时间管理课程.docx

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时间管理课程

★讲师简介

周坤

☆全息管理系统创始人，现任北京时代光华咨询有限公司首席顾问。

曾担任数家上市公司集团总经理等高级职务，在三十余年的工作历程中亲历了中式、日式、美式几种风格各异的管理模式，并将其结合实践，融会贯通，良好地应用于企业管理咨询中。

在企业战略规划、规范化管理、人力资源管理、市场营销管理等方面具有丰富的实践经验和深刻理解，在此基础上，形成了全息管理系统。

周老师还曾担任原国家经贸委培训中心高级培训师、中央党校民企总裁班高级讲师、中国商业联合会专家委员等社会职务。

先后为清华大学、西安交大等学府的MBA班担任过高级讲师。

被网上评为２００４年度十佳最优秀实战型讲师，有多部音像教材、图书面市。

★课程对象

——谁需要学习本课程

★企业各级管理者

★企业员工、个人

★课程目标

——通过学习本课程，您将实现以下转变

1．了解五代时间管理的发展与内涵

2．掌握个人时间管理的方法与步骤

3．明确时间管理与企业发展的关系

4．建立优先管理的时间管理体系

★课程提纲

——通过本课程，您能学到什么

第一讲时间的统计

1.时间的几种统计

2.企业中的“蚂蚁现象”

第二讲时间的阐述

1.什么是时间

2.时间与事件的关系

3.时间的特性

4.时间管理的关键

第三讲时间管理的沿革

1.五代时间管理的分析

2.五代时间管理的关系

第四讲时间管理与习惯（上）

1.习惯的定义

2.习惯的判断

3.习惯与“舒适区”

第五讲时间管理与习惯（下）

1.如何改变习惯

2.改变习惯的收益与困难

第六讲优先管理（上）

1.时间的四个象限

2.四个象限的区分

3.如何投资二象限

4.压力与你的关系

第七讲优先管理（中）

1.“莫非定律”和急迫性指数

2.改变传统的时间观念

3.如何避免“本末倒置”

第八讲优先管理（下）

1.时间的流失

2.干扰的判断及排除

第九讲“西瓜”与“芝麻”

1.效率和效益的区别

2.怎样获取“西瓜”

3.发展性工作和维持性工作

4.如何避免捡“芝麻”

第十讲如何做好时间管理

1.工作行动的误区

2.时间管理的各个层面

3.第五代时间管理的思考

★课程意义

——为什么要学习本课程（学习本课程的必要性）

☆不能管理好时间，就什么都不能管理！

根据“水桶理论”，时间恰恰是那个最短缺的资源—短板。

在激烈而复杂的市场竞争中，无论企业或个人都高度关注一个问题：

同样的时间，为何在不同人的面前就会体现出不同的价值。

如何利用好时间，让它发挥出最大价值，成为每个人最关心的问题。

本课程针对企业和个人在时间管理中可能存在的问题，详细向您介绍提高时间管理技能的方法，使您的工作更加轻松、富有成效，让有限时间的量值达到最大化。

第一讲时间的统计

时间管理这门课程也可以称作优先管理。

这门课程非常普遍，已经延续了四代，现在讲的是第五代时间管理。

第五代时间管理的意义在于使我们实现个人效益和社会效益的同时，还能够享受更加舒适的生活。

关于时间的统计

1.人生的时间统计

绝大多数人的一生在庸庸碌碌中度过，很大程度上是因为人们已经对无处不在的时间产生了麻木与漠然。

好多人都有对生命的困惑，都会莫名地产生焦虑失望悲观情绪，这是对时间逝去所产生的不自觉的反应。

下面的两个案例描述了人生在不知不觉中度过的一般情况：

【案例1】

人生的时间

据有关专家的统计，人的一生，如果按照目前的平均年龄80岁来计算，每一个人的一生有3万天左右的时间。

在这3万天里，大约有30%的睡眠时间，也就是20多年。

剩下的50多年里，生病，发呆，上厕所等占去了约4年的时间。

案例分析：

人生有限的时间总是在不知不觉中消耗掉的。

时间的无情流逝，生命的不断衰老，往往会令人产生无奈的困惑：

人生苦短，我欲何求

【案例2】

人生时间的度过

一个人的一生，按照80岁来计算，7岁之前，是在一种混沌和无知的状态下度过的。

7岁到22岁在上学，在寒窗苦读。

从22岁到40岁左右在为自己的生活和事业奋斗。

40岁以后到60岁则要稳定之前取得的成果。

60岁到70岁则不得不跟病魔苦斗。

70岁到80岁，可能就是在跟死神苦斗。

正如俗语所说：

40岁以前，用命在换钱；40岁以后，用钱去换命。

案例分析：

这样一个过程大家都会经历。

如果要改变这种宿命，要让这一过程变得充实而有意义，就要从不自觉状态上升为自觉状态，就不能不对时间有所认识，不能不对生命中的时间有所规划。

2.企业员工的时间统计

企业员工个人创造的价值直接影响着企业的效益。

企业内部按部就班的工作方式使企业员工的工作不再具有创造价值的积极性，虽然工作的时间很长，但是多数时间被耗费在无效益或效益很低的事情上，工作所产生的最终效益很有限。

【案例1】

企业员工一天的工作

企业员工一年有多少工作时间按照一年365天计算，减去100多天的假期及事假生病的时间，还剩下240多天。

企业员工平均每个月在公司工作的时间也不过20天左右。

据有关资料显示，我国企业中员工的工作普遍存在下述现象：

每天早上8点钟上班，迟到、工作前期准备用去半个小时。

8点半到9点半清理前一天积压的工作需要一个小时。

从9点半到10点半，一些人就开始互相串联，开始打扰工作。

10点半到12点就开始开会了。

12点到下午2点是午饭和休息时间。

2点到4点又是相互沟通与协调。

4点到5点，或者开会，或者聊天，或者有些人在那儿发呆。

5点到5点半，就准备回家，或者是准备加班。

晚上加班时，很多企业的员工是上网聊天，或者发呆甚至睡觉。

案例分析：

从案例中可以看到，在一个企业里，不管是文职人员、市场营销人员还是管理人员，都在日复一日的重复工作中，不知不觉漫无目的地消耗着时光。

【案例2】

企业员工工作时间的利用

据有关专家统计，我国很多企业的员工，大约只有20%的时间在为公司创造着效益；有30%的时间在等待，在推诿，在无所事事。

还有30%的时间虽然在工作，但是他们所做的这些工作，根本就没有任何的效益。

剩下20%的时间在搞内耗，做一些可能有损公司的事情。

由此可以看出，企业员工往往有80%的工作时间不能够产生效益。

案例分析：

企业员工创造效益的时间只有整个工作时间的20%，这就造成了中国企业的生产效率只有发达国家的30%。

如果能够将企业员工剩余的80%的时间有效地利用起来，令其产生效益，那么，企业的整体效益就会大幅度提高，企业的竞争力也会大大增强。

【自检1-1】

为什么优秀企业的员工年人均产值可达几百万元，而一般企业的员工年人均产值只有几十万元甚至只有几万元

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见参考答案1-1

“蚂蚁现象”的思考

任何人都不会怀疑蚂蚁“大公无私”的奉献精神，每一只蚂蚁都在不遗余力地为整个家族寻找、搬运食物。

可以说，蚂蚁搬东西的时候，“心”是齐的，但是，“力”真正用到一起了吗

【案例】

“蚂蚁现象”的真相

一群蚂蚁去搬一块奶酪。

人们一般都认为，这群蚂蚁会团团围住这块奶酪，前面的蚂蚁向前拉，两边的蚂蚁和后面的蚂蚁向前推，齐心协力就把这块奶酪搬到它们的洞里去了。

但是，实际的情况并不是这样。

动物学家发现，当一群蚂蚁把一块奶酪搬回去的时候。

前面的蚂蚁大部分在向前拉，两边的蚂蚁在向前搬；而后面的蚂蚁在往后拽，爬在奶酪上的蚂蚁在徒增这块奶酪的重量。

显然，后两者在忙忙碌碌地帮倒忙。

案例分析：

“蚂蚁现象”经常被人们解释为勤奋、吃苦耐劳的团队精神，被当作企业员工的学习榜样。

但是，这只不过是人们主观的认识。

实际上，总有一些蚂蚁怀着积极良好的愿望在做无用工，在拖后腿。

图1-1“蚂蚁现象”的后果

这种现象在企业中也不可避免地存在着。

要改变企业部分员工好心做坏事的状况，靠简单的说教或者精神的鼓励远远不够，还需要对企业的各个层面进行时间管理。

大家非常熟悉的明日歌，就是一首警示歌。

根据明日歌，我又写了一首今日歌。

两首歌放在一起，会给我们更多的警醒。

“明日歌”

◆明日复明日，明日何其多。

◆我生待明日，万事成蹉跎！

◆世人若被明日累，

◆春去秋来老将至。

◆朝看水东流，暮看日西坠，

◆百年明日能几何

◆请君听我明日歌！

“今日歌”

◆今日复今日，今日何其速！

◆朝朝复暮暮，连命都不顾！

◆世人若被今日累，

◆终身劳累何其苦。

◆早出又晚归，忙碌何所图

◆百年今日怎生度，

◆人生真谛谁能悟！

图1-2“明日歌”与“今日歌”

值得深思的问题在于，应该如何有效地利用时间，应该怎样对待自己的工作以及如何正确地面对人生。

怎么样解决这些问题呢就是要学习时间管理。

它是一个非常非常基础的课程，被认为是美国西点军校式的必读的课程，下面将对此进行系统地讲解。

第二讲时间的阐述

什么是时间

1.时间的定义

时间的定义：

从过去通过现在直到将来，连续发生的各种各样事件的过程所形成的轨迹。

2.时间的特征

　时间具有不能再生性

时间不同于可再生的植物，它一旦逝去，就不会再次出现。

　时间具有不可逆转性

任何人任何事物都不能阻止时间前进的步伐。

　时间具有不能停滞性

无论过去现在还是将来，时间都以同样的速度前进，不会停止。

　时间具有不能伸缩性

时间既不能拉长也不会缩短，它以同样状态存在着。

　时间具有不能替代性

时间绝无仅有，不可替代。

结论：

时间独特和绝无仅有的特性决定了它是世界上最稀缺最宝贵的一种资源。

时间与事件的关系

1.时间的意义

时间本身不能解释自己，只能通过事件来描述。

它在事件的发展过程中起着非常大的作用。

【案例】

水桶效应的分析

一个用不同长度的木板拼成的水桶，其存水量的多少不是由最长的那块木板决定，而是由最短的那块木板决定的。

因为，水桶里的水位到最短的那块木板的边缘就会溢出，水位就不会再增长。

长木板也因为短木板的局限，不能发挥更大的作用而变得多余。

如果让水桶装更多的水，就必须把众多木板中那块最短的木板加长。

这如同个人成功所需要的资源。

个人成就的大小不是由个人所具有的最富有的资源决定，而是由各种资源中最稀缺的资源决定的。

一个人的成就到一定程度，就会受到最稀缺资源的制约。

要取得成功，就必须找到制约成功的那块“短木板”，然后把它补长。

案例分析：

时间是个人成功道路上最稀缺的资源，它制约着其他各种资源效果的发挥，决定着成果的大小。

无论个人还是企业，要取得更大的成果或者成功，就必须对时间管理予以重视，对时间进行有效管理。

2.使时间具有意义的要素

时间和事件有非常密切的联系。

时间本身并没有任何学习的意义。

要使时间具有意义，就一定要把时间和事件的选择以及事件的控制联系起来。

　时间的管理是单位时间内要选择的事件

时间本身不能够被管理，时间的管理说到底是对单位时间内事件的管理，离开事件的管理就谈不上时间的管理。

　时间因为事件的不同而变得意义不同

有的人重要是因为他选择了重要的事件去做，有的人不重要是因为他选择了不重要的事件去做，单位时间内选择事件的不同，造成了人和人之间的差异。

因此，使时间具有意义的要素是事件。

时间的公平性

时间是世界上最公平的资源，任何人每一天所度过的时间都完全相同。

在相同的时间内每一个人都在选择自己想要做的事情，人和人选择的事情不同，导致了人和人之间生活质量的差异。

1.每个人都以同样速度度过时间

时间是绝对公平的，它的公平性在于对于每一个人来说都是以同样的速度度过的，无论年老年少，无论职务高低还是财产多少。

2.每个人怎样利用时间并不相同

时间对于每个人都很公平，每一个人利用时间的方式又不尽相同。

利用时间的方式离不开事件的选择和控制，而事件的选择和控制决定了生活的质量。

　对要做事情的选择就是对事件的控制

时间的公平性以及人的主观能动性决定了每个人都有可能选择自己要做的事情。

在单位时间内，人们可以选择去做事情，也可以选择不去做事情；可以选择做这件事情，也可以选择去做那件事情。

　选择以及控制事件决定生活的质量

对事情进行选择或者说对事件进行控制时，不同的人有不同的做法。

在单位时间内，有的人选择积极的学习和工作，有的人选择饱食终日自甘堕落。

显然这两种选择最终将造成两种截然不同的生活方式和生活质量。

事件的控制

时间的意义在于人们所选择和控制的事件。

要对事件进行有效的控制就必须对事件有所认识。

并非所有的事件都能控制，根据这个标准，可以把事件分为两类，一类是能够控制的事件，一类是不能够控制的事件。

1.能够控制的事件

能够控制的事件有很多，例如学习、工作、吃饭、穿衣等等。

能够控制的事件的特征：

与个人密切相关，可以因个人的意志和行为而改变。

2.不能够控制的事件

不能控制的事件大的方面包括自然规律、生命现象、历史规律、社会变革等；小的方面包括社会风俗、法律法规、公司章程、企业文化等。

不能控制的事件的特征：

它的产生发展和消亡不以某一个人的意志为转移，不能以个人的意愿选择有还是选择无。

人们只能在认识它、适应它的前提下选择能够控制的事件。

时间管理的关键

时间永远不会停止下来，而且，时间本身不能被管理，能够被管理的是个人和个人的选择。

时间管理的关键在于：

如何选择、支配、调整、驾驭在单位时间里所做的事情。

具体的做法需要做分析，对各种各样的事物，应该有重新的理解。

分清该事物中哪些是可控因素，哪些是不可控因素。

然后对可控因素进行实施，最大程度地充分地去利用可控制的那一面，把不可控的因素减到最少，避免在不可控因素上浪费时间。

这样区别对待，才能够充分地利用有限的时间，产生最大的效益。

做到了上述良好的分析，还要有一个详细的工作规划。

然后用强有力的执行力去贯彻执行。

学习时间管理的目的

1.认识的误区

学习完时间管理，就能够在相同的单位时间内做更多的事情。

例如，以前一小时内只能做完五件事情，学习时间管理以后，就能够在一小时内做完八件事情。

持这种想法的人往往认为单位时间内做的事情越多，效率就越高。

这是一种认识的误区。

2.正确的认识

学习时间管理的目的并不是要在相同的单位时间内做更多的事情。

学习时间管理的目的是在单位时间内能够轻松自如地创造最大的价值。

通过对时间管理的学习，你将会学到：

　怎样判断哪些是最重要的事件

　怎样充分地利用时间来创造最大的价值

　怎样在创造个人效益和社会效益的同时，还能够享受更加舒适的生活

【自检1-2】

您对时间的认识有哪些您过去对时间管理有哪些认识

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第三讲时间管理的沿革

时间管理经过了“公鸡型”、“仓鼠型”、“北极熊型”、“群狼型”、“熊猫型”五代沿革，这一沿革的过程是一个时间管理的逐渐优化的过程。

“熊猫型”时间管理消费即是创造，创造就是消费的理念，是时间管理的最高境界。

第一代：

“公鸡型”

第一代的时间管理，很像一只公鸡，按时打鸣，时间观念极强所以叫做“公鸡型”管理。

1.“公鸡型”时间管理的工作方式

这种管理型的工作方式是有一个详细的备忘录，有什么事情就记下来，然后按照记录一件一件的做完。

这种人已经有了一定的时间管理知识和时间管理能力。

2.这种管理类型的优劣

　好处：

通过这种时间管理和对事件的记录，可以知道做了哪些工作；

　坏处：

个人的活动被各种各样的事件控制住，不是人控制事件，而是事件控制人。

3.对这种工作方式的反思

它过度注重每一个事件的完成，按照记录去做，需不需要做、该不该做都不清楚。

在这里执行力并没有产生多大的效果。

第二代：

“仓鼠型”

仓鼠又叫田鼠，它们的生活方式是夏秋季节在田里偷粮食，然后搬到洞里储存起来，准备过冬。

仓鼠先有储存粮食的计划，再去收集。

仓鼠收集粮食没有章法，到处打洞，四处存粮，有些地方存上粮食后它自己都忘记了位置。

1.“仓鼠型”时间管理的工作方式

这种管理型的工作方式是事先有一个明细的工作计划，按照这个计划逐项办理，有条不紊。

2.这种管理类型的优劣

好处：

事先有计划，做想做的事情，具有追求效率的意识，效率能明显提高；

　坏处：

虽然有计划，但是计划没有目的性。

虽然效率高，但效益不明显。

3.对这种工作方式的反思

这样管理时间的人，他的人生目标和价值取向并不明确，即使有计划也是盲目的，甚至有些计划本身就是在浪费时间。

第三代：

“北极熊型”

北极熊在动物世界里非常孤独，它独自寻找食物，从来不与其他同类分享。

在它的头脑里就没有他人的观念。

1.“北极熊型”时间管理的工作方式

这种管理型的工作方式是首先明确自我的价值观及个人的人生目标，再按照价值观和人生目标确定做这件事还是不做这件事。

2.“北极熊型”管理方式的优劣

好处：

制定方案、控制自己的时间时有了明确的价值目标；

　坏处：

由于过度强调个人的价值观和自我的人生目标，会缺乏团队观念。

3.对这种工作方式的反思

“北极熊型”管理方式的人由于没有其他人的观念和团队观念，其行为常常不被他人和上级理解支持。

“独木不成林”，因此，他的行为的执行力很有限，很难产生较大的成果。

第四代：

“群狼型”

众所周知，群狼具有集体作战的团结精神，它们在作战前精心计划，分工合作，集体捕获猎物。

所有的狼都会为计划的实现而勇往直前、奋不顾身。

这种作风在企业界一直备受推崇。

1.“群狼型”时间管理的工作方式

这种管理型要求个人的利益首先必须符合团队的利益，为了团队的利益，你必须有所牺牲，有所取舍。

团队和集体的利益是至高无上的，每一个人都要为之做出牺牲，为之做出奉献。

2.“群狼型”时间管理方式的优劣

好处：

它追求的是集体利益，这一时间管理类型的工作方式集中强调了选择确定最重要的事情，然后把这件事情做好。

这可以说是一个很好的时间管理方式；

　坏处：

过分地强调团体的利益，强调为团队的利益不惜牺牲个人的幸福。

3.对这种工作方式的反思

“群狼型”时间管理方式往往使部分具有奉献精神的员工得不到应有的报酬或者适当的生活满足，从而造成员工的主观懈怠或者客观疲惫，最终致使工作效率降低。

不同阶层的困惑：

农民：

面朝黄土背朝天，劳碌终身无所得！

工人：

手停口停怕下岗，多劳未必能多得！

白领：

朝九晚五再加班，老板脸色真难看！

专家：

象牙宝塔拼命钻，出师未捷身先死！

艺人：

假亦真时真亦假，死要面子活受罪！

老板：

亲历亲为真玩命，担惊受怕活不长！

反思：

我们今后的生活质量到底应该是怎样的

图2-1第四代时间管理的反思

第五代：

“熊猫型”

经过对前四代时间管理的分析，人们发现前四代时间管理都存在着不同的问题，都不是最优的时间管理方式。

这里的第五代时间管理集合了上述四种时间管理的优点，克服了它们自身难以克服的缺点，就当今社会来说，是最优的时间管理方式。

【案例】

如图2－1所示，不同的人有不同的困惑：

农民一年365天，面朝黄土，背朝天，劳碌终生无所得；工人最怕的是下岗，多劳未必能多得；白领朝九晚五还得加班，还要看老板的脸色，要多难看有多难看，自尊心都受影响；专家日子也不好过，象牙宝塔拼命钻，出师未捷身先死，现在很多专家教授，研究来研究去，最后都是劳累过度而死亡；有的人觉得最高境界是当老板，但老板更忙，遇事亲历亲为，还得担惊受怕。

案例分析：

所以应该引起反思，今后的生活质量，到底应该是怎么样的为什么付出很多的劳动却得不到同样的回报

对于这样的问题，第四代的时间管理是远远不能够解决的。

第四代时间管理解决了如何使集体的利益最大化，然而与此同时也给人带来了很大的痛苦。

在当今社会激烈竞争的状态下，随着人们痛苦程度的增长，融合了效益和个人舒适度的第五代时间管理应运而生。

1.“熊猫型”时间管理的工作方式

“熊猫型”的时间管理就是第五代时间管理。

它要求在追求社会公益的前提下，同样要追求自己人生的价值。

一个人应有社会公德心，并且在服务群体利益的同时也不放弃个人的价值，要两者兼得。

“熊猫型”时间管理强调认真工作，幸福生活，劳逸必须结合，服务社会同时享受人生，二者必须均衡。

2.“熊猫型”时间管理的基本观念

“熊猫型”时间管理突破了原来只顾工作不顾个人生活的片面理念，提倡将工作与生活有机地结合在一起。

倡导在创造团体利益的同时一定要追求个人利益，努力实现个人利益和团体利益的平衡。

3.“熊猫型”管理的最高境界：

消费就是创造，创造就是消费

“熊猫型”时间管理方式满足了当今社会对效益与舒适兼得的要求，提出了个人利益和团体利益和谐创造的方式，但是，要把它做得尽善尽美，还需要一定的知识和技巧。

【案例】

在香港某马术俱乐部，到这里消费的都是香港各界的成功人士。

他们在观赏马术进行消费的过程中经常相互交流，并逐渐产生一些业务上的合作意向。

后来，在这里签订的合作项目越来越多，这样一个消费场所变成了一个集娱乐、商务、结识交流的场所。

在这里骑马看马术表演是消费、是娱乐，在消费过程中会与其他人沟通，并进而产生合作意向。

所以对于来这里消费的人来说不仅仅是享受，他得到的收益可能比消费掉的要多的多。

案例分析：

当今社会，群体性的消费往往并不意味着单纯的消费，也并不是单纯的享受，它往往蕴含着各种各样的商机。

因此，一个人到了最高的境界，消费跟创造是分不开的。

消费就是在创造，创造就是在消费。

最后，通过对第五代时间管理的学习，应该学会如何去思考个人的人生，学会怎么样才能够达到这样一种境界，一种个人的利益和社会的利益能够统一、均衡的境界。

【自检2-1】

您目前在使用第几代的时间管理方法

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五代时间管理间的关系

五代时间管理之间是一个演进的过程，从第一代到第五代，从低级到高级，随着生活的要求不断提高。

下面是对五代时间管理关系的总结：

1.第一代时间管理

第一代就像一只公鸡，有备忘录，但缺少计划。

所以第一代时间管理的问题是每做一件事情就做一个记录，没有主动的计划。

2.第二代时间管理

第二代有了进步，事先就有一个计划，按照计划办事。

第二代时间管理的问题在于缺乏工作目标，对于为什么工作，工作的价值，并没有衡量过。

3.第三代时间管理

第三代时间管理虽然确立了一个目标，但是问题在于它过于强调个人的人生价值和人生目标，而忽视了团队的利益。

人是一种社会动物，每一个人都不是孤立的，不能没有团队精神，像北极熊一样独立生存。

4.第四代时间管理

第四代时间管理确立了团队的意识，强调奉献。

它存在的问题是过分地强调集体利益，强调对集体任务的执行，而抹煞了个人的人生规划，使个人的利益和要求得不到满足。

5.第五代时间管理

第五代时间管理强调既要有一个人生规划，又要使个人的人生规划和整个社会的发展以及自己的社会公德心融为一体，相辅相成。

可见，几代时间管理的演变是一个循序渐进、逐步完善的过程。

每个人的时间管理方式都不外乎这五种，要真正把握自己的人生，就必须改掉不良的习惯，学习先进的时间管理方法。

【自检2-2】

您工作中对时间管理最大的困惑是什么

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