医院会计档案管理制度.docx
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医院会计档案管理制度
为了加强会计档案的科学管理,统一会计档案管理制度,更好地为发展社会主义市场经济服务,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定,特制定本制度。
一、会计档案的归档制度
1、会计档案是指会计凭证、会计账薄和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
具体包括:
⑴会计凭证类:
原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
⑵会计账簿类:
总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿等其他会计账薄。
⑶财务报告类:
月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
⑷其他类:
银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
2、会计档案是本院档案的重要组成部分,是记录和反映本院经济业务的重要史料和证据,会计档案各项工作,由财务科和档案室共同负责进行指导、监督和检查。
3、会计档案的归档、组卷工作,每年进行一次,每年2月份进行上年度会计档案的组卷工作。
会计档案组卷工作,按照财政部、国家档案关于《会计档案管理办法》规定办理。
会计档案的整理、归档组卷工作由财务科负责。
二、对未归档会计资料进行日常管理
1、对各岗位记账凭证的编号、整理、装订等,提出规范化要求。
2、每月终了,整理各个岗位的会计凭证和资料,集中保管。
3、年终办完决算后,应按《会计档案管理办法》的要求,将全年会计资料收集齐全,并做好整理、装订、编号登记、分类及归档等工作。
三、会计档案的移交、保管制度
1、档案组卷后,由财务科负责保管一年,保管期限滿一年后,移交档案室。
2、会计档案移交,必须填写“会计档案移交清册”一式二份,由财务科长和档案室主任监交,交换双方签字后,各留一份。
3、财务科设兼职档案员一名,负责保管未曾移交档案室的会计档案和本年度的会计资料,以及立卷归档移交工作。
4、档案室接收保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装,个别需要拆封重新整理的,应当会同财务科经办人共同研究后拆封处理。
5、会计档案必须进行科学管理,严格执行安全和保密制度,不得随意堆放、散失和泄密,做到妥善保管,存入有序,查找方便。
6、做好防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠等工作,并定期进行安全检查。
四、会计档案的外借、查阅制度
1、会计档案原则上不得外借,如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。
查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
2、本院有关部门人员查阅、复制、摘抄会计档案,须有该部门负责人批条,财务科长签署意见,档案室主任批准后方可查阅。
3、外单位查阅会计档案,需持有单位介绍信,经财务科长签署意见,档案室主任批准,在财务人员的陪同下进行查阅。
4、外单位查阅会计档案需复印、摘抄,应征得财务科长同意,必要时需经分管院长批准,同时须在档案人员的监督下进行,经审核无误,并盖上档案室公章方才有效。
5、上级有关部门需查询、检查时,应经分管院长同意,并在指定地点进行。
五、会计档案的鉴定、销毁制度
1、会计档案的保管期限分为永久和定期二类,定期保管期限分为三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。
各种会计档案的保管期限,从会计年度终了的第一天算起。
2、会计档案保管期限满,拟销毁时,由财务科会同档案室提出建议鉴定报告,编制拟销毁档案清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、销毁时间等内容。
经档案鉴定小组审查鉴定,认为确无保存价值后,报请院领导批准,并上报卫生局审批同意和备案后,方能按要求进行销毁。
销毁时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。
监销人在销毁会计档案时,应当按照会计档案销毁清册所列内容,清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。
3、保管期限满需销毁的会计档案中,如有未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,以及其它有关部门规定需要抽出的凭证、资料,不得销毁,单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷的会计档案,应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
4、会计档案销毁清册和会计档案保管清册,应由财务科、档案室保存,保存期限为二十五年。
5、会计档案销毁前,对本单位认为重要的会计资料,应复印留存。
单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。
本制度如与上级文件有抵触处,以上级文件规定为准。
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