第4章电子表格Excel讲稿.docx
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第4章电子表格Excel讲稿
第4章电子表格Excel2010
4.1Excel2010的概述
4.1.1Excel2010的功能
中文Excel是由Microsoft公司开发的一个十分流行且出色的电子表格处理软件。
目前常用的版本有中文Excel2000、Excel2002、Excel2003、Excel2007和Excel2010。
Excel2010能方便地制作表格,有强大的计算能力,可方便的制作图表,能与外界交换数据,具备部分数据库功能,如排序、检索、分类汇总等。
它不但可以用于个人事务的处理,而且被广泛地应用于财务、统计和分析等领域,具有强大的表格处理功能。
4.1.2Excel2010运行环境
Excel2010可运行于以下操作系统WinXP/Win7。
4.1.3Excel2010的启动和退出
1.Excel2010的启动
启动Excel2010的方法很多,下面主要介绍以下3种:
1用【开始】菜单启动Excel2010,如图4-1所示。
单击【开始】菜单中的【程序】子菜单,选择【MicrosoftOffice】丨【MicrosoftOfficeExcel2010】。
2利用桌面上的快捷图标启动Excel2010
在桌面上建立Excel快捷方式图标,双击该图标,即可启动Excel2010。
3使用已有的Excel文档打开Excel
如果在我的电脑中存在Excel文档,双击文档图标,即可打开选择的Excel文档。
图4-1开始菜单Excel启动操作
2.退出
退出Excel工作窗口的方法很多,常用的有:
(1)单击Excel2010窗口【文件】菜单,选择【退出】项。
(2)单击Excel2010窗口右上角的“
”按钮。
在退出Excel文档之前,文档如果还未存盘,在退出之前,系统会提示是否将正在编辑的文档存盘。
4.1.4Excel2010的窗口组成
图4-2Excel2010主窗口界面
1.快速访问工具栏
快迅访问工具栏位于Excel2010工作界面的左上方,用于快速执行一些操作。
使用过程中用户可以根据工作需要单击快速访问工具栏中
按钮添加或删除快速访问工具栏中的工具。
默认情况下,快速访问工具栏中包括3个按钮,分别是【保存】、【撤销】和【重复】按钮。
2.标题栏
标题栏位于Excel2010工作界面的最上方,用于显示当前正在编辑的电子表格和程序名称。
拖动标题栏可以改变窗口的位置,用鼠标双击标题栏可以最大化或还原窗口。
在标题栏的右侧分别是【最小化】、【最大化】、【关闭】三个按钮。
3.功能区
功能区位于标题栏的下方,默认情况下由八个菜单选项卡组成,分别为【文件】、【开始】、【插入】、【页面布局】、【公式】、【数据】、【审阅】和【视图】。
每个菜单选项卡中包含不同的功能区,功能区由若干个分组组成,每个组中由若干功能相似的按钮和下拉列表组成,如图4-2所示。
(1)组
Excel2010程序将很多功能类似的、性质相近的命令按钮集成在一起,命名为“组”。
用户可以非常方便地在组中选择命令按钮,编辑电子表格,如【页面布局】选项卡下的【页面设置】组,如图4-3所示。
图4-3组
(2)启动器按钮
为了方便用户使用Excel表格运算分析数据,在有些“组”中的右下角还设计了一个启动器按钮,单击该按钮后,根据所在不同的组,会弹出不同的命令对话框,用户可以在对话框中设置电子表格的格式或运算分析数据等内容,如图4-4所示。
图4-4启动按钮、对话框
4.工作区
工作区位于Excel2010程序窗口的中间,是Excel2010对数据进行分析对比的主要工作区域,用户在此区域中可以向表格中输入内容并对内容进行编辑,插入图片、设置格式及效果等,如图4—5所示。
图4-5工作区
5.编辑栏
编辑栏由名称框、编辑工具按钮和编辑框三部分组成。
当选择单元格或区域时,相应的单元格或区域名称即显示在名称框中,编辑栏可编辑、修改和显示在单元格中输入的数据和公式。
6.滚动条
滚动条分为垂直滚动条和水平滚动条。
通过移动滚动条,可以滚动窗口,显示当前不在屏幕上的内容。
7.活动单元格
活动单元格即为当前正在操作的单元格,它会被一个黑线框包围,如
。
单元格是工作表中数据编辑的基本单位。
8.工作薄名称
Excel文档是工作薄,一个工作薄可包括多个工作表,用于存储数据和图表。
Book1是系统默认的工作薄名称,保存工作薄时可以另存为其他名称。
9.工作表标签
一个工作薄最多包含255个工作表,系统默认的只有3个,可以按需要增加或减少工作表的个数。
系统默认的工作表标签以Sheet1、Sheet2、……来命名,也可以根据实际需要为工作表重命名。
单击工作表标签左侧的工作表浏览按钮,可以查看工作表。
10.行号与列标
在Excel工作表中,单元格地址是由列标(如
)和行号(如
)来表示的。
一个工作表共有65536行、256列,行号以1、2、3…65536来表示,列标以A、B、C…Z、AA、AB…IV来表示,例如,A3代表A列第三行所在的单元格。
4.2Excel2010的基本操作
4.2.1创建与保存工作薄
1.创建空白工作薄
启动Excel2010,在屏幕上显示的工作薄即为新建的空白工作薄。
工作薄默认有三张空白工作表,标签名分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3。
Excel系统给当前工作薄的名称是“Book1”。
2.使用模板创建空白工作薄
在Excel中,也可使用模板创建工作薄。
操作步骤如下:
(1)单击【文件】菜单,选择【新建】项,如图4-6所示。
(2)在【可用模板】中,单击【样本模板】,如图4-7所示。
图4-6新建中的可用模板
图4-7样本模板
(3)选择“电子方案表格”选项卡。
(4)在模板列表中选择需要的模板,如“考勤卡”,在“预览”框内显示模板外观。
(5)单击【确定】按钮
(6)在单元格中输入内容,如图4-8所示:
图4-8基于“考勤卡”模板的工作薄
3.保存工作薄
保存工作薄文件的具体操作步骤如下:
(1)单击【文件】菜单,选择【保存】项,这时屏幕出现“另存为”对话框,如图4-9所示。
注意:
如果该文件已经保存过,则Excel系统直接保存当前最新文档,并不出现“另存为”对话框,同时也不执行下面的操作。
(2)在“文件名”框中,输入工作薄名称。
(3)如果需要将工作薄保存到其他的位置,单击“保存位置”框右边的箭头按钮,在弹出的列表中选择保存位置。
(4)单击“保存类型”框右边的箭头按钮,在弹出的文件类型列表框中选择所需的保存类型。
(5)单击“保存”按钮,完成工作薄的保存操作。
图4-9Excel2010另存为对话框
4.2.2打开与关闭工作薄
打开其他工作簿的方法是:
单击【文件】菜单,选择【打开】项。
关闭工作簿的方法是:
(1)单击【文件】菜单,选择【关闭】项。
(2)单击工作簿窗口右上角关闭按钮。
注意:
在一个工作薄文件中,无论有多少个工作表,保存时都会保存在一个工作薄,而不是按照工作表的个数保存。
4.2.3工作表的数据输入
Excel2010工作表中,可输入常数或公式两种类型数据。
常数可分为文本、数值、日期时间三种类型。
常数输入单元格后不会自动改变,除非修改。
公式是输入表达式计算,改变公式中条件时,相应单元格内的计算结果会改变。
1.数值类型与特征
(1)数值型数据
数值型数据由0~9,以及+,-,(、),E,e,¥,%和小数点(.),千分位号(,)等特殊符号组成。
如:
3.14,12.8E+8,40%,¥816.18等。
数值型数据在常规格式下靠右对齐。
采用常规格式的数字长度为11位,当超过11位时,则自动转换为科学记数格式,如:
3.123456E+12。
由于分数的输入方式与日期常数的表达有相似之处,所以输入分数时,要在分数前先输入0和一个空格。
如输入分数“1/2”,则可键入“01/2”,输入后单元格中显示为“1/2”,编辑框显示“0.5”。
输入负数可以在输入数值前先输入一个减号“-”作为识别或置于“()”内。
例如,键入“(8)”,回车确定,显示“-8”。
输入的数字中可以带千分位分隔号、货币等符号,单元格中显示这些符号不影响实际数值的存储。
(2)日期时间型数据
日期和时间也是一种数值型数据,时间和日期都可以参加运算。
如输入2007-5-12。
年份采用简写时,如输入00-01-01,29-12-30,系统认为是2000-01-01,2029-12-30,而输入30-01-01,56-2-25,系统认为是1930-01-01,1956-2-25。
(3)文本型数据
文本实际上是字母、数字或其他特殊字符组合的字符串,如:
“AD12”、“2#a_b”、“中文Excel”等。
在编辑如学号、电话号码等编号,为区别是数字文本还是数值,需要在输入的数字文本前首先输入半角单引号“'”,如输入文本“007”,键入“'007”。
2.数据的基本输入方法
要输入数据首先要选择单元格,使之成为活动单元格。
选择单元格之后,活动单元格的名称在“名称框”中显示,其中的数据在“编辑框”中显示。
要输入数据到单元格,可以直接在单元格中输入,也可以在“编辑栏”中输入。
选择活动单元格之后,再将光标移动到“编辑栏”单击,即可输入或修改数据。
此时,“编辑栏”左边显示三个按钮
、
、
,单击
即确认输入数据,结束该单元格的数据输入;单击
则取消刚输入的数据,保留原有数据。
的用法在后面介绍。
4.2.4编辑工作表
1.工作表的重命名
右击或双击工作表标签名,可实现对工作表重命名。
2.插入新工作表
新建工作薄中包含有3张默认工作表,实际工作中,可能使用超过3张以上的工作表,可根据需要插入新工作表。
选择【开始】菜单中【单元格】功能区,点击【插入】项命令,下拉框中选择【插入工作表】,如图4-10所示。
图4-10插入工作表设置
3.选择工作表
在对工作表进行编辑时,只有当前工作表才能被编辑。
因此必须首先选择当前工作表,选定的工作表标签反白底色显示。
选择工作表的方法有:
(1)用鼠标单击工作表标签,可选择一张工作表
(2)按住键盘上CTRL键,用鼠标单击工作表标签,可选择多张工作表,标题栏中显示“工作组”,单击任一工作表标签可取消工作组状态
4.删除工作表
选择待删除的工作表,再单击“编辑”下拉菜单中的“删除工作表”菜单项即可。
工作表删除后不可用“常用”工具栏的“撤消”按钮或组合键“Ctrl+Z”恢复。
5.复制或移动工作表
复制和移动工作表主要有两种方法:
(1)使用菜单命令
首先选择待移动或复制的工作表标签,再单击【开始】|【单元格】|【格式】下拉菜单中的【组织工作表】,如图4-11所示,点击【移动或复制工作表】,出现如图4-12对话框,选择另一个工作表名,单击“确定”按钮即可移动工作表到另一个工作表之前或最后。
选中“建立副本”复选框,单击“确定”按钮,便可复制工作表,工作表的标签名为原工作表的标签名加上圆括号括上的序数。
图4-11复制和移动工作表对话框
图4-12移动或复制工作表对话框
(2)用鼠标拖动
使用鼠标拖动,选择待移动或复制的工作标签,再拖动到目的位置,并可以看到标签上方有一个小的三角形标记指向拖动位置,光标带有一个空白的小表格,放开鼠标左键,即可完成移动工作表。
若在上述操作中按下“Ctrl”键,此时光标带有一个加号的小表格,放开鼠标左键,即可完成复制工作表。
6.在工作表中插入行或列
对于一个已编辑好的表格,可以在表中增加一行或者一列来容纳新的数据。
(1)插入列
①插入一列
1)选择插入位置,单击此列中任意一个单元格或列号。
2)单击【插入】菜单,选择【列】项或在选择的列上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单上单击【插入】。
②插入多列
1)选定要插入的新列右侧相邻的若干列
2)单击【插入】菜单,选择【列】项或在选择的列上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单上单击【插入】。
(2)插入行
插入行的操作与插入列的操作类似。
4.2.5工作表的格式化
Excel2010具有对单元格内容进行数字、字体、对齐方式、颜色、边框等进行修饰的功能,这种修饰称为工作表的格式化。
在对工作表进行格式化前,首先选择单元格或区域,再单击【开始】菜单,选择【数字】,点击右侧箭头,如图4-13所示,弹出单元格格式对话框如图4-14。
图4-13设置单元格格式按钮
图4-14设置单元格格式对话框
1.设置数字格式
在“数字”选项卡中,可以对数据进行常规、数值、货币、会计专用等12类格式操作,下面举例说明常用的四类数字格式方法。
(1)常规新建工作薄时工作表中单元格的默认格式,不具有任何特定格式的数据。
(2)货币在数据前自动加上货币符号,若格式为人民币表示,选择“¥”符号,小数点保留2位,如输入数据18,则显示为“¥18.00”。
(3)日期如选择“*2001年3月14日”类型,输入“06-2-18”,自动转换为“2006年2月18日”。
(4)科学记数法将数字转换为科学记数法显示,如选择小数位为2位,输入数字“123456”,则显示为“1.23E+05”。
2.设置对齐方式
默认情况下,Excel2010根据数据类型确定数据是靠左对齐还是靠右对齐。
为了使工作表中的数据产生更加丰富的效果,可以通过对齐选项卡中的设置来改变对齐方式。
在选项卡中可以设置:
“文本对齐”、“文本控制”和“方向”等。
“文本对齐”分为“水平对齐”、“垂直对齐”和“增加缩进”。
“水平对齐”如图4-15所示为“水平对齐”的示例。
“垂直对齐”如图4-16所示为“垂直对齐”的示例。
图4-15“水平对齐”的示例图4-16“垂直对齐”的示例
“方向”选项可以将文本和数据按一定的角度改变其方向。
如图4-17所示为“方向设置”的示例。
图4-17所示为“方向设置”的示例
“文本控制”列表框中主要包括:
“自动换行”、“缩小字体填充”、“合并单元格”。
如果选中“自动换行”,那么在单元格中输入文本时,当文本超出单元格长度时,自动换行到下一行。
若选中“缩小字体填充”复选框,则文本超出单元格长度时,单元格大小不变,将字体缩小填充入单元格。
“合并单元格”,则可以将横向或纵向相邻的数个单元格合并为一个单元格,合并后单元格显示时像一个单元格一样。
3.设置字体
“字体”选项卡如图4-18所示,可通过“字体”选项卡设置字体类型、字体形状、下划线、字体大小和颜色、特殊效果等。
图4-18“单元格格式”对话框的字体”选项卡
4.设置边框线
工作表中的网格线是为输入、编辑时方便而预设的,在打印时不显示。
如果要强调工作表的某部分,需要为单元格或区域设置框线。
“单元格格式”对话框的“边框”选项卡如图4-19所示,。
图4-19“单元格格式”对话框的“边框”选项卡
5.设置图案
单元格”对话框的“填充”选项卡如图4-20所示,通过“单元格”对话框的“填充”选项卡可以对单元格或区域加上颜色和底纹,使工作表更为美观。
图4-20“单元格格式”对话框的“填充”选项卡
6.调整行高和列宽
当单元格中的数据内容超出预设的单元格的长度或宽度时,可以调整行高和列宽以便显示完整的内容。
(1)菜单法
单击【开始】菜单,选择【单元格】分组中的【格式】项,如图4-11所示,
选择【列宽】,出现列宽对话框,可直接输入列宽磅值,如图4-21所示,调整行高同理操作,如图4-22所示。
图4-21列宽调整设置图4-22行高调整设置
【最适合的列宽】项,将以最合适宽度自动调整。
选定行或列,选择【隐藏】,可实现行或列隐藏。
(2)鼠标拖动法
将鼠标移动到要改变列宽的边界上,鼠标指针变为双箭头时,拖动鼠标,放开鼠标左键,即可改变列宽。
另外,将鼠标指针变为双箭头后,双击列宽的边界,列宽会自动调整宽度,以存放下该列数据。
行高调整与列宽调整类似。
7.套用表格格式
在Excel工作表中快速设置格式的方法是利用“套用表格格式”功能。
采用这种方式对工作表进行格式化操作,可以节省时间,效果良好。
选定需套用格式的单元格区域,单击【开始】菜单【样式】项,点击【套用表格格式】,如图4-23所示。
图4-23【套用表格格式】设置
套用格式是数字格式、对齐、字体、边框线、图案、颜色、列宽和行高的组合。
当选定了一个区域并应用自动套用格式时,Excel决定该选定区域中汇总和明细项的级别并应用相应的格式。
4.2.6工作表窗口的拆分和冻结
工作表较大时,使用工作表拆分或冻结给浏览数据带来方便,如图4-24所示。
图4-24【窗口】拆分和冻结设置栏
1.工作表窗口的拆分
首先选取拆分线的下一行号或右边一列号,再单击【视图】|【窗口】,选择【拆分】项,可将窗口拆分成水平或垂直的两个窗口;若选择某一单元格,按上述操作,将拆分四个窗口,水平拆分线将在该单元格上方,垂直拆分线在该单元格的左边。
在窗未拆分前,工作表横向右侧滚动按钮右端和纵向滚动按钮上端有一个小条,称为拆分条。
利用鼠标拖动窗口中的拆分条,也可拆分窗口为两个或四个窗口。
撒消拆分可以单击【窗口】菜单,选择【撒消拆分窗口】项或双击窗口拆分条来实现。
2.工作表窗口的冻结
工作表窗口的冻结实际上也是将窗口拆分为上部若干行或左部若干列固定的两个或四个窗格。
冻结窗格分隔线为黑色细线。
直接双击冻结分隔线不能撒消工作表窗口的冻结。
4.3公式与函数
4.3.1自动求和按钮的使用
在进行数据处理时经常要用到求和,Excel在【公式】菜单下的【函数库】分组中有自动求和按钮“
”,如图4-25所示。
图4-25【函数库】设置
1.单行(列)求和
在某一行或某一列中求相邻单元格数据之和,先选择这些单元格,并多选择一个空的单元格,以便存放求和结果,然后单击自动求和按钮
,求和公式放置于空单元格中,并在该单元格中显示计算结果。
如果不多选一个空单元格,Excel就会将求和结果就近存放。
2.多行(列)求和
如果要在连续的多行或多列单元格中求和,先选择这些单元格,且在行或列留下放置求和公式的空单元格,然后单击自动求和按钮
,计算结果就会依次放置于相应的空单元格中。
3.指定存放位置求和
按下列操作可以预先指定存放位置,且能求出不连续单元格中数据之和。
1)选择一个单元格,以便存放自动求和公式。
2)单击自动求和按钮
,在选择的单元格和编辑栏中均显示求函数“SUM()”,等待求和区域的选择。
3)用鼠标在工作表单元格中选择区域。
如果选择不连续的区域,则按住Crtl键连续选择,被选择的区域性虚线标记。
4)按回车键Enter或单击编辑栏中的输入按钮
进行确认。
4.3.2公式
公式以一个等号“=”开头,是利用各种运算符将常量、变量、函数和单元格引用等元素有机连接起来表达式。
在公式中,只要输入正确的计算公式,就会立即在单元格中显示计算结果。
如果工作表中的数据有变动,Excel系统会自动将变动后的结果算出。
1.单元格引用
单元格引用用来代表工作表的单元格或单元格区域,并指明公式中所使用数据的位置。
单元格引用可分相对引用、绝对引用和混合引用三种。
(1)相对引用
例如在C7单元格中输入公式=B2,则C7单元格公式中对B2的引用是相对引用。
把公式复制粘贴到其他单元格中,新公式单元格与引用单元格的位置关系与原公式单元格与引用单元格的位置关系是一样的。
如把公式复制粘贴到D7中,使用【公式】菜单中【公式审核】分组区的【追踪引用单元格】如图示4-26,可以看出这种关系。
图4-26追踪引用单元格
(2)绝对引用
绝对引用是指单元格的引用不随单元格的位置改变而自动更改。
复制公式时,使用绝对引用,则单元格引用不会发生变化。
使用单元格绝对引用时在列标和行号前分别加上符号“$”。
例如,$A$5表示对单元格A5绝对引用,$B$2:
$F$6表示对单元格区域B2:
F6绝对引用。
(3)混合引用
在引用单元格中若形式为,仅在行号或列号前加符号“$”,这种引用称为混合引用。
例如,$C3、C$3等,当公式被复制或填充到其他单元格时,加符号“$”部分为绝对引用,未加符号“$”部分为相对引用。
公式中引用单元格可以相互转换,方法是通过选定引用单元格,再反复按键盘上的功能键“F4”键来实现三种引用的转换。
如果需要引用同一工作薄中不同工作表的单元格,则引用格式为:
“工作表名称!
”,例如公式“=Sheet1!
D3+Sheet2!
F3”。
若是同一工作薄中工作表区域的引用,则引用格式为:
“引用工作表开始名:
引用工作表结束名!
”,例如公式“=SUM(Sheet1:
Sheet6!
F3)”表示“Sheet1”至“Sheet6”的所有F3单元格的内容之和。
2.公式的输入
输入公式的操作类似于输入文字。
用户可以在编辑栏中输入公式,也可以在单元格里直接输入公式。
在单元格中输入公式的步骤为:
(1)选择要输入公式的单元格。
(2)在单元格中输入等号“=”和公式。
(3)按回车键Enter或单击编辑栏中的输入按钮
进行确认。
3.公式中的运算符
运算符用于对公式中的各个元素进行特定类型的运算,主要分为算术运算符、文本运算符、比较运算符等。
在表4-1中,从上到下顺序为公式中各种运算符运算的优先顺序。
对于加“+”、减“-”、乘“*”、除“/”、幂“^”算术运算符,按数学上算术混合运算法则顺序进行。
可以且仅可以用一对圆括号“()”将部分式子括上改变运算顺序,也可以嵌套多层,Excel2010规定先算括号内再算括号外,先算内层括号再算外层括号。
表4-1常用运算符列表
运算符
含义
示例
:
区域引用运算符
D3:
D8
,
联合操作符将多个引用合并为一个引用
SUM(D3:
D8,F4:
F7)
%
百分比
10%
+、-、*、/、^
加、减、乘、除、幂运算符
1+2,3^5,2*3*4/5-2
&
将两个文本值连接为一个文本值
“计算机”&“文化基础”产生“计算机文化基础”
=、>、<、>=、<=、<>
等于、大于、小于、大于等于、小于等于、不等于。
操作符比较两个值时,结果是一个逻辑值TRUE或FALSR
4.3.3函数
用户在做数据分析工作时,使用函数可简化工作。
Excel提供了三百多个内部函数,每个函数由一个函数名和相应参数组成。
参数位于函数名的右侧,并用圆括号()括起来,它是一个函数用以生成新值或完成运算的信息。
大多数参数的数据类型都是确定的,可以是数字、文本、逻辑值、单元格引用或表达式等。
也有些函数不需要参数。
例如,用户在一个单元格中输入“=TODAY()”,Excel就会在单元格里显示当天的日期。
如果用户对Excel2010的函数不熟悉,则可使用Excel有关函数的联机帮助。
假设一位用户对“sum”函数不熟悉,可在单元格中插入函数,打开图4-27对话框,点击“有关该函数的帮助”
图4-27插入函数对话框
打开图4-28窗口
图4-28Excel帮助文档
使用“MicrosoftExcel帮助”用户可学习想了解的函数
下面以具体示例介绍常用函数if、rank、sum、average、count、countif、max、min的使用。
Excel2010处理学生成绩的。
打开Excel2010,创建一张学生成绩表,并进行格式化操作略,如下图4-29。
图4-29格式化操作
用SUM函数求第一个同学的总
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