企业会计制度.docx
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企业会计制度
企业会计制度
本会计制度包括财务管理制度、费用报销制度、采购付款制度、销售收款制度、固定资产管理制度等,本制度自公司领导批准之日起实行,适用于华欣电器有限公司各部门,解释权及修订权属财务部。
一、公司简介
公司名称:
华欣电器有限公司
公司性质:
商业
组织机构:
总经理办公室、财务部、销售部、采购部、
仓管部5部门
二、总经理职责及议事规则:
根据《公司法》规定和公司章程,现将公司总经理职责和议事规则明确如下:
总经理职责
1、主持公司的日常生产经营管理,负责机场安全运营,组织实施董事会决议,并将实施情况向董事会报告;.
2、组织实施公司年度经营计划和投资方案;
3、拟定设置、调整或撤销公司内部管理机构的具体方案;
4、拟订公司的基本管理制度;
5、制定公司的具体规章;
6、提请聘任或解聘公司副总经理、财务部门负责人;
7、聘任或解聘除应由董事会聘任或解聘以外的管理人员和工作人员;
8、依有关规章制度决定对公司职工的奖惩、升级、加
薪及辞退;
9、在职责范围内,对外代表公司处理业务;
10、公司的其他事项。
总经理议事规则
公司总经理研究决定问题可召开总经理会议或总经理办公会。
1.总经理会议
总经理会议每月召开2-3次,具体时间由总经理确定。
特殊情况下,由总经理可召开临时总经理会议。
总经理会议决议以《公司文件》或《总经理会议纪要》的形式发布执行。
对外报送的重要《公司文件》应经总经理签署。
2、总经理办公会
总经理办公会协调、解决公司日常经营活动的具体事项。
总经理办公会由总经理召集,有关部门负责人参加。
总经理办公会在充分听取部门意见的基础上,由总经理作出解决意见;难以作出解决意见的,召集人应及时提交总经理会议研究。
总经理办公会形成的意见,用《总经理办公会议纪要》下发执行。
总经理会议和总经理办公会决定的事项,由有关部门承办。
公司办公室负责协调和检查落实。
三、财务工作管理
1、会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。
2、账簿采用复式记账法,以人民币为记账本位币,遵循权责发生制原则。
3、会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整,并符合会计制度的规定;各岗位人员必须具备相应任职条件和资格,持证上岗。
4、财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证,并根据审核的原始凭证编制记账凭证。
财务工作人员都必须在已审核的相关凭证上签字。
5、财务工作人员应当会同总经办专人定期进行财务清查,保证账簿记录与实物、款项相符。
6、财务工作人员应根据账簿记录编制会计报表上报执行总裁,并报送有关部门。
会计报表每月由会计主管编制并上报一次。
会计报表须会计主管签名或盖章。
7、财务工作人员对本公司实行会计监督。
财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证,不予受理;对记载不准确、不完整的原始凭证,予以退回,要求更正、补充。
8、财务工作人员发现账簿记录与实物、款项不符时,应及时向财务经理和总经理作书面报告,并请求查明原因,作出处理。
财务工作人员对上述事项无权自行作出处理。
9、财务工作应当建立内部稽核制度,并做好内部审计。
出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务账目的登记工作。
10、财务工作人员调动工作或者离职,必须与接管人员办清交接手续。
财务工作人员办理交接手续,由财务经理监交。
财务经理调动工作或者离职,由总经办派人监交。
四、会计岗位职责事项
不相容职务是指那些如果由一个人担任,既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。
不相容职务分离的核心是“内部牵制”,它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理,使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系,并受其监督和制约。
会计不相容职务的分离
在单位内部应加以分离的主要不相容职务有:
①授权进行某项经济业务和执行该项业务的职务要分离,如有权决定或审批材料采购的人员不能同时兼任采购员职务。
②执行某些经济业务和审核这些经济业务的职务要分离,如填写销货发票的人员不能兼任审核人员。
③执行某项经济业务和记录该项业务的职务要分离,如销货人员不能同时兼任会计记账工作。
④保管某些财产物资和对其进行记录的职务要分离,如会计部门的出纳员与记账员要分离,不能兼任。
⑤保管某些财产物资和核对实存数与账存数的职务要分离。
⑥记录明细账和记录总账的职务要分离。
⑦登记日记账和登记总账的职务要分离。
企业不相容职务分工的内容
1、会计岗位设置中的不相容职务
按照财政部发布实施的《会计基础工作规范》的规定,企业设置的会计工作岗位一般可分为:
会计机构负责人或者会计主管人员,出纳,财产物资核算,工资核算,成本费用核算,财务成果核算,资金核算,往来结算,总账报表,稽核,档案管理等。
上述会计工作岗位可以一人一岗、一人多岗或者一岗多人,但应符合不相容职务相互分离的要求,具体包括:
(1)出纳职务与收入、支出、费用的核算职务,与债权债务的核算职务,与稽核职务,与会计档案的保管职务等均属于不相容职务,应当予以分离。
(2)会计核算职务与相应的稽核检查职务属于不相容职务,应予分离。
(3)总分类账的登记职务与相关明细分类账的登记职务属于不相容职务,应当分离。
(4)开展会计电算化的企业,电算化会计岗位中的软件操作职务、审核记账职务、电算审查职务、档案保管职务等互为不相容职务,均应当予以分离。
2、货币资金业务中的不相容职务
(1)钱账分管,即出纳专职负责货币资金的收支业务,除现金和银行存款日记账外,不兼记总账和债权债务等明细账,不负责汇总记账凭证,不抄寄各种往来结算账户对账单。
另一方面,除了出纳外,其他任何人,包括会计人员、单位领导、各种业务人员等,均不得办理货币资金收支业务,包括收付现金和接收、开出银行支票。
(2)出纳与核对职务应分离,即库存现金要由专人进行定期或不定期地进行盘点;银行存款应指定专人及时对账,每月收受银行对账单、编制银行存款余额调节表,应当由出纳、管现金账和银行存款账以外的人员负责。
(3)支票的签发除有专用公章外,还要有会计机构负责人或企业负责人的私章同时盖印才有效。
上述支票印签章不能由出纳一人保管。
(4)一切付款均须得到恰当批准,即付款经办人与审批人应当分离。
3、购货与付款业务中的不相容职务
购货与付款业务通常要经过提出申请——订货采购——验收入库——结算付款这样四个业务环节,涉及使用部门、供应部门、仓储部门和会计部门四个职能部门。
因此,在购货与付款业务中,商品存货的请购、订货、验收和结算职务互为不相容职务,必须由不同的人员担任。
按照财政部2002年12月23日发布的财会[2002]21号《内部会计控制规范——采购与付款(试行)》的规定,单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
采购与付款业务不相容职责至少包括:
请购与审批;询价与确定供应商;采购合同的订立与审批;采购与验收;采购、验收与相关会计记录;付款审批与付款执行。
这些都是对单位提出的、有关采购与付款业务相关职责适当分离的基本要求,以确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约与监督。
4、存货与仓储业务中的不相容职务
(1)商品存货的保管、收发必须由专人负责,并建立账卡进行数量核算,不得兼任采购或销售,也不能担任会计部门有关存货总账、明细账的登记职务;同时,非实物保管人员应限制接近资产,不得办理物资收发。
(2)商品存货的请领、审批、发放与记账须相互独立,不能由一人包办。
(3)财产物资的保管与清查职务应分离,即应由
会计部门组织,定期或不定期的查对账证、抽点实物,以保证账证相符、账账相符、账实相符。
5、工资业务中的不相容职务
在工资业务中,起薪止薪决定、考勤记录、工薪发放、工资记录等职务应相互分离,一般涉及企业的劳动工资部门或人事部门、车间或班组、会计部门等职能部门。
劳动工资管理部门与会计部门的职责分工如下。
劳动工资管理部门的主要职责:
(1)根据在册职工和工资标准开列工资单。
(2)根据考勤记录和扣款记录计算工资额。
会计部门的主要职责:
(1)根据工资结算单编制工资费用分配表;
(2)根据工资费用分配表编制记账凭证入账。
6、销售与收款业务中的不相容职务
销售与收款业务主要有订立合同、编制销售单、发运货物和开票收款等几个业务环节,所涉及的不相容职务主要包括:
(1)销售部门和销售人员必须专职独立,不得兼记会计部门销售收入账和应收账款账,不得直接收取货款,不得兼任货物保管和发货,不得兼货物采购。
同时,其他部门及人员也不得兼办销售,即销售与记账、收款、保管、发货、采购均属不相容职务。
(2)销售业务的各个环节,包括销售合同的签订、销售单的编制、发票的开出、售价的确定、销售方式和结算方式、销售折扣折让与退货等,都要经过恰当的批准,即批准与经办应予以分离。
(3)开票与发货、开票与收款、销售收入账的记录、应收账款账的记录和收款应予分离,即负责销售收入账和应收账款账的会计不得经手货币资金,并且销售收入账和应收账款账最好由不同的会计人员负责。
(4)记账、收款和抄寄对账单属于不相容职务,应予以分离,即企业应由不负责现金出纳和销售及应收账款记账的人员,按月向客户寄发账单。
按照财政部发布的《内部会计控制规范—销售与收款(试行)》中规定,单位应当将办理销售、发货、收款三项业务的部门(或岗位)分别设立;单位在销售合同订立前,应当指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。
谈判人员至少应有两人以上,并与订立合同的人员相分离;编制销售发票通知单的人员与开具销售发票的人员相互分离;销售人员应当避免接触销售现款;单位应收票据的取得和贴现必须经由保管票据以外的主管人员的书面批准。
这些都是对企业提出的、有关销售与收款业务相关职责适当分离的基本要求,以确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
7、筹资与投资业务中的不相容职务
总原则:
(1)筹资与投资业务中的业务经办、授权批准和会计记录互为不相容职务,应予以分离。
(2)筹资与投资业务明细账与总账的登记职务应予分离。
(3)筹资与投资业务中的记账、保管、核对职务均为不相容职务,应相互分离。
具体内容又可以分为筹资业务和投资业务两个方面。
筹资业务中的不相容职务通常包括:
(1)筹资计划编制人与审批人应适当分离,以利于审批人从独立的立场来评判计划的优劣。
(2)经办人员不能接触会计记录,通常由独立的机构代理发行债券和股票。
(3)会计记录人员同负责收、付款的人员相分离,有条件的应聘请独立的机构负责支付业务。
(4)证券保管人员同会计人员分离。
投资业务中的不相容职务一般包括:
(1)对外投资预算的编制与审批。
(2)对外投资项目的分析论证与评估。
(3)对外投资的决策与执行。
(4)对外投资处置的审批与执行。
(5)对外投资业务的执行与相关会计记录。
会计岗位职责
1、会计主管负责组织本公司的下列工作:
(一)主持编写公司的财务计划、财务预、决算,并组织实施。
(二)主持公司的财务管理工作,建立健全公司的财务体系。
(三)参与公司的经营决策,及时掌握财务信息,为公司的经营决策提供可靠依据。
(四)设计完善公司的财务传递程序,建立健全公司的财务制度,制定财务部人员岗位职责。
(五)根据公司的经营需要拟定资金管理计划,并负责具体实施。
(六)负责公司的资产安全管理工作。
(七)负责公司的投资管理工作。
(八)强化会计的基础工作,规范账簿记载、凭证制作,报表编制及财务分析等内容。
(九)加强公司的成本、费用控制并制定相应的目标加以实施。
(十)掌握公司财务人员的情况,积极挖掘人才、培养人才,作好财务人员储备。
(十一)及时了解行业扶持政策、税收优惠政策,为公司增收节税提供理论依据。
(十二)负责本部门的会计核算管理工作。
(十三)及时提供公司的财务状况,经营成果。
(十四)定期分析财务状况,提供财务信息。
(十六)监督财务制度在本部门的落实。
(十七)负责财务印鉴的保管工作。
(十八)负责本部门对银行、税务、财政、统计等外联工作。
(十九)完成总裁交给的其他任务。
2、总账会计的主要工作职责:
(一)、负责本部门的会计核算工作。
(二)、负责财务档案的管理工作。
(三)、负责财务电算化的具体实施工作。
(四)、月末结账,科目调整事宜。
(五)、负责票据和记账凭证的审核工作。
(六)、完成财务经理交付的其他工作。
3、应收应付会计的主要工作职责:
(一)、负责结算收入及与客户往来对账。
(二)、负责审核销售相关的票据工作。
(三)、负责编制销售凭证及销售相关的会计分录。
(四)、负责会同销售部门建立健全客户档案,编制应收明细表。
(五)、负责应收的账款催收工作,审核。
(六)、完成财务经理交付的其他工作。
4、存货会计的主要工作职责:
(一)、负责成本管理基础工作。
(二)、负责与会同采购部门建立健全供应商档案,编制应付明细表。
(三)、负责编制采购凭证及销售成本相关的会计分录。
(四)、负责审核与采购相关的票据工作。
(五)、存货的核算与核对事项,监督存货仓库,并进行定期的仓库盘点。
(六)、完成财务经理交付的其他工作。
5、工资核算会计的职责:
(一)、监督、审核工资、奖金发放的情况。
(二)、核算与员工工资与福利费相关的费用及工会经费等费用。
(三)、负责工资的明细核算;并计提个人所得税,社保费用的核算及相应的会计赁证的录入及审核。
(四)、编制资金收支计划。
(五)、负责资金调度。
(六)、完成财务经理交付的其他工作。
6、固定资产核算会计的职责:
(一)、固定资产核算,折旧计提;待摊费用的摊销,预提费用的计提。
(二)、负责固定资产的明细核算和有关报表的编制。
(三)、参与固定资产的清查盘点。
(四)、完成财务经理交付的其他工作。
8、出纳的主要工作职责:
(一)、认真执行现金管理制度。
(二)、严格执行库存现金限额,不坐支现金,不认白条抵压现金。
(三)、建立健全现金出纳各种账目,严格审核现金收付凭证。
(四)、严格支票管理制度,编制支票使用手续,使用支票须经联签审批后,方可生效。
(五)、积极配合银行做好对账工作,编制银行对账调节表。
(六)、登记现金日记账和银行日记账。
(七)、保管好库存现金和有价证券,公司银行支票和票据。
(八)、编制现金日报表
(九)、配合会计做好各种账务处理。
(十)、完成财务经理交付的其他工作。
五、费用报销制度
差旅费报销标准
1、部门经理以上级别:
出差可搭乘飞机。
飞机票、机场建设、火车票、长途汽车票(车站售出)凭有效票据实报实销。
2、住宿费报销时必须提供住宿发票,实际发生额未达到住宿标准金额,不予补偿;超出住宿标准部分由员工自行承担,(单位:
10元/天)。
3、出差报销标准:
市内交通补助2元/天。
在标准范围内实报实销。
4、从机场到出差地市区确需搭乘出租车的,可凭票并附书面报告,经本部门经理同意并经财务部经理批准后可以报销。
到每个城市出差最多可报销两次,每次按100元上限报销,超额部分不予报销。
5、出差申请审批流程:
出差人出差申请---所在部门主管审批---总经办审批---财务部费用会计备案。
6、差旅费报销审批程序:
出差人报销申请---所在部门主管审批---财务部费用会计审核---总经办审批---出纳报销。
办公费报销
1、以部门为单位按定编每月100元/人使用,直至年度结束,超额的办公费用原则上不予报销,特殊情况由部门申请,经财务部经理批准后可予报销。
2、办公费由人事行政部统一规划及购买。
业务招待费报销
为了规范招待费的支出,所有招待费不论有没预算都应事前征得部门经理/总经理的同意。
经办人按有效发票据实报销。
财务报销程序管理
1、报销时间的规定,报销的时间为费用实际发生日后一周
之内。
2、由公司报销的各种费用,应在相应的工作、活动、项目完成或者阶段性完成后一周内报销。
不能于一周内报销的,应说明理由,经公司领导同意,可以延期报销,但不能超过一个月。
超过一个月期限提出报销的,财务部有权不予报销。
费用报销的一般规定
1、日常费用的报销,原则上要求按次及时报账,但特殊情况下,费用发生的次数频繁,且金额单次不超过100,可按周报销。
2、报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度),且发票背面有经办人签名。
3、填写报销单应注意:
根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真写,注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由。
4、按规定的审批程序报批。
5、报销1000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
6、费用报销的一般流程:
报销人整理报销单据并填写费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。
审批程序:
(一)先下级,后上级;先业务线,后财务线。
(二)经办人→部门经理→财务部→总经理。
(三)任何付款不论经办人是谁,都必须有会计主管签字。
审批权限说明:
(一)各级审批人员均无权审批本人费用,本人费用必须由其直属上司审批。
(二)任何一笔费用或付款不能分拆形式请款。
六、采购付款业务
合同及票据管理
1、公司采购须按公司的合同、协议都要按公司流程权责规定,在完成合同、协议审批后,合同/协议才可生效。
2、所有合同生效后都必须交副本于财务部备案存档。
3、公司采购必须要求对方提供增值税专用票,未能提供合法票据,财务部有权拒绝付款。
付款管理
1、采购流程:
请购单→订购单→到货单→入库单(库存管理系统)→采购专用发票→采购结算→单据记账、制单(存货核算系统)→应付单审核、制单(应付款管理系统)
2、采购人员进行采购前,应填写请购单,由总经理签字确认。
3、外购必须办理直接入库手续,办理时必须持入库单、与之对应采购订单,并持实物进行验收,由质检部确认无质量问题。
经办人、质检人与收货人必须在相应单据上签字。
4、销售单与入库单商品编号、名称、数量必须一致,不一致的,提供差异说明,相关人员签字后报总经理签字。
5、外购为便于统计与管理,应把入库单与销售单捏对粘贴,进行入账和留存。
6、经办入凭对方开具的增值税专用票、入库单与销售单,填写付款申请向财务部申请付款。
7、财务部审核相关签字、合同/协议、供应商往来账目、后附单据无误后交出纳付款。
应付账款管理
1、经办人完成付款手续后,确认不需马上付款的,应在付款申请上写明应付款日期,财务部应设置应付台账跟进。
2、企业购进货物应付未付的款项,业务经办人员应及时将发票等有关单据送交财务部门,以便及时处理账务,正确体现企业负债,正确核算材料物资等的计价和产品成本。
3、应付账款按部门和供应商进行明细核算。
财务人员应加强对应付账款的管理,及时清理入库未达账项,确保余额真实反应按月报送对外长期(三个月以上)应付账款及未付原因。
4、预付账款仅限于使用情况:
各部门采购货物,经验收入库后尚未收到发票对外付款;采购货物对外预付定金。
5、预付账款按发生部门、经办人、收款单位组织明细分类核算,往来账核算员定期进行清理和催促报销,对超过一个月预付账款进行跟踪核对,在合同约定期后五个工作日内报销。
采购付款审批权限应循公司相应规定
一、付款审批
1、出款签批:
是指每一笔出款业务必须经过各环节的联合确认、审核、审批后方可确定为有效付款凭据。
缺少每个环节的审核或审核程序不完整都将被认为是无效付款申请,财务人员有权拒绝付款。
2、审批权限:
部门主管:
500元以下
总经理:
500元以上
3、审批程序:
(一)先下级,后上级;先业务线,后财务线。
(二)经办人→部门经理→财务部→总经办
(三)任何付款不论经办人是谁,都必须有财务经理签字。
(四)各级审批人员均无权审批本人费用,本人费用必须由其直属上司审批。
(五)任何一笔费用或付款不能分拆形式请款或报销。
二、现金管理
1、公司可以在下列范围内使用现金:
(一)职员工资、津贴、奖金。
(二)个人劳务报酬。
(三)出差人员必须携带的差旅费。
(四)结算起点以下的零星支出。
(五)财务经理批准的其他开支。
2、公司采购固定资产、办公用品、劳保、福利及其他工作用品原则上采取转账结算方式,不得使用现金。
特殊情况须经财务经理批准。
3、财务人员支付现金,可以从公司库存现金限额中支付或从银行存款中提取,不得从现金收入中直接支付(即坐支)。
因特殊情况确需坐支的,应事先报财务主管批准。
4、财务人员从银行提取现金,应当填写《现金领用单》,并写明用途和金额,由财务主管批准后提取。
5、建立和健全《现金日记账》簿,出纳应根据审批无误的收支凭单逐笔顺序登记现金流水收支账目,并每天结出余额核对库存。
作到日清月结,账实相符。
6、收支单据办理完毕后出纳须在审核无误的收支凭单上签章,并在原始单据上加盖现金收、付讫章,防止重复报销。
7、任何现金支出必须按相关程序报批(详见支出审批制度)。
因出差或其他原因必须预支现金的,须填写借款单,经总经理签字批准,方可支出现金。
借款人要在出差回来或借款后三天内向出纳还款或报销(详见差旅费报销规定)。
8、收支单据办理完毕后出纳须在审核无误的收支凭单上签章,并在原始单据上加盖现金收、付讫章,防止重复报销。
三、支票管理
1、支票的购买、填写和保存由出纳负责。
2、建立和健全《银行存款日记账》簿,出纳应根据审批无误的收支凭单,逐笔顺序登记银行流水收支账目,并每天结出余额;每工作日结束后。
3、出纳收取支票时,须立即开具一式四联的《支票回收登记表》,由缴款人在右下角签名后,交缴款人、缴款部门、出纳、会计各留存一联。
4、支票的使用必须填写“支票领用单”,由经办人、部门经理、财务经理、总经理(计划外部分)签字后出纳方可开出。
5、所开出支票必须封填收款单位名称。
6、所开支票必须由收取支票方在支票头上签收或盖章。
四、合同付款管理
1、合同付款:
包括租赁合同付款、采购合合同类付款和销售佣金类合同付款。
2、合同审批:
合同/协议都要按公司流程权责规定,在完成合同/协议审批后,合同/协议才可生效。
3、所有合同生效后都必须交副本于财务部备案。
4、付款流程:
(一)经办人填写付款申请书(未能在付款时提供发票的还需填写欠发票证明单);
(二)按付款流程及权限逐级审批;
(三)将签好的单据交与财务部,财务部安排付款;
(四)欠发票的经办人将发票按时交回财务部。
五、固定资产采购付款管理
1、各部门固定资产采购都要按公司规定,完成“固定资产采购申请”后方可出款。
2、经办人填写“固定资产采购申请单”,及付款申请经流程及权限逐级审批。
3、将审批好的“固定资产采购申请单”,及付款申请交财务部(未能在付款时提供发票的还需填写欠发票证明单)。
4、经办人将所欠发票及固定资产验收单及时交回财务部核销。
七、销售收款制度
合同及票据管理。
1、公司对外销售原则上应与客户签定销售合同/协议,合同/协议都要按公司流程权责规定,在完成合同/协议审批后,
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