印章与证照管理办法.docx
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印章与证照管理办法
印章与证照管理办法
印章管理规定
第一章总则
第一条为加强公司印章管理,规范公司印章使用程序,杜绝和防范经营风险,促进公司业务健康有序发展,特制定本暂行规定。
第二条公司印章包括集团公司行政公章(印有“投资控股集团有限公司”的印章)、集团公司党委章(印有“投资控股集团有限公司委员会”的印章)、合同章(印有“投资控股集团有限公司合同专用章”的印章)、各部室印章、人事、财务专用印章、公司法定代表人个人名章等。
第三条公司印章的刻制、使用和保管,实行统一管理、分级负责的办法进行。
集团公司办公室是公司印章的主管部门。
第二章印章的刻制、启用、缴销
第四条印章规格。
(一)集团公司公章,党委、纪委、工会等印章及各二级公司、托管企业行政公章直径不超过4.2厘米;
(二)集团公司人事、财务、合同专用章、各部室印章、各二级公司、托管企业的财务印章、部门印章及其二级公司印章、各党支部章等直径不超过4.0厘米。
省、市主管部门另有专门规定的,从其规定。
第五条印章刻制实行分级负责制。
集团公司各种印章,由集团公司办公室负责刻制,下达启用通知。
各二级公司、托管企业印章在履行相关审批程序后,由各二级公司、托管企业负责刻制,下达启用通知。
第六条印章刻制审批程序。
(一)集团公司公章、党委、纪委、工会、合同专用章的刻制由集团办公室提出意见,经相应职责分管领导、总经理、董事长、党委书记审批后,集团公司办公室负责到公安部门指定地点刻制。
(二)集团公司各部室因工作需要刻制印章(含更换印章),由各部室提出意见,办公室负责审核,经相关部室分管领导、总经理、董事长批准后,集团公司办公室负责到公安部门指定地点刻制(见“公司印章刻制审批单”)。
(三)各二级公司、托管企业行政公章的刻制,按规定要求履行审批程序,由各二级公司、托管企业提出意见,各二级公司、托管企业负责人签字后交集团公司办公室负责人审核,经集团公司分管领导、总经理、董事长批准后,各二级公司、托管企业自行负责到公安部门指定地点刻制(见“公司印章刻制审批单”)。
第七条各二级公司、托管企业启用行政公章,由各二级公司、托管企业自行印发启用通知,报集团公司备案。
第八条印章的缴销。
因机构撤销、单位名称变更、印章样式改变、磨损或其他原因停止使用原印章,需将原印章交回制发部门,集团公司印章交办公室统一封存或销毁,二级公司印章交二级公司综合部(办公室)统一封存或销毁。
第三章集团公司印章的使用
第九条集团公司办公室,安排专人负责集团公司行政公章、党委章、合同专用章的使用;纪委办公室,安排专人负责纪委章的使用;工会,安排专人负责工会章、工会财务章的使用;人力资源部,安排专人负责人事专用章的使用;财务部,安排专人负责财务专用章的使用;各部室,分别安排专人负责部室章的使用;公司法定代表人个人名章由法定代表人使用或授权有关部室专人使用。
公司各类印章使用责任人,要不断加强责任心建设,切实履行职责,确保公司印章安全、准确、有效使用,从各个环节杜绝和防范风险的发生。
第十条集团公司行政公章的使用,本着既要提高工作效率,又要规避风险的原则,区别不同情况,履行不同的用印审批程序。
(一)一般事项用印,由经办人、用印部室、二级公司负责人、用印事项分管领导签字后用印;重要事项用印,需经集团公司总经理或董事长或总经理、董事长签字后方可用印(见“公司用印审批单”)。
一般事项、重要事项的划分由集团公司办公室负责人根据职责权限和工作实际提出意见。
(二)已经履行了集团公司人事、财务、业务等审批决策程序的文件、合同、信函、报表、材料等文档的用印,由经办人、用印部室、二级公司负责人签字后直接用印,避免重复审签。
公司对外发文的用印,按照集团公司《公文处理办法》(集团办〔2014〕132号)的程序,经集团公司领导签发后直接用印。
(三)没有履行集团公司人事、财务、业务等审批决策的用印事项,均须先按有关制度规定履行集团公司相应决策审批程序,再申请用印审批,不允许以用印审批替代相关决策审批。
(四)常规、固定重复报送事项用印,由经办人、用印部室、二级公司负责人签字后直接用印(见“常规事项用印审批单”)。
常规用印事项由部室、二级公司根据自身工作实际提出意见,集团公司办公室审核,经集团公司领导批准后实施。
、
(五)公司投资项目股东会、董事会表决事项用印审批,履行附件5的审批程序。
(六)为了提高工作效率,按照公司信息化管理有关要求,履行用印审批流程时应使用集团公司办公自动化系统(OA)。
在OA系统履行用印审批流程时,用印部室应在系统中附上需要用印审批的相关文件,用印程序通过OA系统运转后,用印部室打印出用印审批单,送集团公司办公室用印。
第十一条集团公司其他印章的使用审批。
集团公司党委章由党委书记审批后用印,纪委章由纪委书记审批后用印,工会章由工会主席审批后用印,合同专用章在履行集团公司合同审签程序后用印,各部室保管使用的印章须经部室负责人审批后用印。
第十二条因有特殊情况,有关审签领导暂时不能在用印审签单签字的,可以电话或以其它形式征得审签领导同意后用印,但事后必须履行补签手续。
第十三条原则上不允许携带公司印章外出,但因工作需要,确需携带公司印章外出的,须经集团公司或各二级公司法人代表批准,履行携带印章外出审批程序(见“携带印章外出审批单”)。
携带印章外出时,需2人以上同行。
第十四条用印审批单、作为用印依据的相关决策事项审批单、用印文档、附件及有关材料等均应归档,做到手续完备,登记在案。
第四章印章的保管
第十五条集团公司办公室安排专人负责集团公司行政公章、党委章、合同专用章的保管;纪委办公室安排专人负责纪委章的保管;工会安排专人负责工会章、工会财务章的保管;各部室安排专人负责各自部室使用印章的保管。
第十六条公司印章必须存放在保险柜或铁皮柜等安全、有保密设施的地方,妥善保管,严防被盗用、丢失。
印章如发现被盗用,应及时报告集团公司办公室负责人和公司领导;如印章丢失,应立即登报声明作废,并向公安部门报案。
第五章附则
第十七条对违反本规定刻制和使用印章的,按《公司全员奖惩暂行办法》予以处罚。
第十八条公司二级公司的印章管理参照本规定执行。
第十九条本规定由集团公司办公室负责制定、解释与修订。
第二十条本规定自印发之日起施行,原《公司印章管理办法》和《公司印章刻制管理暂行规定》同时废止。
附件:
1.公司印章刻制审批单
2.公司用印审批单
3.常规事项用印审批单
4.携带印章外出审批单
5.公司投资项目股东会、董事会表决事项用印审批单
附件1
公司印章刻制审批单
申请单位:
年月日
印章刻制原因及拟刻制印章名称、尺寸
经办人意见
部室/所属单位负责人意见
办公室意见
分管领导意见
总经理意见
董事长意见
附件2
公司用印审批单
事由
经
办人
部室/所属单位
负责人
办公室负责人
会签部门
(1)
会签部门
(2)
会签部门(3)
分管
领导
总经理
董事长
用印单位:
年月日
附件3
常规事项用印审批单
用印部室、单位年月日
用印事项:
经办人:
部室、单位负责人:
附件4
携带印章外出审批单
携带印章外出事由:
经办人
经办单位
负责人
办公室
负责人
分管领导
总经理
董事长
附件5
公司投资项目股东会、董事会
表决事项用印审批单
用印申请单位:
用印事项:
经办人/项目经理
用印单位负责人
经营管理部
法律部
用印单位分管领导
总经理
董事长
第二部分:
重要证照管理办法
第一条为加强集团公司相关证照原件及其复印件等资料的管理和使用,特制订本办法。
第二条本办法所称“公司重要证照”是指集团公司营业执照正副本、组织机构代码证正副本、集团公司各类房屋的土地证和房产证、验资报告、税务登记证正副本、贷款卡、开户许可证、机构信用代码证等。
第三条营业执照正副本、组织机构代码证正副本、集团各类房屋的土地证和房产证、验资报告等证照由办公室负责保管。
第四条税务登记证正副本、贷款卡、开户许可证、机构信用代码证等证照由财务管理部负责保管。
第五条办公室、财务管理部负责按规定的时间完成相应的证照的变更、年审等工作。
第六条证照的查阅、借用、复印。
(一)集团公司员工领用公司重要证照复印件时,需经本部门负责人审核确认后,方可领用。
(二)借用公司重要证照原件时,需经本部门负责人审核确认,并经集团公司分管领导签字同意后,方可借用。
(三)银行、审计等外部机构需查阅公司重要证照原件时,需由相关部门工作人员陪同,并经本部门负责人审核确认后,方可查阅。
第七条公司重要证照原件的借用期限一般不超过2个工作日,期满时借用人要及时归还。
若因特殊情况需延长借期,应按原审批程序办理续借手续。
第八条公司重要证照的借(领)用人,对所借(领)证件应负安全、保密之责,不得损毁、丢失,不得自行转借、翻印,不得在证件上涂改,更不得将公司重要证件借出后挪为私用。
凡是出现上述违规情形之一的,将按公司相关规定严肃处理。
第九条本办法由集团公司负责制定、解释与修订,自印发之日起执行。
附件:
1.公司重要证照领用审批单
2.公司重要证照借用审批单
附件1:
公司重要证件复印件领用审批单
使用部室、单位:
年月日
证件名称
用途
领用人
所在部门或单位
负责人
附件2:
公司重要证件原件借用审批单
使用部室、单位:
年月日
证件名称
用途
领用人
所在部门或单位
负责人
分管领导
归还人
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