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外贸英语口语情景.docx
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外贸英语口语情景
外贸英语口语情景王
作为一个外贸业务人员,与国际上各个国家的客户打交道,说得一口流利、地道的英语是很重要的,另外,接待客户的基本礼仪,与国外客户打交道应注意的礼节也是必备知识。
某一方面出现差错,都可能对业务造成严重的损失。
为此,我们编写了这本《外贸英语一本通》。
本书旨在满足广大商务人员的需求,使其成为既有娴熟的英语会话能力又具有丰富的商务知识的专业人才。
本书分为两大部分:
口语篇和函电篇。
口语篇以1000多个精华短句、100多个场景展现原生态的外贸英语口语,生动描绘了各种真实场景下的沟通方式;每个主题下包括实用句型、重点词汇、情景对话以及案例分享四个部分。
实用句型皆选取地道、简单的表达句子,不但让初入外贸甚至初学英语的业务员可以说出地道的英语,而且简单易记;词汇表部分除生词外,还提炼出课文中的短语和固定表达法;情景对话包括不同场景下的若干组对话,让读者有身临其境的感觉;案例分享部分是结合从事外贸工作多年的笔者本人或其同事的自身经验,与大家分享在外贸业务中的成功案例。
本书力求全面、实用,涉及外贸业务员用到英语的方方面面,尤其是作者的经验分享部分,有成功案例也有失败案例,成功的,可以从中吸取经验,失败的,可以提醒你如何避免。
相信本书一定会成为外贸业务人员的得力助手,助其一臂之力,在外贸领域如鱼得水。
编者
2009年11月
作为一个外贸业务人员,出色的英语口语是必备的武器。
口语能力差会使你不敢与人对话,从而无法交流,也就对谈生意造成了阻碍。
本篇旨在为英语口语不好的外贸业务人员或初入外贸行业的新手提供一个实用的、可以短时间派上用场的口语教材。
但是,英语学习是个长期积累、不断运用的过程。
相信大家可以以本篇为起点,在实际工作中不断提升你的英语口语能力。
第一章与客户初次接触
第一节初次应对客户来电的技巧
对在外贸等部门工作的职员来说,接听外国客户打来的电话是家常便饭。
但是,有的人一听到话筒传来的“Hello”的声音,常常会变得紧张,以至于本来就不好的口语变得更加糟糕,半天蹦不出一个单词,对方的话也一句也听不懂。
若要克服这种恐惧心理,首先要抛弃“听不懂很丢脸”的想法。
1.与陌生客户通话
2.电话转接
3.预约见面
4.推迟、取消约会
第二节接客户的准备工作及礼仪礼节
到机场迎接客户,一定要准时,不能让客户久等,那是很失礼的行为。
如果是初次见面,可事先问清对方外形特征或者用一个写有客户名字或公司名字的牌子,以免认错人。
对于老客户,可事先和对方约好见面地点,如机场的咖啡厅,以免找不到人。
1.初次见面,在机场迎接
2.一路畅谈,消除生疏感
第二章会见客户
第一节会前交流
在接待客户时,一定要考虑周全。
在日程安排上,要以方便客户为主,事先征求客户意见。
如果日程与本公司内部日程有冲突,应调整内部日程。
1.讨论日程安排
第二节正式会面
正式见面时,要注意不同国家的不同礼节。
举止庄重大方,谈吐文雅,在交往之初能使对方形成牢固的心理定式,会对以后的交往产生积极的影响。
1.互相介绍
2.简单寒暄后切入正题
第三章款待客户
款待客户是谈生意中很重要的一个环节,很多生意都是在businesslunch过程中谈成的。
选择食物和娱乐活动形式,既要从活动的目的与可能触发,同时还要事先征求客人的意见,尽量设法满足对方的兴趣和要求。
第一节很多生意是在吃喝中谈成的
1.商业午餐
2.在酒吧
第二节娱乐也是在谈业务
娱乐活动有很多种,舞会、听音乐会、看电影、球赛等等。
至于选择哪种形式,一定要事先征求客人的意见,尽量设法满足对方的兴趣和要求。
第三节游山观水套近乎
客户来中国谈业务,如果去的地方有名山胜水而他没去过,他一定不想错过一饱眼福的机会。
在游玩的过程中,既可增进友谊,又有利于业务关系的进一步发展。
因此,请客户出去游玩,是商务活动、社交活动中的一件大事,不可错过。
第四节让老外一看到中国特产就想起你
购物也是社交活动之一。
很多人都喜欢从另一个国家带些有特色的纪念品回国,尤其是中国这么地大物博、物产丰富的国家。
在带客户逛街之前,应该事先了解对方想购买什么,可以安排具有中国传统特色或货物齐全的地方,让对方有丰富的见闻及充裕的选择机会。
第四章商务洽谈
第一节人家为什么一定要买你的东西
向客户介绍产品,一定要根据客户需求,拿出具体一、两件产品或是公司具有代表的产品,向客户详细介绍,激发他的订购欲望。
1.介绍客户想要的产品
2.向客户推荐新产品或其它产品
第二节实地参观才能加深印象
带客户参观产品陈列室和工厂,是让客户对产品和生产工艺和流程有个大致的了解,增强其订购信心。
为了减少顾客对品质的怀疑,适时适当的称赞一下自己的产品,增加客户对产品品质的信赖,是绝对有必要的。
1.参观产品陈列室
2.参观工厂
第三节谈判桌上的唇枪舌战
价格谈判在经贸英语谈判当中是最重要的环节,决定了交易的成败。
如何在价格谈判中获取自己的最大利益是销售人员必须熟练运用的关键技巧。
1.讨价还价
2.价格调整
3.双方让步、达成一致
第五章协议签订
本章涉及的内容要求业务员对国际贸易的一些基本定义理解准确、透彻,运用自由。
因为协议一旦订立,便有了法律效力,即对双方当事人产生相应约束力,容不得半点马虎。
第六章包装与运输
第七章交货与装运
第八章付款条件
第九章佣金与折扣
第十章保险与商检
第十一章签订合同
第十二章投诉与索赔
第十三章展会英语
本章内容是其他外贸英语类书籍中都没有但对一个外贸业务员来说又是极为重要的内容。
在当前这样的大环境下,买卖双方很难建立信任感,面对面是最好的方式。
展会就是给供应商和购买方提供了这样一个面对面的交流平台。
第一节巧妙应答客户询问
第一节介绍产品
第十四章展会上如何谈判
第十五章告别,邀请卖家展会后来访
第一节与客户初次接触
第一节初次应对客户来电的技巧
对在外贸等部门工作的职员来说,接听外国客户打来的电话是家常便饭。
但是,有的人一听到话筒传来的“Hello”的声音,常常会变得紧张,以至于本来就不好的口语变得更加糟糕,半天蹦不出一个单词,对方的话也一句听不懂。
若要克服这种恐惧心理,首先要抛弃“听不懂很丢脸”的想法。
这里给大家介绍一个打电话的技巧。
(1)Makealist
打电话之前,先将要谈及的话题列下来,避免到时手忙脚乱,甚至会将一些本来要说的话题忘了。
(2)Standup
站起身来,那样你的声音将更显饱满、精力充沛。
(3)Don’tcradlethereceiver别把话筒太贴近嘴巴,话筒离你嘴部8厘米的地方最适宜,会使你“声入其境”。
(4)Justtalk
电话里谈话时,切勿同时做其它事,如打字、打开邮件等,这不仅会让对方意识到你的分心,而且也会影响你听的效果。
(5)Takeapause
适当停顿以组织语言,而不是支支吾吾。
因为停顿表明你在思考,而支吾则表示慌乱。
(6)Makeanote
交流过程中,如果谈及的话题很多,可以边谈边做简单记录。
但是对于英语不好,跟外国客户讲话又非常紧张的人来说,最好专心倾听就好,做记录可能会影响倾听效果。
(7)Askforrepeat
如果你实在听不懂对方的意思,千万不能不懂装懂,以免曲解原意,可以礼貌的请求对方重复。
如果重复了两三次还是不懂,就询问对方的电子邮箱地址或传真号,或者将自己的电子邮箱地址或传真号留给对方,以便稍候再书面联系。
另外,给国外客户打电话,要先确认好时差,打电话的时间最好在对方时间上午9:
00-晚上9:
00之间。
在很多国家,工作时间是工作时间,个人时间是个人时间,我就碰到很多欧洲国家的客户,他们下班时间不查收邮件,度假期间不接公务电话。
一与陌生客户通话
PartA实用句型
1.Hello,isthis12345678?
你好,这是123454678号吗?
2.Hello,thisisABCCompany.Speak.
你好,这里是ABC公司。
请讲。
3.ABCCompany.Goodmorning.
这里是ABC公司。
早上好。
4.ABCCompany.HowcanIhelpyou/MayIhelpyou?
这里是ABC公司。
我该怎么帮你?
5.Whoiscalling,please?
-MayIhaveyourname,please?
请问你是哪位?
6.MayIspeaktoMr.Smith,please?
-I’dliketospeaktoMr.Smith.
-Mr.Smith,please.
请找史密斯先生接电话。
7.ThisisMr.Smithspeaking.
我就是史密斯先生。
8.I’msosorrythatImadesuchanearlyphonecall.
很抱歉这么早打电话。
9.Couldyouspeakmoreslowly(loudly),please?
请说慢(大声)一些。
10.Isthisaconvenienttimetotalk?
现在讲电话方便吗?
11.Ithinkyouhavethewrongnumber.
您打错电话了。
12.I’msorryit’sabadline.PleasehangupandI’llcallback.
对不起,线路不好。
请把电话挂了,我再给你打回去。
13.MayIhaveyournameandphonenumber,please?
请问您贵姓?
电话号码是多少?
14.Couldyouspellyourname,please?
您的名字怎么拼写?
15.YourcompanyrepresentativesvisitedourboothatTheCantonFair.
广交会上贵公司代表参观了我们的展台。
16.I’dliketoknowabouttheproduct**ofyourcompany.
我想了解一下你们公司的**产品.
17.I’dliketospeaktoyoursalesdepartmentmanager.
我想和销售部经理讲话.
18.I’minterestedinyourproduct**.
我对你们公司的**产品很感兴趣.
19.Thankyouforcalling.
感谢您打来电话。
20.Pleasefeelfreetocallmeagain.
欢迎您再次致电。
PARTB情景对话
<一>自报家门
A:
Hello.ThisisABCCompany.MayIhelpyou?
你好.这里是ABC公司.我能为你效劳吗?
B:
Hello.MayIspeaktoMr.Smith,please?
你好.我想和史密斯先生讲话.
A:
MayIhaveyourname,please?
请问您是哪位?
B:
ThisisFrankoftheGlobeAutoCompany,hisnewcustomerfromU.S.A.
我是环球汽车公司的弗兰克,来自美国的新客户.
A:
Holdonamoment,please.
请稍等.
<二>要找的人不在
A:
Hello.
你好。
B:
Hello.
你好。
A:
CouldIspeaktoMr.Huang,please?
我能和黄先生讲话吗?
B:
I’msorry,butMr.Huangisonabusinesstrip.
对不起,黄先生出差了。
A:
Isee.Whenisheexpectedback?
哦,他什么时候回来?
B:
Hewon’tbebackuntilearlynextmonth.Wouldyouliketotalktosomebodyelse?
下个月初才能回来。
您想和其他人讲话吗?
A:
Yes,maybeyoucanhelpme.I’dliketocheckontheproductspecification.
好,或许你能帮我。
我想确认一下产品规格。
B:
Then,IthinkyoucandiscussthematterwithMr.LiwhoistheassistantofMr.Huang.ShallIgethimtocometothephone?
那么,我想你可以跟李先生讨论这事,他是黄先生的助手。
要他来听电话吗?
A:
OK,thankyou.
好的,谢谢。
C:
Hello.
你好。
A:
Hello.Mr.Li.ThisisMr.MillerfromInternationalTradeCompany.I’dliketo…
你好,李先生。
我是国际贸易公司的米勒先生。
我想……
<三>线路不好
A:
Goodmorning.SalesDepartment.MissLispeaking.
早上好.销售部.我姓李.
B:
Hello.ThisisMr.RobertfromABCCompany.I’dliketospeaktoyourmanager,Mr.Zhang.
你好.我是ABC公司的罗伯特.我想跟你们张经理讲话.
A:
I’msorry,butMr.Zhangisonanotherlinerightnow.
很抱歉,张经理正在接另一个电话.
B:
Whattimewillhebeavailable?
I’llcallhimagain.
他什么时间有空?
我再打过去.
A:
Sorry,butIreallycan’tsay.
对不起,我真的不知道.
B:
Couldyouhavehimcallmeassoonashe’sfree?
Mynumberis……(mumble,mumble)
你能转告他,让他有空立刻给我回电话吗?
我的号码是……(传来嘟,嘟的声音)
A:
I’msorry.Couldyouspeakloudly,sir?
I’mafraidwehaveabadconnection.
对不起,先生,您能大声一点儿吗?
线路不太好.
B:
Myphonenumberis12345678.Pleasehavehimcallmeassoonashe’sfree.
我的号码是12345678.请让他有空立刻给我回电话.
A:
OK.I’msurehewillgetyourmessage.Thankyouforcalling.
好的,我一定会转达的.感谢您的来电.
<四>请求回电
A:
Hello,isthisShenzhen,7868-4532?
喂,是深圳的7868-4532吗?
B:
Yes,itis.
是的.
A:
CouldIspeaktoMr.Zhang,Please?
我能和罗伯特先生讲话吗?
B:
I’mafraidhe’snotin.CanItakeamessage?
对不起,他不在.是否要留言?
A:
Yes,please.Askhimcallmeassoonashegetsback.
好的.请他回来后立刻打电话给我.
B:
MayIhaveyournameandphonenumber,please?
请问您贵姓?
电话号码是多少?
A:
Yes,mynameisFrankSmith.Myphonenumberis365-9562
我的名字是弗兰克史密斯.电话号码是365-9562.
B:
F-R-A-N-KS-M-I-T-H,yournumberis365-9562.Right,Mr.Smith.I’llaskMr.Zhangtocallyouback.
名字是FRANKSMITH,电话是365-9562.好了,史密斯先生.我让张先生给你回电话.
A:
Thankyouverymuch.
非常感谢.
B:
You’rewelcome.
不用谢.
PARTC重点词汇和词组
第二节department部;部门
在表示部门的时候,department与division,section的区别:
department)部;司;局;处;科
division)区域;(机关,公司等的)部门
section)部门;处;科;股;组
department是指一家公司(包括分公司)内部的部门,例如人事部、技术部、财务部等.
division一般不是指具体的职能部门,而是指分部或者分公司,办事处。
有时作泛指,例如“xx公司的营销部门表示...”(并不是指具体的营销部)。
它的范围比department更大一些。
总体上看,division->department->section.
第三节hangup挂断电话
例句:
Ihavetohangupnow.
我现在得挂线了。
3.abadline线路不好
还可以说abadconnection
4.takeamessage留言
对方要找的人不在,通常需要留言,这时如果接电话的人问对方是否要留言,可以说:
CanItakeamessage?
如果打电话来的人说要留言,通常说:
CouldIleaveamessage?
注意其中take和leave的用法就可以了。
第四节loudly大声地
如果周围环境太吵,以至于无法听清楚对方说话时,你可以说:
Wouldyouspeakmoreloudly,please?
我听不清你说的话,你能讲大声点儿吗?
千万不要说:
Willyouspeakmoreclearly?
你能不能讲清楚点儿?
因为clear这个词表示对方讲话不清楚(口齿问题),可能会使客户感到不高兴。
6.onbusiness出差
“onbusiness”表示“因事,因公”的意思。
还可以用onabusinesstrip来表达正在出差。
7.available可用的,有效的,空闲的
Available在此处是“可会见的,可与之交谈的”的意思。
例:
Thedoctorisnotavailablenow.
医生现在没空。
8.assoonas一……就
其中的从句通常用一般现在时表示将来时。
这个短语比较常用,口语和书面语都可以。
它的特点是,在句子中的位置比较灵活,而且可以用于各种时态。
例:
I’llwriteyouassoonasIgetthere.
我一到那儿,就给你写信。
PARTD经验分享【如何巧妙躲过听不懂的尴尬】
从事外贸工作三个月左右的一天,突然接到一个来自伊朗客户的电话。
虽然英语专业毕业,但毕竟第一次接听老外的电话,当时还是紧张得不行,但是简单的问候之后,马上让自己镇定下来。
因为不太适应伊朗人说英语的口音,开始的时候没太听懂,就听明白了他是伊朗的,想买车。
我想,这说不定是个潜在的大客户(好像所有的外贸业务员都有这种侥幸心理),一定要想办法留住他才行。
但是,又不知道他叽里呱啦的说的什么,又不好意思一个劲的说“PARDON?
”于是,我就耐心的听他讲完,然后跟他说:
Thankyouforcalling.It’smypleasuretointroduceourproductstoyou,butit’snoteasytomakeitclearonthephone.MayIhaveyouremailaddresssothatIsendanemailtoyou?
Ibelievethatourproductscanmeetyourneed.
很高兴您打来电话,我也非常荣幸的向您介绍我们公司的产品,但是在电话里很难说清楚,可不可以留下您的电子邮箱地址,稍后我发邮件给您?
相信我们的产品一定能满足您的需要!
就这样,经过两遍确认了他的邮箱地址,放下电话我就发了封邮件过去,询问了一下他对产品的需求。
之后我们之间就通过邮件交流起来,我的书面英语是绝对没问题的,倒是他的比较难懂,常常要我猜,但基本上不影响理解。
后来也通过很多次电话,不像第一次那么紧张,每次谈话都很愉快,他也跟同事来我们公司参观洽谈过多次。
这个客户公司现在已经成为我们公司在伊朗的最大客户。
我常常想,如果当初在电话里没懂装懂,没有要下他的电子邮箱地址,没有以后的邮件联系,很可能我们就失去了这个大客户。
二、电话转接
以前的公司一般有总机,由接线员将电话转接到各部门或者个人。
现在很多公司拥有类似的前台服务或者同一个办公室里几个人共用一个号码。
那么,如果你是在为别人转接电话的话应当怎么说呢?
PartA实用句型
1.I’llputyouthroughrightnow.
我现在就帮您转接过去。
2.I’llconnectyouwiththedepartmentyouwant.Holdonforaminute.
我将电话转到您需要的部门。
请稍后。
3.I’llswitchyouovertoMr.Clark.
我将您的电话转给克拉克先生。
4.I’msorrybutthenumberisengaged.We’llcallyouifconnected.
很抱歉电话占线,如果接通了我们就给您打电话。
5.OK.Iwilltransferyourphonetoafter-saleservicedepartment.
好的。
我替您转接售后服务部。
6.Holdon.I’llgetherforyou.
稍等。
我去叫她。
7.I’msorryyouhavethewrongextension.HoldthelineandI’lltransferyoutohim.
很抱歉,您拨错了分机号码。
请稍等,我把电话转给他。
8.Holdon,letmeseeifsheifhere.
稍等,我去看看她是否在这儿。
9.DoyouknowwhereIcanreachhim?
你知道怎么能联系到他吗?
10.Holdon,please.Letmegetapencilandpaper.
请等一下,我去拿笔和纸。
11.Sorry,Ihavenoidea.
很抱歉,我不知道。
12.Doyouknowhisofficenumber?
你知道他办公室的号码吗?
13.MayIaskwhoiscal
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