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秘书工作论文定稿

试论协调与公关工作在文秘工作中

的重要性

二〇一二年六月

摘要

随着社会的发展，经济的繁荣，各种社会关系多样化，造成秘书工作的复杂化。

其具体内容可概括为辅助领导管理，提供综合服务。

秘书部门是领导者的办事机构，又处于联系上下、左右、内外的中介位置，起到上呈下达的作用。

在客观上充当了“公关大使”的角色。

秘书是否具有自觉的公关意识，以及公关意识的强弱，不仅成了衡量秘书人员精神素质的尺标，而且反映了一个单位或企业已达到的文明程度。

所以，作为一个称职的，有作为的现代秘书，应自觉树立公共关系意识和提高个人协调能力，并用它来促进本职业务工作，为单位、企业树立良好的形象。

本文以举例的手法具体论述协调工作和公关工作在秘书工作中所起的重要作用及其地位的重要性。

关键词文秘，协调，公关

ABSTRACT

Withthedevelopmentofsociety,economicprosperity,andthevariedsocialrelations,thedutyofsecretarybecomescomplicated.Itsspecificcontentscanbesummarizedashelpingtoleadmanagementandofferintegratedservice.Secretarialdepartmentistheofficewhichplaysaimportantroleinthedailywork.Ingeneral,asecretaryactsasaambassador.Thesenseofpublicrelationstoasecretaryhasnotonlybecamearulertomeasurethespiritualqualitiesofthesecretarialstaff,butalsoreflectsthelevelofcivilization.Therefore,asacompetent,modernsecretary,heorsheshouldconsciouslyestablishapublicawarenessandimprovepersonalcoordination,anduseittopromotehisownbusinessandhelptoestablishagoodimageofacompany.Therefore,thisthesisaimstoanalyzetheimportanceofasecretaryinawayofspecificallydiscussingwithitspublicrelationwork.

KeywordsSecretary,Coordination,Publicrelationse

目录

摘要…...……………………………………………………………………………....Ⅰ

ABSTRACT……………………………………………………………………………….Ⅱ

绪论……………………………………………………………………………………...1

一、现代秘书工作……………………………………………………………………...2

（一）协调工作………………………………………………………………………2

（二）公关工作………………………………………………………………………2

（三）内勤工作………………………………………………………………………3

二、秘书协调工作及其重要性…………………………………………………………4

（一）协调工作关系…………………………………………………………………..4

（二）协调人际关系…………………………………………………………………..6

三、秘书公关工作及其重要性…………………………………………………………9

（一）树立科学的公关意识……………………………………………………………9

（二）重视自我形象的塑造……………………………………………………………………9

（三）掌握公关模式…………………………………………………………………………..11

结论……………………………………………………………………………………13

参考文献………………………………………………………………………………14

致谢…………………………………………………………………………………….15

绪论

“秘书”一词，最早指宫禁中迷藏的书，后来逐渐由指物发展到指人，指国家机构中的官职。

如东汉恒帝时始设的“秘书监”，及后来出现的典校秘书、秘书丞、秘书郎等，都是指这类文职人员。

然而真正意义上的秘书，是从孙中山先生领导的南京政府才开始的，虽然没有秘书的官职，但已明确了秘书工作的大致内容：

掌管文件、管理文书，这些内容为以后历届政府所沿袭。

秘书发展到今天，其工作已不仅仅是掌管文件、管理文书，更是直接辅助领导人进行科学决策和实施决策的人员，甚至有些秘书进入了领导中枢。

因此，当今的秘书工作，对秘书人员的文化素养、领导能力、协调能力、公关能力等多方面的综合能力要求也愈来愈高。

秘书人员除了要对自我角色高度认知并正确定位外，还必须掌握专业的操作技巧，充分学习管理知识，不断提高自己的协调能力和公关能力，同时善于运用信息科技手段以提升工作绩效，熟悉组织沟通，做一个有前瞻意识的知识秘书，以适应秘书工作日益发展的这一要求和需要，以胜任领导得力助手的职责，并为单位树立良好的形象。

一、现代秘书工作

随着社会主义市场经济的发展，科学技术的不断提高，社会分工越来越细化，现代秘书工作也需要不断适应新时期的发展，其工作范围将越来越广泛，内容越来越丰富。

但是就常规性秘书工作而言，主要有以下几个方面的内容。

（一）协调工作

协调是秘书辅助领导工作的重要组成部分，也是有效地进行管理的重要手段。

在实际工作中，领导者不可能事无大小都去过问，大量的协调工作是由秘书和秘书部门去完成的。

所以从某种意义上说，秘书部门也是协调部门。

协助领导协调好各方面的关系，是秘书部门的一项重要职能和长期任务。

《现代通用秘书》一书中有这样一则案例：

A市市委接到省委、省政府《关于夏季粮食收购中不许向农民打白条的通知》。

市委办公室则根据该《通知》精神，以落实省里的指示为内容发了一篇公文。

由于事先没有与市政府办公室取得联系，结果市政府办公室也发了一篇同样内容的公文，而且对一些具体事项的口径与市委办公室所发的文件不完全一致，结果各县、区纷纷来电话问到底该按谁发的公文执行。

造成了政出多门，下级无所适从的局面。

由此例我们看出：

作为党委的办事机关，应以上级为中心，与其他单位之间协调一致，行文办事前考虑周全，就不会出现这样的局面了。

（二）公关工作

文秘工作与公关可以说是“剪不断，理还乱”的关系，文秘人员身处人际关系的中心，需要很好的处理上下级的关系，平衡左右关系，协调领导和部门之间的关系，接待受理群众的来信来访，应付处理各种突发事件。

《公关文秘》一书中有一则这样的案例：

飞燕实业总公司张总经理与王副经理，因为工作上的分歧，矛盾越来愈大。

一天，总经理病了，住进了医院，阎秘书到医院看望，说是代表王副经理来的。

过了一段时间，王副经理病了，阎秘书到医院看望，然后说是受张总的委托来的。

经过阎秘书从中协调，化解了两位经理间的矛盾。

从此例看出，领导层的不和必然会影响公司的工作，秘书应该把握好机会积极从中协调，使工作顺利展开。

（三）内勤工作

内勤工作较多，较繁杂，主要有文件撰写和管理工作、辅助决策工作、信息资料工作、查办工作、议案和提案工作、值班工作、印信工作、通讯工作、保密工作等。

刘岩，B市某机关文书处处长。

在平时的交往中，刘某得到了一位女港商的垂青，在刘某看来这是一件很正常的事情。

一天，刘某违反规定让女港商将刘某办公桌上放着本该叫秘书及时归档的文件全部装进了她随身携带着的小包。

结果那位女港商得到了一些重要文件，并泄露出去。

事发后，刘某自然受到了法律的严惩。

作为一名秘书，保密是秘书无论在什么情况下都应该具备的素质，不能到了事情无法挽回的时候才意识到问题的严重性。

二、秘书协调工作及其重要性

协调是指管理者从系统整体出发，运用各种手段，正确、妥善地处理系统之间和人们之间的各种关系，为实现目标而共同奋斗的一种管理职能，它是由社会发展的客观规律决定的。

秘书部门在机关或系统管理中处于承上启下、协调左右的中心位置。

秘书身处复杂的社会关系之中：

有领导的上下级和同级，有兄弟单位，有自己的领导与同事的关系等。

这些关系很多时候都需要秘书人员出面沟通协调。

因此，秘书理应把协调工作做好，谦虚谨慎，积极大胆，更好的发挥为领导服务的参谋助手作用。

协调工作的内容范围较广，就辅助领导进行科学管理有关的协调工作而言，大致可分为工作关系的协调和人际关系的协调。

（一）协调工作关系

1.内部协调

秘书部门的协调作用，首先体现在单位内部的协调上，内部协调是指在同一个单位中同层次的各部门之间的协调工作。

一个单位，自上而下，形成有效运转的工作体系。

领导同各部门及各个部门之间需要统一步调，得到平衡，秘书部门则在其中起着不可或缺的协调作用。

（1）对上关系协调

秘书人员是领导人的近身助手和参谋，在本部门和上级的关系中处于重要位置。

一旦发生某些不能协调的现象，秘书应能敏锐地从文书往来和领导的言谈话语中及时发现问题。

首先，检查本部门自身是否全面领会了上级领导的意图，是否贯彻了上级部门的政策精神，是否局部利益服从了整体利益，是否在各方面与上级领导保持了一致，是否完成了上级布置的各项工作。

其次，如果在自查中发现有与上级要求不相一致的地方，那就应该立刻加以整顿、改进。

最后，要主动向上级汇报工作安排和进展情况，如果在贯彻执行上级要求时，出现上级没有想到的问题，应向上级多做请示，并在上级与本部门间做好沟通工作。

C地委办公室信息科黄科长通过几天的信息采集，并写了一篇较有价值的信息稿，经过一番修改之后，上交给该地委秘书长。

他估计这篇信息稿一定能发表，并能获得当年全省党委系统的优秀信息奖。

不料，秘书长看后批示：

此稿目前不宜发表。

黄科长很不甘心便再次修改，将原稿换了个标题，内容的也略作改动，

然后越过秘书长直接拿给地委办袁副主任签发，通过了。

事发之后，他受到了秘书长的严厉批评。

由此例可以看出：

黄科长他不服从上级领导，没有贯彻上级部门的政策精神，没有从整体利益出发。

（2）对下关系协调

对下关系协调是指领导在实施政策的过程中，充分考虑到本单位各部门的实际情况，多倾听各部门的意见和要求，科学地制定决策，并有效地将组织决策意图贯彻到各部门执行，使之自觉地协调运转，积极地为实现组织目标而努力工作。

中央一位领导到南方某省视察工作，计划要到该省A市的一座大型水电站看看，后来因故取消。

负责组织协调这次活动的省委会公厅秦主任由于工作忙，未能亲自将领导同志临时取消视察水电站活动之事告诉前卫车有关人员，而只是托人转告。

次日车队到达A市时，前卫车直奔电站，脱离了车队。

事后，才知道前卫车人员没接到已取消视察电站的通知。

类似这样的工作失误，往往都是主办人员疏忽大意，对下级部门协调不到位，如果秦主任亲自交代前卫车的有关人员，这一错误就可以避免。

2.外部协调

在同一个系统中也有上下级单位之分，由于它们的地位不同，有时难免会产生在相互利益和观点上的矛盾。

这种矛盾通常表现在上级与本单位领导、本单位与下属单位领导、下属单位领导与被领导之间的矛盾。

（1）对上关系协调

对上级单位，要说明是代替本单位领导来汇报情况、请求指示的。

一定不要代表本单位领导应允或拒绝某些事情，也不要擅自表态，要把本单位能办或不能办的具体情况周详地向上级领导或上级有关部门汇报。

争取获得上级领导或上级有关部门的谅解和支持。

这样才既能促进本单位正确、及时地贯彻落实领导的意图，又能促进上级及时、全面地了解本单位的实际情况，从而使本单位与上级保持一致协调运转。

（2）对下关系协调

对下关系协调是指上级单位在实施的过程中，充分考虑到下级单位的实际情况，多倾听下级的意见和要求。

在对下关系的协调事务中，秘书既要参与决策全过程中的协调工作，又要在自身的工作事务中，全面深入地观察、分析和解决问题，避免失调现象，及时化解矛盾，保持与下级关系的协调。

比如《最新秘书实务》中的一则案例：

某公司发给下属单位一份紧急指示，要求在X月X日之前必须将执行情况上报。

下属单位未及时上报，领导可能发火，

要求秘书对下催问，这时，秘书就要用很缓和的语气询问原因，了解到该单位是否是因为有困难才没能准时上报，了解该单位的情况后，及时给予了帮助。

在对下关系协调中，秘书的态度很重要，要及时了解下级的困难，并给予支持和帮助。

（二）协调人际关系

人生活在世界上，就不免与其他人产生各种各样的关系。

作为秘书人员在工作中不免时常与人打交道，并在与人的交往中遇到各种各样的问题，这就要求秘书人员要做好人际关系上的协调工作。

如果说工作关系上的协调是以共同事业和奋斗目标为出发点及归宿，那么人际关系上的协调就是以感情为出发点及归宿的。

1.秘书与领导关系的协调

领导是秘书工作服务的主要对象，秘书与领导的关系是秘书工作中最重要的关系。

秘书要成为领导的参谋助手，必须同领导的关系和谐融洽。

要建立这种和谐关系，需双方努力。

但秘书工作的从属性、服务性，又要求秘书在协调与领导的关系上，具有更多的主动性。

只有有效地协调与领导的关系，才能使两者工作和谐、相互信任，这对秘书发挥其职能作用有着关键性影响。

因此，正确把握并处理好与领导的关系，对每一个秘书人员来说都是十分重要的。

（1）尊重与服务领导

秘书的职责，是为领导做好服务工作，必须端正为领导服务的思想，主动地做好服务工作。

首先，要努力维护领导的威信。

在工作中，领导出现了差错或失误，不能乱发议论，而应通过适当的方式和正常的渠道反映，以求得合理妥善的解决。

其次，要尊重领导职权，认真严格的执行领导的意见和决策。

秘书人员是为领导服务的，而不是决策者，在处理事情的时候不能越职代权。

当正确可行的意见或是决策，因为一些人的不理解而被反对时，就需要秘书人员站出来，大胆支持领导，这样，才会得到领导的充分信任和尊重。

最后，要正确对待领导的错误，帮助领导客服困难。

所谓：

“智者千虑，必有一失”。

当领导犯错的时候，秘书要当好为领导参谋的角色，做好各种服务工作，尽量帮助领导少犯错误；发现错误要立刻补救，并自觉承担秘书的责任；当领导在工作、学习和处理与同僚的关系中遇到各种困难时，秘书应多提供服务，尽可能的解除领导的后顾之忧，这样既可以做好自己的本职工作，又能很好的协调与领导的关系。

（2）为领导做好参谋工作

要做好为领导参谋的工作，就要熟悉情况，无论是提供信息，还是提建议，秘书都必须对有关情况了如指掌，对问题的判断成竹在胸，大至方针政策，小到

每一项具体活动，秘书都起参谋咨询的作用。

参谋是秘书的特殊服务工作，要摆正位置，把握分寸，大胆进言。

在为领导出主意的时候要懂得分析辩证的去说服领导。

如果在参谋过程中与领导发生分歧时，要正确认识、反省自己的错误，以免使关系陷入僵局。

例如：

张弘范是忽必烈手下一名大将。

有一年，张弘范被调去驻守大名。

恰好当地发洪水，老百姓苦不堪言，于是他未经请奏就免了租税。

却被奸臣趁机捏造各种罪名上告皇上。

张弘范知道后，向皇上委婉的申明道理，勇敢进言。

因为事发突然，来不及请奏便擅自做主，却也得到了忽必烈的认可。

2.秘书与领导者群体关系的协调

秘书与领导者群体的关系远比与单个领导者的关系复杂，领导者群体在根本利益、根本目标和根本原则上都是一致的，但由于每个领导者分工不同，各自的思想观念、领导风格和个性特征等发面也存在着差异，因此，他们之间也会产生一些矛盾和分歧。

首先，领导者之间不可避免的发生矛盾时，秘书人员应该以上级文件和本单位最高领导人为中心，协调好领导者之间的关系。

其次，秘书人员做为领导的参谋和助手，经常活动于领导成员之间，并在领导层和下属机构之间起着沟通信息、处理信息的作用，因而掌握的情况比较深入。

发现领导之间有误会，应寻找适当的机会帮助澄清、化解，切不能搬弄是非，将问题复杂化。

最后，领导者之间发生矛盾，秘书人员应该密切注意观察，仔细分析，弄清楚矛盾的起因、经过等，以寻找合适的对策化解矛盾。

协调好领导者群体的关系，对于秘书做好本职工作，加强领导者之间的团结，有着极为重要的意义。

3.秘书与同事关系的协调

同事关系是由于工作而形成的社会关系。

处理好这种关系，会对秘书的工作起到促进作用。

在同事之间不能拉小圈子，散播小道消息，要关心同事，要真诚和宽容的对待同事，切忌向同事发脾气，遇到比自己优秀的同事，应该虚心学习，对没有自己优秀的同事要加以鼓励和支持，切忌妒贤嫉能、自吹自擂。

《秘书实务》中有这样一则案例：

小夏刚进某建材公司不久，总经理的秘书就出国留学了，由于她的谦虚、勤奋和聪明，总经理秘书这个空缺就让她填补了。

不久，同事们能从她说话的语气中感受到她那种无形的优越感。

市场部张经理原来是总经理办公室主任，是小的上司，这天他有事找总经理，小夏很傲慢的告诉他总经理不在，让他回去。

秘书不能因为工作地位上的变化而骄傲，对待同事要真诚和宽容。

否则会在无形中得罪同事，得罪领导。

协调工作在秘书工作中起着至关重要的作用，只要做好了工作上的协调和人际关系上的协调，那么秘书人员就能更好完成本职工作，并促进单位内部，单位与单位之间的和谐发展，使工作顺利地展开和完成。

三、秘书公关工作及其重要性

公关即公共关系，是指社会组织及其成员，为实现特定的目标，通过一定的传播媒介，在社会公众中塑造形象、沟通信息、协调关系，以增进与内外公众相互了解和相互适应的一种持久的策略行动。

秘书工作与公共关系有着天然的联系。

秘书人员在上下级部门之间、领导与群众之间起着枢纽、桥梁的作用，因此秘书人员所从事的一切实际工作中，无不渗透着公共关系的因素，也或多或少有公共关系的工作。

如果一个秘书公关意识淡薄，不能掌握公关技巧，那他就会耳目闭塞、信息不灵，很难得到各个方面的关注、支持和帮助，本职工作也很难做好。

所以秘书人员应当树立科学的公关意识、重视自我形象的塑造、掌握公关模式，以达到实现公关目标，完成工作任务的目的。

（一）树立科学的公关意识

现代社会中，秘书担任着重要的角色，是组织中的桥梁和纽带，是领导的参谋和助手等等，工作复杂多样。

科学的公关意识是社会主义市场经济发展对现代秘书的客观要求，科学的公关意识和公关能力是现代秘书的重要素质要求，现代秘书必须强化科学的公关意识和增强公关能力。

公共关系在协调现代组织关系，尤其是企业组织与公众之间的关系，帮助树立组织形象，扩大组织影响有着重要的作用。

而科学的公关意识正是秘书人员自觉致力于塑造组织形象，有效传播沟通，争取公众理解与支持的指导思想。

市场经济对社会组织提出的新要求，客观上必然地反映到秘书工作的职能和秘书活动中。

这就要求现代秘书人员必须把处理好本组织内部关系及组织与外部公众的关系放在本职工作的重要位置。

（二）重视自我形象的塑造

随着经济的繁荣，社会对秘书的素质要求越来越高。

文秘是组织形象的体现者，作为新时期的秘书，礼仪修养与形象有着重要的意义。

不仅体现着秘书个人的素养，也体现着整个组织的集体形象。

自我形象由多种要素构成，主要有：

1.品德和能力

这是自我形象中最稳定和核心的部分，人们在交往中最重视的是为人处世的原则、方式及完成工作的效率。

当然，品德和能力应该统一起来，一位热情、干练的秘书必然会给客人留下良好的、难忘的印象。

例如《公关文秘》中的一个例子：

一个儿童运动服公司的一位顾客因为该公司没按每件24元的价格和服装的款式要求发货而对该公司总经理秘书大发雷霆。

该秘书了解情况之后，立刻与领导联系，得到领导批准后，他告诉那位客户，公司愿意以另一批价格高一些的服装代替，而且按他们要求的价格每件只收24元，还对那位顾客说了很多好话，并且向那位顾客保证会立即退货。

那位顾客便满意的离开了。

这位秘书的品的能力都很强，面对发火的客户，他也能保持冷静，并迅速的想好解决的办法，同时在语言上安抚客户，最后合作成功。

2.行为举止

行为举止是人内部品质的外部表现，待人接物、举手投足都有丰富的内涵。

对秘书而言，要使自己的举止朴实高雅、潇洒大方，就必须具备相应的心理素质，要有豁达的人生观、宽容的处事原则、丰富的知识经验、应变的本领等等。

切忌为了附庸风雅而装模作样地去模仿别人或装腔作势地故弄玄虚，让人贻笑大方，也破坏了单位、企业的形象。

《公关文秘》一书中有这样一则例子：

秘书小刘陪同总经理参加一个商务活动。

她穿了一套得体的裙装和总经理一同前往。

到了目的地后，主人前来接待，小刘在慌忙之中打开车门下车，手提包却掉在了地上，小刘马上叉开双腿、弯下身子去捡，因为裙子太短，差点走光。

眼看小刘一系列动作，总经理顿时觉得颜面尽失。

回来后，狠狠地批评了小刘，再也不安排小刘去出席社交活动了。

秘书经常会陪同领导出席各种社交场合，秘书的行为举止，体态礼仪都很重要，这不仅仅是关系的自身的形象，更是代表单位、公司的形象。

3.仪表

仪表主要指人的衣着和面容。

亚里士多德曾经说过“美丽比一封介绍信更具有推荐力。

”生活中人们本能地对美丽的东西产生好感，并由此影响到自己的判断和行为。

因此，服饰与化妆也成为一种重要的文化现象。

每个秘书人员也都应该很注意自己的仪表，既要展示自己的个性，又要注意协调，比如，服装与体型、肤色、年龄、职业、发型的关系；妆容与脸型、气质、出席的场合、担任的社会角色等等。

《公关文秘》中有这样一个例子：

一个外商考察团来某公司考察投资事宜，为了表达礼貌和重视，领导特意挑选了几位年轻漂亮的女士来接待，并让她们穿上紧身上衣和黑色的皮裙。

考察团到了后，还没有开始商谈便找了个理由离开了。

由上例看出：

着装是一种无声的语言，它显示着一个人的身份、角色、个性等多种信息。

总之，鲜明完美的自我形象是公关文秘人员塑造良好组织形象的先导和基础。

（三）掌握公关模式

随着秘书工作的不断继承和发展，秘书工作也有着不同的分类事务及其对应的工作技巧和方法。

所谓公共关系模式，就是有一定的公共关系目标和任务以及由此所决定的若干技巧和方法所构成的具有某种特定公共关系功能的工作方法系统。

1.日常事务型公共关系

是通过一系列日常事务赢得公众的信任，扩大企业的民声，树立组织形象。

日常事务型公共关系体现在组织日常运行的各个环节、各个渠道，要时时注意组织形象，处处为达到工作目标而努力。

这是日常事物型公共关系取得成功的关键。

康巴丝石英钟的生产厂家是在济南。

而“济南”两字的发音在山东话里与“指南”相近，指南针的英语是compass，汉语译音则是“康巴丝”。

这样康巴丝的译义是产品和产地，译义暗指质量可靠，而且这个名称又符合当时社会公众喜欢进口商品的心理。

康巴丝的名字就的为他的产品树立了良好的形象，扩大了企业的名声。

2.宣传型公共关系

是指利用传播媒介争取社会舆论。

新闻媒介：

电视、报纸、杂志、广播、广告等。

专题活动媒介：

演讲、展销会、赞助等。

由于各个传播媒介性能不同，因此，要分清对内对外和根据主题需要来选择传播媒介。

“康巴丝”在推出品牌的时候，举办了亮相的社会性公关活动。

赞助了当年的中央电视台春节联欢晚会，并用这个品牌的石英钟作除夕之夜的报时钟。

工厂将几个样品送到电视台，电视台工作人员对设计提出了一些意见，他们就逐个修改，集几种钟的优点于一身，终于在除夕晚上一鸣惊人，使全国人民认识了“康巴丝”。

他们还以该钟作为第一届青年歌手大奖赛的奖品赠给选手，再次使它名