控股公司内部审计报告.docx
- 文档编号:1209140
- 上传时间:2022-10-19
- 格式:DOCX
- 页数:10
- 大小:21.08KB
控股公司内部审计报告.docx
《控股公司内部审计报告.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《控股公司内部审计报告.docx(10页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
控股公司内部审计报告
一、导言
日期:
2003年X月6日
接受者:
公司总经理***
引言:
经公司2003年度内部审计的计划安排,我们对公司计划物控部业务管理程序政策、采购计划及其价格核定与控制、有关合同、仓储管理系统等事项进行就地审计,涉及的期间是从2002年1月1日至2003年月9月30日。
审计范围和目标:
本次审计的期间范围涉及计划物控部从2002年1月1日至2003年月9月30日止计划物控部有关采购计划的制定、实施的及时性、有效性、合理性、合规性,存货成本管理的效益性,内部控制的健全有效等情况进行审计。
审计的依据是计划物控部提供的资料。
审计过程中我们结合其实际情况,实施了我们认为合适的、必要的审计程序。
简要的审计结论和审计发现的性质:
(主要的审计发现和内部控制的薄弱环节及建议)在对计划物控部审计过程中,我们认为最重要审计发现如下计划物控部存在问题:
1、采购行为依据不具体、不规范,基础信息有待完善;
2、采购计划制作被动,指导性不强,缺乏与实际的对比考核,采购工作效率不高;
3、成本管理工作手段单一,市场信息搜集工作少,供应商管理需进一步规范化;
4、仓储条件较差,未按价值大小分别管理,存货管理有少量缺陷需改进。
综上几点反映了内部控制制度存在的缺陷。
对回复的期盼:
该报告的其他部分提供了有关部门审计发现和建议的详细资料,我们
希望在收到报告之后的15天内作出书面回复。
公司审计部
审计组长:
***
审计小组成员:
***
(以上部分是便于总经理简要阅读)
二、审计过程说明:
审计资料搜集方法采用直接观察法、采访法,资料搜集形式有抽样调查、重点调查、典型调查及组合调查。
三、审计发现的细节说明
(一)、采购行为依据不具体、不规范,基础信息有待完善;
主要问题1:
目前采购行为来源依据主要是营销中心、客户服务部提交的产品需求计划,做为指导采购行为的依据针对性不强,有些特殊要求表达不够明确。
建议:
需求计划归口由生产部门(或工艺部门)提供。
生产部门是产品的制造者,生产计划制定者,有能力和责任根据要求判定能否生产、按期交货;
主要问题2:
需求计划多样化,格式、内容、要求、通知编号等不统一有待完善,BOM清单不准确。
依据不清会导致模糊采购,责任划分不明确,易产生事后扯皮影响工作效率。
建议:
(1)重新统一设计表格明确计划表内容,按信息传递部门先后顺序设计。
如营销部门提出产品需求计划并经审批后,产品无变化有BOM清单的,可直送生产部门审核签署“请按BOM单采购”意见后转计划物控部;有变化有BOM清单的,还应先送研发部门审核,就变化部份附送明细清单,如涉及BOM清单变化的应加注变化并附减除物料明细,由研发部门专门人员传送生产部门,生产部门签署意见后转计划物控部执行,制定时限要求;
(2)规范计划编号,便于查核;
(3)BOM清单要相对稳定,如有更改应及时通知营销部门、工艺、生产部门和计划物控部等相关部门协调一致;
主要问题3:
时间缺乏弹性,不易调整采购策略。
建议:
由于公司产品的特点对采购人员的业务素质要求也相对较高,日常要做好重要供应商的沟通,不因为时间要求紧而向质量让步。
另外是否建立科学的产品生产周期,精确计算出从采购到产品下线入库各环节所需的时间,正确指导各环节的工作行为。
让营销人员签订合同明确交货日期时能做到心中有数,不致引起纠纷。
主要问题4:
需求计划审批不够规范,口头请示后未补签字;
建议:
完善审批程序。
规定审批执行人权限,跟踪完结审批手续;
主要问题5:
有部分非生产物品采购,如购置礼品、万年历等;
建议:
非生产物品采购是否可直接由执行部门经办,减少采购员工作量;
审计结论:
亟待完善。
作为实施采购行为的基本环节,不明确的行为依据将直接导致以后各环节的混乱,易造成责任划分不清,不能有效完成采购任务,影响采购效率、效果,是目前亟待完善的一项基础工作。
本环节涉及营销、生产、工艺、研发等部门,应设计一份流程清晰,责任、标的物明确的计划程序表。
(二)、采购计划制作被动,指导性不强,缺乏与实际的对比考核,采购工作效率不高;
主要问题1:
欠料单6月份之前不够规范,6月份后欠料单有所改进但归集工作未完善。
建议:
作为计划制作的重要依据应按序整理归档,形成历史资料,提炼客观合理的数据,合理计划安全采购量。
主要问题2:
采购计划制定与需求申请日时距较大,压缩了采购实施至物料到货日时间,不利于物料信息的搜集及制定采购策略,进而压缩生产制造周期,延迟交货期,会导致质量上向供应商让步,加大成本。
计划成为形式。
建议:
减少审批程序提早采购反应的第一时间,提高时效。
制定科学的采购周期,综合评定出一个合理的产品生产周期,使需求部门在制定需求计划时能心中有数。
主要问题3:
由于公司产品的特殊性,计划多为事后计划而非常规计划,计划制定时也是物料采购行为实施时,实施也可能提前。
未体现计划与实际的差异。
计划书未明确所含需求计划的计划号,未标示计划价。
计划未做分类,不能区分是生产用料计划、研发用料计划、维修用料计划。
在抽查下料单未见CCD镜头、视频彩打等物料,但计划有做,经了解部份物料是由研发自行报购,故无下采购单。
计划变得无实质意义。
建议:
计划制定应完善所含内容,建立与实际差异项目,原因说明,计划价等,加强计划的准确度和指导作用。
计划制定要分类别,避免领用时产生冲突。
计划编制要有实质性。
主要问题4:
下料单的性质似合同,但又不俱备合同要素要求。
单据未按时序整理归档,部份单据未标示价格(出于供应商业务员的要求)不便于财务成本核算。
建议:
下料单对外涉及供应商,要求能达到防止纠纷风险。
对内涉及仓管、财务部门,要求能满足使用人使用。
按时序归档按计划类别分月装订成册。
审计结论:
计划的适时性不够,应及早计划。
计划的准确度和指导作用有待加强,应及时对比计划与实际的差异,说明原因,标示计划价格。
分类不够明确。
下料单尚待完善,便于使用。
(三)、成本管理工作手段单一,市场信息搜集工作少,供应商管理需进一步规范化;
主要问题1:
采购员市场信息搜集不够,日常工作大多为下单后的,市场价格信息调查工作比重少。
价格信息获取手段单一,多为供应商传真报价基础上讨价还价。
建议:
应加强基础信息工作,做到货比三家,寻找价优、质高、诚信的供应商。
主要问题2:
供应商等级评定工作管理薄落,缺少第三方的参与。
建议:
建立并完善供应商管理工作,增加定价透明度。
主要问题3:
部份物料对供应商的依赖性太强,自我研发设计不稳定,品管与供应商的质量标准不够协调,将直接影响成本高低、质量好坏及采购工作效率水平。
建议:
设计稳定成熟的产品,明确质量要求并在采购时同步送达供应商,降低不良品率。
审计结论:
目前主要物料来源多为长期供应商,价格水平逐年也有一定的下浮,但仍为制约计划采购的瓶颈,物料成本、质量直接关系到公司效益,因此应加大此方面的工作投入而非下单后的补救。
(四)、仓储条件较差,未按价值大小分别管理,存货管理有少量缺陷需改进。
1、仓库管理
主要问题1:
仓库条件较差,影响物料保管。
建议:
对仓库的存储做适当修缮
主要问题2:
物料未区别管理,即价值高的物料与价值低的物料混合存放,未作重点管理。
建议:
区别价值高低,分类重点管理。
主要问题3:
据调查存货积压量大。
建议:
根据可利用程度适当处理。
主要问题4:
季度盘点无会计人员监盘,仓管员只负责盘点自管项目。
建议:
建立监盘制度,交叉盘点,对盘点结果要签字确认。
审计结论:
总体管理较为完善,基础工作和业务处理情况良好,应建立监盘制度。
2、原材料仓入库管理
主要问题1:
存1抽样发现执行后无品管确认合格数。
建议:
增加对二次入库物料的品管检验。
审计结论:
1、大件、大批量且产品稳定的采购基本上都能及时到位,入库率较高。
但小件、小批量产品不成熟的在执行过程中问题较多,采购成本相对较高,部门间协调困难。
2、物料接收至入库过程中涉及采购员、品管员、仓管员合作与分工的安排,相互影响,单据较多必定影响工作效率。
建议设计出能相互通用的信息表。
3、原材料仓出库管理
主要问题1:
基于目前的采购计划而购入的物料领用主要以生产为主,领用完全按BOM单发放,其他部门领用可能有时会产生冲突。
另外小件、价值低的物料领用程序不变,报批成本可能会大于物料成本。
建议:
物料领用适当考虑一定的弹性,不能固化。
主要问题2:
物料、工具用具存在白条借用,登记借用的情况,手续不规范,有的物料借用时间较长未补办理出库领用手续。
建议:
根据领用情况,按时间长短设定是否应补办出库手续,加强管理,利于正确核算成本,及时挂账。
审计结论:
出仓管理存在一定的问题,应采取针对性的措施加以改进。
4、成品仓管理
主要问题1:
入库经检验合格后,录入电脑、手工账前需填制“成品缴库单、入库单”,2份单据实质内容相同,只是使用部门有增减,增加了仓管员工作量。
建议:
在不影响使用前提下2份单据应合而为一“入库单”,增加联数,一单多用提高效率。
主要问题2:
审批单与出库单实质内容相同,只是审批单体现授权,出库单体现实际出库。
建议:
设计出库单时增加审批人签字,再增加一栏实出数。
主要问题3:
抽样发现T(产品入库时间)>T(需求计划要求交货时间),相对滞后,可能会导致供货不及时。
建议:
需综合分析原因。
是产品制作周期未能压缩,还是需求交货期不合理的问题。
审计结论:
1、入库、出库管理规范,经抽查账实相符,账账相符,单据填制影响工作效率,应尽量简化,提高效率。
2、产品基本能满足供货,部份批次的生产压缩了正常的供应商生产、采购、生产、品管、研发等其他时间。
有时缺乏质量、成本因素的考虑。
3、要给营销需求部门传递正常的产品供应周期时间,合理计划需求,不至于两头忙的境地。
四、内部审计人员的评论
计划物控部做为公司生产运作管理的关键部门,基础信息工作的扎实程度直接会影响整个公司的运作效率和效果,有些是来自部门外的,有些是内部管理不到位,要解决这些问题光靠本身是不够的,涉及相关部门的信息管理,办法是看以何部门为头分步改善。
审计认为应从信息管理的源头开始,只要涉及相关部门的则可设计出相关部门能共同使用的信息载体,载体的内容应明确各自的职责与分工。
按业务程序设计,明确各环节责任人、技术标准等事项。
减少重复性的工作,提高效率。
此外内控制管理上还有待完善,灵活性不够。
总之,经审计后发现该部门基本上能完成采购任务,有效果但效率不高,特别是次数多、量小的采购。
计划工作不够,可操作性不强。
存货管理工作基础工作扎实,物料管理到位。
五、计划物控部的反应
该部对本次审计工作比较重视,能提供审计所需的资料使审计工作得以顺利进行,基于审计所发现的问题无太大异议。
但落实工作并非一个部门所能解决的,因此,下一步的工作是重在落实,边工作边改进。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 控股公司 内部 审计报告
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)