如何让会议有效.docx
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如何让会议有效
如何让会议有效
会议的意义
会议的目的
会议的种类
会议的频率
会议成本的运算
会议的要紧目的确实是解决问题,但由于开会技巧不佳或过于频繁,不但无益于解决问题,反而使问题愈趋复杂。
频繁的会议与主管层的随意决策,常常是职员的梦魇;职员花太多时刻在无效率的会议上,不仅白费公司成本,也造成工作效率低下。
如何能在会议中高效率且有成效地解决问题,是〝高效会议治理技巧〞的中心议题。
会议的意义
1.会议是一个集思广益的渠道
图1-1集思广益图
如上图1-1,会议是一个集合的载体。
通过会议使不同的人、不同的方法汇聚一堂,相互碰撞,从而产生〝金点子〞。
许多高水准的创意确实是开会期间不同观念相互碰撞的产物。
2.会议显示一个组织或一个部门的存在
会议总是在大于一人的情形下发生的,即使是只有两个人的会议,这两个人也是一种小型组织。
没有不开会的组织或部门,一个组织或部门不召开会议,它的存在价值就会受到质疑。
因此,会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。
图1-2组织或部门与会议
3.会议是一种群体沟通的方式
开会专门少是一对一的沟通,绝大多数情形下差不多上一种群体沟通。
随着科技的迅猛进展,人们的沟通方式越来越多,现在人们能够通过E-mail、多媒体等种种形式进行沟通,然而,群体沟通,即会议这种方式,是任何其他沟通方式都无法替代的。
因为这种方式最直截了当、最直观,这种方式最符合人类原本的沟通适应。
会议的目的
◆开展有效的沟通
会议是一种多项交流,能够集思广益,实现有效沟通是会议的一个要紧目的。
◆传达资讯
通过会议能够向职员通报一些决定及新决策,也确实是说向职员传达来自上级或其他部门的相关资讯。
◆监督职员、和谐矛盾
许多公司或部门的常规会议其要紧目的是为了监督、检查职员对工作任务的执行情形,了解职员的工作进度;同时,借助会议这种〝集合〞的、〝面对面〞的形式,来有效和谐上下级以及职员之间的矛盾。
◆达成协议与解决问题
达成协议与解决问题一样要经历以下6个步骤,通过这6个步骤,最终实现协议的产生和问题的解决。
图1-3达成协议与解决问题的6个步骤
◆资源共享
利用开会聚拢资源,以期相互关心,共同进步。
◆开发创意
开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。
通过举行会议,形成新的构思,同时论证新构思,使其具有可行性。
◆鼓舞士气
年初或年底的会议通常具有这一目的性。
这种会议是为了使公司上下团结一心,朝着一个方向共同努力。
◆巩固主管地位
经理或主管为了表达自身的存在价值,更为了巩固自己的地位,经常会召开一些上下和谐会议,以此来强化自己的地位。
会议的种类
会议能够按照人数、开会方式和开会目的进行分类,每一种分类都从一个方面反映了会议的作用,每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断进展紧密相关。
表1-1会议的种类
按人数分类
按开会方式分类
按开会目的分类
●团体会议
●一对一会议
●面对面会议
●会议
●视频会议
●宣布人事安排、讲解政策的会议
●当众夸奖或批判别人的会议
●临时处理突发事件的会议
●固定的团队会议
●集思广益的会议
会议的频率
每种会议都有其合理的发生频率,只有把握了合理的会议发生频率,才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。
1.固定的部门会议
2.全体会议
3.处理突发事件的会议
4.一对一会议
会议成本的运算
会议成本分为时刻成本、直截了当会议成本和效率缺失成本3种。
会议成本是专门可观的一笔数目,它关系到一家公司的得失成败,因此万万不可等闲视之。
1.会议的时刻成本
2.直截了当的会议成本
3.效率缺失成本
开会时,主管人员必须离开自己的工作岗位,这有可能造成公司整体治理效率的下降。
由于治理效率下降而造成的缺失,确实是效率缺失成本。
效率缺失成本包括以下3种情形:
【本讲总结】
从某种角度而言,世界是一个时时处处充满会议的世界。
高效的会议能关心我们迅速解决实践中遇到的问题,然而低效率的会议却往往占据上风,造成时刻成本、直截了当成本及效率成本的缺失。
因此,每个人应从基础做起,深刻明白得会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何运算会议的成本,只有先把握了这些基础知识,才可能使每一次会议都〝行之有效〞。
第2讲会议效率不高的缘故及解决方案
【本讲重点】
会议效率不高的缘故及预防性治理
高效会议的八大特点
会议规范
会议效率不高的缘故及预防性治理
1.会议的通病——效率不高
小王是一家公司的职员,他对公司会议有自己的一些方法,他的方法反映了许多公司会议的某些现状,值得我们摸索。
专门多公司往往由于以下缘故,开会效率低下:
◆公司的主管都不明白何时是开会的最好时机。
许多重要的会都安排在周五下午开,或非要安排在事务繁忙的周一开。
◆许多主管关于何时开会几乎都不征询职员的意见。
这使得职员疲于奔命,甚至得延后或舍弃参加其他会议。
◆有些〝必须到会〞的职员,因为差不多与重要客户或政府官员有约在先,全然不能出席,这使得会议讨论专门难进行。
而到场的人往往并非与议题关系最紧密的人,因此预备不充分或者全然来不及预备。
时下有一句专门流行的话——〝最近比较烦〞,对太多像小王一样的职场人士来说,这句话能够改为〝开会比较烦〞。
开会之因此烦,用小王的话来说,确实是〝会议常在毫无章法的状况下进行,甚至毫无意义地延长时刻,即使有决议,质量也专门低〞,简而言之,会议效率不高。
因此,查找致使会议效率不高的缘故就显得格外重要。
2.会议效率不高的缘故
会议效率不高通常由以下7种缘故造成。
在这7种缘故中,有3种缘故是会议的〝致命伤〞,需要格外小心。
这3种缘故是:
主持人的技能、会议的地点以及会议的预备工作。
表2-1会议效率不高的缘故及具体表现
项次
缘故
具体表现
〔1〕
时刻
会议安排在立即午餐的时刻,每个人都饥肠辘辘,无心开会。
〔2〕
地点
会议地点设在经理办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行。
〔3〕
开会对象的选择
必须出席会议的人未到,通知来的是一些可有可无的参加者。
〔4〕
主持人的技能
会议主持人缺乏阻碍力、说服力,被参会者牵着鼻子跑,无法达到会议意图。
〔5〕
参会者的技能
参会者发言纷乱,既不知如何表意,又不知如何引退,致使会议失败。
〔6〕
会议的预备工作
开会前没有通知与会者相关事宜,致使会议拖沓而无成效。
〔7〕
开会的缘故、目的和结果
开会的缘故、目的和结果在会议进行中突然发觉皆不明确,致使会议毫无意义、宣告失败。
3.预防性治理
所谓预防性治理,事实上确实是防患于未然,将祸害扼杀于摇篮之中。
关于会议来说,做预防性治理,实际上确实是在开会之前,针对可能导致会议效率低下的各种缘故,一一做好预防工作,从而保证会议的高效进行。
【举例】
以会议为例,为了预防显现效率不高的情形,下面针对7种致使会议效率低下的缘故,做一个全面的预防性治理。
会议
效率不高的缘故
预防性治理措施
时间
会议一样应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后,幸免安排在周一或周五。
地点
地点尽量设置在一个封闭的会议室内,而且最好围着圆桌进行。
开会对象的选择
事先通知必须出席会议的人,将出席会议的人分为必须参加者、能够旁听者和可选择参加者几类。
主持人的技能
选择具有亲和力、阻碍力的人担任主持人一职。
参会者的技能
参会者一定要具有倾听能力。
会议的预备工作
一定要提早做好具体的预备工作。
开会的缘故、目的和结果
在会议举行之前将开会的缘故、目的和结果通知所有的参会者。
【自检】
请依照自身情形完成以下表格。
(1)你所在公司是否存在会议效率不高的问题?
□是□否
(2)假如存在,请从以下选项中选出符合你所在公司实际情形的选项,并提出改进意见。
存在问题
是否存在
改进意见
主持人毫无阻碍力
□是□否
会议地点的布局让人专门有压迫感
□是□否
会前预备不足,会议议题让人不明因此
□是□否
会议总是选在午饭时刻进行
□是□否
高效会议的八大特点
与低效率会议相对的确实是高效会议,高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。
高效会议具有8大特点。
建议在正式召开会议之前,将高效会议的8大特点一一列出,并随时检验,充分做好预防性治理,使立即召开的会议能够成为真正意义上的高效会议
会议规范
会议规范包含3个部分:
会议时刻安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。
1.会议时刻安排的规范
◆上午8-9点之间,正是职员从家到公司,预备开始一天工作的时候。
那个时候的职员,心绪尚且纷乱,还需一段时刻才能进入工作状态。
因此,试图在这一时刻段举行会议、试图让职员回应会议提议或进行业务分析,从人的生理和心理角度来看,是不现实的。
◆上午9-10点之间,职员差不多开始进入工作状态。
在那个时刻段最适合进行一对一的会谈,同样也是进行业务会谈的最正确时机。
◆上午10-12点或下午1-3点之间,最适合调动职员集思广益。
大伙儿利用头脑风暴,不断想出新点子、新方法。
◆下午3-5点之间,最好不要安排会议。
那个时段的职员开始进入一天当中的倦怠期,人人期望赶忙回家,在那个时段举行会议往往会事倍功半。
2.会议规范本身
会议规范是指大伙儿达成共识的会议守那么。
会议规范要紧包括以下条款:
◆所有与会者将每周工作安排时刻表交给会议安排人,以找出最适宜所有参会人的开会时刻。
◆超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。
◆所有与会者都要预备在会上发言。
◆准时开始,准时终止。
◆各业务单位负责人对决议能否达成负直截了当责任。
◆所有与会者应明白爱护别人的威严,不在会中羞辱别人,这条规那么最重要,需专门注意。
◆意见不同是好事,议论才能面面俱到,甚至有人扮〝黑脸〞。
◆会议终止2-3天后,所有与会者应拿到会议记录。
◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。
◆必要时请第三方监控,以保证会议质量。
3.固定的会议流程规范
图2-1固定的会议规范流程
固定的会议流程规范要紧包括一个中心、两个差不多点。
〔1〕一个中心
一个中心是指整个会议的议程。
一个中心包括:
■会议的开始,具体包括:
致欢迎词;阐明会议目的;交流会议议程;介绍时刻安排、相关规章制度;指定会议记录人。
■进行会议讨论,能够分为不同的议程,比如议程一、议程二、议程三等。
具体包括:
分享话题和目标;交流信息;产生主意、做决定、确认行动;总结。
■终止会议,具体包括:
总结;安排下次会议。
〔2〕两个差不多点
两个差不多点是指会议的一头一尾,即会议开始前的预备和会议终止后的跟踪,这两个差不多点是最容易被忽视的。
然而,它们却是保证会议成败的关键。
因此,一个规范的会议流程必须包含会前的预备工作与会后的跟踪工作。
会前的预备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录,制定跟踪打算,以及安排下次做汇报的人选等。
【本讲总结】
会议效率不高是当前许多会议的现状。
因此,找出会议效率低下的缘故就显得格外重要。
通常有7大因素致使会议效率低下,针对这些因素,应在会前充分做好预防性治理。
与此同时,清晰了解什么是高效会议、会议规范有哪些也至关重要,只有把握了这些,才能从正面引导我们如何提高会议的效率。
【心得体会】
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第3讲开会前的预备工作
【本讲重点】
是否要开会
预备工作的作用
1H5W
预备工作核对单
主持人的预备工作
是否要开会
〝机遇只偏爱那些有预备的头脑〞。
对一个人而言,不管做任何事,假如事前没有做好充分的预备,那么等待他的必定是一个注定的失败。
对一次会议而言,高效的会议事实上在正式宣布开始之前就开始了!
一次高效会议的第一步预备工作是确定是否确实有开会的必要性。
那个确定工作看似余外,实际上必不可少。
这一步确定工作的作用相当于一个〝选择器〞,它使那些全然不符合发生条件的〝会议〞提早落选,从而为高效会议的产生把好第一关。
1.无需开会的〝五个假如〞
图3-1 不需开会的〝五个假如〞
◆假如还有比开会更好的方法,即假如能够通过一些看似原始的方法达到与开会同样的目的,就无需举行会议,例如写纸条、打或发邮件等。
◆这些方式可能在感受上不如开会那么爽快淋漓,然而却简洁有效,关于一些问题的解决具有经济有用的优势。
◆假如你是唯独能够做决策的人,那么一定不要白费自己和他人的时刻,召开耗时长久的所谓会议。
第一,因为他人的参与可能只能把问题变得更糟;其次,决策既然只能由你做出,就无需集合他人集体讨论,结果又全盘推翻他人意见,这种做法只会既不利于解决问题,又容易令自己陷入尴尬境地。
◆会议成本是一个绝对不容忽视的问题,一定要做好会议成本的预算,不能用高昂的会议成本来换取某些会议的发生,因为长此以往公司必定会不堪重负、得不偿失。
2.必须开会的〝五个假如〞
图3-2 必须开会的〝五个假如〞
◆〝听取部门汇报工作〞最好采纳会议的形式,不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代。
定时交书面报告往往会流于形式,往往会使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风气,使公司内部缺乏沟通,使问题和建议无法顺畅流通,长此以往,后果不堪设想。
因此,每月一定要召开正式的会议,听取部门汇报工作,使各种信息在公司内部高效流通。
◆夸奖和批判是两种专门好的鼓舞方式,而当众的夸奖和批判具有更强的阻碍力。
采纳会议的形式夸奖或批判,有利于充分发挥夸奖或批判的作用。
在大会上当众夸奖〝明星职员〞能够树立标杆,充分发挥榜样的好作用,有效推动竞争;当众批判某些情节严峻的错误行为,有利于警醒职员,幸免同类情况再度发生。
◆当你给某一个项目小组,或者给你的部门分配任务时,一定要举行会议,不能采纳邮件或者其他书面形式。
因为分派任务意味着要达到团结上下、协作完成任务的目的,只有通过会议把任务公共化、明确化,才能促进协作,从而保证任务的及时完成。
预备工作的作用
当你确定有必要召开会议时,第一要了解预备工作怎么说有什么作用。
只有认识到预备工作的作用,才能有更大的积极性、更有信心地做好预备工作。
一样来说,会议的预备工作具有以上4种作用,它能够关心你确定在会议中应该采取哪种讨论方式达到最好的会议成效;通过充分的会议预备、通过书面通知的形式告知参会者会议的目的、意图以及会议对与会者发言的要求等情形。
良好的会议预备工作能够关心你节约会议时刻,同时减少会议中可能显现的各种冲突,使会议井然有序、卓有成效。
1.1H5W
图3-31H5W
1H5W是指会议预备工作需要专门注意的6个方面,用英文缩写表示为1H5W。
2.专门提醒
依照统计调查显示,会议人数最多不应超过9个,最为合适的人数是5至7人。
那个人数既能够防止人数太少,不能集中反映群体思想,又能幸免因为人数过多,从而造成一部分人的消极参与。
因此,会议的合适人数应该依照会议的议题、重要性具体决定。
会议预备工作核对单
会议的具体预备工作相当于会议的硬件,因此必须要面面俱到。
将这些具体的工作一一列出确实是一张会议预备工作核对单。
这张核对单尽管数目繁多,然而却是会议成功的有效保证。
会议预备工作核对单
1、了解会议的目的
3、确定会议的形式
5、决定会议的时刻
7、决定会议的地点
9、确定出席人数
11、是否预备会议名签
13、是否安排与会者住宿
15、确定视听教材
17、预备会场周边位置图
19、确定自己人的相关资料
2、是否一定要开会
4、安排会议的议程
6、确定会议的主持人
8、研究会场如何布置
10、安排出席者座位
12、是否安排交通工具
14、是否发出了会议通知
16、确定辅助教材
18、是否要求与会者预备资料
20、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知
以上20个条款是一样会议都应该注意的一些硬性因素,还有一些因素专门容易被忽视,一定要专门注意:
会场的布置需要专门注意:
◆假如与会人员超过10个,会场最好布置成〝U〞字型,主持人能够站在会场中央,如此有利于和谐讨论;
◆假如是全体会议,能够布置成阶梯教室的形式;
◆5到7人的会议,最好安排成圆桌型,也确实是半岛型。
主持人的预备工作
1.主持人的4个预备工作
注:
不做SWOT分析,只做机会分析,和要把机会变为成果的相关要素分析,故略去了SWOT内容〔林钰钊注〕。
【本讲总结】
一次成功的会议背后一定是专门充分的预备工作。
高效会议要求我们循序渐进、按部就班的做好会前的各项预备工作。
不管是简洁明了的1H5W,依旧项目分明的预备工作核对单,都需要我们对其有一个全面而细致的了解及深刻的明白得。
好的预备是成功的一半,一定要做好会议的预备工作。
【心得体会】
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第4讲成功会议的五种策略
【本讲重点】
如何做开场白
如何分配发言时刻
如何把握议事进度
如何达成决议——决策方式
如何圆满终止会议
如何做开场白
如何分配发言时刻
如何把握议事进度
把握议事进度对一次会议的成功可谓至关重要。
控场也就成为一个主持人最应训练的技巧之一。
把握议事进度要紧包括2种方式:
语言方式与非语言方式。
1.语言方式
语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来操纵会议的议事进度。
例如,面对一些专门容易滔滔不绝的发言者,主持人能够凭借对其的了解,让其先发言,使其尽量缩短发言的时刻。
具体做法如:
〝能不能用3分钟的时刻给我们简单的说一下?
〞当他说到5分钟的时候,你能够再说:
〝嗯,差不多5分钟了,你说的正是我们需要的。
〞或者能够采纳一带而过的方法,例如〝你刚才说的内容专门好,你对下一问题如何看?
〞如此就能够把他从一个问题带到另一个问题,或是能够转移说话对象,如〝你说得专门好,坐在您旁边的这位如何看呢?
〞
通过以上这些话语,即语言方式,主持人能够有意识的、合理的操纵议事进度。
2.非语言方式
更有效的掌控议事进度的方式是用非语言性的方式,即通过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了,或者是说得不够接着说等。
比如主持人把目光转向别人,就可能是在提示正在说话的人能够停止说话了;不耐烦的敲桌子,也能够提示终止发言;用比较不礼貌的方式,如不停的看手表,也能达到同样的成效。
语言和非语言这2种形式的合理运用,能够做到有效的控场,使会议既可不能太短,也可不能太长,准时开始,准时终止。
如何达成决议——决策方式
彼德·德鲁克决议法
彼德·德鲁克是世界闻名的治理大师,他通过多年的学习研究,总结出了达成协议的如下步骤。
通过这些步骤的有效执行,能够顺利达成协议。
4种群体决策
图4-1 4种群体决策
1.权威决策
权威决策显现于最高掌权者具有决策权和否决权,单方面作出决定时。
适宜使用:
当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。
不宜使用:
当团队领导人期望团队成员接纳并支持某项决策时。
【举例】
专门行动小组向部分领导提交报告并等待最后决策。
经理决定工作日程表,然后通知该小组。
优点:
决策迅速高效;在急需行动的情形下最有用;在权力界限明显的地点最有效。
缺点:
尽管可迅速做出决策,但实际支持和执行建议也不易;当复杂性增高时,权威决策的质量会由于考虑面不宽而受到阻碍。
2.少数服从多数决策
少数服从多数决策显现于多数成员同意提案时,它以民主原那么为基础。
适宜使用:
当时刻有限,而决策结果可不能对反对者造成消极阻碍时。
注意:
投票容易导致输赢之争,输方将难以尽职和投入。
【举例】
团队成员投票同意一项新的工作程序。
团队成员投票选举团队领导。
优点:
承诺多数人对问题发表自己的意见。
保证大多数人获胜。
决议可通过简单唱票,相对迅速和高效做出。
缺点:
在小集团内,投票一向促成人们分派。
这种竞争会阻碍一项决议的质量和执行。
3.共识决策
共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议,每一团队成员均有否决权。
共识决策提供一种反映所有成员方法的全面解决方法,能够提高成员实施决策的积极性,表达平等之风。
注意:
假如决策时刻有限,或团队成员不具备决策的足够技巧,决策就难以形成。
【举例】
全体工作人员同意支持新的程序变动,团队制定了一套工作方针。
优点:
保证所有问题和思想得到公布辩论,每个团队成员有机会发表意见。
复杂的决议会通过深思熟虑,从而产生高质量决议。
缺点:
达成一致需要相对长的时刻,并具挑战性。
而且需要大量的沟通、耐心的倾听并明白得他人观点;为确保所有团队成员有机会发表意见和分享其见解,必须进行有效的推动。
4.无异议决策
无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。
当提案专门重要,要求所有成员达成完全一致时,团队应作出无异议决策。
注意:
不管团队具备什么样的体会,无异议决策都专门难达成。
只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。
【举例】
一陪审团认真研究法庭案子后,呈递一份无异议裁决书。
优点:
确保团队每个人都认为所达成的决议是最正确的,并公布支持它;意见不和和冲突最低。
缺点:
因为没有哪两个人的思想完全合拍,达成无异议决策也许会花费专门长的时刻。
无异议决策常常难以做出。
4种团队决策法
如何圆满终止会议
【本讲总结】
会议的成功需要高超的策略。
从会议的开始直至会议的终止,每一步都需要把握得恰到好处,只有如此才能让会议的高效变得万无一失。
需要专门引起注意的是达成协议的具体步骤和做好决策的一些科学方法。
策略是决定会议成败的关键因素之一,一定要深刻明白得并灵活运用成功会议的5种策略。
期望你的每一次会议都硕果累累!
【心得体会】
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第五讲
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