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应用写作
应用写作——英文信件与格式、
撰写英文信件的注意事项及方法
(一)英文信件与格式
随着国际间交往的日益频繁,英文书信的应用也越来越广泛,而且,大学英语教学大纲四、六级统考都把英文书信作为写作的一项要求,纳入了学习和考试的范围。
但是,英文书信无论在格式上还是在表达方式上都不同于汉语书信,不仅要掌握英文书信的称谓,格式,惯用词语,还要了解英语国家的风俗习惯。
英文书信与文学作品的表达方式不同,它并不要求华丽的辞藻,而是用简明的语言来表达意思。
1.信封的写法
在信封地址格式上,英语和汉语采用截然不同的方式,英语写书信的惯例是收信人地址写在信封中间,具体写法是:
第一行:
对收信人的称谓及其名和姓(中国人的姓名可以先写姓再写名,在国际上是承认的)
第二行:
寓所的房间号码、门牌号码、弄名以及所在街名;
第三行:
城镇名、直辖市名、省名/州名/郡名及邮编;
第四行:
国名(如果寄往国外)
发信人地址写在信封的左上角,和收信人地址的写法差不多,不过除非要让对方知道自己的性别或头衔,一般名和姓前面不加称谓。
如:
寄信人 姓名 邮票
地址
收信人 姓名
地址
门牌号、街名
城镇名、州名、邮政编码
国名
英文信封的写法主要有两种:
并列式(也叫齐头式)和缩写式。
齐头式就是每一行的左边都要对整齐,美国的信多采用这种形式。
例如:
HarryJohnson stamp
1568GOrchardPlace
UrbanaIL61834
UnitedStatesofAmerica
Mr.PeterStone
325GreenStreet
Greenfield,London
U.K
缩进式就是每行逐次向右缩进一两个字母。
例如:
JiaLuo
Room205No.6Lane10NanJingRoad
Shanghai20051
ThePeople’sRepublicofChina
Mr.JohnSmith
505RamapoValleyRoad
Mahawah,NewJersey07430
TheUnitedStatesofAmerica
与此相对照的汉语信封为:
07430 邮票
美国新泽西马瓦
拉玛坡山谷路505号
约翰·史密斯先生收
中华人民共和国上海南京路10弄6号205室罗寄
有时,也可把发信人地址写在信封的背面,即信封盖上。
例如:
JiaLuo
Room205,No.6,Lane10,NanJing
Shanghai,200051
ThePeople’sRepublicofChina
托人转交的信则写上C/O,意思是incareof,放在收信人下一行及转交人姓名之前。
例如:
WangPing
347HenanRoad
Shanghai
People’sRepublicofChina
Mr.F.ERichard
C/OMrs.PaulineScott
211BroadAvenue
LosAngeles,CA91640
U.S.A
这封信是写给理查得先生的,由波琳﹒斯科特转交。
2.书信的格式
英文书信由以下几部分构成:
1)信头(Heading)
指写信人的地址和写信日期,位于第一页信纸的右上角。
写地址名称的次序是由小到大,即第一行写门牌号和路名;第二行写区、市、省(州)名称和邮政编码,国名。
地址最后一行写日期,月份要用英文写,不要用数字代替,可采用标准的缩写式,如,Aug,Sep,Oct,……日期可用基数词1,2,3,4,……,也可用序数词1st,2nd,3rd,4th,……;年份要写全,如2005年不能写05年。
日期的写法常见有两种:
一种是以日、月、年排列,如:
19Jan.,2005,这是英国写法;另一种是以月、日、年排列,如:
Jan.18,2005,这是美国写法。
月份和日期间均不用标点,在年份前要用逗号。
如果所用的信纸上已印有公司的名称、地址、电话号码……等等,只要写上日期就行了,不必重复写信的地址。
2)信内地址(InsideAddress)
指收信人的名称和地址,位于第一张信纸的左上角,低于写信日期,和信封上的收信人姓名和地址写法完全一样。
写事务信件时一般需要写信内地址,写私人信件时则不需要。
根据收信人的性别,婚姻状况及身份,在其姓名前可冠以不同的称呼和头衔。
如:
Mrs.用于已婚女子,后面接其夫姓,为“……夫人”
Mr.用于男子名字前,为“……先生”;
Miss.用于未婚女子,为“……小姐”;
Ms.用于婚姻状况不明的女子姓名前,为“……女士”
Dr.用于具有博士头衔的姓名前;
Prof.用于具有教授头衔的姓名前;
Pres.(President)用于大学校长,总统,议长,会长,主席,州长,董事长,总经理等姓名前。
Rev.(Reverend)用于神职人员的姓名前,是对牧师或神父等的尊称。
Sir用于对不相识的男子,上级,长辈或对从事某一职务者的尊称。
如写给机关,团体,学校,商行的负责人。
3)称呼(Salutation)
是对收信人的尊称语,从左边顶格写起,在收信人姓名,地址下面空两行处,自成一行,开头词和专有名词的第一个字母要大写,称呼末尾的标点英国人用“,”,而美国人多用“:
”。
在英文信笺里,通常在收信人的姓名前加上Dear,例如“DearSmith”。
如果收信人是熟识的人,可以直接在其名字(firstname)前加上Dear,例如“DearJohn”。
为了表示礼貌,收信人的姓名前常冠以称谓或头衔,如:
DearDr.JohnSmith.在事务信笺中尤其如此。
但要注意的是,称谓和头衔可以与姓名全称合用,也可与姓氏(lastname)合用,但不能单独与名字合用。
例如:
DearMr.JohnSmith(√)
DearMr.Smith(√)
DearMr.John(×)
在事务信笺中,还常常使用一些泛指的称呼方法,例如:
DearSir.
DearMadam,
DearSirs,
Gentlemen,
Towhomitmayconcern,(致有关人士)
4)正文(Body)
正文是信的最重要的部分,写信人所要表达的内容和目的都在这一部分,要求简明扼要,有条理,段与段之间要空出两三行,这样显得清晰。
一些英文专家把写英文书信归纳为五原则,即五个“C”:
◆Completion(内容完整)
◆Clarity(意思清楚)
◆Correction(语言正确)
◆Conciseness(简明扼要)
◆Courtesy(谦恭有理)
5)结束语(ComplimentaryClose)
在信的正文结束后,应当有致敬的结束客套语和谦称,相当于汉语书信中的“敬上”,“此致,敬礼”等等,它们位于正文下两三行。
从信纸中间或稍右处,第一个词的开头字母要大写,末尾加逗号,常用的结束语如下:
◆无论熟悉与否最常用的结束语有:
Sincerely,Yourssincerely,Verysincerelyyours,Mostsincerelyyours…忠诚的
Truly,Yourstruly,Veryrespectfullyyours,Yoursverytruly...忠实的
Respectfullyyours,Veryrespectfullyyours…您恭敬的
◆写给长者的,领导等用的结束套语有:
Appreciativelyyours你的恭敬的,敬上,谨上
◆给熟人和一般同事用的套语有:
Cordiallyyours您真挚的
Yourfriend您的朋友
Fondly亲爱的
Asever永远是您的
◆给亲属和亲友的结束语有:
Yourever永远是您的
Loveorlovingly亲爱的
Withlove爱你的
Affectionately亲爱的
Allmylove爱你的
Yourlovingdaughter/nephew您的爱女/侄子
◆给政府机关呈文的结束语有:
Yourobedientservant您虔诚的仆人
Yourfaithfully;Yoursincerely;Sincerelyyours;Faithfullyyour你真诚的;
6)署名(Signature)
署名主要是让收信人相信信件是真实的,如果信件是写给不太熟悉的人,签名下面应该用正楷或打字的形式再次写出姓名,以便识别。
如果是事务信件,写信人在签名之后,还须写明自己的职称或头衔。
例如:
Yourssincerely,JaneTreat,ProfessorofEnglish
如果写信人为女性,与收信人不相识,则往往在署名前加圆括号注上Mr.或Mrs.,以便对方知道如何称呼,如:
Yourstruly
EllenButler(签名)
(MissEllenButler)
Prof.OfEnglish
7)附件(Enclosure常缩写成Encl)
如果信的正文谈到有附件要寄,则在信纸的左下角注明,以便收信人查阅。
如:
Encl:
Myresume
Encl:
Myrecentphoto
Encl:
Doctor’scertificate
8)附言(Postscript简写成P.S.)
在信的本文写完之后,又有新的情况通知收信人,那么可以在信的左下方,低于右边签字1-2行处写上P.S.,然后补述。
一般说来附言应该尽量少用,事务信件更要避免,以免给人留下粗心大意的印象。
例如:
P.S:
Kindlysendmeyourrecentphoto
在商业英语书信中,其结构除一般书信的主要部分外,还有:
◆事由(主题):
写在称呼下面两个行距处,一般置于信纸中间。
◆编号:
写在信纸的右下角,便于存档记忆。
范例1
54FairviewDrive
Eastbourne,BNl82BU
England
June30,2001
Mr.MorrisSimpson
387MadisonAvenue
NewYork,NY10022
U.S.A.
DearSirorMadam,
_______________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
Sincerelyyours,
CherryFish
Enclosures:
4Photos
1Annualcatalogue
P.S.Ifyoumeetourformerhigh-schoolclassmates,givemyregardstothem.Thankyou.
范例2
54FairviewDrive,
Eastbourne,BNl8,2BU,
England.
Jun.30,2001.
Mr.MorrisSimpson
387MadisonAvenue
NewYork,NY10022
U.S.A.
DearSirorMadam:
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
Cordially,
CherryFish
Encl.:
ListofPublications
P.S.IfyouhappentofindthelibraryofRenaissance,pleasetellmewhichbookstoresellsit.
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