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团队领导
团队合作,团队领导,团队解决问题,以及运用轩队领导技巧
在平常的实践工作中,你已经学习并实践了重要的人际关系技巧,认识到良好的人际关系技巧是有效管理的必要条件,不具备与其他工作伙伴和下属相处的力,你就不能成为一名成功的管理者。
有关基本的人际关系技巧,沟通和授权技巧和如何运用这些技巧。
这些技巧主要用于解决一对一的问题,而作为一各成功的管理者,你将管理更多的团队。
团队作出决策,采取行动,而解决问题的好坏将代表你能力的高低,我们将学习有关的技巧,它将有助于你管理团队,我们将从以下五个方面进行阐述:
一、为什么集体决策有时比个人决策更有效
二、怎样把工作小组转变成有效的团队
三、如何在你的公司建立并领导团队
四、对于不同的团队,如何采取不同的领导技巧
五、团队必须遵循有效解决问题的步骤
自我评估检查表
一、团队合作:
衡量你怎样与团队合作,并使他们相互帮助,成为一支有效团队的能力。
经常 有时 很少
□ □ □ 1、开会前,我会确保每一个员工都清楚会议的目的
□ □ □ 2、会议开始时,我会首先讲述会议的目标
□ □ □ 3、我会让每个人都了解会议需要的时间
□ □ □ 4、在会议开始时,我会提供有关的背景材料
□ □ □ 5、我会告诉团队如何提供帮助以及我对他们的要求
□ □ □ 6、我会确保会议的一切程序都安排妥当
□ □ □ 7、我会确保所有有关人员均来参加会议
□ □ □ 8、我会确保在会议中充分讨论所有的主题,呈现所有看法。
□ □ □ 9、我会确保在会议结束时,顺利地作出必要的决定
□ □ □ 10、在会议后期,我们将利用一些时间讨论会议的进展情况及改进方法。
二、主持会议:
评估你主持会议能力。
经常 有时 很少
□ □ □ 1、我会确保每个人都能明白讨论的要点
□ □ □ 2、我会确保会议不偏离讨论的范围
□ □ □ 3、我会总结大家的建议,并将重要的意见记录下来
□ □ □ 4、我能够控制针锋相对的辨论
□ □ □ 5、我可以确保没人能够垄断会议或不积极参与讨论
□ □ □ 6、会议结束时,我会总结取得的成果
□ □ □ 7、会议结束时,我能够确保与会者都明白将要进行的工作和由谁来负责
三、团队解决问题的技巧:
评估你确保自己的团队遵循正确解决问题步骤的能力。
经常 有时 很少
□ □ □ 1、我会向每个知道内情的人了解信息
□ □ □ 2、我会确保让每一个与问题有关系的人都参加会议
□ □ □ 3、我会记下所有与问题有关的事实
□ □ □ 4、我会向提供信息的人询问有关问题,以确保真实
□ □ □ 5、在判断问题时,我会小心区别哪些是单独的,个别的事件,哪些是相关联的模式
□ □ □ 6、我会让团队彻底调查每个方面,直到找出真正问题
□ □ □ 7、我会让团队找出最佳的解决办法
□ □ □ 8、在没有制订解决问题的计划之前,我不散会
□ □ □ 9、在分配工作任务时,我会确保每个人得到的任务都是他们力所能及的。
□ □ □ 10、我会认真进行追踪,确保完成任务
□ □ □ 11、我愿意改变已分配的工作,以适应新的需要
四、领导风格:
帮助你了解自己改变领导风格,以适应不同团队队员需要的能力。
经常 有时 很少
□ □ □ 1、当我做出决定后,能在会议上予以解释。
□ □ □ 2、虽然我自己做出决策,但也会接纳队员的意见
□ □ □ 3、我会让队员自己作出决定,不过分依赖我的建议
□ □ □ 4、我会与队员一起作出决定
□ □ □ 5、我会独立完成会议决定的工作。
□ □ □ 6、我会遵从会议决定,授权各项工作
□ □ □ 7、我会密切追踪授权的工作
答案与分析:
前三方面,最好的答案是:
经常
领导风格,最好的答案是:
有时
第一节团队合作
有时,团队解决问题比个人解决问题更为有效,当然,有些时候以团队的形式去解决问题是不恰当的,如在紧急的情况下,立即决定是很重要的,时间不允许你召集团队开会讨论。
但是在大多数情况下,一支有效的团队是能够既快速又彻底
地解决问题的。
1、什么是团队:
团队就是一组人在一起工作,向着共同的目标进发,同时,每个团队成员也在努力实现自己的个人目标。
2、团队合作的好处:
A:
更有效的利用每个人的才能
B:
作出更明智的决定
C:
具有更高的效率
D:
对作出的决策和解决办法,给予更大的支持。
团队能够产生协同作用,它可以产生更好,更有创造力的想法和更有效的解决办法,这是团队成员单独工作难以办到的,总之,集体的力量终归大于一个人。
3、队伍的演变过程
并不是所有的小组都能成为团队的,只有通过有效的领导,团队才能获得成功。
否则,只能是漫无目的的工作,毫无成效,以下是一个小组发展成为团队的典型过程。
⑴寻求阶段
在该阶段,大家还没有确定应做事项,通常会产生混乱,寻求阶段出现在团队成立的初期,或团队成员离开和加入团队时。
⑵探索阶段
一旦确立了团队目标,就意味着进入了探索阶段,在此阶段团队成员要学会和他人合作。
有些人可能会争夺领导的地位,最终的结果是团队成员之间产生纠纷,就会出现小集团,并互相排斥。
在该阶段,一定要解决个人纠纷,并且明确团队的运作方式。
⑶联盟阶段
当团队为实现团队目标而作出第一项决策时,就意味着进入了联盟阶段;此时,这一组人已经形成了团队,所有人员都通力合作,贡献自己的才能,团队形成了自己独有的风格,在决策方面也变得越发有效。
在联盟阶段,大家都了解彼此的期望及他人的优缺点,这使得他们携手合作,就象是一支配合默契,合作已久的运动队。
一个小组可能会永久地停留在寻求阶段或探索阶段,而无法形成团队,这就需要运用你的领导技巧,判断他们能否进入联盟阶段。
4、成功团队的特征。
⑴会制订出明确的目标
为了确切地知道应做事项,团队必须制订出明确的目标,可以采取以下形式,
A:
制订会议日程
B:
列出需要团队完成的特殊任务
C:
列出团队必须解决的特殊问题
⑵会制定解决问题的方法
在如何做的问题上,所有团队成员都应了解有关制度,规定和程序,包括:
A:
团队成员应在何时发言
B:
怎样形成和结束一个话题的讨论
C:
时间范围
D:
会议地点
E:
制定决策是采取什么原则(少数服从多数或是由领导自己决定)
F:
领导的职责范围
G:
团队成员的权利和职责
⑶会通过讨论做出决定
团队会用大量时间讨论任务,问题和方案,并作出最后的决定,成功的团队在经过充分讨论之后才会作出决策
⑷会总结会议进程
在每次会议即将结束时,团队成员会针对会议进程作出简短的评论,这时,他们将讨论会议的成功和失败之处,并找出阻碍成功的地方。
其好处:
A:
为今后会议节省时间
B:
避免或减少错误的产生
C:
充分发挥团队的生产力和工作效率
在与会者讨论会议成败时,要注意他们是否回答了下列问题:
A:
已经确定的工作目标和时间安排是否合理
B:
是否充分讨论了每个主题
C:
对某个问题的讨论是否太长,以至于影响达成共识
D:
是否在次要问题上花费过多时间
E:
是否每个团队都发表了意见
F:
是否需要缩短个人发言时间
G:
是否出现“小集团”他们彼此对立,争执多于真正的讨论
H:
下次会议时,如何改进
5、建立团队的方法
作为团队领导,需要考虑两个问题:
A:
如何达成共识
B:
每名团队成员的权利和义务是什么?
找出答案后,再回答其他问题,就容易多了。
作出决策的方法:
A:
达成共识:
每一名团队成员都同意作出的决策,大家都认为这一系列行动是最好的。
B:
少数服从多数的原则:
少数人有不同看法,但仍会支持会议决策
C:
团队领导作出决策:
每一个团队成员都发表过意见后,领导汇集所有意见,然后决定应该采取的措施。
三种决策的优缺点
⑴达成共识
优点:
所有成员都会支持会议决定
团队成员会感到自己参与了决策
缺点:
花费较多时间
决策过程较为复杂
⑵少数服从多数:
优点:
可以快速作出决定
确保得到大多数人的支持
缺点:
少数有势力的成员会反对会议决定
可能引起团队分化
(3)团队领导作出决策:
优点:
最快捷的方法
使争论的可能性减到最小
缺点:
可能引起团队成员的不满
可能导致争吵
在下列情况下,你将采取何种决策方法
1、可以授权,但一定要在短时间内作出决定、--------少数服从多数
2、可以授权,同时也可以接受比较缓慢的决策过程、--------达成共识
3、团队领导的职责是作出最后的决定、--------团队领导进行决策
6、权利和义务
团队刚成立时,就要让成员知道什么是该做的,什么不该做,对他们的期望是什么,他们有其权利,也有其义务。
团队成员有以下权利:
a.发表自己的看法
b.技巧性地提出反对意见
c.保持沉默
d.允许出错
e.可随意发表意见,不必担心受报复或嘲笑
f.可以改变自己的看法
g.别人会仔细聆听你的见解,并予以重视
h.可以了解结果
团队成员相应有其义务,有代表性的如下:
a.发表自己的看法
b.对别人表示关注
c.正直、坦率
d.仔细聆听
e.支持团队的决定
f.与团队成员分享真诚的感受
第二节团队领导技巧
本节将进一步学习领导风格和团队建设技巧,从而使你成为一名有效的领导者。
一、主持会议:
两种类型的会议:
1.信息型
信息型会议:
只需简单告诉与会者应该知道的事情和他们要做的事情,在信息型会议上你不必希望与会者发表任何意见,你的责任是确保他们明白会议的内容。
2.解决问题或发掘思想型
解决问题和发掘思想型会议:
是我们要关注的,主持这类会议需要一些技巧,你应该知道怎样进行下列工作:
(1)准备和召开会议
(2)鼓励讨论――激励
(3)使团队成员保持在正确轨道上――控制会议
(4)结束会议
会议主持人检查表
(1)准备会议
是 否
□ □ 1、挑选时间
□ □ 2、时间安排与沟通
□ □ 3、合适地点
□ □ 4、搜集所需资料
□ □ 5、给与会者安排适当的准备工作
□ □ 6、解释会议目的
□ □ 7、制订会议日程
(2)召开会议
是 否
□ □ 1、陈述会议的目的和目标
□ □ 2、告诉与会者会议所需时间
□ □ 3、提供所有背景材料
□ □ 4、告诉团队应该怎样互相帮助
□ □ 5、通知团队行动的时间安排
(3)鼓励讨论
是 否
□ □ 1、询问过团队成员个人的意见
□ □ 2、完全清楚自己听说的所有内容
□ □ 3、讨论小组成员的建议
(4)保持会议在正常轨道上进行
是 否 1、一次只集中讨论一个主题
□ □ 2、记下重要的意见和决议
□ □ 3、遵循会议日程
□ □ 4、遵守会议规定的时间
(5)会议结束
是 否
□ □ 1、总结会议达成的协议
□ □ 2、感谢与会者发表意见
□ □ 3、简短评述会议
处理问题的要点:
如果你认真准备,有效地召开会议,鼓励讨论,使会议保持在正确的轨道上,在适当的时候结束会议,就不会遇到太多问题。
一般来说,如果你不能完成团队领导者应做的事,那么问题就会出现。
无论怎样出色的领导,也要面对会议中出现的问题,这些问题通常都是人员问题,你需要运用良好的沟通和人际关系技巧去解决这些问题。
有三种见问题
1、与会者窃窃私语
就算最顺利的会议,与会者也会分散精力,短暂的声音较小的交谈无伤大雅,但有时,如谈话声音过大,时间太长,影响到了会议的进程,这时,你就要处理了,方法:
A:
暂停所有讨论,目光直视谈话者
B:
要求他们与团队分享意见
如:
××,如果你还要继续与××进行讨论的话,那么能否等到××讲完后,再与大家分享你的意见呢?
C:
提醒他们,每次只有一个人发言,这样团队的讨论才会更有效率。
如:
“我们需要讨论的内容很多,希望每次只有一个人发言,这样我们才会听的清楚。
”
2、想要垄断会议进程的与会者
最难对付的是那些想要垄断会议进程的人,他们不仅妨碍了进取心不强者发言,而且还会影响与会者对团队的好感。
下面是控制会议垄断者的一些方法:
A:
感谢他所提供的专业知识和分享知识的欲望
B:
提出其他团队成员也要发表意见
C:
让其他小组或个人讲述自己的看法
如:
“张三,谢谢你的这些意见,这对我们很有帮助。
现在,让我们听听其他人的看法,对张三的看法还有什么意见吗?
”
3、与会者不发表意见
虽然这些人不会影响到会议或造成严重的问题,但仍是一个问题,因为他们不让团队分享他的知识和独到的见解。
可以采取一些方法鼓励发言:
A:
向整个团队介绍这些人具有专业知识,以增强他们的信心
B:
针对这些人所熟悉的内容,要求他们发表意见
C:
会议后期,再次提到这些人的建议,使他们觉得自己是团队重要的组成部分。
D:
鼓励与会者发表意见,通常与会者有建议,只是有些人未考虑成熟,所以犹豫,如:
“张三,说吧,不一定非想好了再说。
”
二、领导风格
除要有良好的会议主持技巧外,你还要知道如何根据团队的需要改变自己的领导方式。
两种领导方式:
命令式和参与式
命令式:
由你作出所有决策,然后通知其他人应做的事项。
参与式:
让其他人与你一起决策
可以把两种基本领导方式扩展成4种领导方式,每种方式由不同的命令式和参与式元素组成。
1、命令式:
用于发布新信息,新措施规定时使用。
不具备参与元素。
特点:
A、领导者自己作出决策。
B、密切监督工作完成情况。
C、不向他人征求意思。
2、教练诱导式:
用于领导作出最后决定,但会征求其他人意见。
特点:
A、领导者确定工作方向,和团队一起工作,达到目标。
B、提供明确的指导和紧密的监督,同时征求他人意见。
C、自己作出决策,但会考虑团队成员的意见。
3、顾问式:
由团队成员作出最后决策。
特点:
A、领导者和团队成员分享决策和权利。
B、与自己寻求答案比,更愿意聆听团队所做出的决定。
C:
常作为团队讨论和决策的主持人。
4、授权式:
用于他人比较容易作出决策的情况,与命令式相反。
特点:
A:
领导者把作出决策和解决问题的权利交给团队。
B:
与团队保持联系,但监督不是很紧密。
以下总结了团队发展各阶段中出现的问题,根据不同情况采取不同的领导方式。
团队成员对工作的热情程度
命令式
教练式
顾问式
授权式
充满信心,认为自己有能力解决问题
积极提供建议
缺乏信心,认为没能力解决问题
不愿参与
√
√
√
√
√
√
√
√
团队的经验程度
命令式
教练式
顾问式
授权式
非常有经验,已经在一起合作很长时间
有一些经验
没有经验,或者是新组建的团队
√
√
√
√
√
√
团队的主动程度(五个层次)
命令式
教练式
顾问式
授权式
采取行动,定期报告
采取行动,立即报告
建议行动
询问如何做
等候通知
√
√
√
√
√
团队完成任务的能力
命令式
教练式
顾问式
授权式
完全胜任,非常有效
基本胜任
不能胜任
√
√
√
√
√
√
问题所处环境的类型
命令式
教练式
顾问式
授权式
决策或决策可以授权
决策或决策必须由领导者确定
决策或决定必须由更高的人士确定
√
√
√
√
√
作为团队领导,你必须与团队一起工作。
这样才可以使你的团队领导方式由命令式转变成教练式,再转变为顾问式,最后变成授权式。
管理人员(主管)的基本职责之一就是发展你的人员。
这就如同天下做父母的一样,教孩子学走路时,父母应扶他一把,一旦孩子能够独立行走了,父母就应该放手让他大胆去走。
要采取行动计划,实践所学的知识,技巧。
1、主持会议
将要采用的技巧或行动
A、准备和召开会议 1、_______________
2、_______________
3、________________
4、________________
B、鼓励技巧
1、_______________
2、_______________
3、________________
4、________________
C、使会议保持在正确轨道上
1、_______________
2、_______________
3、________________
4、________________
D:
结束会议
1、_______________
2、_______________
E:
处理问题
1、_______________
2、_______________
3、
2、实践你所学的领导方式。
第三节团队解决问题的技巧
一、问题与机会
任何问题都有正反两面,没有解决好问题,问题就是我们获得成功的阻碍;相反,如果我们顺利解决问题,则可能使得我们超过预期目标,有些情况,对我们来说是有利的,是积极的,正面的,我们可能视为机遇,认识到机遇并利用机遇对团队非常主要。
解决问题的三步骤
(1)收集事实
(2)作出决定
(3)采取行动
(一)收集事实:
个人偏见,感情,先入为主的观念是管理的最大障碍,会影响到你的判断:
A:
是问题还是机遇
B:
了解其原因
收集事实需用到三个因素:
人员、事件、材料
1、人员:
征求团队成员对这种情况的看法。
把每个人的理解,观念和经验经综合起来,你就能处理好问题与机遇的识别问题,解决问题,把握机会。
不要只局限于团队成员,有时我们很容易忽略团队之处员工的独特见解;另外,还要征求顾客的意见,他们可能提供一些意想不到的信息。
2、事件:
你必须寻找并观察事件。
事件有助于你识别问题与机遇,你是如何分析事件的?
以下列举了一情况。
A:
与过去的经历不所不同
B:
实际情况与计划或标准有所不同
C:
行为与过去有所不同
D:
竞争对手采取了不同的方法。
以上每种情况中,你都可以发现问题或机会,因为你注意到了情况与常规(标准)有所不同。
在观察事件时你应该:
A:
运用五官感觉:
看,听等
B:
继续观察,直到澄清所有的事件,不要根据片面的情况进行假设,不要过分注重细节的调整
C:
寻找模式:
不要仅仅根据一个或两个单独事件,就确定全体的情况,要找出其规律。
D:
探求问题或机遇的根源,不要一发现非常明显的情况,就停止调查,因为你所发现的可能是冰山一角。
最明显的问题通常不是最根本的问题,相反,它们可能只是根本问题的结果,当你发现并解决了真正的问题时,表面问题也就随之消失。
2、信息。
对领导者而言,最重要的资料来源是业务报表。
你要定期阅读报表:
A报表可以提醒你存在的问题或机遇。
B可以证实你的所见所闻。
C可能提供其它事实,以显示两种现象之间的联系,帮助团队有效收集事实:
●确保团队成员产提供不同的观点
●确保团队的所有成员都能听到每个人提供的信息
●确保团队得到所有的相关资料
●鼓励团队成员相互竞争
如果团队成员之间进行有效竞争,就能更深入的观察,思考和寻求问题的模式。
如果你的团队是由少数人支配,或者大家都只听从你的调遣,你就不会享受到团队合作的乐趣,你应制造活跃的互相学习的气氛,使团队成员从中受益。
在探求真正的问题时,你的团队成员是否提出了下列问题:
A:
目前情况与平时或正常标准有何区别
B:
这个区别是否会阻碍你实现目标
C:
造成区别是否会阻碍你实现目标
D:
是否还有其他的区别
E:
所有区别的原因是什么
(二)作出决策:
一旦分清了问题与机遇,就要相应作出决定,我们要采取一系列措施,杜绝问题再次出现或更好的利用机会。
为达此目的,团队必须分析收集到的事实,并且:
1、制订系统的行动计划
2、权衡所有的选择,找出最好的一种,选择过程会很艰苦,大多数人都希望快速的作出决策,不需进行太多的思考就可以找到最佳的选择,特别是情况紧急或时间有限更是这样,此时,团队就能比个人更有效地解决问题。
团队成员可以提供多种选择意见,并展开生动的辨论。
3、帮助团队进行有效选择
4、脑力激荡:
这种方法是不加评论地列出多种选择。
对脑力激荡产生的多种选择提出三个问题:
A:
能否纠正问题,或提供有利机会?
如不是,就放弃。
B:
会不会产生新的问题?
如果产生的新问题比较严重,应放弃。
C:
带来什么好处?
如果这种选择带来的好处比其它选择大,就选择它。
但对于复杂问题而言,通常需要几个选择才能解决问题。
(三)采取行动:
解决问题的最后一步是采取行动,最好的决策如果没有实施也会失败。
一旦做出决策,会议也就理所当然地应该结束了。
经过长时间的讨论,才作出决策,每个人都精疲力尽了,但是,不要忘记采取的行动。
采取行动的要点:
团队成员是否提出了下列问题:
A:
需要通知哪些与决策有关的人员?
怎样及何时通知他。
B:
需要完成哪些任务?
C:
应在什么时间内完成
D:
我们何时及如何检查工作的进展情况
E:
我们是否需要再次召开会议以便进行追踪
F:
我们何时及如何评估工作结果
(举个实例分析:
针对某个问题所采取的行动的过程分析。
)
第四节:
应用团队领导的实例分析
一、实例分析的要点
1、阅读背景资料
2、浏览评估检查表,了解评估内容
3、了解实例,填写检查表
二、总结
以上是关于一名团队领导的必备的技巧。
同时也要记住:
1、问题不是通过一次团队会议就能解决的,团队是否有效,取决于你能否掌握并很好地运用领导技巧。
2、一旦确定了行动计划,就必须牢记设定的完成日期,结果是最重要的。
3、保持良好的沟通,争取更大的支持
4、明确的权限关系。
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