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行政公文概述

一、行政公文的概念

行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、行政公文的特点

（1）公文由法定作者制发。

（2）公文的制发具有程序性。

（3）公文具有法定效力。

（4）公文具有规范的体式。

三、行政公文的种类

行政公文从不同的角度分类，可从不同的方面，揭示了公文的特征或属性。

（一）按适用范围来划分

《办法》规定的公文有十三种：

命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。

（二）按行文方向来划分

可分为下行文、上行文和平行文。

（三）按缓急程度来划分

可分为特急、急件、一般文件三类。

（四）按保密级别来划分

可分为三个等级：

绝密、机密和秘密。

四、行政公文的行文规则

（一）下行文规则

（1）政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

（2）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

（3）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

（4）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

（二）上行文规则

（1）请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

（2）“报告”不得夹带请示事项。

（3）一般不得越级请示和报告。

（4）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。

（5）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

（三）联合行文规则

（1）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；

（2）政府与同级党委和军队机关可以联合行文；

（3）政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；

（4）政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

（四）其他行文规则

（1）属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

联合行文应明确主办部门。

须经政府审批的事项，经政府同意也可以部门行文，文中应注明经政府同意。

（2）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

五、行政公文的格式

（一）公文的书面格式

公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的形式。

组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

（1）眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。

（2）主体部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。

（3）版记包括主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等项。

（二）公文的特定格式

包括：

信函格式、命令格式、会议纪要格式。

（三）公文的排版规格与印制装订要求

（1）排版规格：

正文使用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

（2）用纸要求：

公文用纸采用A4型，幅面尺寸为210mm×297mm。

（3）装订要求：

公文应左侧装订，不掉页。

包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。

两页页码之间误差不超过4mm。

请示

（一）请示的概念和种类

1.请示的概念

请示是“适用于向上级机关请求指示、批准”的公文。

请示为上行文，具有强制回复的性质。

2.请示的种类有：

请求指示的请示、请求批准的请示、请求批转的请示。

（二）文体结构

1.标题

由制发机关、事由、文种三部分组成。

2.主送机关

主送机关为直属上级机关，即一般只报送一个主管的领导机关。

3.正文

正文由事由、请示事项和尾语组成。

事由要写明提出请示的原因、背景或依据，要阐述充分，有理有据；请示事项要明确具体，切实可行；尾语，常以简短的文字概括请示的具体要求，再次点明主题。

如“以上意见，请予批示”、“以上要求，请予批准”，或“如无不当，请批转……”等。

4.落款

落款在正文之后的右下方写标注发文机关名称。

5.成文时间

时间写在落款之下。

（三）写作要求

（1）写请示须遵循下列原则，即：

一文一事，一般只主送一个主管的领导机关，不多处主送，不送领导者个人；按隶属关系逐级请示，在一般情况下，不越级请示、请示上报的同时不抄送下级与同级机关；请示与报告不能混用，不能将请示写成报告，即不写“请示报告”。

（2）两个以上单位联合向上级机关请示时，要在事前确定主办单位，经过认真磋商，取得统一认识，而后会签、印发。

（3）提出请示事项时，应同时根据本地区、本机关的实际情况，对所请示的问题提出解决的初步意见与方案，供领导批复时参考，因此，事先要经过周密的调查研究，使提出的意见与方案准确切实。

（4）请求批准行政规章的请示，要在正文中说明制定此项规章的必要性及其主要内容，然后规章草案作为请示的附件，一并报送。

写作训练

[习题一]

青山县教育委员会文件

青教发（2001）10号

青山县人民政府：

我县地处高山，生活比较恼火，中小学教师工资偏低，影响了教师队伍的稳定和教师工作的积极性。

为解决此问题，请于2001年9月起对我县山区中小学教师实行生活补贴（小学教师每月300元，中学教师每月400元）。

另外，为推动初中小学体育活动的开展，拟定于今年10月举行一次“青山县中小学学生田径运动会”，请拨专项经费2万元。

特此报告

青山县教育委员会办公室

二○一二年四月一日

抄送：

县财政局、本县各乡镇教委

青山县教育局办公室2001年印发

错误之处：

眉首：

1、该文属上行文，少签发人；

2、发文字号应左移空一格；

3、发文字号中的年份应为六角方括号。

主体：

1、没有标题；

2、“生活比较恼火”中的“恼火”用词不当；

3、内容上，应为请示，但该文不符合一文一事的行文要求；4、结束语用错了；

5、落款少印章。

版记：

1、少主题词；

2、请示不抄送下级或同级机关；

3、印发机关应左空一格，印发机关的署名与发文机关不一致；

4、印发日期应右空一格。

[习题二]：

请指出下列公文例文的错误所在，并加以修改。

请示

教育厅、财政厅：

由于今年七至八月我省大部分地区洪水成灾，因而我校有400余名学生无力交纳学费，请求拨给专款予以资助。

此外，我校为适应高校扩招需要，拟新建一栋学生公寓和一栋教学楼，请予批准立项，并拨专款。

如同意，表示衷心感谢。

××××学院

20××年×月×日

错误之处：

1、标题不规范，应加上事由；

2、主送机关不能是两个；

3、正文不符合一事一文的行文要求，请示的理由不充分，事项不具体，结语不规范；

4、落款无章。

署时要大写。

关于拨款救助受灾学生的请示

省教育厅：

由于今年七至八月我省湘西湘南地区遭遇了30年未遇的洪水泥石流灾害，我院有400余名学生因受灾而无力交纳学费。

本期已开学近一个月，为解决受灾学生的燃眉之急，学院通过多种渠道已筹集到二十万元，尚缺六十万元的缺口，请求上级部门拨专款予以资助。

妥否，请批示。

××××学院（章）

二0一二年九月六日

[习题三]：

请指出下列公文例文的错误所在，并加以修改。

关于拨款举办艺术节的请示

市财政局：

经市委、市政府同意，9月10日至10月10日在我市举办艺术节，初步匡算，艺术节共需费用150万元，请予核拨。

特此请示。

株洲市文化局

2012年4月6日

错误之处：

主体：

1、文体错误，应为“函”；

2、正文的结语不正确，改为“特此函达”；数字大写；

3、落款少印章，署时要大写。

[习题四]：

下面这篇公文在文种、格式和内容上都有错误，请一一指出。

株洲铁路机械学校文件

关于拆除一栋教学楼的请示报告

海南铁路总公司：

我校一栋教学楼，建于1957年，建筑面积为×××平方米。

此屋由于使用时间久，而且遭到一些人为的破坏，现在已是摇摇欲坠，被株洲市城建局鉴定为危房。

鉴于此，我们特请将其拆除，并请求拨款重建。

如无不妥，请速批复。

株洲铁路机械学校

二00二年三月二日

抄送：

广铁（集团）公司财务处株洲铁路机械学校财务处

株洲铁路机械学校2002年7月2日

眉首：

1、少“发文字号”，且应左移空一格；2、该文属上行文，少签发人；

主体：

1、标题错误，“请示”“报告”混用去掉“报告”；2、主送机关。

“错误海南铁路总公司”不是“株洲铁路机械学校”的直接主管部门；3、内容上不符合一文一事的行文要求，去掉其中一项；4、署名署时的格式错误，均应右空四格；5落款少印章。

版记：

1、少主题词；2、请示不抄送下级或同级机关：

“株洲铁路机械学校财务处”，且应左空一格；3、印发机关应左空一格，印发机关的署名不完整；4、印发日期少“印发”二字，且应右空一格。

活动简报

【必备知识】

一、活动简报的概念

简报即情况的简要报道，是国家机关、社会团体及企事业单位内部用来反映情况、汇报工作、交流经验、沟通信息的一种内部文件。

活动简报是以具体的事例、简洁的文字、灵活的形式，及时迅速地通报活动的具体组织情况的一种汇报性、指导性和交流性的文书。

二、活动简报的特征

1.新闻性

活动简报有些类似于新闻报道，要求在真、新、快、简四个方面多琢磨。

“真”是指内容真实。

活动简报所反映的内容、涉及的情况，也应当遵循真实性原则，时间、地点、人物、事件、原因、结果，所有要素都要真实，所有数据都要确凿。

虚构编造不行，移花接木、添枝加叶也不行。

“新”是指内容的新鲜感。

活动简报如果只报道一些司空见惯的事情，当然没有多大价值和意义了。

它要反映新事物、新动向、新思想、新趋势、新经验。

“快”是猪报道的迅速及时。

写作要快，制作的发送也要简易迅速，尽量让读者在短时间里了解到最新的现实情况。

“简”是指内容集中、篇幅短小、提纲挈领、不枝不蔓。

名目之前冠以“简”字，可以看出简洁对它来说是多么重要。

2.单一性

大多情况下，一份简报中可以只有一篇报道，但也小的将若干篇

报道集结发表，形成集束式形态。

送样做的好处是有点有面、相辅相成，加大信息量，避免单薄感。

相关链接

l.简报的种类

简报的种类繁多，有多种分类标准。

按简报的内容分类，声报可分为动态简报、工作简报、会议简报。

（1）动态简报

动态简报指反映各部门、各领域的新情况、新动态的简报。

如《市场动态》、《学术动态》、《文化信息》等。

（2）工作简报

工作简报也称情况简报。

主要反映本部门、本系统各方面的工作情况。

如部门贯彻执行囝家方针政策，落实上级指示的情况；部门工作进展情况；工作中的经验、教训、问题；先进事迹或错误倾向等。

（3）会议简报

即举行会议期间编发的、报道会议进程和讨论内容的简报。

主要用于一些大、中型会议，利于组织和引导会议的进行。

会议简报一般由会议的主持部门或会议秘书处编写，内容包括会议的宗旨、要求！

议事日程、会议的概况、会议研究的问题、会议提出的带有倾向性的意见、会议对一些重要问题的研究及讨论结果或摘要刊登典型发言等。

2.简报的特点

（l）快

快指反应迅速及时。

简报的最大一个特点就是一个“快”字。

简报具有新闻性，追求实效性，要求发现、汇集情况快，撰写成文快，编制印发快。

快是简报的生命，如不抢时间及时反映情况，时过境迁，

就会失去简报的价值。

（2）短

短指简短。

为了能及时传递信息，简报在内容上要集中单一，尽可能一事一议，少做综合报道；语言上要简明扼要，一语中的；篇幅要短小精悍，字数一般为几百字，至多不过千字；在具体写法上，要开门见山，直截了当。

（3）实

实指反映情况要客观。

简报的内容必须真实，绝不能偏离事实。

有关事实、数据，事件的时间、地点、人物，事件的来龙去脉、因果关系必须准确。

对事件的评价要客观恰当。

（4）新

新实指内容新鲜，有新意。

简报不但要反映新动向、新情况、新课题、新信息和新经验，还要阐明新思想、新观点。

三、活动简报的结构及写法

活动简报一般包括标题、正文、落款三个部分。

l.标题

活动简报的标题跟新闻的标题有些类似，可分为单标题和双标题两种基本类型。

（1）单标题。

将反映的核心事实或其主要意义概括为一句话作为标题，如《××大学×××活动简报》。

（2）双标题。

正题前面加引题。

如：

尽责社会完善自身

——华东师大团委开展“把知识献给人民”的活动

前一个标题是引题，指出作用和意义，后一个标题是正题，概括主要报道内容。

2.正文

（1）导语。

要用简短的文字，准确地概括活动的内容，说明文章的宗旨，引导读者阅读全文。

导语的具体写法可根据主题需要，选择采用叙述式、描写式、提问式、结论式等几种形式。

用概括叙述的方法介绍活动简报的主要内容，叫做叙述式。

把简报里的主要事实或某个有意义的侧面加以形象的描写，以引起读者的阅读兴趣，叫做描写式。

把简报反映的主要问题用设问的形式提出来，以引起读者的思考，叫做提问式。

先将结论用一两句话在开头点出来，然后在主体部分再作必要的解释和说明，叫做结论式。

这几种导语形式，各有所长，写作时可根据活动特点选择运用。

（2）主体。

要用足够的、典型的、富有说服力的材料把导语的内容加以具体化，用材料来说明观点。

写好主体是编好简报的关键。

主体的内容，或是反映具体的情况，或是介绍具体的做法，或是叙述取得的成绩和经验，或是指出存在的问题，或是几项兼而有之，要视具体情况而定，没有固定的框框。

主体的层次安排有“纵式”和“横式”两种形态。

纵式结构按事件发生、发展的时间顺序来安排材料，横式结构按事理分类的顺序安排材料。

如果内容比较丰富，各层还可加小标题。

（3）结尾。

活动简报要不要结尾，因内容而定。

事情比较单一，篇幅比较短小的，可以不单写结尾，主体部分话说完就结束，干净利落。

事情比较复杂，内容较多的，可以写个结尾，对全文作一个小结，以加深读者的印象。

另外，有些带有连续性的简报，为了引起人们注意事态的发展，可用一句交代性的话语作为结束，如“对事情的发展我们将继续报告”，“处理结果我们将在下期报告”等。

3.落款

一般在正文右下方署名署时。

【参考文案】

借鉴兄弟高校经验拓展科学发展思路

——我校组织赴兄弟高校学习考察