4.2投标文件的组成
投标方编写的投标文件应包括下列部分:
附件1投标一览表(打印件和电子版光盘)
附件2商务条款偏离表
附件3资格证明文件
包括:
附件3.1法人代表授权书
附件3.2营业执照(复印件加盖单位公章)
附件3.3组织机构代码证书(复印件加盖单位公章)
附件3.4税务登记证(复印件加盖单位公章)
附件3.5投标方基本情况
附件3.6投标方的资信证明
附件3.7各类办公设备及办公设备耗材厂家的经营或维修授权文件
附件3.8依法缴纳税收的完税证明
附件3.9投标方参加同类采购活动近三年内,在经营活动中没有重大事故、违法记录的声明
4.3投标文件格式
A.投标人应详细阅读招标文件的全部内容。
投标文件须对招标文件中的内容做出实质性和完整的响应,如果投标文件填报的内容资料不详,或没有提供招标文件中所要求的全部资料及数据,将导致投标被拒绝。
B.投标文件应严格按照招标文件规定的顺序装订成册并编制目录,由于编排混乱导致投标文件被误读或查找不到,是投标方的责任。
C.投标文件应严格按照第四部分招标文件“投标文件的格式”的要求提交,并按规定的格式逐项填写,不准有空项;无相应内容可填的项应填写“无”。
投标文件未按规定提交或留有空项,将被视为非实质性响应的投标文件,其投标可能导致被拒绝。
D.投标一览表与电子表格要按照本招标文件提供形式统一填写,不得合并、删除列,不得自行增减内容。
电子表格内容与正本内容相同,若电子表格中的数据与正本内容不符,以正本内容为准。
E.投标方必须保证投标文件所提供的全部资料真实可靠,并接受招标方对其中任何资料进一步审查的要求。
F.投标文件电子文档必须用Word2003兼容版本制作,电子表格必须用Excel2003兼容版本表格制作。
任何由于不符合本要求的制作,而导致的投标文件无法阅读或被误读将被视为无效投标,后果由投标方承担。
4.4投标报价
A.所有报价均以人民币元为计算单位。
除报价单中列明的价格外,投标方应自行承担其他一切费用,包括税费、运输费、整场包装费等。
B.投标一览表的每个项目只允许有一个报价,任何有选择的报价将导致投标被拒绝。
C.招标方不接受可选择的投标方案和报价。
任何有选择的或可调整的投标方案和报价将被视为非响应性投标而被拒绝。
4.5投标有效期
4.5.1投标文件从递交截止之日起,投标有效期为90天。
投标文件的有效期不足本须知规定的有效期的,将被视为非实质响应性投标文件,采购代表人有权拒绝。
4.5.2特殊情况下,招标方可于投标文件有效期满之前要求投标方同意延长有效期,要求与答复均应为书面形式。
投标方可以拒绝上述要求。
4.6投标文件的签署及规定
4.6.1投标文件正本须是打印文件。
投标文件应由投标方法定代表人或经法定代表人正式授权的投标方代表在“招标文件”要求的地方签字并加盖印章。
一旦正本和副本有差异,以正本为准。
4.6.2除投标方对错处作必要修改外,投标文件中不许有加行、涂抹或改写。
若有修改须由签署投标文件的人在旁边签字才有效。
4.6.3招标方拒绝接受以电报、电话、传真、电子邮件形式的投标文件。
4.7投标文件的递交
4.7.1投标方将投标文件密封,封口处应有投标单位公章。
封皮上写明招标方名称、招标编号、招标项目名称、投标人名称,并注明“开标时启封”字样。
4.7.2递交投标文件的时间及地点
投标方必须在招标文件中规定的截止时间前,将所有投标文件送至招标文件规定的地点。
4.7.3有下列情况的,招标方有权视其投标书无效(即废标):
A)投标书未按规定密封;
B)投标书未盖单位公章或无法定代表人签章;
C)投标书未按招标文件规定要求和格式编制填写,或内容不全、字迹模糊难以辨认的;
D)投标书逾期送达;
E)投标文件不符合中国的有关法律要求;
F)开评标过程中,投标方有企图影响开评标者的行为。
4.8迟交的投标文件
招标方将拒绝接受并原封退回在投标文件递交截止时间后递交的任何投标文件。
4.9投标文件的修改和撤消
投标方在提交投标文件后,可对其投标文件进行修改或撤消,但投标单位必须在投标截止日前将该修改文本或撤消的书面通知送到招标方。
投标截止日后不得修改或撤消投标文件。
投标方的修改或撤回通知应按本须知第4.1条规定编制。
五、开标及评标
5.1开标
5.1.1招标方将组建评标小组,其成员由招标方内部成员组成,评标小组成员对投标文件进行审查、评估和比较。
5.1.2招标方决定评标的程序和形式。
5.1.3对投标文件的初步审查和响应性的确定
A)在对投标文件进行详细评估前,招标方将确定投标文件是否对招标文件的要求做出了实质性的响应,且没有重大偏离。
实质性响应是指符合招标文件的所有条款、条件和规定;重大偏离系指影响到招标文件规定的范围或限制了招标方的权利和投标方的义务。
B)招标方判断投标文件的响应性仅基于投标文件本身,而不靠外部证据。
C)招标方将拒绝被确定为非实质性响应的投标。
投标方不能通过修正或撤消不符之处,而使其投标成为实质性响应的投标。
5.2投标文件的澄清
为了有助于对投标文件进行审查、评估和比较,招标方有权向投标方提出质疑,并
请投标方澄清其投标内容。
投标方有责任按照招标方要求答疑和澄清。
澄清答复应
是书面的,但不得对投标内容进行实质性修改。
5.3评标原则
5.3.1投标文件完整无缺符合招标文件的各项规定、要求和格式。
5.3.2招标方将综合考虑价格、服务承诺、相关资质和业绩、人员情况及其它的增值服务等因素进行整体评估,选择能满足招标方需求的供应商。
5.3.3评标委员会将遵循公开、公平、公正和择优的原则进行评审。
对所有投标方的投标文件进行综合评审,采用相同的程序和标准。
5.3.4投标方不得干扰招标方的评标,否则招标方有权废除其投标资格并根据情况决定是否追究其法律责任。
5.3.5评标方法:
综合评分法。
(无价格)
评标方法说明:
综合评分法(无价格),是指在最大限度满足招标文件实质性要求前提下,按照招标文件规定的各项因素进行量化打分,每个投标供应商的总得分应以去掉一个最高分和一个最低分后的汇总分确定,以评分总得分最高的投标供应商作为中标候选供应商或中标供应商的评分方法。
行号
评分项
权重
1
报价情况
50
行号
内容
权重
评分规则
评分方式
1
报价情况
50
投标总价最低者=50
投标总价次低者=40
注:
计分方式每名次以10分为一级依次递减.通过资格预审的供应商至少得到及积分,30分.
专家打分
2
售后服务
30
行号
内容
权重
评分规则
评分方式
1
产品质量的可靠性及稳定性
10
专家打分
2
服务承诺条款及违约条款
5
专家打分
3
服务网点的人员数量及技术力量
10
专家打分
4
免费保修或服务程序-对服务要求的响应程序
5
专家打分
3
供应商资质信誉评价
20
行号
内容
权重
评分规则
评分方式
1
供应商经营规模,资质证书
15
专家打分
2
近两年在深圳地区的销售情况及纳税记录
5
专家打分
六、确定中标
6.1商务谈判
招标方在评标之后,会根据具体情况,与投标方进行商务谈判。
6.2中标通知
6.2.1商务谈判结束后,招标方将与中标方签订协议。
6.2.2招标方不向落标方解释落标原因,不退还投标文件。
6.3签订协议
6.3.1中标方的投标文件、澄清文件及双方商务谈判所达成的意见等,均为签订协议的依据。
6.3.2招标方在签订协议时有权对“招标内容”中规定的项目做出具体规定,并对招标文件中未规定的事宜做出补充规定。
6.3.3招标文件、中标方的投标文件及其澄清文件等,均为签订协议的依据。
6.4特别声明
招标方在中标方不能按投标书承诺提供交货和服务等而无法满足招标方要求,或者中标方退出办公设备耗材供应企业或被处罚取消办公设备耗材经营资格后,而导致现有的中标方不能满足整体的办公设备耗材供应业务,招标方将根据实际情况,有权终止合作而选择其它供应商。
七、保密及其它注意事项
7.1投标方需对此招标文件之内容完全保密。
7.2招标方对投标人提交的文件将给予保密,但不予退还。
7.3为保证评标的公正性,招标方相关人员不得与投标方私下交换意见。
7.4投标方认可招标文件中的所有内容。
第二部分主要服务要求
本次招标,中标方的服务期限为一年。
中标方全面履行投标文件的承诺,严格履行服务承诺,杜绝不正当竞争行为,做到诚实、守信。
圆满完成办公设备耗材的供应工作,确保质量,提供快捷、方便、满意的服务。
中标方在招标方有办公设备耗材送货需要时,须第一时间响应需求,若招标方有要求到单位现场面谈,则中标方人员保证4小时内到达。
中标方按照招标文件的要求以及投标文件的响应建立完善企业内部管理制度并严格执行。
中标方建立招标方档案信息,妥善保管纸张、办公设备、办公耗材买卖合同、验收单及相关资料,以备查验。
配合做好招标方采购信息统计工作。
第三部分质量、交货、售后服务、付款及违约要求
1、质量保证
中标方承诺供应的办公耗材全部为原厂生产的全新正品。
2、交货要求
中标方承诺对耗材清单中的产品须备有充足库存,在接到招标方需求电话后4小时内将耗材送达招标方指定的地点(若有更短响应时间或需更长响应时间须在此说明)。
招标方人员验收合格后填写《验收合格单》交给中标方送货人员。
3、售后服务要求
中标方须对此次标的耗材匹配的设备提供免费维修服务。
A)在招标方机器设备正常使用状态下,中标方对复印机、打印机每月定期保养一次,每年安排整体清洁、上油、检修工作。
B)中标方提供5×8小时(国家规定节假日除外)的技术支持电话服务,在无法满足需求,招标方要求上门服务的情况下,中标方服务人员将在1小时内电话响应,4小时内到达招标方设备地点进行维修。
C)对于硬件损坏或遇到无法在现场解决的问题,经招标方工作人员签字认可后,由中标方服务人员将设备负责送达中标方维修基地修复并取回,同时中标方服务工程师负责把设备安装到原来状态。
D)若需要更换硬件或配件,中标方向招标方收取成本费用,具体价格由双方另行商定。
4、付款要求
中标方向招标方提供当月经招标方人员签字确认的《验收合格单》及有效发票之后15个工作日内,招标方向中标方支付该笔款项。
若招标方在耗材使用过程中发现中标方所送产品非原装正品,中标方须承担因此导致的一切责任。
5、违约要求
A)中标方承诺供应的办公耗材全部为原厂生产的全新正品,若被招标方发现并确认投标方供应的产品非原厂生产的全新正品,中标方愿意承担违约责任,须向招标方支付相当于全新正品价格10倍的违约金。
B)中标方承诺按照招标方的办公设备耗材需求通知中具体要求的时间和交货地点送货,否则视为迟延交货。
每预期一日,应向招标方支付本批次总价款 0.1 %的违约金;如延期交货超过10日,招标方有权利取消延期批次的办公设备耗材需求通知而另行委托第三方供应,并有权向中标方追索因此而产生的一切损失。
C)除招标方书面同意外,中标方不得将自己履行的全部和部分合同义务转让给第三方。
第四部分投标文件格式
附件1投标申请函
:
(招标方)
(投标单位全称)授权(授权代表名称)(职务、职称)为授权代表,参加贵方组织的(项目编号、项目名称)投标的有关活动,并对此项目进行申请。
为此:
1、提供投标须知规定的全部投标文件:
正本一份,副本三份。
2、投标人将招标文件的规定履行合同责任和义务。
3、投标人已详细审查全部投标文件,包括修改文件(如有的话)以及全部参考资料和有关附件。
我们完全理解并同意放弃对这方面有不明误解的权利。
4、其投标文件自从递交截止之日起有效期为90个日历日。
5、中标投标人同意提供按照贵方可能要求的与其投标文件有关的一切数据或资料,完全理解贵方不一定要接受最低费率的投标或收到的任何投标。
6、与本投标文件有关的一切正式往来通讯请寄:
地址:
邮编:
电话:
传真:
投标方授权代表姓名、职务(印刷体):
授权代表签字:
日期:
年月日
投标方名称(公章)
附件2投标一览表(打印件和电子版光盘)
耗材清单见办公设备耗材表.exl。
附件3商务条款偏离表
如投标方提交的投标文件商务条款及合同条款与招标文件的要求存在偏离,需逐项填写商务条款偏离表,否则认为投标方完全接受招标文件的要求。
序号
招标文件条目号
招标文件的商务条款要求
投标文件的应答
说明
附件4资格证明文件
附件4.1法人代表授权书
(如法定代表人亲自签字参加投标,则不需此件)
法人代表授权书
:
(招标方)
(投标方单位名称)的法定代表人授权(授权代表姓名)为授权代表,参加贵处组织的项目(项目编号:
)投标活动,全权处理投标活动中的一切事宜。
法定代表人签字:
投标方单位名称(加盖公章)
日期
授权代表签字:
职务:
详细通讯地址:
邮政编码:
传真:
电话:
附件4.2营业执照(复印件加盖单位公章)
工商年检合格的营业执照副本复印件加盖单位公章
附件4.3组织机构代码证书(复印件加盖单位公章)
附件4.4税务登记证(复印件加盖单位公章)
附件4.5投标方基本情况
单位名称
地址
邮编
电话
传真
电子邮件
成立和/或注册日期
公司性质
法定代表人
经营范围
职工人数
注册资本
实收资本
主要客户介绍
格式见下表(投标供应商主要客户情况介绍)
资质及相关资料
代理的办公设备品牌、种类:
代理的办公设备耗材品牌、种类:
深圳办公设备维护的技术人员数量:
相关资质:
投标人认为需要声明的其他情况
投标供应商主要客户情况介绍
序号
单位名称
联系人
电话
合作范围
备注
1
2
3
4
5
6
兹证明上述声明是真实的、正确的,并提供了全部能提供的资料和数据,我们同意遵照贵方要求出示有关证明文件。
投标方公章:
投标方代表签字:
日期:
年月日
附件4.6各类办公设备及办公设备耗材厂家的经营或维修授权文件
(复印件加盖单位公章)
附件4.7投标方参加政府采购活动近三年内,在经营活动中没有重大事故、违法记录的声明
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