文件与记录控制程序.docx
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文件与记录控制程序.docx
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文件与记录控制程序
捷克国际
程序文件
标题:
文件与记录控制程序
文件编号:
替代:
修订页
编制/修订原因说明:
因组织架构变动,重新修订本程序。
章节号
修订(内容)说明
修订人/时间
新编第一版
修订第二版
修订第三版
修订第四版
修订第五版
修订4.6.1.2第二、三层文件(程序文件、体系管理标准)的审批权限,4.7文件受控方式4.9.1新增品质用章。
修订“制造中心品管部”为“品质管理部”,“经营管理部”为“营运与人力资源部”。
记录编号规则。
洗衣机事业部组织结构调整后修订审批权限和表格编号。
修改记录保存期限。
因组织架构变动,重新修订本程序。
单位审核/日期:
会审/日期:
单位外会签:
批准:
注:
流程清单内所有文件审批发布必须按照清单规定的审批流程组织审批,并在此处写明审批流程。
示例:
编制部门(品质管理部质量体系模块)→部门审核→会审(品质会审)→会签(营运与人力资源部)→批准(管理者代表)
1目的与适用范围
本标准规定了对洗衣机事业部(以下简称公司)文件与记录的控制要求,对品质用章的制作、登记、使用、作废进行管理,对记录表格的新增、修改、印刷进行规范。
2引用标准
《GB/T19000质量管理体系—基础和术语》
《GB/T19001质量管理体系要求》
《QML-J10.005企业标准编号规则》
3定义
本标准采用《GB/T19000质量管理体系—基础和术语》中的定义和下列定义:
3.1体系文件:
为获得最佳秩序而规定公司及各部门运作流程和规范并经相关权限批准发布的文件,这些文件用于界定各领域中共同的、跨部门的和重复使用的规则,对相关活动事项规定操作流程、工作要求和职责权限,具有相对的稳定性。
包括质量环境健康安全管理手册、企业标准、作业文件、外部文件。
3.2品质用章:
现场或业务部门使用的与产品、检验、品质相关的用章,如受控章、检验章等。
4管理内容
4.1公司业务流程体系
注:
销售、安装和售后由捷克国际负责。
公司的文件体系是为了规范业务流程,文件体系的架构依照业务流程体系建立。
4.2产品实现过程的质量环
产品实现过程的体系文件分类依据质量环进行,内环还包括06人力资源。
4.3体系文件和记录包括:
本公司质量管理体系文件包括技术标准文件和管理标准文件。
A.技术标准包括产品标准、设计规范、零部件标准、作业指导书;
B.管理标准包括:
对第四层次文件补充如下:
a)工作指引:
对较少涉及跨部门的单一业务流程进行规范的文件以及部门内的管理文件(管理规定、部门运作规范等);b)外部文件:
法律法规、标准及其它要求、外部提供的图样、技术要求、说明书及参考资料、顾客提供的文件和记录等;c)记录:
为保留公司运作证据而保留的见证性文件。
4.4对新增的体系文件,允许以公文形式发文试用,但有效期必须在三个月之内,在三个月之内必须修订为体系文件。
在体系文件发布的同时或三个月到期后公文将不再有效力。
也可发公文对流程文件的执行提出要求或进行解释,尤其是对刚修订的标准进行阐述和宣贯。
4.5管理文件和记录的编号规则:
4.5.1管理标准的编号规则
QMY-G ××××××.×××-×××××
同年改版标识,见4.5.1.9
标准发布年号,见4.5.1.8
标准顺序号,见4.5.1.7
管理标准大类代号,见4.5.1.6
单位代号,见4.5.1.5
管理标准类型,见4.5.1.4
标准类型代号,见4.5.1.3
企业名称代号,见4.5.1.2
企业标准识别号,见4.5.1.1
4.5.1.1企业识别号用“企”字汉语拼音的第一个字母“Q”表示。
4.5.1.2企业名称代号由两个汉语拼音字母“MY”组成,第一个字母“J”为“捷克”的“J”字汉语拼音的第一个字母,第二个字母“Y”为“洗衣机事业部”代号。
4.5.1.3标准类型代号为企业标准按性质分类代号的简称,“G”为管理标准代号。
4.5.1.4管理标准类型由大写字母组成,具体表示如下:
A:
—第1层文件:
质量手册
B:
—第2层文件:
程序文件
C:
—第3层文件:
体系管理标准
D:
—第4层文件:
工作指引。
4.5.1.5单位代号
a)第一层(质量手册)、第二层(程序文件)无需使用单位代号。
b)第三层(体系管理标准)
体系管理标准原则上为事业部共用文件,无需使用单位代号。
c)第四层(工作指引)
B—产品公司、BW—产品公司无锡工厂、BWZ—产品公司无锡工厂总装分厂、BWS—产品公司无锡工厂注塑分厂、BWD—产品公司无锡工厂电子分厂
BH—产品公司合肥工厂、BHZ—产品公司合肥工厂总装分厂、BHM—产品公司合肥工厂模塑分厂、BHD—产品公司工厂电子车间
BJ—产品公司荆州分厂
G—产品公司、GY—产品1公司、GE—产品2公司
4.5.1.6管理标准大类代号
a.管理标准大类代号中A类(质量手册)和B类(程序文件)的标准大类代号为省略。
b.管理标准大类代号中C类(体系管理标准)和D类(工作指引)的标准大类代号见下表。
洗衣机事业部企业管理标准大类代号细分一览表
管理标准类别名称
管理标准大类编号
大类编号细分
大类细分名称
管理基础
0x类
01
标准编写规则
02
标准化管理标准
03
质量管理标准
产品实现
1x类
11
产品企划
12
设计开发
13
采购管理
14
生产制造
15
检验与试验
16
仓储与运输
17
销售管理
18
安装与售后服务
19
顾客满意
环境职业健康安全
3x类
31
环境管理体系类
32
职业健康安全管理体系类
33
能源管理标准
34
社会责任体系
35
有害物资管理标准
经营管理
4x类
41
战略与投资管理
42
法务
43
IT管理
44
行政和后勤
45
人力资源
46
审计
47
财务管理
48
证券事务
其它
9x类
91
六西格玛项目管理
4.5.1.7标准顺序号用三位阿拉伯数字表示(001~999)。
4.5.1.8标准发布年号用四位阿拉伯数字表示,即标准发布的年号全称,如2011、2012等。
4.5.1.9同年改版标识
同年内修订发布标准,在发布年号后面增加一位小写英文字母,a、b、c……来区别版本,a表示同年内第一次修订,b表示同年内第二次修订等,缺省为原版。
4.5.2外部文件编号规定外来文件不需要制定企业标准号,直接使用原有编号,但应按照4.6.1.4b统一管理和使用。
4.5.3记录的编号规则:
表1(适用于第二层次程序文件)
YF
B01
.
001
-
001
a
记录表格
分类代号B01-B05详见表3
顺序号
同一功能不同表格的流水号(可省略)
版本号(第1版可省略)
表2(适用于第三层、第四层文件)
YF
XXX
01
.
001
-
001
a
记录表格
单位代号一至三位,详见4.5.1.5(A类、B类、C类标准的记录表格省略该代号)
分类代号详见表3
顺序号
同一功能不同表格的流水号(可省略)
版本号(第1版可省略)
表3记录分类代号细分一览表
记录分类代号
类别
分类代号
文件与记录控制
B01
内部质量审核
B02
改进程序
B03
不合格品控制
B04
管理评审
B05
标准编写规则
01
标准化管理标准
02
质量管理标准
03
产品企划
11
设计开发
12
采购管理
13
生产制造
14
检验与试验
15
仓储与运输
16
销售管理
17
安装与售后服务
18
顾客满意
19
环境管理体系类
31
职业健康安全管理体系类
32
能源管理标准
33
社会责任体系
34
有害物资管理标准
35
战略与投资管理
41
法务
42
IT管理
43
行政和后勤
44
人力资源
45
审计
46
财务管理
47
证券事务
48
六西格玛项目管理
91
4.6文件的控制流程
文件报审前,必要时由报审部门组织相关人员对文件进行学习或培训,并形成培训记录。
4.6.1文件的审批权限
4.6.1.1第一层文件(手册)的审批权限
编制(品质体系模块)审核(品质体系负责人)文件格式和编号(营运与人力资源部)审核(管理者代表)批准(总裁)存档发放(营运与人力资源部)。
4.6.1.2第二层及第三层文件(程序文件、体系管理标准)的审批权限
a.文件分类代号为43/44/45的经营管理类:
编制审核(模块负责人/部门负责人)管理会审(营运与人力资源部)文件格式和编号(营运与人力资源部)会签(与文件相关各部门的负责人)批准(营运与人力资源部总监)存档发放(营运与人力资源部)。
b.文件分类代号为41/42/46/47/48/91的经营管理类:
编制审核(模块负责人/部门负责人)管理会审(营运与人力资源部)文件格式和编号(营运与人力资源部)会签(与文件相关各部门的负责人)批准(事业部总裁)存档发放(营运与人力资源部)。
c.三标一体、产品实现类程序文件及体系管理标准:
编制审核(模块负责人/部门负责人)品质会审(品质部门)文件格式和编号(营运与人力资源部)会签(与文件相关各部门的负责人)批准(管理者代表)存档发放(营运与人力资源部)。
4.6.1.3第四层文件(工作指引)的审批权限
a.工作指引:
编制审核(模块负责人)会签(与文件相关各部门的负责人)文件格式和编号(产品公司管理部)批准(部门负责人))存档发放(产品公司管理部)。
b.外部文件:
收文分类(各部门信息员)审核(模块负责人)批准(部门负责人)编号存档发放(各部门信息员)。
4.6.2文件的新增与修改流程
4.6.3文件的废除流程
4.7文件的一致性
若同一类别文件、不同层次的文件的规定有冲突,则以高阶文件为准。
如管理标准的第二层、第三层文件有冲突,则以第二层为准。
相关部门可反馈至编制部门建议修订。
4.8文件受控方式
4.8.1第一层管理手册选择MIP系统:
工作台—公文管理—洗衣机事业部发文—体系文件—“管理手册”按4.6.1审批权限进行审批,由营运与人力资源部上挂PDM企业管理标准文件夹。
4.8.2第二层程序文件及第三层体系管理标准文件选择MIP系统:
工作台—公文管理—洗衣机事业部发文—体系文件—“程序文件及企业标准(经营管理类)”/“程序文件及企业标准(产品实现类)”,按4.6.1审批权限进行审批,由营运与人力资源部上挂PDM企业管理标准文件夹。
4.8.3第四层工作指引选择MIP系统:
工作台—公文管理—洗衣机事业部发文—体系文件—“工作指引”,按4.6.1审批权限进行审批,由产品公司管理部上挂PDM企业管理标准各产品公司文件夹。
4.8.4如有部门需书面文件,由部门信息员统一从PDM打印,并登记、加盖受控章后发放给使用人员。
文件的修订和废止,信息员需将书面的作废文件回收,回收时应注意数量及内容的完整性,并在《文件发放(回收)记录》中注明,信息员应将回收的旧版文件,除需要为知识、经验保留外,应及时销毁,销毁时应在《文件销毁记录表》中注明,保留的旧版文件原件正面加盖“作废”章以示区别。
4.8.5文件发布部门依据文件会签覆盖部门选择文件发放范围。
4.9品质用章的控制
4.9.1新增品质用章
新增品质用章,统一走MIP流程审批后,由各单位负责刻制、使用、保管,并上报备案;使用单位对印章的使用承担相应责任。
4.9.2报废品质用章
品质用章已经损坏或因别的原因要报废品质用章的,直接由品质管理部门在登记台帐上注明报废以及报废日期即可,对于要同时申请新印章的,按照4.9.1要求进行办理。
4.10记录表格的控制
4.10.1记录表格的新增
各部门有新增记录需求时(包括新增体系文件时增加的表格),先做好样式,交营运管理统一编号挂上PDM相关目录即可。
4.10.2记录表格的印刷
申请人将记录表格的样式从PDM上下载,部门负责人审批后印刷表格申请后,交印刷归口管理部门印刷。
(注:
考虑到环保和经济成本要求,旧版记录可保留至其印刷件用完为止。
)
4.10.3记录的保存
所有记录的保存期限不得低于三年,有害物质记录的保存期限不得低于10年,其他记录根据相关文件的要求进行保存,客户有特殊要求的记录,按客户的要求进行保存。
所有记录保存部门应妥善保管,防止受潮、发霉,保持记录的清洁、完整、不得随意涂改、撕页。
已经达到保存期限的记录,由归档保存部门提出销毁申请,经模块负责人批准后方可销毁,并保存销毁记录《文件销毁记录表》。
4.10.4记录的检索
记录归档保存部门在保存记录时应确保记录便于检索。
需要使用或查看记录时需要向记录存档部门提出申请,由模块负责人批准后方可查阅。
5相关文件
《技术文件管理》
6记录
YFB01.001文件发放(回收)记录
YFB01.002文件销毁记录表
YFB01.003品质印章刻制申请表
附加说明:
本程序由品质管理部修订
本程序由品质管理部归口管理
本程序主要修订人:
陶洁
自本程序发布实施之日起,《文件与记录控制程序》作废。
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- 文件 记录 控制程序