生物质能电厂档案管理手册范例WORD47页.docx
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生物质能电厂档案管理手册范例WORD47页
生物质能电厂管理手册
信息中心档案管理部
文件批准页
批准/日期:
审核/日期:
文件编写/日期:
1范围
为加强各生物质电厂档案管理工作,指导各电厂档案管理人员按公司制度要求完成档案收集、整理、组卷、借阅及开发利用全过程管理,特编写本指导手册。
本指导手册依据控股公司档案管理及保密管理相关制度编制。
本指导手册适用于控股公司所属各生物质电厂的档案管理培训及业务管理工作。
2机构与职责
2.1信息中心档案管理部
a)负责按照国家及行业档案相关法规、标准,并结合公司实际情况制定档案管理工作制度。
b)负责各生物质电厂档案管理人员的培训,同时在业务上给予积极的指导。
c)负责定期监督检查各生物质电厂的档案管理工作,提出改进建议。
2.2电厂档案主管部门
a)组织电厂各部门学习档案法规,督促贯彻公司的各项档案工作规章制度。
b)布置档案室的工作事项,协助做好业务监督、指导、检查工作,保证归档档案的质量和工期。
c)对专、兼职档案人员的档案工作进行具体指导,解决档案管理人员工作中的实际困难。
2.3电厂档案员
a)负责电厂建设、生产运营及检修全过程资料的收集、整理、分类、编目、统计和归档,确保电厂档案资料归档的完整性和系统性。
b)负责检查、督促电厂各部门档案的形成、积累和保存,保证资料交接的顺利和完整。
c)负责电厂档案库房的管理,保持库容整洁,同时确保电厂各种档案设备和档案库房的安全。
d)负责电厂档案资料的借阅和管理,做好登记和台帐管理。
防止信息泄露,保证非公开档案和保密档案的受控状态。
e)积极参加各种档案专业培训,保证自身业务水平不断提高。
2.4电厂各部门和人员
a)注意文件的积累,工作中产生的各类文件要有序保存,对于敏感性文件材料不要遗失或随意借给他人使用。
b)积极配合档案部门的档案工作,按规定格式做好档案资料交接清单移交档案室并办理交接手续,同时上交电子清单。
3库房建设与管理
3.1档案库房的设置
3.1.1档案库房一般选址在电厂办公楼内,便于为利用者服务。
若档案库房为简易房或独立建筑,应当远离发电区域,远离变压设备,同时不设在锅炉烟囱的下风方向,不设在架空高压输电线下方。
在一个档案库房内,档案贮柜要集中布置,自成一区。
库内不设其它用房,公共通道不应穿越库区。
3.1.2档案库房宜设置在建筑物各楼层平面之中间,不宜设于底层或顶层。
3.1.3档案库房楼面荷载应为450-600公斤/M2。
采用密集架时,楼面荷载不应小于1000公斤/M2,各电厂按实际需要确定。
3.1.4档案库房应配备“三铁”,即铁门、铁窗、铁柜。
档案库房不宜设置天花板,并避免水、汽等管线通过。
3.1.5档案库房不能采用自然光源,要选用白炽灯作人工照明光源,照度不超过100勒克斯。
(如无光敏材料的档案,也可采用低瓦数的节能灯),同时开窗处加装窗帘(推荐遮光布)。
3.1.6档案装具排列的各部分尺寸:
主通道净宽不应小于100cm,两行装具间净宽不应小于80cm,装具端部与墙的间隔不应小于60cm,装具应成行地垂直于有窗的墙面摆设,便于通风降湿。
3.1.7档案库房根据需要配备温、湿度控制和调节设备(空调和抽湿机),其温度应控制在14~24度,相对湿度应控制在45%-60%。
3.1.8档案库房必须配备气体或者干粉灭火器,不能使用公用喷淋灭火系统和水剂灭火器,并按消防设备要求定期检查、更换,库房内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品。
3.2档案设备及用品
各电厂在档案库房、档案办公区、阅览室设立完毕后还应配备相关档案设备、采购档案用品,以保证档案工作的开展。
此表所列设备和用品供各电厂参考,请根据实际情况配备。
档案设备及用品一览表
序
号
设备名称
推荐使用
使用范围
说 明
1
直列式档案柜或者档案密集架
必须配备
库房
存放档案
2
空调
必须配备
库房、办公、阅览
防潮、防高温、温湿度控制和调节
3
抽湿机、排气扇
必须配备
库房
防潮。
(若空调有除湿功能则不需配备)
4
双层窗帘
内层:
普通窗帘布
据实际选用
库房、办
公、阅览
防日照直射、防高温
外层:
防紫外线帘布
5
铁门、铁窗
必须配备
库房、办公、阅览
防火、防盗、防有害生物(鼠等)
6
气体灭火器
必须配备
库房
库房内不能使用水剂灭火器,不能使用公共场所消防栓和水喷淋灭火系统
干粉灭火器
办公、阅览、其它
7
温湿度计
必须配备
库房
使用一般产品即可,超市或药店有售
8
防
虫
药
天然芳香中、草药防霉驱、杀虫药
据实际选用
库房
发生虫害时选用,可交叉使用
抗霉杀虫片
天然防蛀剂
中药防蛀、防霉剂
9
电脑
必须配备
办公
数据存储、检索,应用档案管理软件
10
移动硬盘(500G以上)
据实际选用
办公
备份档案数据(目录条目、电子文件)
11
复印机
必须配备
办公
可与其他部门合用,不须单独配置
12
扫描仪
必须配备
办公
可与其他部门合用,不须单独配置
13
打印机
必须配备
办公
档案员档案办公、打印档案目录等用
14
办公桌及椅子
据实际选用
办公、阅览
档案员档案办公及借阅时阅览用
15
自动号码机
据实际选用
办公
打页码、件号用
16
8位号码印
据实际选用
办公
填盖档案盒背脊年度、备考表日期用
17
黑色印油、红色印油及印台
据实际选用
办公
18
平边切刀
必须配备
办公
用于裁切纸边、取齐页边、裁剪标签等
19
钻孔器
电动或机械式手钻
据实际选用
办公
用于装订过厚的档案、档案目录、汇编等的打孔
钻咀(3.5㎜、4㎜)
20
大铁夹或者固定台
据实际选用
办公
用于装订时夹牢固定纸张
21
白色棉线及穿针
必须配备
办公
用于装订过厚的档案、档案目录、汇编等。
用棉质,不用尼龙
22
订书机
普通
必须配备
办公
厚层订书机用于较厚的文件装订,配备大型订书针
厚层
23
不锈钢订书钉
6㎜
必须配备
办公
用于装订的档案、档案目录、汇编等。
归档文件必须用不锈钢订书钉
13㎜
17㎜
24
起钉机
据实际选用
办公
25
美工刀(界纸刀)及刀片
据实际选用
办公
裁剪案卷脊背等
26
直尺
据实际选用
办公
27
剪刀
据实际选用
办公
28
胶水
据实际选用
办公
29
双面胶(1-4㎝)
据实际选用
办公
贴标签等用
30
透明胶
据实际选用
办公
贴标签等用
31
档号章(1套)
据实际选用
办公
档号章包括(文书档号章、文书归档改革档号章、科技档号章、会计档号章、保管期限章、英文字母粒、阿拉伯数字粒、汉字粒<零-九>)、碳素(或黑色)印台、红色朱砂印台等
32
档案目录柜及钥匙存放柜
办公、库房
存放案卷目录和档案柜钥匙
33
档案整理工作台及椅子
(约2.4M×1.2M)
据实际选用
办公、阅览
档案员整理档案用
34
储物柜
据实际选用
办公、阅览
储藏杂物
4档案管理
4.1归档范围
4.1.1归档范围包括电厂自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。
公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围。
4.1.2电厂档案一级类目参照《电力工业企业档案分类规则》设置,共分10大类,其中:
0至5大类,为综合档案,6至9大类为科技档案。
归档范围、数量、时间、责任人、保管期限详见附表。
一级类目号
一级类目名称
一级类目号
一级类目名称
0
党群工作档案
5
人事档案档案
1
行政管理档案
6
生产运营档案
2
经营管理档案
7
技术研发项目档案
3
生产技术管理档案
8
建设项目档案
4
会计档案
9
设备档案
4.1.3归档文件材料的载体
包括纸质、光盘、磁带、照片(包括数码照片)及底片、实物等各种载体形式。
4.2归档时间
文件产生后必须在最高使用频率周期结束后及时归档到档案室,各类文件归档时间的具体要求详见附表。
总体原则如下:
4.2.1电厂文书、行政、经营等综合管理性文件一般应于次年第一季度末归档。
4.2.2电厂业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。
4.2.3外购设备仪器、调试、检修或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装、检修、调试后归档。
4.2.4电厂员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
4.2.5会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管两年后向档案部门移交。
4.2.5电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。
4.2.6磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
4.2.7下列文件材料应随时归档:
a)变更、修改、补充的文件材料;
b)公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;
c)公司产权变动过程形成的文件材料;
d)其他临时活动中形成的文件材料。
4.3归档要求
4.3.1整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,并符合有关标准、规范要求。
4.3.2归档的文件材料应为原件。
因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。
文件材料归档后不得随意更改。
4.3.3非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。
4.3.4具有永久、长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档。
4.3.5归档的文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求,有利于长期保存:
禁用新闻纸书写和印制科技文件;禁用圆珠笔、铅笔、复写纸、红或纯蓝墨水书写或签署;字迹工整、线条、图形清晰,禁用草书体。
4.3.6归档的文件材料一般一式一份。
重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
4.3.7两个以上单位合作完成的项目,主办单位保存全套文件材料,协办单位保存与承担任务相关的正本文件。
有合同、协议规定的,按其要求执行。
4.3.8签署要求:
各级责任人必须按规定签署齐全。
4.4文件的整理
4.4.1文件的整理
应本着“简化整理、深入检索”的原则,采用立卷和立件相结合方式科学整理归档文件,立卷应遵循文件的自然形成规律,确保文件的有机联系;立件应按照“一事一件、专事专件”的原则,确保文件的迅速检索。
a)电厂形成或收到的有关电厂建设、生产运营的前期文件、过程文件及验收文件以及相关上行文和下行文、批复等,应根据文件的性质、内容按时间顺序和不同单项整理排列。
b)其他载体的档案材料如声像、照片、光盘等应附上包括时间、地点、人物和事由等标志性要素的相关文字说明。
4.4.2立卷(件)的要求
a)科技档案按专业立卷,综合文书档案按时间、问题和项目依据立卷,立卷(件)不宜过厚,一般不超过40mm。
b)案卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷,也可以根据情况混合组卷,但要注意保存条件的控制。
4.4.3卷(件)内文件的排列
文字材料按事项、专业、产生时间顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列。
图纸则按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。
4.4.4案卷的编目
a)立卷后,每个案卷内应附有卷内目录、卷内备考表和案卷封面。
其格式参照附表编制填写。
b)卷内目录、卷内备考表应采用70g以上白色书写纸制作,统一采用A4幅面(长×宽为297mm×210mm)。
案卷脊背用黄色牛皮纸打印后粘贴,如没有牛皮纸则用A4白色书写纸或档号章代替。
4.4.5页号的编写
卷(件)内文件必须使用HB铅笔或打码机在有书写内容的页面编号,页号从“1”开始。
单面书写的文件页号在右上角;双面书写文件的页号,正面在右下角,背面在左上角;折叠的图纸一律在右下角。
卷内目录、备考表不编写页号。
4.4.6案卷装订
装订应统一在左侧,用棉线或不锈钢钉,同时保证整齐、牢固,装订时要剔除金属物,然后装入档案盒。
4.4.7案卷装具
采用国家档案管理部门规定的卷盒、卷夹等形式。
卷盒的外表尺寸为310mm×220mm,厚度为20、30、40、50mm。
卷夹的外表尺寸为310mm×220mm,厚度一般为20-30mm。
文件资料一般使用硬式档案盒,蓝图一般使用档案袋,卷盒、卷夹应采用无酸产品。
4.5档号编制方法
4.5.1档号的结构
根据档案类别不同,档号分为四种:
a)第0-5大类档号的构成:
电厂名称缩写—类别号—年号—案卷号;
b)第6大类档号的构成:
电厂名称缩写—类别号—年号—案卷号;
c)第7大类档号的构成:
电厂名称缩写—项目代码—类别号—案卷号;
d)第8-9大类档号的构成:
项目代码—工期机组—类别号—案卷号。
4.5.2编制规则
a)项目代码用一位英文字母和三个阿拉伯数字的组合,表示为T070类似的结构,注意此处档案编制单位必须沿用项目启动时公司统一编制的项目代码,以免造成代码混乱。
b)类别号根据实际情况填写到四级类目。
用四位数阿拉伯数字表示,如无法细分则填写至三级类目,用三位数阿拉伯数字表示。
c)工期机组用四位数阿拉伯数字标识,前两位标识工期,后两位标识机组,公用机组则用00标识。
例如:
0102则说明该案卷属于一期工程的2号机组,0100则表示该案卷属于一期工程的共用部分。
d)案卷号用三位数阿拉伯数字标识,目录内的案卷按排列次序流水编号,不留空号。
e)档号中各上、下位代码之间要用连接符“—”(短横线)连接。
4.5.3件号编号规则
件号根据卷内文件的排列顺序编制,由3位数构成,用001~009标识,件号要根据卷内目录的排列顺序流水编号,不留空号。
4.5.4综合档案(第0—5大类)档号示例
KD-124-005
案卷号(第5卷)
三级类目(证照、法务)
二级类目(行政事务)
一级类目(行政管理)
固定号(凯迪拼音简写)
4.5.5科技档案(第6-9大类)档号示例
T070-0102-8041-005
案卷号(第5卷)
四级类目(热力系统建筑)
三级类目(土建水工施工文件)
二级类目(综合)
一级类目(基建)
工期机组(一期2号机组)
项目代码(常熟项目)
4.6归档程序
4.6.1文件的积累保管
凡是电厂运营、管理、设计、科研、基建等科技活动的责任者,对在活动过程中编制和收到的文件材料,要完整、准确、系统地积累保管。
各部门指定兼职人员负责过程资料的收集整理。
4.6.2文件的鉴定整理
电厂每项活动结束或告一段落时,活动责任者对项目形成的文件材料收集齐全,进行价值鉴别,对有保存价值的应归档的文件材料,按本规程中的质量要求进行整理,组成案卷。
4.6.3文件的归档程序
a)电厂各部门的归档人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况,整理完毕并编制移交清册,由部门或项目负责人签字核准后向档案室移交。
重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。
档案管理员依本手册对归档的文件材料进行检查验收。
检查发现不符合规定的问题,由归档人予以改正,未改正前不予验收。
b)档案管理员确认归档质量达标后,交接双方应认真核对移交清册,并履行签字手续,移交清册(含电子版)各留一份以备查考。
4.6.4档案目录管理
档案管理员及时档案目录,保证档案目录与实物一致,档案目录格式见附录。
每年12月10日前将电子版档案清册报控股公司档案管理部备案。
4.7入库与上架
4.7.1排架顺序:
从左至右,从上至下排列。
4.7.2档案实体一般按文书档案、科技档案、会计档案、音像及电子档案、实物档案等大类顺序分柜分隔排列。
4.7.3各大类内按下列顺序排列。
a)文书档案按保管期限、年度分别排列。
即把同一大类的档案首先按保管期限分开,然后按年度排列,再将同一年度的档案按级别、问题、重要程度顺序排列,如文书档案数量不多则按年度排列即可。
b)科技档案按科研、基本建设、设备等二级类目分别排架。
c)会计类档案按财务报表、会计账簿、会计凭证等二级类目分别排架;在二级类目中分别按年度顺序排列。
d)实物档案应按分类方案排列顺序上架。
4.8库房的管理
4.8.1档案库房必须防潮湿、防高温、防虫鼠、防污染并且坚固安全。
档案管理人员应对档案质量和库藏秩序负责,要为档案的保管创造必要的物质条件。
4.8.2档案库房是存放公司档案的重地,非档案管理人员,如果没有得到有关领导的批准,不得入内,借阅人员只能在档案管理员的办公区域或者阅览室查阅相关资料。
4.8.3档案库房内及附近严禁烟火,严禁堆放易爆、易燃、易腐物品和非档案物品。
4.8.4尽可能把库房内的温度、湿度控制在规定范围内。
4.8.5保持库房整洁,经常清扫、适时通风,并注意挂好窗帘以防强光照射。
4.8.6每天下班前,档案管理人员要切断电源,关好门窗,大门加锁,确保档案安全。
4.8.7档案库房作为公司保密要害部位,要加强保密安全保卫与检查。
档案管理人员要定期检查库存档案保管情况,遇有特殊情况,应及时报告相关领导,并采取措施予以处理。
4.8.8如遇火灾,应使用库房配备的干粉灭火器和气体灭火器灭火,不到万不得已,不要使用水喷淋灭火装置,以免造成档案的二次伤害。
4.8.9应定期观察虫、鼠害的发生情况,并及时采取措施妥善处理。
5档案的提供利用
5.1档案的借/查阅
5.1.1电厂档案仅限本单位员工借/查阅。
外单位人员需要借/查阅电厂档案时,须由电厂或项目的负责人代理,档案的保密、保管、归还等事项均由代理人负责。
5.1.2档案管理人员指导、监督利用者按规定方式利用档案,有权拒绝不符合规定的利用要求,对违反档案管理制度的行为提出劝告、进行制止。
5.1.3查阅档案时,查/借阅人应按规定填写“档案查/借阅申请单”。
查阅一般档案由本部门负责人批准;查阅电厂保密档案由分管领导批准;原件一般不可借出档案室,特殊情况需借出时,必须在事由栏填写事由,并明确借用时间,报请分管领导批准。
借/查阅人借出前应对档案清查点数,双方确认后由档案管理人员在档案借/查阅登记台帐上登记。
档案管理员负责跟踪按时收回档案。
5.1.4从电厂档案室借/查阅的档案,不得私自复制,如因工作需要须复制的,应委托档案管理人员进行复制加工。
5.2档案的归还和续借
5.2.1档案使用完毕后要及时归还,最长借阅时间不得超过1个月。
到期如需延期使用,须携带档案材料到电厂档案室办理续借手续。
续借期限与初借期限相同并且只能续借一次。
5.2.2归还档案时,借/查阅人应对所借的资料按目录排好次序。
档案人员应对所还档案进行检查,确认完整后,在借/查阅登记簿上签字注销借/查阅人的登记。
5.2.3借阅期限到期不还又不办续借手续的借阅人,电厂档案室将发出催还通知并暂停其借/查阅其它档案。
借阅人在收到催还通知后7天之内仍没有归还所借档案者,应汇报部门负责人。
5.2.4电厂档案室因工作需要有权随时收回借出的档案。
借/查阅人在收到催还通知(口头或书面)后,应将所借档案及时归还档案室。
5.2.5员工因长期出差或离开本公司时,应将所借档案资料还清,其所在部门领导应负责督促执行。
5.3档案借/查阅中的保护和保密
5.3.1电厂档案借/查阅中的保护和保密由借/查阅人完全负责。
5.3.2借/查阅人要确保所借档案资料的完整、无损,不得对其进行勾画、加注、涂改、污损、裁剪、撕页或拆卷。
5.3.3借/查阅人不得私自向外单位及个人展示、转借、提供、公布、出卖所借档案。
5.3.4借/查阅的档案,只限在公司内阅览,不得将其带到现场做施工服务或施工管理用和招投标等用途。
5.4档案的遗失损坏处理
5.4.1借/查阅人发现所借档案遗失或损坏时,应立即报告其主管部门领导,并采取措施认真查找或补救。
确实无法找到或补救的,由借/查阅人另行复制归还或按档案的价值赔偿损失。
5.4.2赔偿损失的,由档案室按公司同类技术资料对外交流、转让收费标准计费,给公司造成损失的,根据损失情况赔偿,并通知财务部从借/查阅人工资中扣赔。
5.5档案的泄密处理
5.5.1借/查阅人发现所借科技档案泄密时,应立即将泄漏的档案案卷名、案卷号、档案内容和保密级别、发现和发生泄密的时间地点等书面报告主管部门领导和主管领导,并及时采取补救措施。
5.5.2对于国家秘密档案的泄密,应依据国家《保密法》及其有关规定进行查处。
5.5.3对于公司秘密档案的泄密,应由部门及公司领导根据具体情况查处。
6档案鉴定和销毁
6.1档案鉴定
6.1.1建立机构。
档案准备销毁前,成立由主管领导、档案人员和有关业务人员组成的档案鉴定小组。
其任务是:
正确分析和鉴别到期档案,剔除失去保护价值的档案。
6.1.2采用直接鉴定法,以“保管期限表”为依据,逐卷、逐文件全面地鉴别,以确定是存是毁。
档案的保管期限分为永久(50年以上)、长期(16-50年)、短期(5-15年)三种,一般分两步走:
先个人鉴定,即由鉴定小组成员,按照各自分工分别审阅档案内容,提出鉴定意见,并写在档案封面上。
再行集体审定,即由鉴定小组全体成员对到期档案的个人鉴定意见逐个审查,并听取鉴定人的说明,最后经过讨论形成集体意见。
6.1.3对已超过保管期限的档案或文件材料,重新鉴定后,确有保管利用价值需要延长保管期限的,应重新规定保管期限,其保管期限从第一次鉴定的年限算起。
鉴定中发现档案不准确、不完整,档案部门要及时向领导汇报,责成有关科室或责任人负责修改、补充。
6.2档案的销毁
6.2.1编制销毁清册。
对拟销毁的档案逐一登记、填写。
销毁清册还应填制封面,封面内容一般包括:
清册名称和单位、鉴定小组负责人姓名、销毁档案审批人签名、鉴定时间、销毁时间、销毁人姓名、监销人姓名。
6.2.2编写档案鉴定报告。
鉴定报告的内容一般是鉴定工作的目的和要求,鉴定小组成员名单、鉴定中调整和销毁档案的数量、鉴定工作的做法、经验和问题及有关情况。
鉴定报告同销毁清册,经电厂主管领导批准,并报信息中心档案部审批,批准后方可进行销毁。
鉴定报告和销毁清册应一式两份,一份电厂档案室存档备查,另一份留信息中心档案部备案。
6.2.3销毁档案。
一般应由档案室和有关业务部门派员将需要销毁的档案送往指定的造纸厂做原料,数量较少的亦可自行焚毁,不得当作其他用途,更不许出卖。
无论采用什么方法,必须指定两人以上监销,销毁档案时,必须注意保密,监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场,确已销毁后,监销人须在销毁清册上注明“已销毁”字样、销毁日期并签字,将销毁情况报告领导。
6.3销毁的后续处理
6.3.1将销毁的档案从目录上划掉,撤换更新有关案卷目录。
6.3.2凡到
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