学校程序文件.docx

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学校程序文件

文件版本：

A/0

受控状态：

分发号：

邯郸职业技术学院

程序文件汇编

依据GB/T19001-2000及本院质量手册编制

编号：

HDZJ/CX-2006

编制：

审批：

２００6年 8月 25日 发布             　２００6年 9月 1日 实施

程序文件汇编目录

序号

名     称

编   号

对应

条款

文件载体

页码

01

1

02

程序文件更改记录

2

03

文件控制程序

HDZJ/CX-4.2.3-2006

4.2.3

电子/纸质

3

04

记录控制程序

HDZJ/CX-4.2.4-2006

4.2.4

电子/纸质

8

05

管理评审控制程序

HDZJ/CX-5.6-2006

5.6

电子/纸质

10

06

教师招聘控制程序

HDZJ/CX-6.2.2-2006

6.2.2

电子/纸质

13

07

采购控制程序

HDZJ/CX-7.4-2006

6.2.2

电子/纸质

16

08

内部审核控制程序

HDZJ/CX-8.2.2-2006

8.2.2

电子/纸质

19

09

不合格服务控制程序

HDZJ/CX-8.3-2006

8.3

电子/纸质

23

10

改进控制程序（包含纠正和

预防措施控制程序）

HDZJ/CX-8.5-2006

8.5

电子/纸质

25

程序文件更改记录

序号

章节号

申请表序号

更改日期

更改人

更改方式

批准人

备 注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

程序文件汇编

发布日期：

[06-12-2500:

00:

00]点击次数：

[859

]

文件控制程序

文件编号：

HDZJ/CX-4.2.3-2006

版本状态：

A/0

1目的

对与学院质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本，并防止作废文件的非预期使用。

2范围

适用于学院与质量管理体系有关的文件控制。

3职责

3.1院长负责批准并发布质量手册。

3.2管理者代表负责组织学院质量管理体系文件的编写并负责质量手册的审核及程序文件的批准。

3.3主管院长负责分管部门《工作手册》的批准。

3.4部门负责人负责本部门《工作手册》的审核及外来文件的识别。

3.4办公室作为全院文件主管理部门，负责全院所有文件的编号，并负责学院行政性公文和外来文件管理及质量管理体系文件的标识、发放、回收、销毁、评审和更改。

3.5各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档。

4工作程序

4.1体系文件控制工作流程

起草文件

更改文件

授权部门

文件审核

授权人/部门

文件批准

授权人

发放

办公室

执行者使用

回收、处理

办公室

评审、修改申请

相关部门

文件控制程序

文件编号：

HDZJ/CX-4.2.3-2006

版本状态：

A/0

4.2文件分类及保管

4.2.1质量手册和程序文件由办公室备案保存并编制《受控文件清单》。

4.2.2管理性作业文件和技术性作业文件及相关记录由各相关部门自行保管，并编制《受控文件清单》报办公室备案。

4.3文件的编写、审核、批准及发放

文件发布前必须得到批准，以确保文件是充分与适宜的。

4.3.1质量手册由管理者代表负责组织编写，管理者代表审核，院长批准发布，由办公室负责登记、发放。

4.3.2管理性作业文件及技术性作业文件和相关记录由各职能部门组织编写，部门负责人审核，分管院长批准发布，由办公室负责登记、发放。

4.3.3为确保在使用处获得适用文件的有效版本、文件的发放、回收由办公室填写《文件的发放、回收记录》。

4.4质量管理体系文件编号

4.4.1质量手册编号

年代号

质量手册代码

学院代码

HDZJ/SC-2006

4.4.2程序文件编号

年代号

对应的标准条款号

程序文件代码

学院代码

HDZJ/CX-4.2.3-2006

文件控制程序

文件编号：

HDZJ/CX-4.2.3-2006

版本状态：

A/0

4.4.3部门工作手册编号

年代号

部门代号（办公室）

工作手册代码

学院代码

HDZJ/GZSC—BG—2006

4.4.4记录编号

顺序号

标准条款对应号

记录代码

JL–7.5.1-01

附:

部门代码

部门

名称

办公室

学生处

人事处

招生办

设备处

团

委

科研处

图书馆

保卫处

后勤处

后勤公司

教育处

审计监察室

代码

BG

XS

RS

ZS

SB

TW

KY

TS

BW

HQ

HG

JY

JJW

部门

名称

教务处

经济系

机电系

建工系

管理系

文法系

计算机系

体育系

艺术系

外语系

基础部

社科部

现代教育技术中心

成

教

处

代码

JW

JJ

JD

JG

GL

WF

JX

TY

YS

WY

JC

SK

JZ

CJ

程序文件汇编

发布日期：

[06-12-2500:

00:

00]点击次数：

[860

]

4.5文件的受控状态

文件分为“受控”和“非受控”两大类。

“受控”文件，由文件发放部门列入《受控文件清单》标明版本和修改状态，并在文件封面受控状态处加盖表明其受控状态的印章。

文件控制程序

文件编号：

HDZJ/CX-4.2.3-2006

版本状态：

A/0

并注明分发号。

4.6文件的更改

4.6.1文件更改时，应由提出更改部门填写《文件申请单》，经原审批人批准后，对相应文件作出更改。

更改后的文件原则上由原授权人审批。

如入变更审批人时，该审批人应获得所需依据的相应背景资料。

4.6.2所有被更改的原文件必须从使用处全部收回，同时按规定发放更改后并经批准的文件，以确保文件的唯一性。

4.6.3文件修订状态的控制

文件的修订状态以版本号和修订次数来标识。

a）版本号：

A，B，C…

b）修订次数：

0，1，2…

4.7文件的发放

4.7.1办公室按照文件的发放范围发放和回收文件，并填写《文件发放、回收记录》。

4.7.2因文件破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件。

因丢失补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门作好相应发放签收记录。

4.8文件的保存、作废与销毁

4.8.1文件的保存

a）文件分类存放在干燥、通风、安全的地方；

b）各部门文件由资料员负责保管，办公室要定期检查，发现问题及时处理；

c）对受控文件由资料员填写《部门受控文件清单》，并定期进行清理检查，发现问题及时通知办公室；

d）文件持有者应爱护文件，不得在受控文件上乱涂画改，未经批准不许外借，确保文件清晰、易于识别和检索；

e）以电了媒体形式存在的文件应及时备份，建立一分中文的电子媒体文件及资料清单，以便查阅。

4.8.2文件的作废与销毁

a）所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放和使用场所撤出、收回加

文件控制程序

文件编号：

HDZJ/CX-4.2.3-2006

版本状态：

A/0

盖“作废”印章，防止非预期使用；

b）因某种原因需保留的作废文件，要加盖“作废保留”印章作为标识；

c）对需销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请单》，经管理者代表批准后销毁。

4.9文件的借阅、复制

受控文件的借阅、复制要填写《借阅、复制记录单》，由相关部门负责人按规定权限审批。

复制的受控文件必须用资料进行登记编写。

4.10外来文件的控制

院办公室负责外来文件的识别并进行文件编写和登记。

确定为体系文件后，由办公室建立文件发放清单并组织发放。

4.11文件再评审

必要时办公室应对文件的适宜性和充分性再次评审与更新内容。

文件更新时，

同样要经过相应授权人批准。

5相关文件

《记录控制程序》

6相关记录

《文件发放、回收记录》

《受控文件清单》

《文件更改申请单》

《文件销毁申请单》

《文件借阅、复制记录单》

记录控制程序

文件编号：

HDZJ/CX-4.2.4-2006

版本状态：

A/0

1目的

对质量管理体系所要求的记录予以控制，以证实产品符合要求和质量管理体系有效运行提供客观证据。

2范围

适用于作为质量管理体系是否有效运行证据的所有相关记录。

3职责

3.1办公室负责记录的控制和管理。

3.2各部门负责本部门记录的编制、填写、收集、整理、移交和保管。

3.3记录填写部门和人员对记录的真实性负责。

4工作程序

4.1各部门负责收集、整理、移交和保管本部门的记录。

4.2记录的标识编号按《文件控制程序》4.4.4的执行。

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发布日期：

[06-12-2500:

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]

4.3记录的填写

4.3.1记录填写要及时、真实，内容完整、字迹清晰、不得随意涂改，应使用钢笔或圆珠笔认真填写，对需长期保存的记录禁止用油笔填写。

4.3.2记录若因笔误或计算错误需要更改，应采用单杠划去，在其上方写上更改后的数据，并由修改者签字或盖章。

4.4记录的保存、保护

4.4.1各部门资料员按记录的类别进行分类管理。

4.4.2记录要妥善保管和维护，要存放在指定通风、干燥的场所，防止潮湿变质、损坏和丢失，需易于查询。

4.4.3办公室编制《记录清单》，以汇总学院所有与质量管理体系运行有关的记录，内容包括：

序号、名称、编号、保存期、使用部门等。

各部门填写本部门使用的记录清单。

4.5记录的借阅、查阅

4.5.1当需方要求借阅或查阅记录时，需经主管部门负责人同意填写《文件借阅登记表》后进行借阅或查阅。

4.5.2在合同要求时，记录可按4.5.1条款要求，提供给服务对象或其代表查阅。

记录控制程序

文件编号：

HDZJ/CX-4.2.4-2006

版本状态：

A/0

4.6记录的处理

4.6.1已超过保管期或无参考价值的记录，剔除处理。

4.6.2需销毁的记录，由保管部门填写《文件销毁申请》报管理者代表批准，由授权人执行销毁。

4.7记录移交

人员调动时应做好记录移交，由接收人员签收。

5相关文件

《文件控制程序》

6相关记录

《记录清单》

《文件借阅登记表》

《文件销毁申请》

管理评审控制程序

文件编号：

HDZJ/CX-5.6-2006

版本状态：

A/0

1目的

按策划的时间间隔评审学院的质量管理体系，确保其持续的适宜性、充分性和有效性。

2范围

适用于院长对本院质量管理体系的评审。

3职责

3.1院长负责主持管理评审活动.

3.2管理者代表向院长报告质量管理体系运行情况、提出改进建议、编写管理评审报告。

3.3教务处负责管理评审计划的编制和组织协调工作，收集并提供管理评审所需的资料，负责对评审后纠正/预防和改进措施进行跟踪和验证，保管与管理评审有关的记录。

3.4各相关部门负责准备并提供与本部门工作有关的评审所需资料，并负责落实评审中提出的纠正/预防措施的实施工作。

4工作程序

4.1工作流程

制定评审计划

教务处

准备资料

各相关部门

评审会议

院长主持

编制评审报告

管理者代表

制定纠正/预防、改进措施

管理者代表

纠正/预防、改进结果验证

教务处

4.2编制管理评审计划

4.2.1一般情况下，管理评审每年进行一次（时间间隔不超过12个月）且在内审纠正措施完成后进行。

当学院的教育教学服务、组织机构、资源等发生重大变化或出现重大事故、大量服务对象投诉以及外部要求发生变化时，由院长决定，可适时进行相应的管理评审。

4.2.2教务处负责编制《管理评审计划》，报管理者代表审核，院长批准。

4.2.3管理评审计划内容：

a）评审目的；

b）评审内容；

管理评审控制程序

文件编号：

HDZJ/CX-5.6-2006

版本状态：

A/0

c）参加部门/人员；

d）评审依据；

e）评审时间安排及地点；

f）需准备的资料。

4.3管理评审输入

（1）审核的结果（包括内审和外审）；

（2）服务对象反馈报告（包括服务对象满意度的测量结果和与服务对象的沟通结果等）；

（3）过程的业绩报告和教育教学的符合性报告；

（4）预防和纠正措施状况报告；

（5）以往管理评审的跟踪措施及其有效性报告；

（6）可能影响质量管理体系的各种变更；

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[862

]

（7）改进的建议。

4.4评审准备

教务处提前5个工作日将经院长批准的《管理评审计划》发至各部门；由各部门负责人准备与本部门有关的评审输入资料并提供给教务处；教务处负责收集、整理评审输入资料，并报管理者代表确认。

4.5实施评审

管理评审会议由院长主持，院领导及各部门主要负责人参加必要时可增加其他相关人员；参加人员对评审输入做出评价；院长对所涉及评审内容做出结论（包括进一步调查、验证等），并对评审后改进活动提出明确要求；教务处负责管理评审会议的签到。

4.6管理评审输出

管理评审的输出文件包括：

管理评审报告、会议记录和纠正/预防措施记录。

4.7管理评审报告

管理者代表负责编写《管理评审报告》，经院长批准后发放至各相关部门。

管理评审报告除包含评审目的、评审日期、参加评审人员以外，主要应包括以下内容：

a）质量管理体系的适宜性、充分性和有效性的总体评价及结论；

b）质量管理体系及其过程有效性的改进方面的决定和措施；

管理评审控制程序

文件编号：

HDZJ/CX-5.6-2006

版本状态：

A/0

c）与服务对象要求有关的教育教学方面的改进的决定和措施；

d）针对内、外部环境变化或潜在变化，考虑当前和未来的资源需求的决定和措施。

4.8纠正/预防和改进措施的实施和验证

对管理评审提出的问题，按《管理评审报告》中的要求，由各相关部门按《纠正/预防措施控制程序》要求进行纠正与改进；教务处负责对纠正/预防措施的实施有效性进行跟踪验证。

4.9评审记录保管理

管理评审的记录由教务处按《记录控制程序》要求进行保管。

5相关文件

《记录控制程序》

《纠正/预防措施控制程序》

6相关记录

《管理评审计划》

《签到表》

《管理评审报告》

《纠正/预防措施处理单》

教师招聘控制程序

文件编号：

HDZJ/CX-6.2.2-2006

版本状态：

A/0

1目的

对教师招聘过程进行控制，确保招聘到的教师能够胜任教育教学工作。

2范围

适用于本院专职教师和任课的其他人员的招聘。

3职责

3.1院长负责批准《年度教师招聘计划》和《录用人员名单》。

3.2分管院长负责审核《年度教师招聘计划》和《录用人员名单》。

3.3人事处负责制定《年度教师招聘计划》并组织面试，拟定录用人员名单以及与招聘过程有关的各种事务性工作，并负责保管所有记录。

3.4教务处负责组织试讲，并提出评价意见。

3.5各教学单位负责提交教师需求申请，参加面试和试讲，并负责对试用期的教师进行考核与管理。

4工作程序

4.1教师招聘工作流程

教师需求申请

各教学单位

制定年度教师招聘计划

人事处

面试

人事处

试讲

教务处组织

现场招聘

委派人员

确定录用人员

人事处

办理录用手续

人事处

试用

各教学单位

4.2各教学单位于上一年度12月底以前，根据教学需要向人事处提交教师需求申请。

4.3人事处根据《师资队伍建设规划》和各教学单位的教师需求申请于年初制定《年度教师招聘计划》，经分管院长审核，院长批准后执行。

教师招聘控制程序

文件编号：

HDZJ/CX-6.2.2-2006

版本状态：

A/0

4.4招聘实施阶段

4.4.1人事处负责来院应聘人员的接待和登记工作，并负责对应聘人员的学历，工作经历等进行初步审查，合格者进入面试。

4.4.2面试由人事处负责组织，人事处和各有关教学单位负责人参加，如有必要可邀请主管院长参加。

面试人员要以应聘人员的学历、职称、工作经历、综合素质、口才、仪表等进一步考察，给出评价意见，经人事处负责人确认签字，合格者进行试讲。

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4.4.3试讲由教务处负责组织，有关教学单位的教研室主任参加。

试讲主要考察应聘人员作为教师的基本素质和技能，以及所从事学科的专业理论水平，必要时可考察实践技能。

试讲结果经教务处负责人签字后交人事处。

4.4.4人事处根据面试和试讲情况，对应聘人员进行综合评定，经党委会研究确定录用人员名单，已录用人员须经管理者代表审核，报院长批准其所任岗位。

4.4.5人事处代表学院与录用人员签订用人协议。

4.4.6对于需到外地实施招聘的，由人事处负责组成立招聘小组，经院长授权后，可进行现场招聘。

4.5试用

新录用人员试用期为3个月。

试用期内各有关教学单位应加强对新录用教师的教育、培养和管理，试用期满将评价意见及考核结果报人事处，合格者正式录用。

4.6人事处负责保管与教师招聘过程有关的所有记录。

5相关文件

《学院各级各类人员岗位任职要求》

《师资队伍建设规划》

6相关记录

《教师需求申请表》

《年度教师招聘计划》

《应聘人员登记表》

《应聘人员面试评价表》

《应聘教师综合评价表》

《录用人员名单》

《用人协议》

《现场招聘记录》

《试用人员考核表》

&nbs,p;

采购控制程序

文件编号：

HDZJ/CX-7.4-2006

版本状态：

A/0

1目的

对采购过程和供应进行控制，确保采购的产品符合规定要求。

2范围

适用于学院教育教学所需物资和相关服务的采购。

3职责

3.1教务处负责采购教材、租用校外实验室和建立校外实践教学基地；

3.2设备处负责教育、教学设备的采购；、

3.3后勤处负责办公设备及教学用品的采购，及外包服务的采购等；

3.4体育系负责体育器材及学生课外活动用品采购；

3.5图书馆负责馆藏图书的采购。

4工作程序

4.1对采购产品和提供该产品的供方的控制和程度，完全取决于该产品对教育教学实现过程及其质量的影响。

依据采购产品的重要程度，本院将采购产品及供方分为A、B两面类。

A类：

构成最终产品的重要部分或关键部分，直接影响教育教学质量。

如：

教材、租用校外室验室、建立校外实践教学基地、外聘教师、教学设备、体育器材等。

B类：

构成最终产品非关键部位的物资和非直接用于教育教学的起辅助作用的物资，一般对教育教学质量影响软小。

如：

办公桌椅、考试用品、粉笔、学生课外活动用品、后勤服务等。

4.2采购

为了实现对采购过程进行控制，本院除制定《采购控制程序》外，针对不同产品，应制定相应的采购管理办法。

a）教材采购执行《教材供应与管理办法》；

b）租用校处实验室和建立校外实践教学基地执行《租用校外实验室及建立校外实践教学基地的有关规定》；

c）外聘教师执行《外聘教师管理办法》；

d）教学设备、办公设备及教学用品采购执行《设备物资采购管理办法》；

e）后勤服务采购执行《关于对后勤服务中心的管理办法》；

f）体育器材及学生活动用品采购执行《体育器材及用品采购管理办法》。

采