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excel使用技巧.docx
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excel使用技巧
3.1 有关模板的应用
什么是模板呢?
我们可以把模板看成是一个事先已经做好的工作薄,只不过这个工作薄包含了一些事先指定的内容和格式。
因此使用模板实际上相当于使用了一种模型,用它来创建其他与之类似的工作薄,从而简化工作量和节省时间,达到提高工作效率的目的。
在Excel中,模板中包含格式、样式、文本、图形、公式、VBA与宏和自定义工具栏等。
知识点:
3.1.1 创建新模板
3.1.2 编辑已存在的模板
3.1.3 模板的应用
3.1.1 创建新模板
创建一个新模板与创建一个新工作薄非常类似,下面我们看一个例子。
假设某集团公司要创建一个名为“销售状况模板”的新模板,以便用这个模板方便地为各个分公司建立销售状况工作薄。
具体操作步骤如下:
(1)进入Excel,新建一个空白工作薄。
(2)输入模板中公共的项目,如统一的格式、文本、工作表标签、公式等。
图3-1-1是一个模板的示例。
(3)单击“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令,打开“另存为”对话框。
(4)在“保存类型”的下拉列表框中选择“模板(*.xlt)”列表项,在“文件名”框中键入“销售状况模板”,然后单击“保存”按钮,如图3-3-2所示。
可以看到,当在“保存类型”下拉列表框中选择“模板(*.xlt)”列表项时,位于上方的“保存位置”列表框随之自动切换到存放模板所默认的文件夹中,所以通常情况下,用户无须指定模板的保存位置。
3.1.2 编辑已存在的模板
当创建模板的工作完成以后,如果感到所创建的模板仍有不完美或需要改动之处,我们可以随时将模板调出来再重新进行编辑,直到满意为止。
编辑模板可以用以下两种方法:
方法一:
直接在存放模板的文件夹下找到并打开该模板,然后做必要的修改并进行保存。
方法二:
(以“销售状况模板”为例)
(1)单击“文件”菜单中的“新建”命令,显示“新建”对话框。
(2)在“新建”对话框中的“常用”选项卡下,单击选择“销售状况模板”图标,然后单击“确定”按钮,如图3-1-3所示。
(3)做必要的修改。
(4)单击“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令,打开“另存为”对话框,然后在“保存类型”的下拉列表框中选择“模板(*.xlt)”列表项,覆盖原来存在的模板“销售状况模板”。
3.1.3 模板的应用
当我们创建好模板后,就可以用自己的模板制作风格一致的工作簿文件。
在很多时候,当我们需要新建工作簿文件时,首先要确定应用哪一个模板。
应用模板的具体步骤如下:
(1)单击“文件”菜单中的“新建”命令,显示“新建”对话框。
(2)在“新建”对话框中的“常用”选项卡下,列出了Excel空白工作簿模板(“工作簿”)及用户自己创建的模板(“销售状况模板”);除此之外,在其他的选项卡下,还列出了Excel内置的工业、金融、旅游、运输、经济规划等报表模板。
单击选择某一个模板,可以在对话框右侧的预览区中看到该模板的首页预览图。
从中选择一个符合要求的模板图标后,单击“确定”按钮。
(3)在这个模板的基础上编辑工作簿文件。
(4)保存工作簿文件。
3.2 工作表的高级编辑与排版
3.2.1 单元格的高级编辑
3.2.2 设置工作簿的属性
3.2.3 设置单元格的数字格式
3.2.4 条件格式
3.2.5 样式
3.2.6 设置工作表背景
3.2.1 单元格的高级编辑
1.有关输入数据的选项设置
在往单元格中输入数据之前,可以利用“工具”菜单中的“选项”命令进行不同的选项的设置。
这些选项的设置,会对在单元格中输入数据的许多操作产生各种影响。
对选项进行设置的操作很简单,只须单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后在显示的“选项”对话框中单击“编辑”选项卡,再根据不同的需求进行相应的选择即可,如图3-2-1所示。
2.选择性粘贴
复制(或剪切)和粘贴的使用是Windows家族中最常见的操作,我们已经非常熟悉,这里不再重复介绍。
但是在Excel中,我们不仅可以复制所选中的单元格或区域的所有内容,还可以根据各自的需要,有选择地复制单元格或区域中的特定内容,这是Excel的一大优点。
例如,我们可以只复制某个公式的最终结果值而不是公式本身。
这种功能是由“选择性粘贴”完成的。
这里有两点需要注意:
(1) 有当目标单元格或区域与源单元格或区域的内容都是数字格式或日期格式时,才可以利用某种运算法则进行运算性的选择粘贴,否则,Excel将不予运算或给出错误结果。
(2)在选择性粘贴时,如果目标单元格或区域与源单元格或区域大小不相同,则Excel可能会弹出警告信息(如图3-2-2所示),要求用户修正后再进行操作。
使用“选择性粘贴” 还可以对调所选定区域的行与列,将所选定区域中的行转变成列,列转变成行。
具体操作步骤如下:
(1)选定需要转换的源区域。
(2)单击“常用”工具栏上的“复制”按钮。
(3)选定目标区域的左上角单元格(整个目标区域须在源区域之外)
(4)在“编辑”菜单上,单击“选择性粘贴”命令。
(5)在“选择性粘贴”对话框中,选中“转置”复选框。
(6)单击“确定”按钮。
3.自动填充
当我们在输入大量数据的时候,利用Excel的自动填充数据功能,往往可以达到事半功倍的效果。
Excel中的自动填充功能,是指根据已输入的部分初始数据,按照一定的规律对与其相邻的单元格或区域用相关数据进行自动填充的功能。
Excel提供了两种实现自动填充功能的手段:
其一,通过用鼠标拖动单元格填充柄来填充数据;其二,利用“编辑”菜单上的“填充”命令来填充数据。
下面分别介绍这两种方法。
自动填充
(1) 通过拖动单元格填充柄填充数据
通过用鼠标拖动单元格填充柄来填充数据是实现数据自动填充的一种简便、常用的方法。
用鼠标拖动单元格填充柄,可以将选定单元格或区域中的内容复制到与之同行或同列的其他单元格或区域中。
假如已选定区域中的数据是Excel可扩展序列中的数字、日期或时间,则拖动该区域的填充柄,可以将这些数据按序列递增或递减的形式填充到相邻的其他单元格或区域中,而并非单纯的复制数据。
下面我们来看一个具体的例子。
在A1单元格中,输入序列的初始值“1”,然后分别作以下操作:
1)鼠标指向A1单元格右下角的小黑块(即填充柄),此时鼠标的形状变为黑色“+”形,再在列的方向上向下拖动鼠标至A10,然后松开鼠标按钮,这时鼠标滑过的区域A2:
A10中的内容全部是数值“1”。
这就是填充柄的简单复制功能,如图3-2-4所示。
2)用鼠标指向A1单元格右下角的小黑块(即填充柄),此时鼠标的形状变为黑色“+”形,按下Ctrl键,同时在列的方向上向下拖动鼠标至A10(此时可以看到,在鼠标“+”字形的右上角又出现了一个更小一点的“+”字形状)然后松开鼠标按钮,这时鼠标滑过的区域A2:
A10中的内容分别以数值序列2、3、4、……、10填充。
这就是填充柄的序列填充功能,如图3-2-5所示。
3)选定起始单元格A1,将其作某种格式设定(如将该单元格底纹置为黄颜色),然后用鼠标右键拖动选定单元格A1右下角的填充柄,在列的方向上向下拖动鼠标,松开鼠标右键后,屏幕上将出现一个快捷菜单,
3)选定起始单元格A1,将其作某种格式设定(如将该单元格底纹置为黄颜色),然后用鼠标右键拖动选定单元格A1右下角的填充柄,在列的方向上向下拖动鼠标,松开鼠标右键后,屏幕上将出现一个快捷菜单,
实际上,Excel在利用填充柄进行自动填充时,具有一定的智能性。
换句话说,Excel可以根据初始值的内容,自动预测序列趋势。
不过,Excel在进行自动预测时,所依据的初始值的个数不应少于2个。
例如:
我们在A1单元格中输入数值2,在A2单元格中输入数值4,然后选中这两个单元格作为初始单元格,用鼠标在列的方向上向下拖动填充柄至单元格A10,在一般情况下,Excel将会自动以等差数列的形式填充鼠标所经过的单元格,而两个初始单元格中的数值之差即为该等差数列的步长,所以在A3、A4等单元格中将依次被6、8、10……等数值所填充,
如果在上述拖动鼠标的过程中,使用的是鼠标右键(注意:
不是左键!
),则屏幕上将会弹出一个与图3.2.6相类似的快捷菜单。
在这个快捷菜单中,我们可以看到,“等差数列”和“等比数列”这两个选项这时都变成可以执行的命令了。
如果选中“等差数列”或“等比数列”选项,Excel便会自动以等差数列或等比数列的形式填充单元格,而该等差数列或等比数列的步长值将根据前两个初始单元格的内容计算得出。
不妨试一下,如果将初始单元格设在工作表的中间某个位置(如F12),然后用鼠标拖动填充柄,用前面介绍的几种方式分别向上、向左、向右的方向进行填充,看看是什么样的结果?
(2) 通过“填充”命令填充数据
通过前一小节的学习,我们可以看到,通过用鼠标拖动单元格填充柄填充数据的方法,可以在大多数情况下完成自动填充数据的工作,但是对于较为复杂的数据填充工作,填充柄就无能为力了。
这时就需要借助“编辑”菜单中的“填充”命令的一臂之力了。
在“编辑”菜单中选择“填充”命令,会出现如图3-2-8所示的子菜单。
利用子菜单上的“向下填充”、 “向右填充”、 “向上填充”、 “向左填充”选项就可以对不同位置上的单元格进行数据填充。
假如已经在某张工作表中输入了数据,如果要想将这些数据复制到其他工作表中相应的单元格或区域中,则可以用数据填充的方法快速进行。
步骤如下:
1)选定原始数据工作表和接收数据工作表(按住Ctrl键,然后分别单击这些工作表底部的标签,如sheet1、sheet2等)。
2)选定待复制数据的单元格区域。
3)选择“编辑”菜单上的“填充”命令,在弹出的子菜单中单击“至同组工作表”命令。
4)在弹出的“填充成组工作表”对话框中,指定一项选项(如“全部”),然后单击“确定”命令,
使用“编辑”菜单上的“填充”子菜单上的“序列”命令还可以按指定序列进行填充。
单击“序列”选项时,屏幕上会出现如图3-2-10所示的“序列”对话框。
在“序列”对话框中,如果选中“预测趋势”复选框,可以让Excel根据所选单元格的内容自动选择适当的序列;如果清除“预测趋势”复选框,则可以在步长值输入框中输入序列的步长值,或在终止值输入框中输入序列的终止值。
下面我们来看一个例子:
1)在单元格A1中输入数值“10”。
2)单击第1行的行标,即选定整个第1行。
3)单击“编辑”菜单中的“填充”命令,在弹出的子菜单上选择“序列”命令,此时屏幕上显示出“序列”的对话框。
4)在对话框的“序列产生在”的选项区中选择“行”单选框,在“类型”选项区中选择“等比序列”单选框,在“步长值”数值框中输入“2”,在“终止值”数值框中输入“500”,然后单击“确定”命令。
根据序列的计算结果,第1行中将填充等比序列的前若干个数值:
10,20,40,80,160,320。
而下一个数值640由于已超过了终止值500,所以不再出现在屏幕上。
(3) 自定义填充序列
在Excel中,已经内置了一些常用的填充序列。
表3-2-5列出了部分常用的自动填充类型。
Excel内置的填充序列有时并不能满足我们的需要,这时我们可以根据实际需求,利用自定义方式创建一个新的填充序列。
创建自定义序列,既可以通过工作表中现有的数据项来实现,也可以用直接输入的方式来实现。
具体操作步骤如下:
1)假如在工作表的行或列中已经输入了将要作为填充序列的数据,则首先需选定工作表中这些相应的数据区域。
2)在“工具”菜单上,单击“选项”命令,再在弹出的“选项”对话框中单击“自定义序列”选项卡,如图3-2-11所示。
3)单击对话框中的“导入”按钮,所选定的数据序列便会出现在“自定义序列”列表框中已有数据序列的最下面。
至此,一个由用户自己定义的填充序列就创建好了。
当然,我们也可以不用上述这种利用现成数据创建填充序列的方法,而是用直接输入数据的方法来创建一个自定义序列。
下面我们来看一个例子。
例如,现在要创建一个自定义序列“赵、钱、孙、李、周、吴、郑、王”。
具体操作步骤如下:
1)在“工具”菜单上,单击“选项”命令,再在弹出的“选项”对话框中单击“自定义序列”选项卡。
2)单击选择“自定义序列”列表框最上方的“新序列”选项,然后在“输入序列”列表框中,从“赵”开始逐个输入新序列中的每一个元素。
在输入完每一个元素后,按Enter键。
3)依次将整个自定义序列(从“赵”到“王”)全部输入完毕,然后单击右边的“添加”按钮。
现在,我们可以看到,刚刚创建完成的序列(“赵、钱、孙、李、周、吴、郑、王”)已经显示在“自定义序列”列表框的最下方了。
当用户自己定义的填充序列创建成功之后,就可以使用这些自定义序列了。
例如,当用户在某个单元格中输入“赵”,然后通过拖动填充柄的方法自动填充其他单元格,这时用户便会看到序列“赵、钱、孙、李、周、吴、郑、王”将自动在鼠标拖过的单元格内循环出现。
如果需要更改序列或删除某个不打算再使用的自定义序列,则可以采用下述方法进行:
1)在“工具”菜单上,单击“选项”命令,再在弹出的“选项”对话框中单击“自定义序列”选项卡。
2)在“自定义序列”列表框中选择要编辑或要删除的序列。
3)如果是要编辑序列,则在“输入序列”编辑列表框中作相应改动(方法与创建序列时相似),然后单击“添加”按钮。
4)如果是要删除序列,则单击“删除”按钮。
此时,屏幕上会弹出如图3-2-12所示的提示框。
按下“确定”按钮即可完成删除序列的操作。
注意:
Excel只允许用户修改或删除自已定义的填充序列,而不允许用户修改或删除系统原有的内置填充序列。
3.2.2 设置工作簿的属性
在Excel中,工作簿的属性包含了一些有助于识别文件的信息,如:
“标题”、“主题”、“作者”、“单位”等。
用户可以根据自己的需求,为工作簿设置各种属性。
属性的类型包括以下三种:
1)统计信息
Excel 工作簿文件的统计信息包括文件大小、文件的创建日期及最近更新日期等,这些信息是由系统自动生成的,用户无权更改。
2)可设置的标准文件属性
标准文件属性包括了工作簿文件的作者、单位、标题和主题等内容。
这些标准属性既可以在创建工作簿时设置,也可以在编辑过程中随时进行设置。
3)自定义文件属性
自定义的文件属性用于记录一些特定的信息。
用户创建的自定义属性可以赋以任何值,并可以链接至文件的指定项中。
用户可以通过以下的方法,查看或设置工作簿的各种属性:
方法一:
如果想对正在进行编辑的工作簿查看或设置属性,单击“文件”菜单中的“属性”命令,打开“属性”对话框即可。
方法二:
如果想对尚未打开的工作簿查看或设置属性,则可以先通过“资源管理器”找到要进行操作的文件名,单击选中该文件。
然后单击“文件”菜单上的“属性”命令,打开“属性”对话框即可。
在打开的“属性”对话框中,包含有“常规”、“摘要信息”、“统计信息”、“内容”、“自定义”这五个选项卡。
下面分别介绍这五个选项卡中各选项的意义及其设置方法。
1.“常规”选项卡
“常规”选项卡中的内容如图3-2-13所示。
从图中可以看到,在“常规”选项卡中包括的内容有:
文件名称、文件类型、文件位置、文件大小、MS-DOS文件名以及文件的创建时间、修改时间、访问时间等。
这些常规信息都是由系统自动生成的,用户只能进行查看,不能进行任何修改。
2.“摘要信息”选项卡
“摘要信息”选项卡中的内容如图3-2-14所示。
从图中可以看到,在“摘要信息”选项卡中包括的内容有:
文件标题、主题、作者、经理、单位、类别、关键词、备注、超级链接基础等。
用户可以根据实际情况,在各个栏目中分别进行填写。
3.“统计信息”选项卡
“统计信息”选项卡中的内容如图3-2-15所示。
从图中可以看到,在“统计信息”选项卡中包括的内容有:
文件的创建时间、修改时间、存取时间、打印时间及上次保存者、修订次数、编辑时间总计等统计信息。
与常规信息相类似,这些统计信息也都是由系统自动生成的,用户只能进行查看,不能进行任何修改。
4.“内容”选项卡
“内容”选项卡中的内容如图3-2-16所示。
从图中可以看到,在“内容”选项卡中列出了工作簿的各个组成部分,如:
工作簿中的各工作表名、图表名等。
5.“自定义”选项卡
在“自定义”选项卡中可以创建其他文件属性,以便用于某些高级搜索,如图3-2-17所示。
下面我们来看一个关于自定义属性的创建以及使用自定义属性查找文件的例子。
假设某集团公司将所有子公司的费用支出表分别做成工作簿,并在每个工作簿中将某个特定的单元格定义名称“超支金额”,用于记录费用超支情况。
这样,就可以从指定文件列表中查找出“超支金额”超过某个给定值的所有子公司的费用表文件。
具体步骤如下:
1)首先将所有工作表中的某个指定单元格赋予名称“超支金额”,用于记录费用支出超过预算的部分。
2)在该工作簿中,单击“文件”菜单中的“属性”命令,打开“属性”对话框,然后单击“自定义”选项卡。
3)在“名称”框中输入“超支金额”,然后选中“链接到内容”复选框,并在“源”下拉列表框中选择“超支金额”列表项,再单击“添加”按钮,如图3-2-18所示。
4)单击“确定”按钮,然后保存工作簿文件。
设置完成以后,就可以根据实际需要,查找“超支金额”大于某个给定值的所有子公司的费用支出文件,从而进行财务分析。
例如,要想找出“超支金额”大于10000元的子公司并查看这些子公司的费用支出情况,可按以下方式进行:
5)在Excel中,单击“文件”菜单中的“打开”命令(或者单击“常用”工具栏上的“打开”按钮),显示“打开”对话框,如图3-2-19所示。
6)在“打开“对话”框中,单击“工具”菜单中的“查找”命令,打开“查找”对话框,如图3-2-20所示。
7)在“属性”框中,输入文本“超支金额”;在“条件”下拉列表中,选择“至少”列表项;在“取值”框中,输入数值“10000”,然后单击“添至列表”按钮。
8)单击“开始查找”按钮。
通过以上形式的查找,在“打开”的对话框中便会显示出满足上述查找条件的所有工作簿文件。
通常情况下,用户需要主动去设置工作簿的属性信息。
但有的时候用户由于疏忽,忘记了事先对工作簿的属性信息进行设置,这样就有可能在将来按属性查找工作簿时产生错误的结果。
为了避免这类错误的发生,Excel提供了一种解决措施,即在用户第一次保存工作表时,Excel会自动提示用户输入文件的摘要信息。
这种自动提示功能确实非常有用,如果我们需要利用Excel的这一功能,可以按以下的操作步骤进行:
1)单击“工具”菜单中的“选项”命令,屏幕上会弹出“选项”对话框。
2)在弹出的“选项”对话框中,单击“常规”选项卡。
3)选中“提示输入工作簿摘要信息”的复选框,然后单击“确定”按钮。
完成上述操作以后,每当用户再创建新的工作簿文件,并在第一次进行保存操作时,Excel都将自动显示“属性”的对话框,以便用户及时进行必要的属性设置。
3.2.3 设置单元格的数字格式
在Excel工作表中,每一个单元格中的数据都具有不同的类型,而数字型数据是Excel中最常见、最重要的一种数据类型。
下面我们首先看一下,数字型数据类型一般包括哪几种格式:
(1)“常规”数字格式。
这是Excel默认的数字格式,在大多数情况下,使用的都是这种格式。
“常规”格式一般都是以常见的数字形式进行显示,但如果单元格的宽度不够显示整个数字,那么,“常规”格式将会用“###”对其进行表示,并对较大的数字使用科学记数法。
(2)内置数字格式
除了“常规”数字格式外,Excel中还包含了大量可供选择的内置数字格式,如:
“会计专用”、“货币”、“百分比”、“分数”、“科学记数”、“特殊”等。
其中,“特殊”格式中包括了“邮政编码”、“中文小写数字”、“中文大写数字”的格式。
(3)自定义数字格式
尽管Excel中有大量的内置数字格式可供选择使用,但有的时候仍然不能满足用户特定的显示要求,这时,用户就可以根据自己的需求来创建一种自定义数字格式。
Excel为用户提供了自己创建数字格式的手段。
1.设置单元格数字格式
设置Excel单元格中的数字格式的操作步骤如下:
1)选定要设置格式的单元格、行、列或区域。
2)单击“格式”菜单中的“单元格”命令(或者单击鼠标右键,然后在弹出的快捷菜单上单击“设置单元格格式”命令),在屏幕上弹出“单元格格式”的对话框。
3)在“单元格格式”的对话框中,单击“数字”选项卡,如图3-2-23所示。
4)在“分类”列表栏中,选择一种分类(如选择“数值”列表项)。
5)设置该分类所对应的各个选项(如重新设置小数点位数、是否使用千位分隔符等)。
需要注意的是,在Excel工作表中,使用数字格式只是改变了数字(包括日期和时间)的表现形式,但是数字本身的内容并没有被改变,也就是说不管使用什么样的数字格式,都不会影响单元格中的实际数值,也不会影响该实际数值所参与的计算。
例如:
对于“常规”型数字“0.778”,如果将数字格式设置为“数值”数据,小数位数设为“1”,则在该单元格中将显示为“0.8”,但在编辑栏中仍然显示为“0.778”,如图3-2-24所示。
当该单元格参与数学运算时,该单元格中的数值为“0.778”,而不是“0.8”。
在Excel的“格式”工具栏上,列出了常见的设置数字格式的按钮,包括:
“货币样式”、“百分比样式”、“千位分隔样式”、 “增加小数位数”、“减少小数位数”,如图3-2-25所示。
用户使用这些按钮可以方便、快速地为单元格设置数字格式。
需要注意的是,在使用“格式”工具栏上的按钮设置数字格式之前,一定要先选定需要进行格式设置的单元格或区域,然后再单击这些按钮。
2.自定义数字格式
尽管在Excel中预先设置了大量的内置数字格式可供用户选择使用,但是如果这些已有的数字格式仍然不能满足用户所需要的显示方式时,那么用户就可以在“单元格格式”对话框中,单击“数字”选项卡,然后再单击“分类”列表框中的“自定义”选项,从而创建一种自定义数字格式。
创建自定义数字格式时,需要在“类型”输入栏中输入格式代码。
在格式代码中用户最多可以指定四个部分。
各个部分之间是以分号分隔的。
这四个部分顺序定义了格式中的正数、负数、零和文本。
如果只指定两个部分,则第一部分用于表示正数和零,第二部分用于表示负数;如果只指定一个部分,则所有数字都会使用该格式;如果要跳过某一部分,则对该部分仅使用分号即可。
下面我们用一个例子来说明创建自定义格式的一般过程。
1)选定要设置格式的单元格(如A1)。
2)单击“格式”菜单中的“单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,然后单击“数字”选项卡。
3)在“分类”列表框中,单击“自定义”列表项。
4)在“类型”框中,输入数字格式代码(如:
“#,###.00_);[红色](#,###.00);0.00; “sales ”@”),用以创建所需格式,如图3-2-27所示。
5)单击“确定”按钮。
3.基本数字格式代码
基本数字格式代码包括位置标识符、颜色代码、空格、间距、文字标识符、分数分隔符、科学记数分隔符等。
如果要设置分数或带小数点的数字的格式,应在格式代码的相应部分中包含下面的数字位置标识符。
“#”:
只显示有意义的数字而不显示无意义的零。
“0”:
显示数字,如果数字位数少于格式中的零的个数,则“0”将显示无意义的零。
“?
”:
为无意义的零在小数点两边添加空格,以便使小数点对齐。
“,”:
作为千位分隔符或者将数字以千倍显示。
如果某一数字小数点右侧的位数大于所设定格式中位置标识符的位数,则该数字将按位置标识符的位数进行四舍五入;如果数字的小数点左侧的位数大于格式中位置标识符的位数,那么多余的位数仍然会被显示出来;如果所设定的格式中小数点左侧只有一个数字符号(
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