项目八 设置与登记会计账簿.docx
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项目八设置与登记会计账簿
项目八设置与登记会计账簿
【项目导引】
1.了解会计账簿的种类及作用
2.掌握会计账簿的登记规则
3.掌握会计账簿平行登记的要点
任务一认识会计账簿
【技能测试点】
1.了解账簿的种类和作用
2.根据企业经济业务正确设置账簿
一、会计账簿的概念
会计账簿简称账簿,是指由一定格式账页组成的,以经过审核的会计凭证为依据,全面、连续、系统地记录会计主体的交易或事项的簿籍。
设置和登记账簿是会计核算的一种专门方法,是整个会计工作的中心。
项目七所学习的会计凭证虽对经济业务进行了整理和归类,但由于其数量多且分散反映在若干张凭证上,不能连续、集中、系统地反映企业在某一时期内所发生的某一类经济业务的变动情况及其变动结果。
为了能够连续、系统、全面、综合地反映经济单位在一定时期的全部经济业务,更好地发挥会计工作在经济管理中的作用,就必须运用登记账簿的专门方法,把分散在会计凭证上的各种核算资料加以整理和汇总,分门别类地记入各个账簿中去。
相对会计凭证和报表来说,账簿起着承前启后的作用,在会计信息系统中具有重要意义。
二、会计账簿的作用
设置和登记账簿,是对会计凭证进行加工整理的一种专门方法,在经济管理中具有重要的作用,概括起来,其作用主要体现在以下三个方面。
(一)全面、系统地反映单位经济业务的发生和完成情况
通过设置和登记账簿,可以为经营管理提供比较系统、完整的会计核算资料。
在会计核算中,通过会计凭证的填制和审核,能反映每一笔经济业务的发生、执行和完成情况,但是根据每笔经济业务填制的会计凭证对经济业务的反映是零散的、片面的,不能系统、完整的反映经济活动的变化和结果。
通过账簿的设置和登记,可以把分散在会计凭证上的资料加以归类整理,为管理部门提供系统、完整的会计信息。
(二)确保财产物资安全完整及各项资金的合理使用
通过设置和登记账簿,可以连续反映各项财产物资的增减变动及其结存情况,并借助于财产清查、账目核对等方法,可以监督各项财产物资是否妥善保管,防止损失浪费,揭露贪污盗窃行为,保护财产的安全完整。
(三)为编制会计报表和进行会计检查、会计分析提供依据
会计期末,结账、对账后的账簿是编制会计报表的直接依据,账簿记录的资料,又是进行会计检查和分析的依据。
企业可利用账簿所提供的资料开展会计分析,找出差距,挖掘潜力,提出改进措施。
需要指出的是,会计账簿与账户有着十分密切的关系。
账户存在于账簿之中,账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体,没有账簿,账户就无法存在。
然而,账簿只是一个外在形式,账户才是其内在真实内容。
账簿序时、分类地记载经济业务,是在个别账户中完成的。
因此,账簿是由若干账页组成的一个整体,而开设于账页上的账户则是这个整体中的个体部分,所以,二者间的关系是形式和内容的关系,即:
账簿是形式、账户是内容。
三、会计账簿的分类
在会计账簿体系中,有各种不同功能和作用的账簿,它们各自独立、又相互补充。
为了便于了解和使用,必须从不同的角度对会计账簿进行分类。
(一)按用途分类
会计账簿按用途不同,可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿三类。
1、序时账簿,又称日记账,是按照经济业务发生或完成的先后顺序逐日逐笔连续登记的账簿。
目前,我国企事业单位设置的日记账一般有现金日记账和银行存款日记账。
2、分类账簿,又称分类账,是对各项经济业务按照它所涉及的账户进行分类登记的账簿。
分类账簿按其提供核算资料的详细程度不同,又可分为总分类账簿和明细分类账簿两种。
总分类账簿简称总账,是根据总分类科目开设的账户,用来分类登记全部经济业务,提供总括核算资料的分类账簿;明细分类账简称明细账,是根据总账科目设置,按其所属的二级或明细科目设置的账户,用来分类登记某一类经济业务,提供明细核算资料的分类账簿。
3、备查账簿,又称辅助账、备查账,是对序时账簿和分类账簿等主要账簿未能记载的或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。
如:
“委托加工材料登记簿”、“租入固定资产登记簿”。
备查簿的账页没有固定格式,可根据实际需要灵活确定。
(二)按外表形式分类
会计账簿按外表形式不同,可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿三类。
1、订本式账簿,也称订本账,它是指在启用前就将若干账页顺序编号并固定装订成册的账簿。
使用订本式账簿可以避免账页散失和被抽换,从而保证账簿记录的安全性。
但由于账页是固定的,不能根据记账需要随时进行增减,也不便于记账分工。
订本式账簿一般用于具有统驭性的和重要的账簿,如总分类账、现金日记账和银行存款日记账等。
2、活页式账簿,也称活页账,它是将若干零散账页暂时装订在活页账夹内的账簿。
采用活页式账簿便于记账分工,可根据需要增减账页,也有利于记账工作的电算化。
但容易造成账页的失散和抽换。
在会计实务中,活页式账簿主要用于各种明细账。
3、卡片式账簿,也称卡片账,它是由具有专门格式的、分散的卡片作为账页,存放在卡片箱内保管的账簿。
卡片账除了具有一般活页账的特点外,它还可以跨年度使用,不需要每年更换新账,如固定资产卡片。
(三)按账页格式分类
会计账簿按账页格式不同,可以分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿三类。
1、三栏式账簿
三栏式账簿,是设有借方、贷方和余额三个基本栏目的账簿。
三栏式账簿的账页格式是最基本的账页格式,其他账页格式都是据此增减栏目而来的。
三栏式账簿又分为设对方科目和不设对方科目两种。
区别是在摘要栏和借方科目栏之间是否有一栏“对方科目”。
有“对方科目”栏的,称为设对方科目的三栏式账簿;没有“对方科目”栏的,称为不设对方科目的三栏式账簿。
各种日记账、总分类账以及资本、债权债务明细账都可以采用三栏式账簿。
三栏式账簿格式见图表8-1所示。
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2、多栏式账簿
多栏式账簿,是在账簿的两个基本栏目借方栏和贷方栏下设置多个栏目用以反映经济业务不同内容的账簿。
这种账簿可以按“借方”和“贷方”分别设专栏,也可以只设“借方”专栏,“贷方”的内容在相应的借方专栏内用红字登记,表示冲减。
但是,专栏设置在借方,还是设置在贷方,或是两方同时设专栏,设多少栏,则根据需要确定。
收入、成本、费用类明细账一般均采用这种格式的账簿。
如管理费用明细账、生产成本明细账、制造费用明细账等。
见图表8-2所示。
明细科目:
甲车间第页
2011年
凭证
摘要
借方(费用项目)
贷方
余额
月
日
字
号
材
料
费
水
电
费
人
工
费
工会
经费
职工教育经费
折旧费
合计
3、数量金额式账簿
数量金额式账簿,是指在借方(收入)、贷方(发出)、余额(结存)三个基本栏目内,都分设数量、单价和金额三小栏,借以反映财产物资的实物数量和价值量。
原材料、库存商品明细账一般都采用数量金额式账簿。
见图表8-3所示。
序时账簿(日记账)
按用途分类分类账簿:
包括总账和明细账
备查账簿
订本式账簿
按外表形式分类活页式账簿
卡片式账簿
账簿三栏式账簿
按账页格式分类多栏式账簿
数量金额式账簿
图表8-4会计账簿的分类
任务二设置与登记会计账簿
【技能测试点】
1.熟悉账簿的基本构成
2.正确设置并登记日记账、总账和明细账
3.掌握总账与明细账的平行登记要点
一、会计账簿的基本构成
为了科学的反映和记录经济业务的内容,各经济单位应根据经济业务的特点和管理要求,科学、合理地设置账簿,并认真做好记账工作。
虽然各种账簿的形式和格式多种多样,但其基本构成是固定的,即封面、扉页和账页。
1、封面
启用会计账簿时,应在会计账簿封面上标明会计账簿的名称、记账单位名称和启用日期。
2、扉页
账簿的扉页即账簿的首页。
用来填列会计账簿的使用信息,主要内容包括科目索引、账簿启用和经管人员一览表。
见图表8-5所示。
账簿启用表(即扉页)内容填写的准确完整,是账簿具有合法性的重要标志,其填写的要求是:
1填写使用账簿的单位全称和会计账簿名称;
2填写启用日期和启用账簿的起讫页数。
凡是年度更换的会计账簿,启用
日期应该填写该年度的1月1日,账簿的起讫页数要根据所使用的账簿的实际页数填写;
3填写会计主管人员和记账人员姓名并加盖名章以明确责任;
4在印鉴栏内应加盖单位公章,加盖的公章名称必须与账簿封面上写明的
单位名称一致;
⑤采用购买印花税票方式交纳印花税的单位,对应交纳印花税的账簿应将印花税票据粘贴在启用表的右上角,并划线予以注销;
⑥当记账人员或主管人员工作变动时,应办理账簿移交手续,在启用表上明确记录交接日期及接办人、监交人的姓名并加盖名章;
⑦账簿的编号按年度账簿的统一编号填列。
账簿启用表由账簿生产商在印制
账簿时就已经印刷好,并装订在账簿的规定位置或散放在账册的上方。
图表8-5账簿使用登记表
使用者名称
账簿编号
账簿页数
本账簿共计使用页
启用日期
年月日
截止日期
年月日
责任者盖章
出纳
审核
主管
部门领导
交接记录
姓名
交接日期
交接盖章
监交人员
职务
姓名
经管年月日
交出年月日
经管年月日
交出年月日
经管年月日
交出年月日
经管年月日
交出年月日
印花税票
3、账页
账页是构成账簿的主要部分,用来记录经济业务。
账页格式因反映经济业务内容的不同而有所不同,但基本内容应包括:
(1)账户的名称(总账科目、二级或明细科目);
(2)登账日期栏;
(3)凭证种类和编号栏;
(4)摘要栏(记录经济业务内容的简要说明);
(5)金额栏(通过借、贷方金额及余额的方向,记录经济业务的增减变动);
(6)总页次和分类页次。
二、会计账簿的格式和登记
(一)序时账簿的格式和登记
序时账簿也称日记账(俗说流水账),是按照经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔连续登记的账簿,包括普通日记账和特种日记账两种。
普通日记账是将每天发生的全部经济业务,均按照其发生的先后顺序进行逐日逐笔登记的账簿;特种日记账是把特定项目单独设置账簿,并按其经济业务发生的先后顺序进行逐日逐笔登记的账簿。
实际工作中运用比较多的是后者,主要设置了现金日记账和银行存款日记账两种账簿。
现金日记账和银行存款日记账都必须使用订本账。
1、现金日记账
现金日记账是用来核算和监督库存现金每日的收入、支出和结存状况的账簿。
它是由出纳人员根据现金收款凭证、现金付款凭证和银行存款付款凭证,按经济业务发生时间的先后顺序,逐日逐笔进行登记。
现金日记账的结构一般采用“收入”、“支出”、“余额”三栏式。
现金日记账中的“年、月、日”、“凭证字号”、“摘要”和“对方科目”等栏,根据有关记账凭证登记;“收入”栏根据现金收款凭证和引起现金增加的银行存款付款凭证登记(从银行提取现金,只编制银行存款付款凭证);“支出”栏根据现金付款凭证登记。
每日终了应计算全日的现金收入、支出合计数,并逐日结出现金余额,与库存现金实存数核对,以检查每日现金收付是否有误。
每月期末,应结出当期“收入”栏和“支出”栏的发生额和期末余额,并与“库存现金”总分类账户核对一致,做到日清月结,账实相符。
如账实不符,应查明原因。
三栏式现金日记账的格式见图表8-6所示。
图表8-6库存现金日记账(三栏式)
第页
××年
凭证
摘要
对方科目
收入
支出
余额
月
日
字
号
为了更清晰地反映账户之间的对应关系,了解现金变化的来龙去脉,还可以在三栏式日记账中收入和支出两个栏目下,按现金收、付的对方科目设置专栏,形成多栏式库存现金日记账。
多栏式库存现金日记账见图表8-7所示。
图表8-7库存现金日记账(多栏式)
第页
××年
凭证
摘要
收入(对方科目)
支出(对方科目)
余额
月
日
字
号
主营业
务收入
应收
账款
…
小计
材料采购
银行存款
…
小计
采用多栏式库存现金日记账时,按照收入、支出的对应科目分设专栏逐笔登记,到月末结账时,分栏加计发生额,对全月现金的收入来源、支出去向都可以一目了然,能够为企业的经济活动分析和财务收支分析提供详细具体的资料。
但是,在使用会计科目比较多的情况下,多栏式日记账的账页过宽,不便于分工登记,而且容易发生错栏串行的错误。
为此,在实际工作中可以将多栏式库存现金日记账分设两本,即分为多栏式现金收入日记账和多栏式现金支出日记账。
2、银行存款日记账
银行存款日记账是用来逐日逐笔反映银行存款的增加、减少和结存情况的账簿。
该账簿由出纳人员根据银行存款收款凭证、付款凭证和现金付款凭证,按经济业务发生时间的先后顺序,逐日逐笔进行登记。
总体来说,银行存款日记账的登记方法与库存现金日记账的登记方法基本相同。
银行存款日记账一般采用三栏式,即“收入”、“支出”和“结余”三栏,银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置,每个银行存款账户设置一本银行存款日记账。
银行存款日记账格式见图表8-8所示。
图表8-8银行存款日记账
第页
××年
凭证
摘要
对方科目
收入
支出
余额
月
日
字
号
(二)分类账簿的格式和登记
分类账簿简称分类账,是对各项经济业务按照账户进行分类登记的账簿。
由于其反映经济业务内容的详细程度不同,分类账簿可以分为总分类账簿和明细分类账簿两种。
1、总分类账簿的格式和登记
总分类账簿简称为总分类账或总账,它是按一级会计科目设置账户、根据一级会计科目发生额登记的账簿。
总分类账簿提供的是某一类经济业务增减变化的总括资料,它对其所属的明细分类账簿起着统驭控制的作用,同时为编制会计报表提供总括资料。
总分类账簿只能用货币作为计量单位,一般采用订本式,其账页格式主要为三栏式,它与银行存款日记账的三栏式基本相同,但增加了表明余额方向的“借或贷”栏次。
总分类账的具体格式如图表8-9,8-10,8-11所示。
总分类账可以根据记账凭证逐笔登记,也可以根据经过汇总的科目汇总表或汇总记账凭证登记。
至于采用哪种方法登记,需要根据企业采用的账务处理程序不同而定,有关内容将在项目十进行详细论述。
图表8-11多栏式总分类账(日记总账)
第页
××年
凭证
摘要
发生额
科目
科目
。
。
。
。
。
。
余额
月
日
字
号
借方
贷方
借方
贷方
2、明细分类账簿的格式和登记
明细分类账簿简称为明细账,它是按一级会计科目所属的明细科目设置账户,用来分类记录有关交易或事项详细情况的账簿。
明细分类账簿提供的是按照明细科目类别划分的某一类经济业务增减变动的详细资料,对总分类账簿起着补充说明的作用,是总分类账簿资料的具体化,并受总分类账簿的控制和统驭,明细分类账同时也为编制会计报表提供明细资料。
常用的明细账一般有以下三种主要格式。
(1)三栏式明细分类账。
三栏式明细分类账主要是用于只反映价值量,不反映实物量的明细分类账。
主要是结算类账户和实收资本账户,如应收账款、应收票据、其他应收款、应付账款、应付票据、应付工资等明细账。
如图表8-12所示。
(2)数量金额式明细分类账。
数量金额式明细分类账主要适用于既核算价值量又核算实物量的明细分类账。
它在收入、发出、余额三栏内,再分别设置“数量”、“单价”、“金额”等栏目,以分别登记实物的数量和金额。
数量金额式明细分类账适用于既要进行金额明细核算又要进行数量明细核算的财产物资项目。
存货类、固定资产明细账都采用数量金额式明细分类账,如原材料、库存商品、固定资产等明细账。
如图表8-13所示。
(3)多栏式明细分类账。
多栏式明细账是根据经济业务的特点和经营管理的需要,在一张账页上按有关子目或细目分设若干栏目,以集中反映各有关明细科目的核算资料。
按照明细账所记经济业务的特点不同,多栏式明细账可以采用借方多栏式、贷方多栏式和借贷方多栏式三种格式。
多栏式明细分类账主要适用于收入、费用、成本、利润等类的明细分类核算,如生产成本、制造费用、管理费用、销售费用等明细账。
如图表8-14、8-15、8-16所示。
①借方多栏式明细账
借方多栏式明细账的账页结构是在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏,并直接在借方栏再按明细项目分设若干专栏。
适用于借方需设置多个明细项目的成本、费用类账户的明细分类核算,如“材料采购”、“生产成本”、“管理费用”等明细账。
各明细项目的贷方发生额因其未设置贷方专栏,则用“红字”登记在借方栏及明细项目专栏内,以表示对该项目金额的冲销或转出。
借方多栏式明细账账页格式见图表8-14所示。
明细科目:
第页
2011年
凭证
摘 要
借方
月
日
字
号
合计
贷方
余额
②贷方多栏式明细账
贷方多栏式明细账的账页结构是在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏,并直接在贷方栏再按明细项目分设若干专栏。
适用于贷方需设多个明细项目的收入类账户的明细分类核算,如“主营业务收入”、“营业外收入”等明细账。
各明细项目的借方发生额因其未设置借方专栏,则用“红字”登记在贷方栏及明细项目专栏内,以表示对该项目金额的冲销或转出。
贷方多栏式明细账账页格式见图表8-15所示。
明细科目:
第页
2011年
凭证
摘 要
借方
贷方
余额
月
日
字
号
合计
③借贷方多栏式明细账
该账是在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏,并同时在借方和贷方栏内再按明细项目分设若干专栏。
适用于借、贷方均需要设置多个不同栏目进行登记的账户。
如“应交税费——应交增值税”等明细账。
借贷方多栏式明细账账页格式见图表8-16所示。
明细科目:
第页
2011年
凭证
摘 要
借方
贷方
借或贷
余额
月
日
字
号
合计
合计
明细分类账的登记:
不同类型经济业务的明细分类账可根据管理需要,依据记账凭证、原始凭证或汇总原始凭证逐日逐笔或定期汇总登记。
(三)备查账簿的格式和登记
备查账簿也称辅助账簿,是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中未能记载的会计事项进行补充登记的账簿。
它是为备忘备查而设置的,可以为某些经济业务的内容提供必要的参考资料,因而它与序时账簿和分类账簿有所不同,主要是:
它登记的依据不是记账凭证,并且没有固定的格式,注重以文字方式记叙某项经济业务的发生和完成情况。
三、总分类账与明细分类账的平行登记
总分类账户与明细分类账户的密切关系,决定了总分类账户与其所属的明细分类账户应该进行平行登记。
所谓平行登记,是指对所发生的每项交易或事项都要以会计凭证为依据,一方面记入有关总分类账户,另一方面记入有关总分类账户所属明细分类账户的方法。
总分类账户与明细分类账户平行登记要求做到以下几点:
1、同依据:
即将发生的交易或事项记入总分类账户及其所属明细分类账户时,所依据的会计凭证相同。
虽然登记总分类账户及其所属明细分类账户的直接依据不一定相同,但原始依据是相同的。
2、同方向:
即将发生的交易或事项记入总分类账户及其所属的明细分类账户时,记账的借贷方向应当一致。
如果记入总分类账户的借方(或贷方),记入其所属的明细分类账户时,也应记入借方(或贷方)。
3、同期间:
即对发生每一交易或事项,既要记入有关的总分类账户,又要在同一会计期间内记入其所属的明细分类账户.尽管登记总账与明细账的具体日期不一定相同,但都要在同一会计期间内进行登记。
4、同金额:
即对发生的每一交易或事项,计入总分类账户的金额与计入其所属的明细分类账户的金额之和相等。
下面举例说明总分类账户和明细分类账户平行登记的方法。
【例8-1】2011年1月1日,向阳公司的“原材料”和“应付账款”总分类账户及其所属的明细分类账户的有关资料如下:
图表8-17“原材料”明细分类账户余额表
名称
数量(千克)
单价(元/千克)
金额(元)
甲材料
2000
10
20000
乙材料
50
300
15000
合计
35000
图表8-18“应付账款”明细分类账户余额表
名称
金额(元)
A工厂
6000
B工厂
4000
合计
10000
向阳公司1月份发生的有关交易或事项及会计处理如下(相关税金忽略不计):
(1)1月9日,向A工厂购入甲材料500千克,单价10元,计5000元;向B工厂购入乙材料l00千克,单价300元,计30000元,甲、乙材料已验收入库,货款尚未支付。
对发生的该交易或事项,公司应编制会计分录如下:
借:
原材料——甲材料5000
——乙材料30000
贷:
应付账款——A工厂5
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